Terorganisir: Cara Mengejar Laporan Pengeluaran Anda Sebelum Akhir Tahun

Sudah mendekati akhir tahun. Anda sedang bekerja dengan tenang di meja Anda ketika email baru datang dari departemen akuntansi. Anda terkesiap keras pada baris subjek, dan semua rekan kerja Anda menoleh untuk melihat apa yang salah. Pipi Anda memerah saat Anda mengakui bahwa sampai saat ini, Anda benar-benar lupa untuk mengajukan laporan pengeluaran. Email mengatakan batas waktu adalah hari ini. Panas dari pipi Anda berubah menjadi perasaan takut yang menjalar ke dada dan perut Anda. Perusahaan Anda berutang beberapa ratus dolar, dan pada saat ini, Anda benar-benar dapat menggunakannya. Jangan panik! Langkah-langkah sederhana ini dapat membantu Anda mengendalikan pengeluaran Anda.

Beberapa organisasi membuatnya sangat mudah untuk mengirimkan laporan pengeluaran, bahkan jika mereka terlambat. Memiliki kartu kredit perusahaan yang terkait dengan sistem pelaporan pengeluaran sangat membantu, misalnya, tetapi tidak semua orang memiliki kemewahan itu. Jadi, tarik napas dalam-dalam, dan ikuti langkah-langkah ini untuk mengirimkan laporan pengeluaran Anda yang telah jatuh tempo sesegera mungkin.

Perhatikan bahwa sebagian besar artikel ini juga berlaku untuk tipe wiraswasta yang harus mencari tanda terima di akhir tahun untuk mengklaim pengurangan pajak pengeluaran bisnis.

1. Tanyakan Kapan Batas Waktu Sebenarnya dan Apakah Anda Dapat Mengajukan Keterlambatan

Bergantung pada kapan organisasi Anda menetapkan tahun keuangannya dan bagaimana menangani akrual, tenggat waktu untuk mengajukan laporan pengeluaran mungkin telah berlalu. Tapi itu tidak berarti sudah terlambat untuk mengirimkan tanda terima Anda. Orang pintar memenuhi tenggat waktu. Jika seseorang memberi tahu Anda tenggat waktu adalah akhir hari Jumat, kemungkinan besar tenggat waktu yang sebenarnya adalah Senin pagi atau lebih lambat.

Tanyakan kepada seseorang di bagian akuntansi atau atasan Anda untuk perincian yang jelas tentang tenggat waktu yang sebenarnya untuk laporan pengeluaran dan apakah ada yang dapat Anda lakukan jika Anda melewatkannya. Sering ada. Jika Anda dapat mengajukan terlambat, bersikap baik dan ramah kepada orang-orang yang membantu Anda melakukannya, dan berusaha sekuat tenaga untuk memberikan apa yang mereka minta. Jadilah rinci. Ingatlah bahwa mereka membantu Anda. Lakukan yang terbaik untuk mengembalikannya dengan membuat pekerjaan mereka lebih mudah.

2. Periksa Aturan untuk Tanda Terima

Jika Anda pernah mengajukan laporan pengeluaran sebelumnya, Anda mungkin tahu aturan dasar untuk mengirimkan tanda terima. Tapi apakah Anda tahu detail halusnya? Saat mengajukan laporan pengeluaran lama setelah pengeluaran terjadi, Anda mungkin kehilangan beberapa tanda terima. Cari tahu apakah ada kebijakan, seperti meminta tanda terima hanya untuk pengeluaran yang lebih besar dari $10. Tanyakan juga apakah Anda dapat menunjukkan bukti pembayaran dengan memberikan laporan mutasi kartu kredit dengan item baris yang disorot. Rincian ini dapat membuat perbedaan besar dalam waktu yang Anda perlukan untuk menyiapkan laporan pengeluaran.

3. Buat Garis Besar Barang dan Tanggal

Setelah tiba waktunya untuk benar-benar mulai membuat laporan pengeluaran yang telah jatuh tempo, buatlah daftar kasar pengeluaran utama yang perlu Anda klaim, seperti barang yang Anda beli, perjalanan, dan keramahtamahan klien. Jika Anda hanya mengajukan satu item atau satu perjalanan, lewati langkah ini.

Jika item dalam daftar Anda adalah acara, seperti kunjungan klien atau konferensi, catat tanggalnya. Kemudian di bawah acara, buat entri untuk setiap hari, seperti ini:

Konferensi X: 1-3 Juni
1 Juni
2 Juni
3 Juni

4. Visualisasikan Pengeluaran Anda

Saat menyusun pengeluaran yang terkait dengan perjalanan atau acara, saya merasa terbantu dengan membuat daftar pengeluaran terbesar (misalnya, biaya penerbangan, hotel, dan kehadiran) dan kemudian mencoba mengingat atau membayangkan ulang setiap hari untuk menutupi pengeluaran yang lebih kecil. Lakukan ini di bawah entri setiap hari.

