Terorganisir: Berhenti Melawan Email Dengan Lebih Banyak Email

Kelebihan email adalah masalah produktivitas yang sangat besar di tempat kerja. Saya bertemu orang-orang sepanjang waktu yang mengeluh tentang email, mengatakan itu membuat mereka kewalahan, berharap ada tombol mati untuk semua pesan baru yang masuk ke kotak masuk mereka.

Namun, banyak dari orang yang sama ini terpaku pada email sedemikian rupa sehingga akhirnya memperburuk masalah. Apa yang saya lihat adalah orang-orang yang mencoba memerangi email dengan lebih banyak email, yang pada gilirannya menghasilkan lebih banyak email. Karena mereka terperosok dalam kesengsaraan email, mereka biasanya tidak dapat melihat apa yang terjadi dengan jelas, sehingga mereka tidak tahu bahwa mereka memperburuknya.

Ada beberapa cara yang saya perhatikan orang-orang menembak dirinya sendiri saat mencoba menangani email yang berlebihan.

Jangan Gunakan Kotak Masuk Anda sebagai To-Do List

Contoh pertama dari orang-orang yang memperparah masalah email mereka adalah daftar tugas , begitu saya suka menyebutnya. Daftar agenda meninggalkan email di kotak masuk mereka saat pesan berisi tugas atau memicu memori tugas yang ditetapkan. Dengan kata lain, mereka menggunakan kotak masuk sebagai daftar tugas.

Pikirkan tentang bagaimana orang biasanya menetapkan tugas melalui email. Jarang ada tugas yang dinyatakan dengan jelas di baris subjek. Penerima harus membuka dan membaca email untuk mengetahui detail tugas. Namun, kemungkinan besar, pesan tersebut tidak akan memiliki semua informasi yang dibutuhkan penerima, seperti tenggat waktu atau detail lain tentang tugas tersebut. Pertukaran pesan bolak-balik memperjelas tugas, dan akhirnya membuat email baru setiap kali itu terjadi. Singkatnya, Kotak masuk email adalah daftar tugas yang sangat buruk.

Masalah lain adalah bahwa daftar tugas harus terus-menerus memeriksa setiap surat masuk untuk melihat apakah itu berisi tugas, dan jika tidak, mereka segera menyingkirkan surat itu. Daftar tugas akhirnya menyiangi tanpa henti.

Lebih buruk lagi, daftar tugas menjadi terbiasa memeriksa kotak masuk mereka untuk tugas sehari-hari mereka, dan seringkali, mereka sering berakhir dengan mengirim email kepada diri mereka sendiri pengingat tentang hal-hal lain yang ingin mereka selesaikan.

Jika email menjadi masalah, mengapa Anda ingin membuat lebih banyak email dengan cara ini?

Namun, di tengah-tengahnya, daftar tugas tidak dapat melihat bagaimana sistem mereka memperburuk masalah. Mereka sering berpendapat bahwa menggunakan kotak masuk mereka sebagai daftar tugas adalah satu-satunya hal yang berhasil. Tetapi jika orang yang sama ini merasa kewalahan dengan email, jelas itu tidak berhasil. Ada beberapa solusi, dan saya akan membahasnya sebentar lagi.

Berhenti Mengirim Nudgemail

Saya berbicara di retret perusahaan baru-baru ini tentang manajemen email. Untuk mempersiapkan pembicaraan, saya berbicara dengan beberapa karyawan dan mengetahui bahwa banyak dari mereka mengelola email dalam jumlah besar, terkadang 1.000 pesan per hari, menggunakan Nudgemail. Mereka pikir ini adalah cara yang benar-benar waras untuk mengatur arus.

Nudgemail adalah alat freemium yang pada dasarnya memungkinkan Anda menunda email dengan mengatur waktu ketika email itu akan muncul kembali di kotak masuk Anda sebagai pesan baru. "Pada dasarnya" adalah kata yang sangat penting di sini.

Sebagian besar fungsi tunda, seperti yang ada di SaneBox atau beberapa aplikasi email terbaik, menyembunyikan pesan asli dari kotak masuk Anda dan kemudian membuatnya muncul kembali sebagai surat baru yang belum dibaca pada waktu yang Anda pilih. Nudgemail bekerja sedikit berbeda. Saat Anda menggunakannya untuk menunda email, email asli tetap berada di kotak masuk Anda dan sebuah pesan baru muncul di bagian atas kotak masuk Anda, dengan seluruh rangkaian pesan asli dikutip.

Jangan salah paham. Nudgemail adalah alat yang bagus, dan ini adalah solusi yang bagus dalam beberapa keadaan. Siapa pun yang memandang kotak masuk sebagai aliran informasi daripada titik pengumpulan untuk komunikasi yang perlu diproses, mungkin sebaiknya menggunakannya. Tetapi ketika pekerja memberi tahu saya bahwa banyaknya pesan di kotak masuk mereka membuat mereka tidak dapat melakukan pekerjaan mereka, dan 20 persen dari pesan mereka adalah pesan berulang dalam bentuk Nudgemails, itu masalah.

Meskipun daftar tugas dapat menyangkal fakta bahwa sistem mereka rusak, beberapa pengguna Nudgemail mengubahnya menjadi penopang. Mereka begitu terjebak dalam kebiasaan mereka saat ini sehingga mereka tidak dapat membayangkan solusi yang lebih baik.

