Terorganisir: Cara Menggunakan Perangkat Lunak Kolaborasi untuk Memetakan Alur Kerja

Pada hari pertama pekerjaan nyata pertama saya, editor paling senior dari perusahaan penerbitan jurnal yang mempekerjakan saya membawa saya ke diagram alur besar yang ditempelkan di dinding. "Beginilah cara sebuah artikel berubah dari ditulis menjadi diterbitkan," katanya. Dia memandu saya melalui seluruh proses, menekankan bagian-bagian di mana saya dan tim saya terlibat. Ini tahun 2001, sebelum perangkat lunak kolaborasi tersedia secara bebas, tetapi pelajaran yang saya pelajari hari itu berlaku bahkan di zaman Asana dan Slack ini.

Setiap artikel jurnal dimasukkan ke dalam amplop poli besar dengan secarik kertas ditempel di bagian depan. Makalah itu diberi kode warna ke jurnal tempat artikel itu akan muncul. Kami menyebutnya jaket kerja. Setiap kali artikel pergi ke departemen yang berbeda, apakah ke editor salinan untuk proofing atau ke departemen keyboard untuk perubahan, sejarah perjalanannya dicatat di jaket kerja. Ketika satu karyawan selesai dengan itu, dia akan menugaskannya ke departemen baru dengan menulis garis di lembar kerja. Siapa pun yang melihat jaket kerja tahu persis semua tahapan yang telah dilalui artikel tersebut dan ke mana arahnya selanjutnya.

Memikirkan kembali, jaket kerja ini adalah pendahulu dan manifestasi fisik dari perangkat lunak alur kerja saat ini, seperti Asana. Bagan alur kerja yang disematkan ke dinding adalah orientasi yang sangat baik bagi saya, sebagai karyawan baru, dan siapa pun yang bergabung. Itu memberi saya gambaran yang sangat jelas tentang apa yang dilakukan organisasi, dan bagaimana caranya.

Di dunia sekarang ini, di mana kita mendorong lingkungan tanpa kertas dan sebagian besar telah pindah ke file dan folder elektronik, lebih mudah untuk melupakan pembuatan dokumen alur kerja semacam ini dan memperbaruinya. Tetapi untuk semua bisnis dan bahkan proyek kerja tim tingkat penghobi, sangat penting untuk mendokumentasikan alur kerja Anda.

Contoh Alur Kerja

Mengapa Alur Kerja Dokumen?

Mengapa Anda harus mendokumentasikan alur kerja Anda? Ada beberapa alasan yang sangat penting, termasuk yang berikut:

• Ini membantu pemilik dan manajer bisnis untuk sepenuhnya memikirkan dan memahami apa yang terjadi pada setiap tahap proses bisnis, dan mengapa;
• Ini memungkinkan langkah-langkah yang tidak perlu untuk diidentifikasi dan dipotong dari proses;
• Ini mengingatkan karyawan atau anggota tim yang mungkin jauh dari tahapan bisnis tertentu mengapa mereka ada dan nilai apa yang mereka berikan;
• Ini penting untuk orientasi anggota tim;
• Ini adalah salah satu cara terbaik untuk menjelaskan kepada calon kolega, klien, dan investor bagaimana bisnis beroperasi; dan
• Ini memungkinkan tim untuk mulai menggunakan alat kolaborasi secara lebih efektif.

Untuk poin terakhir itu, saya sudah menyebutkan Asana. Asana adalah alat manajemen alur kerja, seperti daftar tugas pada steroid. Ini sangat mirip dengan sistem jaket kerja yang saya gunakan dalam pekerjaan penerbitan pertama saya. Asana memungkinkan Anda melacak tugas yang perlu dilakukan dan mendorongnya melalui suatu proses. Setiap tugas memiliki riwayat semua langkah, atau subtugas, yang telah dilaluinya. Ketika satu orang selesai dengan subtugas yang ada, dia menugaskannya ke langkah berikutnya dan mengarahkannya ke orang atau departemen yang akan mengambilnya berikutnya.

Saya telah membuat analogi sebelumnya bahwa Asana seperti setumpuk kartu, sedangkan perangkat lunak manajemen proyek seperti permainan papan. Saat Anda membuka permainan papan, Anda mungkin memiliki sesuatu seperti papan, berbagai bagian permainan, dan buku aturan yang jelas tentang cara memainkan permainan. Setiap orang yang bermain setuju dengan aturan yang telah ditentukan sebelumnya. Anda bisa menyimpang dari aturan, tetapi permainan telah dirancang untuk kesenangan maksimal saat Anda mematuhi aturan itu, jadi Anda melakukannya.

