Bagaimana Mengatur Hidup Anda Dengan Papan Kanban
Diterbitkan: 2022-01-29Bayangkan memiliki metode untuk mengelola hidup Anda yang mudah digunakan, menjaga ide dan proyek tetap teratur, mencegah Anda mengambil terlalu banyak sekaligus, dan membantu Anda mencapai tujuan. Itu kanban pribadi.
Kanban adalah metodologi untuk mengatur dan melacak pekerjaan. Ini dimulai di Jepang di fasilitas manufaktur mobil dan kemudian menjadi populer di kalangan pengembang perangkat lunak. Ini berbeda dengan metode pengorganisasian kerja lainnya dalam dua hal penting. Pertama, terlihat berbeda. Untuk menggunakan kanban, kita memerlukan papan kanban atau aplikasi kanban, yang memungkinkan orang memvisualisasikan pekerjaan dengan cara baru. Saya akan menjelaskan cara kerjanya secara lebih rinci dalam beberapa saat di samping beberapa gambar. Kedua, sangat baik untuk membatasi berapa banyak pekerjaan yang diberikan kepada satu orang pada waktu tertentu. Dengan cara ini, kanban sangat bagus untuk orang yang cenderung mengambil terlalu banyak sekaligus dan karena itu menyabot produktivitas mereka.
Anda dapat menggunakan kanban dalam kehidupan pribadi Anda untuk berbagai kegunaan, seperti:
berbagi daftar tugas dengan anggota rumah tangga lainnya
menyelenggarakan pernikahan atau acara besar lainnya
menjalankan proyek kelompok (seperti tugas sekolah kolaboratif, upaya aktivisme, atau pekerjaan sukarela)
menyortir dan melacak ide apa pun (mulai dari apa yang harus dibuat untuk makan malam hingga daftar belanja liburan Anda)
Jadi, apa itu kanban dan bagaimana cara kerjanya?
Apa Itu Kanban?
Kanban adalah metode untuk mengatur dan melacak pekerjaan, biasanya dengan sekelompok orang, meskipun dapat digunakan secara pribadi oleh satu orang. Kita mulai dengan papan yang berisi kolom. Setiap kolom memiliki makna. Contoh paling sederhana yang dapat kita gunakan untuk memahami kanban adalah dengan memberi nama kolom To Do, Doing, dan Done. Ini hanyalah sebuah contoh. Anda dapat memberi nama kolom apa pun yang Anda inginkan dan menggunakannya sesuka Anda.
Selanjutnya, kami memiliki kartu. Setiap kartu berisi tugas. Anda meletakkan kartu-kartu ini ke papan di salah satu kolom. Jadi, jika kita menuliskan daftar semua hal yang perlu kita lakukan hari ini, kita akan memiliki satu set kartu di kolom To Do dan tidak ada kartu di dua kolom lainnya.
Saat kami mengerjakan tugas, kami memindahkan kartu terkait ke kolom yang paling sesuai dengan status kerjanya. Tugas yang sedang berlangsung masuk ke kolom Melakukan. Ketika tugas selesai, itu masuk ke kolom Selesai. Anda dapat menghapus kartu dari kolom Selesai sesering yang Anda suka.
Setiap kartu dapat memiliki lebih banyak detail dari sekadar nama tugas. Mari kita bayangkan kita menggunakan papan kanban di sini untuk mengelola daftar tugas keluarga. Setiap anggota rumah tangga diberi beberapa tugas. Setiap orang menulis nama mereka di kartu, dan mungkin kartu itu juga memiliki tanggal jatuh tempo di atasnya. Sekarang, ketika kita melihat papan, kita melihat siapa yang ditugaskan untuk setiap tugas dan status semua tugas. Dengan cara ini, kita mendapatkan gambaran besar tentang keadaan semua pekerjaan.
Inilah kuncinya: Papan Kanban membuat representasi visual untuk sesuatu yang tidak visual sama sekali. Ini juga interaktif karena Anda harus memindahkan kartu saat menyelesaikan berbagai tahap pekerjaan.
Apa Lagi yang Bisa Kanban Lakukan?
