Terorganisir: Cara Memisahkan Pekerjaan dan File Pribadi Anda

Pekerja informasi seperti saya sering memeriksa email kantor kami di akhir pekan. Atau kita mungkin membuat kemajuan pada presentasi penting larut malam dari rumah, jika itu adalah waktu paling produktif kita (atau jika kita sedang mengerjakan sebuah proyek). Kami sama-sama cenderung menjawab pesan pribadi saat kami sedang bekerja atau mungkin memindai dokumen asuransi rumah di mesin fotokopi kantor. Pekerja pengetahuan umumnya menyukai jenis fleksibilitas ini, tetapi jika Anda tidak berhati-hati dalam memisahkan pekerjaan dan file pribadi Anda, Anda dapat membuat diri Anda dan data Anda bermasalah.

Perilaku berisiko di area abu-abu antara pekerjaan dan kehidupan dapat membahayakan data sensitif. Misalnya, sementara banyak orang mungkin memindai dokumen pribadi di kantor di sana-sini, Anda tidak ingin memindai apa pun yang sensitif, karena, kecuali Anda adalah kepala TI, Anda tidak tahu di mana printer multi-fungsi menyimpan salinan file yang dipindainya. Mereka mungkin ada di hard drive pemindai itu sendiri, dan mungkin juga disimpan ke server bersama yang tidak aman.

Selain itu, untuk menjaga keseimbangan kehidupan kerja, ada baiknya memiliki isyarat yang mengingatkan Anda saat Anda melakukan satu jenis pekerjaan saat Anda bekerja di waktu yang lain. Katakanlah Anda mendapatkan beberapa email dalam tiga hari liburan keluarga. Anda mungkin menghargai bahwa Anda memiliki fleksibilitas dan kesempatan untuk menangani hal-hal mendesak, tetapi Anda mungkin juga ingin kembali menikmati Splash Mountain bersama anak-anak Anda. Dengan beberapa strategi sederhana untuk memisahkan file pribadi dan pekerjaan Anda, Anda tidak akan pernah terjebak melakukan pekerjaan terlalu lama ketika Anda sedang menikmati waktu pribadi Anda dan sebaliknya.

Pisahkan File Anda

Trik utama untuk memisahkan file pekerjaan dan pribadi adalah dengan mengelompokkannya. Menyimpan barang-barang tertentu di tempat-tempat khusus tidak hanya menciptakan ketertiban, tetapi juga kepastian. Ia bekerja baik di dunia fisik dan dunia digital. Jika Anda selalu meletakkan kunci di saku kanan dan ponsel di kiri, Anda tidak akan pernah menemukan salah satu dari barang-barang itu di jaket Anda.

Dengan file digital, prinsipnya sama, tetapi kenyataannya sedikit berbeda. Anda dapat menyimpan semua file pekerjaan Anda di satu folder dan file pribadi di folder lain, tetapi apakah mereka tinggal di server, komputer, aplikasi, atau perangkat seluler yang sama? Apakah Anda ingin mereka melakukannya?

Terkadang kami memisahkan arsip kerja dari arsip pribadi untuk menjaga batasan, sehingga kami tidak terjebak dalam pekerjaan ketika kami harus menghabiskan waktu bersama keluarga dan teman, atau agar kami tidak tergoda untuk menyelesaikan pengajuan pajak sambil kita pada jam.

Selama bertahun-tahun, saya telah mengembangkan beberapa strategi yang membantu saya mengelompokkan pekerjaan dan file pribadi saya sehingga memenuhi persyaratan berikut:

• Mereka selalu terpisah
• Mereka dapat diakses di mana pun saya berada, tapi
• Agak merepotkan bagi saya untuk mengakses file kerja saat saya dalam mode rumah dan file rumah saat saya dalam mode kerja.

Gunakan Antarmuka Berbeda untuk Berbagai Hal

Pertama mari kita bicara tentang dokumen digital, seperti dokumen pengolah kata, spreadsheet, presentasi, PDF, dan gambar.

Cara termudah yang saya temukan untuk menjaga dokumen tetap terpisah dan dapat diakses adalah dengan menyimpannya di layanan sinkronisasi online, dan menggunakan layanan yang berbeda untuk jenis informasi yang berbeda. Saya menggunakan Dropbox ($9,99 Per Bulan di Dropbox) untuk menyimpan, mencadangkan, dan menyinkronkan file pribadi saya, dan saya mengandalkan Google Drive ($9,99 Per Bulan di Dropbox) untuk bekerja. Ada banyak pilihan di luar kedua layanan tersebut, yang dapat Anda baca di daftar layanan penyimpanan online terbaik PCMag. Tetapi intinya adalah mulai dengan memisahkan file Anda menjadi dua layanan yang berbeda.

Mengapa saya tidak memilih layanan penyimpanan favorit saya dan membuat dua akun berbeda daripada menggunakan dua layanan berbeda? Memiliki antarmuka yang berbeda membantu saya mempertahankan batasan yang saya perlukan antara file kerja dan pribadi.

Jika saya melihat antarmuka Web Google Drive, saya merasa seperti sedang bekerja. Namun, jika saya menatap Google Drive saat saya sedang berlibur, bel berbunyi di kepala saya yang mengingatkan saya bahwa saya sedang melakukan pekerjaan ketika saya harus bersantai di tepi kolam renang. Tetapi jika saya menggunakan Dropbox di akhir pekan, mengatur foto pribadi saya, otak saya tidak memberi saya sinyal "Anda sedang bekerja" yang sama. Seiring waktu, saya telah mengembangkan hubungan yang kuat antara setiap antarmuka dan apa yang saya lakukan di antarmuka itu. Bagi saya, lebih penting untuk memiliki batasan kehidupan kerja yang jelas karena saya bekerja dari kantor di rumah. Ketika saya bekerja penuh waktu di gedung perkantoran, saya menggunakan strategi serupa untuk efek yang sama.