Jangan Balas Begitu Cepat

Sangat sering, membalas email adalah cara untuk mengakui pesan orang lain tanpa benar-benar memajukan percakapan. Bayangkan email rekan kerja untuk menanyakan pendapat Anda tentang presentasi. Anda belum melihat presentasinya. Tergantung pada tempat kerja Anda, mungkin lebih dapat diterima untuk menjawab dengan cepat, "Saya tidak tahu. Saya belum melihat," daripada menunggu dua jam sampai Anda melihat dan membentuk opini. Saat Anda melompat untuk membalas dengan cepat, meskipun pesannya tidak substantif, Anda menghasilkan email yang berlebihan. Jika budaya perusahaan mendorong Anda ke arah perilaku itu, sebaiknya Anda percaya bahwa orang lain juga melakukannya kepada Anda.

Seseorang yang lambat membalas email mungkin terlihat malas atau tidak menjadi pemain tim, bahkan jika menunggu untuk membalas email adalah cara yang jauh lebih logis dan produktif untuk melakukannya. Tapi itu benar-benar mundur, dan Anda harus melepaskan diri darinya jika Anda merasa dibanjiri oleh email.

Apa yang akhirnya terjadi adalah orang-orang membalas pesan hanya untuk membuang uang. Katakanlah Raj menanyakan pendapat Sarah tentang sesuatu, dan dia menjawab, "Tidak yakin. Bagaimana menurutmu?" Sekarang bola kembali ke pengadilan Raj, dan tanggung jawab ada pada dia untuk membalas jika hanya agar Sarah memiliki pesan baru yang belum dibaca di kotak masuknya yang mengingatkannya untuk benar-benar menjawab kali ini.

Contoh lain yang umum untuk orang-orang di departemen pendukung, seperti TI, adalah bahwa mereka akan menyiapkan alamat email umum bagi karyawan untuk mengajukan tiket bantuan, seperti [dilindungi email] Namun, ketika seorang karyawan ketakutan karena komputernya rusak, dan dia perlu mendapatkan bantuan dengan cepat, dia mungkin melupakan email umum dan malah mengirim email kepada orang yang dia kenal di bidang TI. Haruskah orang IT itu menangani masalahnya? Abaikan emailnya? Balas dan beri tahu karyawan bahwa dia perlu menggunakan alamat bantuan TI yang benar? CC bosnya? Apa hal yang benar untuk dilakukan?

Seringkali tanggapan, yang dipicu oleh kepanikan dan frustrasi, hanya menghasilkan lebih banyak email (dan menciptakan ketegangan). Sekali lagi, ini adalah contoh budaya perusahaan yang menciptakan harapan akan respons cepat yang merupakan akar masalah. Tetapi Anda dapat melepaskan diri dari pola ini tanpa mengganggu kedamaian dan menghasilkan lebih sedikit email sebagai hasilnya.

Solusi untuk Email yang Berlebihan

Bagaimana kita berhenti menghasilkan email yang berlebihan? Beberapa solusi sederhana dan cepat, dan seseorang dapat melakukannya tanpa dukungan perusahaan.

Pada contoh sebelumnya, staf TI mungkin dapat mengatasi masalah sejak awal dengan melakukan percakapan tatap muka (atau panggilan telepon dengan karyawan jarak jauh), daripada membalas melalui email. Jika orang TI membalas melalui email, rekan kerja yang membutuhkan mungkin tidak akan membacanya dengan cermat. Ingat, dia sudah stres tentang masalah komputernya. Ini mungkin terdengar sangat sederhana, tetapi menghadapi rekan kerja secara tatap muka, dengan tenang dan profesional, akan membantunya mengingat protokol yang tepat untuk mengajukan tiket bantuan di masa depan, terutama jika orang TI menjelaskan pekerjaan lain apa pun yang diprioritaskan di momen. Menjelaskan secara pribadi sangat membantu.

Cara lain untuk berhenti membuat email yang berlebihan untuk Anda sendiri adalah dengan menemukan alat asisten email yang bagus yang membantu Anda mengurangi email di kotak masuk Anda, daripada menyebarkannya, seperti yang dilakukan Nudgemail. SaneBox (sekitar $7 per bulan) adalah solusi yang saya rekomendasikan. Mailbird adalah aplikasi klien email yang dilengkapi dengan opsi tunda dan fitur lain yang mungkin juga membantu.

Berhenti menggunakan kotak masuk Anda sebagai daftar tugas Anda, baik untuk tugas pribadi maupun tugas terkait pekerjaan. Ada begitu banyak alat hebat sekarang yang jauh lebih baik dalam menetapkan tugas, melacaknya, memperbarui detail tentangnya, dan sebagainya, yang tidak bergantung pada email. Saya suka Todoist, meskipun Wunderlist juga merupakan aplikasi yang bagus.

Jika Anda dapat meyakinkan tim kerja atau departemen Anda untuk mengambil alat yang lebih baik untuk tugas tugas, Anda benar-benar akan berada dalam kondisi yang jauh lebih baik. Selain aplikasi manajemen proyek kekuatan penuh, ada aplikasi kolaborasi lain yang ringan, mudah digunakan, lebih cepat disiapkan, dan mungkin menjadi solusi yang lebih baik untuk tantangan tim Anda.

Untuk lebih lanjut, lihat tip saya yang lain tentang cara mengurangi kelebihan email kantor.