Namun, saat Anda bermain kartu, semua orang yang bermain harus menyetujui permainan apa yang akan dimainkan dan seperangkat aturan yang akan Anda ikuti. Anda bisa bermain hati atau Anda bisa bermain meludah. Beberapa permainan kartu terkenal dengan aturan yang ditetapkan, seperti Texas Hold'em. Lalu ada permainan lain yang memiliki variasi, seperti rummy (gin rummy, straight rummy, 500 rummy, dan seterusnya) dan Anda perlu membahas aturan dengan semua orang di meja untuk memastikan Anda semua setuju tentang Cara bermain. Ada juga pilihan untuk menciptakan permainan kartu Anda sendiri, dengan aturan unik yang harus Anda ajarkan kepada semua orang yang siap bermain.

Asana (dan banyak alat kolaborasi lainnya; saya akan memberikan lebih banyak contoh sebentar lagi), seperti yang saya katakan, seperti setumpuk kartu. Jadi untuk membuat Asana bekerja, semua orang perlu tahu bagaimana permainan itu dimainkan, apa aturannya, apa tujuannya, dan bagaimana permainan itu berakhir.

Bagaimana dengan Kanban?

Papan Kanban adalah contoh lain dari alat kolaborasi yang lebih seperti setumpuk kartu. Trello adalah salah satu contoh alat kanban online. Tim pengembangan perangkat lunak dan pemrograman sering menggunakan kanban dengan cara yang sangat ditentukan dan ditentukan sebelumnya (seperti bermain Texas Hold'em), sedangkan mereka yang menggunakan kanban untuk penggunaan pribadi dapat membuat aturan apa pun yang mereka suka.

Trello

Jika Anda memiliki alur kerja yang terdokumentasi, Anda dapat dengan mudah memetakan alur kerja itu ke Asana. Jauh lebih mudah untuk mulai menggunakan Asana ketika Anda sudah memiliki alur kerja yang terdokumentasi karena itu berarti Anda telah memikirkan seluruh proses bisnis atau tim dari atas ke bawah. Mengadopsi Asana membutuhkan beberapa percobaan dan kesalahan apa pun yang terjadi, tetapi akan jauh lebih berantakan dan lebih membuat frustrasi jika Anda melakukannya tanpa pernah mendokumentasikan alur kerja Anda sebelumnya.

Pemetaan Alur Kerja

Dengan perangkat lunak alur kerja, biasanya ada sesuatu yang diselesaikan, bahkan jika seluruh proses sedang berlangsung. Apa pun yang dapat diselesaikan biasanya adalah tugas atau subtugas Anda.

Ide penyelesaian sangat berbeda dalam perangkat lunak manajemen proyek. Sebuah proyek menurut definisi adalah sesuatu yang selesai dan disampaikan pada tanggal. Tetapi tidak semua jenis pekerjaan adalah proyek. Di penerbit jurnal tempat saya bekerja, sebuah artikel akan lengkap ketika dicetak. Demikian pula, setiap edisi jurnal memiliki tanggal akhir saat diterbitkan. Tetapi pengeditan salinan tidak pernah selesai. Itu adalah pekerjaan yang berkelanjutan. Itu masih perlu dilacak. Itu memiliki tugas tugas yang konkret—salin edit artikel ini—tetapi pengeditan salinan itu sendiri tidak memiliki tanggal akhir atau penyerahan.

Proses pemetaan alur kerja juga melibatkan pengidentifikasian secara tepat proses atau prosedur mana yang perlu ditetapkan dan dilacak secara eksplisit. Ketepatan dan tingkat detail ini sangat penting.

Pikirkan tentang resep untuk memasak. Resep tidak mencantumkan setiap langkah karena banyak di antaranya tersirat atau dipahami. Resep tidak menyuruh Anda memecahkan telur, mengosongkan isinya, dan membuang cangkangnya karena "tambah telur" sudah berarti itu, dan menjadi tidak praktis untuk mencantumkan semua langkah itu. Demikian pula, di lingkungan kerja, mungkin dipahami bahwa "edit artikel" berarti "periksa judul, periksa byline, salin, edit, dan tinggalkan pertanyaan untuk penulis."

Namun, dalam beberapa situasi, Anda mungkin perlu lebih eksplisit. Saya pernah bekerja di penerbitan surat kabar di mana memeriksa tajuk berita, keterangan foto, tanggal di bagian bawah halaman, dan nomor halaman seharusnya merupakan langkah terpisah dari copyediting karena sering diabaikan.

Dengan kata lain, Anda harus mencari tahu tingkat detail apa yang diperlukan. Terlalu banyak langkah, dan orang yang menggunakan perangkat lunak akan mengabaikan prosedur. Terlalu sedikit, dan kesalahan kritis mungkin terjadi. Mungkin perlu beberapa percobaan dan kesalahan untuk melakukannya dengan benar, tetapi Anda harus membuat beberapa keputusan sebelum memulai.