Buat Isyarat Visual di OS dan Tema Anda

Beberapa layanan penyimpanan, seperti yang terintegrasi erat dengan sistem operasi Anda, tidak terlihat seperti apa pun (kecuali Anda menggunakan aplikasi Web). Mereka tidak harus memiliki antarmuka yang berbeda. Cara lain Anda dapat mengelompokkan tanpa menyadarinya adalah dengan menggunakan sistem operasi yang berbeda di tempat kerja dan di rumah. Jika Anda memiliki mesin Windows di kantor dan Mac di rumah, Anda mungkin sudah mengalami sensasi hiper-sadar yang sama saat Anda melakukan pekerjaan kantor di rumah di Mac.

Masalah lain mungkin Anda menggunakan beberapa alat yang sama dalam kehidupan kerja dan kehidupan pribadi Anda karena Anda menyukainya. Anda tidak ingin memilih dua alat atau antarmuka yang berbeda. Anda ingin menggunakan yang paling Anda sukai untuk keduanya. Beberapa teman saya, misalnya, menggunakan Slack ($9,99 Per Bulan di Dropbox) untuk komunikasi pribadi, dan mereka juga menggunakan Slack di tempat kerja. Dalam situasi itu, saya sarankan untuk mengubah tema (yaitu, skema warna) dari dua akun Slack Anda sehingga secara fisik terlihat berbeda. Anda akan segera mengaitkan satu skema warna dengan pekerjaan dan satu lagi dengan obrolan pribadi pribadi.

Pisahkan menurut Browser

Pilihan lain untuk mengelompokkan pekerjaan Anda dan menciptakan isyarat visual yang mengingatkan Anda jenis pekerjaan apa yang Anda lakukan adalah tetap menggunakan satu jenis browser di tempat kerja dan satu lagi di rumah. Isyarat visual mungkin lebih halus, tetapi Anda masih akan terbiasa meluncurkan, katakanlah, Chrome untuk pekerjaan dan Firefox untuk hal-hal pribadi.

Ini juga bermanfaat untuk menggunakan dua browser terpisah untuk menjaga riwayat Web Anda terpisah. Misalnya, Anda mungkin lebih waspada dalam membersihkan cache browser untuk file kerja karena berisi informasi sensitif perusahaan, tetapi Anda mungkin sebenarnya ingin menyimpan riwayat Web pribadi sehingga Anda dapat dengan cepat mencari situs yang Anda kunjungi beberapa hari yang lalu (atau sebaliknya. sebaliknya).

Gunakan Aplikasi Klien Email untuk Keuntungan Anda

Di ponsel, ada cara yang sangat mudah untuk memisahkan email kantor dari email pribadi, tidak peduli apakah Anda menggunakan layanan email yang sama, seperti menggunakan Gmail, baik untuk kantor maupun rumah. Solusinya: Gunakan klien email yang berbeda.

Gmail memiliki aplikasi mandiri, tetapi Anda tidak harus memilihnya sebagai aplikasi yang Anda gunakan untuk mengakses Gmail. Di iPhone, Anda dapat menggunakan aplikasi Stock Mail. Atau pada semua jenis ponsel, Anda dapat menginstal aplikasi klien email pihak ketiga yang bekerja dengan Gmail, seperti Boxer ($9,99 Per Bulan di Dropbox) atau Inboxcube ($9,99 Per Bulan di Dropbox) .

Saya suka menggunakan aplikasi terpisah untuk email kantor dan pribadi. Saya mendapatkan manfaat yang sama dengan memiliki dua antarmuka yang berbeda. Plus, ketika saya mencoba untuk tidak terjebak dalam pekerjaan, saya dapat keluar dan menutup email kantor sambil menjaga agar email pribadi saya lebih mudah diakses, atau sebaliknya.

Mungkin Anda benar-benar menyukai satu aplikasi klien email, dan Anda ingin menggunakannya untuk email kantor dan pribadi Anda. Dengan banyak aplikasi, Anda dapat memiliki beberapa akun yang diautentikasi dan beralih di antara mereka sesuka hati. Ini memberikan kemudahan penggunaan yang sebenarnya mungkin tidak Anda inginkan. Anda kehilangan manfaat memiliki dua antarmuka yang berbeda, dan Anda kehilangan kemampuan untuk keluar dari aplikasi dengan akun mana pun yang ingin Anda kurangi godaannya saat ini. Mungkin Anda ingin teknologi Anda sedikit kurang ramah pengguna demi psikologi Anda sendiri.

Terkotak-kotak untuk Keseimbangan Kehidupan Kerja yang Lebih Baik

Jika Anda membutuhkan batasan yang lebih jelas antara pekerjaan dan kehidupan pribadi Anda, mengelompokkan data Anda ke dalam berbagai aplikasi, layanan, sistem operasi, dan browser akan sangat membantu.

Memiliki dua ruang virtual yang berbeda di mana Anda mengakses file Anda menciptakan isyarat, asosiasi, dan hambatan masuk yang dapat membantu Anda meminimalkan bekerja di waktu luang Anda atau melakukan pekerjaan pribadi saat Anda sedang bekerja, sambil tetap memungkinkan Anda untuk menyelesaikannya saat itu diperlukan.