Terorganisir: Cara Menyalin Kontak Anda Dari Satu Aplikasi ke Aplikasi lainnya

Di mana kontak Anda? Apakah mereka dalam perangkat lunak manajemen hubungan pelanggan (CRM), akun email, telepon Anda, atau aplikasi pemasaran email, seperti MailChimp? Daftar kontak Anda mungkin tersebar di semua tempat. Hei, itu terjadi. Terkadang Anda perlu membersihkannya, menggabungkannya, atau cukup menyalin database orang dan informasi kontak mereka dari satu tempat ke tempat lain.

Pada umumnya, ada tiga cara untuk menyalin kontak dari satu tempat ke tempat lain.

1. Sinkronisasi. Pertama, Anda dapat menyinkronkan kontak, yang sejauh ini merupakan opsi termudah jika tersedia. Hasilnya adalah Anda memiliki dua basis data kontak yang persis sama, selamanya hingga Anda berhenti menyinkronkannya.

2. Gunakan aplikasi kontak. Ada beberapa aplikasi dan layanan kontak di pasaran, seperti Contacts+ (sebelumnya Full Contact), yang menyedot data kontak dari berbagai sumber (Facebook, Gmail, LinkedIn), menyusunnya, lalu meludahkannya kembali di mana pun Anda mau anu. Dengan aplikasi ini, ingatlah privasi Anda dan kontak Anda. Anda tidak ingin secara sukarela memasukkan semua informasi kontak Anda ke dalam aplikasi yang hanya akan berbalik dan menjualnya.

3. Ekspor/Impor diikuti dengan menyinkronkan perubahan baru secara opsional. Metode kedua adalah melakukan transfer kontak secara massal. Kita dapat menyebutnya sebagai metode ekspor/impor. Di sini, Anda mengunduh semua informasi kontak Anda dari satu sumber secara massal dan kemudian mengunggahnya ke sumber baru. Ini adalah transfer satu kali. Secara opsional, Anda dapat menambahkan langkah sehingga mulai sekarang, semua informasi kontak baru yang Anda buat atau ubah di database pertama diperbarui di database kedua.

Mari kita lihat opsi ini untuk melihat apa yang diperlukan.

Menyinkronkan Kontak

Apa saja contoh langsung tentang di mana dan bagaimana Anda dapat menyinkronkan kontak? Jika Anda menggunakan iCloud, Anda dapat menyelaraskan kontak antara perangkat iPhone, iPad, dan Mac Anda. Mudah, bukan? Tampaknya ini hanya masalah memiliki aplikasi Kontak Apple di semua perangkat Anda, tetapi pada kenyataannya, Anda juga harus mengaktifkan sinkronisasi melalui iCloud agar dapat berfungsi. Jika Anda tidak mengaktifkan sinkronisasi, informasi di aplikasi Kontak Anda akan berbeda di setiap perangkat.

Contoh pertama itu menggunakan satu aplikasi. Berikut ini contoh dengan dua aplikasi. Ada opsi sinkronisasi antara MailChimp dan Eventbrite yang dapat Anda aktifkan untuk membawa informasi peserta Eventbrite Anda ke MailChimp sehingga Anda dapat membuat kampanye email untuk mereka dengan mudah. Anda mengaturnya dengan memilih grup yang ingin Anda sinkronkan, dan sejak saat itu, hingga Anda menonaktifkannya, semua data yang dipilih akan sama di antara kedua aplikasi.

Saat Anda ingin menyinkronkan kontak, biasanya mencari integrasi adalah satu-satunya pilihan terbaik. Ada banyak dari mereka. Misalnya, Anda dapat mengintegrasikan Outlook dan Salesforce untuk menyinkronkan informasi kontak antara kedua aplikasi tersebut, dan Anda dapat menyinkronkan kontak Gmail dengan banyak CRM.

Gunakan Aplikasi Kontak

Ada banyak aplikasi kontak di pasar yang akan menarik data dari berbagai sumber, menyusunnya dan menggabungkannya, dan membantu Anda memahaminya. Jika Anda memiliki informasi kontak di beberapa akun email, LinkedIn, Twitter, dan lokasi lain yang ingin Anda gabungkan dengan cepat dan mudah, aplikasi kontak akan melakukan hal itu. Aplikasi ini sering menyinkronkan data yang dihasilkan kembali ke mana pun Anda inginkan. Jadi, misalnya, jika Anda menarik info dari iCloud, Google Kontak, LinkedIn, dan Facebook, Anda dapat menyinkronkan semuanya kembali ke Google Kontak dan iCloud, misalnya.

Seperti yang disebutkan, pastikan untuk mengingat privasi saat meneliti aplikasi kontak. PCMag belum meninjau banyak dari mereka, dan beberapa yang kami miliki tidak lagi beroperasi. Kontak+ adalah satu-satunya yang saya gunakan sampai tingkat apa pun yang saya rasa nyaman untuk direkomendasikan, tetapi tentu saja ada yang lain. Baca tentang mereka setidaknya sedikit sebelum menaruh kepercayaan Anda pada mereka.

Ekspor/Impor Plus Opsional Menyinkronkan Perubahan Baru

Anda tidak selalu memiliki opsi untuk sepenuhnya menyinkronkan kontak antara dua sistem. Dalam kasus tersebut, unduh atau ekspor kontak Anda dari satu aplikasi, unggah ke aplikasi lain, lalu secara opsional, sinkronkan semua perubahan di masa mendatang dari satu aplikasi ke aplikasi lainnya.