Memetakan Pola Pikir

Saat memetakan alur kerja, Anda juga akan menghabiskan waktu untuk mencari tahu bagaimana organisasi Anda berpikir, secara kolektif. Apa pola pikir organisasi Anda tentang proyek, orang, atau topik yang diminati? Ini relevan di Asana, serta di alat kolaborasi lainnya.

Slack adalah contoh yang bagus. Slack adalah platform perpesanan yang menekankan tarikan daripada pemberitahuan push, jadi ini semua tentang memilih pesan yang ingin Anda terima. Untuk membuat filter yang bagus untuk notifikasi tersebut, Anda harus mengandalkan sebagian pada Saluran. Saluran seperti grup, dan untuk membuat Saluran secara efektif, Anda harus tahu bagaimana tim Anda berpikir tentang, yah, semuanya. Apakah menurut Anda dalam hal departemen atau proyek? Apakah Anda berpikir dalam hal topik atau klien? Jika Anda menjalankan perusahaan real estat, mungkin Anda berpikir dalam hal lingkungan, atau ambang batas nilai properti, atau agen. Anda perlu mengetahui pola pikir tim Anda sebelum membuat Saluran agar benar-benar efektif dalam memfasilitasi kerja tim.

Kode Warna

Alat kolaborasi sering kali menyertakan lebih banyak cara untuk mengatur informasi, seperti menggunakan kode warna, penandaan, dan terkadang bahkan penandaan kode warna. Ingat jaket kerja berkode warna yang saya jelaskan sebelumnya? Kesepakatan yang sama. Ketika digunakan dengan benar, kode warna adalah penanda visual yang segera menyampaikan informasi dengan jelas. Untuk alasan itu, kode warna meningkatkan produktivitas. Saya sangat merekomendasikan penggunaan kode warna dalam alat kolaborasi, selama Anda terlebih dahulu memastikan bahwa Anda memahami pola pikir tim tentang mengapa sesuatu harus diberi kode warna. Informasi apa yang perlu disampaikan segera dan tanpa kata-kata? Anda harus memahami pola pikir tim Anda untuk dapat menjawab pertanyaan tersebut.

Termasuk Budaya

Penting untuk mendokumentasikan alur kerja sebelum memetakannya ke alat kolaborasi, dan sama pentingnya untuk memahami dan memetakan pola pikir. Bagian terakhir adalah budaya.

Alat kolaborasi mencerminkan budaya perusahaan, dan sebaliknya. Sangatlah penting untuk menetapkan aturan umum keterlibatan mengenai profesionalisme, tingkat formalitas, dan di mana boleh dan tidak pantas untuk keluar dari topik.

Dari sudut pandang karyawan atau anggota tim, alat kolaborasi sangat sering digunakan sebagai tempat untuk mengeluarkan tenaga. Dalam pengalaman saya, orang akan menyampaikan keluhan mereka terlepas dari apakah alat kolaborasi memberi mereka ruang khusus untuk itu. Beberapa organisasi menghargai debat terbuka dan bahkan diskusi panas tentang pekerjaan, sedangkan yang lain melihatnya sebagai gangguan dan berpotensi berbahaya.

Alat kolaborasi saja tidak dapat menentukan apakah orang akan curhat dan berbeda pendapat di tempat yang tepat. Itu harus datang dari budaya perusahaan. Orang-orang di posisi kepemimpinan perlu memperjelas apakah mereka ingin anggota tim angkat bicara dengan keluhan dan argumen dalam konteks pekerjaan atau di luarnya. Siapa yang perlu tahu ketika ada masalah? Apakah anggota tim menginginkan anonimitas sebelum mengungkapkan kekhawatiran atau keluhan? Apakah mengeluh dilakukan untuk katarsis atau untuk menyoroti potensi masalah dengan pekerjaan dan alur kerja? Jika itu akan terjadi (dan memang demikian), lebih baik untuk memperhitungkannya dan membuat keputusan tentangnya daripada berpura-pura itu tidak terjadi.

Sumber daya tambahan

Sumber daya lain yang membuat alur kerja pemetaan lebih mudah adalah perangkat lunak pemetaan pikiran; lihat tips tentang bagaimana peta pikiran dapat mendeklarasikan manajemen proyek Anda. Jika Anda berada di masa-masa awal menggunakan perangkat lunak manajemen proyek, empat tip untuk memulai ini akan membantu. Dan untuk melihat Asana lebih dalam, ada baiknya membaca beberapa tips menggunakan Asana.