Kita sudah tahu bahwa papan kanban dapat membantu kita mengelola pekerjaan dan melihat keadaan kerja di seluruh tim. Mari kita bayangkan beberapa contoh lagi menggunakan kanban di rumah untuk melihat apa lagi yang bisa dilakukan.
Proses Ide Melalui Gerakan
Manfaat lain dari kanban berkaitan dengan pemindahan kartu secara fisik dari satu kolom ke kolom lainnya. Orang yang tidak berpikir linier terkadang menemukan bahwa memindahkan ide membantu mereka memproses informasi.
Misalnya, Anda sedang merencanakan pernikahan. Anda mungkin memiliki kolom bernama Pending tempat Anda meletakkan tugas yang menunggu konfirmasi atau mengandalkan tugas lain yang diselesaikan terlebih dahulu. Misalnya, Anda mungkin memiliki tugas untuk membuat diagram pengaturan tempat duduk, tetapi Anda tidak dapat menyelesaikannya sampai Anda membuat daftar tamu yang dikonfirmasi. Saat Anda memindahkan tugas-tugas ini dari satu kolom ke kolom lainnya, ini mungkin membantu Anda memproses status setiap tugas dan memiliki pemahaman mental tentang apa yang harus dilakukan selanjutnya.
Gabungkan Lebih Banyak Visual
Mari kita tetap berpegang pada ide perencanaan pernikahan sejenak untuk menunjukkan keuntungan menggunakan kanban berikut ini. Sebagian besar aplikasi kanban memungkinkan Anda menambahkan gambar ke kartu tugas. Kartu tugas untuk membuat diagram pengaturan tempat duduk mungkin juga berisi diagram kerja yang sebenarnya sehingga Anda memiliki pengingat visual tentang tugas dan statusnya. Demikian juga, Anda dapat menambahkan contoh gambar kue pengantin atau rangkaian bunga untuk membantu Anda melihat tugas-tugas itu juga.
Mencegah Anda Mengambil Terlalu Banyak Pekerjaan
Salah satu manfaat menggunakan kanban untuk mengatur pekerjaan adalah Anda dapat membuat batas pekerjaan dalam proses (WIP). Batas WIP adalah batasan jumlah tugas yang dapat diberikan oleh satu orang kepada mereka pada waktu tertentu. Dengan kata lain, jika batas WIP adalah tiga, dan Anda memiliki tiga tugas yang diberikan kepada Anda, Anda harus menyelesaikan salah satu tugas sebelum Anda dapat menerima tugas baru.
Secara efektif, batas WIP mencapai dua hal. Pertama, ini mencegah individu mendapatkan lebih banyak pekerjaan daripada orang lain dalam tim. Kedua, batas WIP mengharuskan Anda untuk menyelesaikan tugas yang diberikan kepada Anda daripada menunda tugas berat demi tugas yang lebih baru dan lebih mudah.
Beberapa aplikasi kanban memiliki alat untuk menyetel batas WIP. Dua contohnya adalah KanbanFlow dan LeanKit. Setelah seseorang mencapai batas, aplikasi mencegah mereka mendapatkan tugas baru. Beberapa aplikasi hanya memberikan saran dengan menambahkan bendera merah saat Anda melebihi batas. Batas WIP juga bisa menjadi aturan informal yang Anda ikuti. Itu tidak harus menjadi fitur dengan alat.
Brainstorm dan Sortir Ide
Anda tentu saja dapat menggunakan papan kanban untuk lebih dari sekadar tugas pelacakan. Dalam contoh klasik tentang cara menggunakan kanban, setiap kolom di papan mewakili fase atau langkah dalam alur kerja. Itu tidak harus terjadi, namun. Anda dapat dengan mudah menggunakan aplikasi kanban untuk bertukar pikiran, mengurutkan ide, atau bahkan menyimpan gambar di papan pin virtual (seperti memiliki papan Pinterest pribadi, tetapi tanpa umpan konten dari orang lain).
Belum lama ini, saya sedang menguji layanan pengiriman paket makanan. Ketika saya meninjau produk lain, saya dapat dengan mudah membuat catatan tentang masing-masing produk dan mungkin membuat spreadsheet untuk membandingkan produk. Namun, dengan makanan, saya merasa lebih mudah untuk membuat catatan dan mengingat berbagai hidangan yang saya makan ketika saya melihat foto-fotonya. Jadi saya memulai papan kanban dengan semua makanan yang saya buat. Setiap kolom cocok dengan nama perusahaan, dan setiap kartu mewakili salah satu makanan. Saya menambahkan gambar, catatan, dan tautan ke resep.