Saya suka membuat garis besar kasar untuk kemungkinan pengeluaran, lalu mengisinya seperti yang saya ingat (langkah 5-7 mencakup beberapa trik untuk mengisi kekosongan ketika ingatan Anda gagal). Garis besar harus mencakup poin-poin ini sebanyak yang relevan dengan tanggal Anda:

• Lokasi awal. Dimana kau tidur? Apakah Anda memiliki pengeluaran di tempat ini, seperti biaya Wi-Fi?
• Perjalanan lokal . Apakah Anda pergi ke mana pun, dan jika ya, bagaimana Anda sampai di sana (mobil, taksi, layanan mobil, angkutan umum)? Bagaimana Anda kembali? Jika mengklaim biaya per mil untuk mengemudi, berapa jaraknya?
• Makanan. Di mana Anda sarapan, makan siang, dan makan malam? Apakah Anda membeli minuman, termasuk air minum kemasan dan kopi, atau makanan ringan?
• Persediaan. Apakah Anda perlu membeli sesuatu yang diharapkan atau tidak diharapkan selama hari Anda?
• Lokasi akhir. Di mana Anda mengakhiri hari Anda? Apa yang Anda bayar di sana?

Seringkali hanya dengan bertanya pada diri sendiri pertanyaan-pertanyaan ini membantu Anda mengingat pengeluaran yang seharusnya bisa Anda lupakan.

5. Membolak-balik Tanda Terima Anda

Jika Anda memiliki setumpuk tanda terima, buka sekarang dan cocokkan dengan garis besar yang Anda buat. Ada alasan mengapa saya tidak melakukan langkah ini terlebih dahulu. Terkadang kwitansi membentuk kembali ingatan kita dengan cara yang menghilangkan sebagian hari. Misalnya, katakanlah Anda melihat tanda terima dan melihat Anda sarapan cepat di kedai kopi dan kemudian makan siang di tempat konferensi. Anda sekarang memiliki ingatan yang jelas tentang kedua peristiwa itu, dan Anda siap untuk beralih ke tanda terima berikutnya. Tetapi memori Anda mungkin telah menghilangkan perjalanan Uber senilai $15 antara dua lokasi hanya karena Anda tidak memiliki tanda terima fisik untuk memicu memori. Sangat mudah untuk melupakan detail ketika kita tidak memiliki pemicu.

6. Pindai Kalender Anda

Kalender dapat berisi lebih banyak pengingat yang membantu Anda membuat laporan pengeluaran yang akurat. Saat Anda mengisi hari Anda, buka kalender Anda dan pindai untuk memverifikasi tanggal perjalanan dan acara penting. Entri tertentu mungkin memicu ingatan Anda tentang pengeluaran, serta kurangnya pengeluaran. Misalnya, jika mitra bisnis mengirimi Anda undangan kalender untuk makan malam pada hari Anda bepergian, dan dia membayar, maka Anda tidak perlu khawatir mencari tanda terima untuk makanan Anda malam itu.

7. Baca dengan teliti Mint

Tempat lain yang bagus untuk mencari pengeluaran yang hilang adalah Mint. Mint adalah aplikasi keuangan pribadi yang menggabungkan semua transaksi keuangan Anda menjadi satu situs web dan aplikasi yang dapat dicari. Dengan Mint, Anda dapat memfilter semua pengeluaran kartu kredit dan kartu debit Anda berdasarkan tanggal, yang mungkin membantu Anda menemukan pengeluaran yang Anda lupa. Dalam contoh yang saya berikan sebelumnya tentang tanda terima Uber, Anda dapat menemukan informasinya dengan mencari tanggal di Mint, yang akan memudahkan untuk menemukan tanda terima yang sebenarnya di email Anda.

Anda juga dapat menambahkan tag di Mint ke transaksi item baris, dan jika Anda telah melakukannya sepanjang tahun untuk pengeluaran bisnis, Anda dapat dengan mudah menemukan semua pengeluaran yang perlu Anda klaim.

Saya sebutkan sebelumnya bahwa jika Anda tidak dapat menemukan tanda terima, Anda mungkin bertanya apakah Anda dapat mengirimkan salinan pernyataan kartu kredit yang menyoroti item baris untuk biaya. Sekali lagi, Mint akan membantu Anda di sini, karena ini akan memberi tahu Anda kartu kredit mana yang Anda gunakan.

8. Jangan Lupa Tip dan Parkir

Dua kategori pengeluaran yang mudah diabaikan adalah tip dan parkir. Tip kecil yang dibayar tunai, seperti untuk staf kebersihan hotel dan pelayan, tidak pernah datang dengan tanda terima. Pembayaran parkir juga mungkin tunai tanpa tanda terima. Tetapi mereka bertambah dan layak diklaim jika Anda membuatnya.