Informasi cara yang tepat untuk mengekspor kontak Anda dari satu aplikasi akan bervariasi tergantung pada aplikasi mana itu. Untuk aplikasi email seperti Gmail dan Outlook, mengekspor kontak Anda cukup mudah. Pertanyaan yang paling mendesak biasanya adalah jenis format file apa yang ingin Anda gunakan, CSV atau vCard. Jadi mari kita bahas perbedaannya sebelum membajak ke depan.

Apa itu file CSV?

CSV adalah singkatan dari comma-separated values, dan ini adalah format file yang paling umum diterima untuk data buku alamat. Ini adalah nilai dipisahkan koma yang sama yang Anda dapatkan saat mengekspor spreadsheet ke file pengolah kata. Setiap baris data dari spreadsheet diterjemahkan menjadi satu baris teks, dengan isi sel dipisahkan dengan koma. CSV dapat dibaca manusia, fleksibel, dan ringan dalam arti bahwa ukuran file tidak akan pernah besar. Jadi mengapa tidak menggunakannya? Nah, mengekspor ke CSV dapat mengakibatkan hilangnya data, termasuk foto kontak, nama panggilan, situs web, dan terkadang bidang "catatan". CSV buruk dalam menangani karakter khusus, jadi jika Anda memiliki informasi kontak di skrip lain atau mengenal orang dengan tanda aksen di namanya, itu akan hilang atau kacau.

Direkomendasikan oleh Editor Kami

Terorganisir: Kontak Email

Apa itu vCard?

vCard adalah format kartu nama elektronik. Ini adalah format ekspor yang lebih komprehensif untuk informasi kontak, yang berarti file yang dihasilkan kemungkinan akan lebih besar daripada CSV. vCard yang diekspor tidak kehilangan banyak data dan mendukung lebih banyak (tetapi tidak semua) karakter khusus dan abjad asing. Namun, Anda masih akan kehilangan nama panggilan, situs web, dan data AIM saat mengekspor ke vCard. vCard cenderung dikaitkan dengan aplikasi OS X dan iOS, meskipun Outlook dan beberapa program email lain yang juga berjalan di Windows juga dapat menggunakannya.

Kembali ke mengekspor/mengimpor dan menyinkronkan secara opsional. Setelah Anda mengetahui format mana yang ingin Anda gunakan dan memverifikasinya akan berfungsi dengan aplikasi dan basis data apa pun yang Anda pikirkan, Anda dapat mengunduh kontak Anda dari satu dan mengunggahnya ke yang lain. Bukan ide yang buruk untuk memeriksa beberapa kontak yang dihasilkan untuk memastikannya berfungsi dengan benar.

Sekarang setelah Anda menyalin kontak dari satu aplikasi ke aplikasi lain, apakah Anda ingin perubahan baru yang Anda buat di salah satu aplikasi muncul secara otomatis di aplikasi lain? Jika demikian, Anda memerlukan alat pihak ketiga untuk pekerjaan itu. Beberapa contohnya adalah IFTTT, Zapier, dan Microsoft Flow. Mereka kadang-kadang secara kolektif disebut alat otomatisasi.

Alat otomatisasi dapat menghubungkan aplikasi yang belum tentu terintegrasi sendiri. Dengan kata lain, Anda memiliki aplikasi A dan B, dan tidak satu pun dari aplikasi tersebut yang membangun integrasi satu sentuhan dengan yang lain. Alat otomatisasi masuk dan membangun integrasi antara A dan B untuk Anda, dan sekarang alat ini dapat membantu Anda menyiapkan dan mengelola aliran data di antara kedua aplikasi tersebut.

Dengan alat otomatisasi, Anda sering kali tidak dapat menyalin banyak informasi yang ada dari satu aplikasi ke aplikasi lain dengan cara yang sama seperti saat Anda mengekspor/mengimpor sendiri. Ada beberapa solusi licik yang melibatkan Google Spreadsheet, tetapi dapat membuat frustasi dan sulit untuk diperbaiki. Namun, Anda dapat menggunakan alat otomatisasi untuk menyiapkan aturan sehingga semua perubahan baru di satu aplikasi disalin ke aplikasi lainnya, yang merupakan metode yang saya rekomendasikan.

Misalnya, Anda dapat mengatur aturan sehingga ketika alat otomatisasi mendeteksi pembaruan ke kontak iCloud Anda, ia mengambil perubahan dan menyalinnya ke, katakanlah, Google Kontak. Atau sebaliknya. Anda dapat mengaturnya di antara dua aplikasi yang didukung oleh alat otomatisasi Anda.

Trik sebenarnya adalah memastikan Anda memahami apa yang terjadi dan tidak terjadi saat Anda mengatur otomatisasi. Anda harus memastikan bahwa Anda tahu ke arah mana sinkronisasi terjadi dan apakah ada penundaan antara saat Anda membuat perubahan dan saat muncul di aplikasi kedua.

Tidak Ada Lagi Menyalin dan Menempel

Menyalin data kontak antara dua aplikasi sepenuhnya mungkin, dan itu tidak bergantung pada Anda menekan ctrl-c, ctrl-v berulang-ulang. Anda memiliki banyak opsi, tergantung pada apa yang ingin Anda lakukan, dan semuanya cukup sederhana.