Direkomendasikan oleh Editor Kami
Dengan cara ini, Anda dapat menggunakan papan kanban untuk menyimpan ide tentang tujuan liburan di masa mendatang (atau menyimpan catatan tentang liburan yang pernah Anda lakukan sebelumnya). Atau Anda dapat membuat kumpulan resep favorit Anda dan memilih beberapa untuk dimasukkan ke dalam kolom yang mewakili apa yang akan Anda buat untuk makan malam setiap malam minggu ini. Langit adalah batas penggunaan kanban untuk bertukar pikiran dan menyortir ide.
Apa Aplikasi Terbaik untuk Kanban Pribadi?
Aplikasi Kanban berlimpah, dan banyak di antaranya gratis atau setidaknya memiliki tingkat layanan gratis. Beberapa lebih baik daripada yang lain, tergantung pada bagaimana Anda berniat menggunakannya.
Trello adalah salah satu aplikasi bergaya kanban paling populer karena sangat ramah pengguna. Untuk alasan ini, ini mungkin pilihan utama saya untuk menggunakan kanban untuk organisasi pribadi (sebagai lawan dalam pengaturan bisnis). Versi gratisnya tidak dilengkapi dengan banyak fitur, tetapi Anda dapat menambahkan fitur yang diinginkan melalui "power-up". Beberapa contoh peningkatan daya adalah tampilan kalender, pelacakan waktu, dan bidang khusus. Akun gratis datang dengan satu power-up per papan, dan Anda mendapatkan lebih banyak dengan akun berbayar. Jika Anda tertarik menggunakan Trello agar tetap teratur, lihat tip saya untuk mendapatkan hasil maksimal darinya.
Zenkit adalah pilihan bagus lainnya untuk aplikasi kanban untuk penggunaan pribadi. Mirip dengan Trello, Zenkit sangat mudah digunakan dan sangat dapat disesuaikan. Saya juga suka bahwa itu tidak terlalu fokus pada bisnis. Tampilan dan nuansanya ringan, ramah, dan penuh warna.
Asana tidak dimulai sebagai aplikasi kanban (ini adalah aplikasi manajemen kerja kolaboratif), tetapi dalam beberapa tahun terakhir, ia menambahkan fitur yang disebut Papan sehingga orang dapat menggunakan kanban dalam mengelola pekerjaan mereka jika mereka mau. Asana adalah alat yang hebat untuk melacak tugas di antara sekelompok orang, terutama jika Anda menggunakan banyak informasi berbasis teks, seperti menulis daftar periksa dalam tugas Anda.
Leankit memiliki lebih banyak fitur daripada banyak aplikasi bergaya kanban lainnya, jadi ini bagus untuk digunakan jika Anda sangat peduli dengan batas WIP, swimlanes (itulah kemampuan untuk secara otomatis mengurutkan konten di papan Anda tidak hanya ke dalam kolom vertikal, tetapi juga secara horizontal) , dan lain-lain. Tidak ada tingkat layanan gratis dengan Leankit, tetapi Anda bisa mendapatkan uji coba gratis.
Wrike adalah aplikasi hebat lainnya untuk kanban. Namun, ini cukup berfokus pada bisnis, menjadikannya alat yang baik jika Anda berencana menggunakannya untuk bisnis dan organisasi pribadi. Ada tingkat layanan gratis dengan fitur terbatas, meskipun cukup kaya fitur jika Anda membayar biaya berlangganan untuk layanan premium.
Ketika Daftar Tugas Tradisional Gagal, Coba Kanban
Jika daftar tugas tradisional tidak berhasil untuk Anda, saya sangat menganjurkan Anda untuk mencoba papan kanban. Yang paling saya sukai dari kanban adalah kanban melayani berbagai tipe orang. Jika Anda seorang pemikir non-linear, bekerja paling baik ketika Anda dapat melihat banyak informasi dalam sekejap, atau membutuhkan tindakan taktil untuk membantu Anda memproses informasi, maka kanban mungkin cocok untuk Anda.