Terorganisir: 5 Langkah Sederhana untuk Memulai Gantt Charts

Sebelum Anda memulai proyek baru, ada baiknya Anda memiliki peta jalan, semacam gambaran umum yang jelas tentang semua langkah yang diperlukan dan urutan langkah-langkah yang perlu dilakukan. Pada dasarnya itulah Gantt chart. Tidak masalah apakah proyek tersebut bersifat pribadi, seperti menambahkan dek ke bagian belakang rumah Anda, atau proyek bisnis, seperti membuat situs web baru. Kamu harus tahu

• kapan dan di mana Anda memulai,
• semua langkah di sepanjang jalan dan berapa lama mereka akan mengambil,
• siapa yang bertanggung jawab untuk setiap langkah,
• urutan langkah-langkah yang perlu dilakukan, dan
• kapan proyek akan selesai.

Bagan Gantt, dinamai untuk insinyur dan konsultan Henry Gantt, yang mengembangkan dan menggunakannya pada tahun 1910-an, adalah visualisasi proyek dari awal hingga akhir. Mereka adalah jenis alat produktivitas yang sangat umum, dan merupakan bagian penting dari banyak layanan manajemen proyek. Faktanya, layanan TeamGantt yang luar biasa ($ 14,95 di Saran Perangkat Lunak) bahkan mengambil namanya dari grafik. Dalam artikel ini, saya menjelaskan apa itu bagan Gantt, apa yang mereka lakukan, dan bagaimana orang menggunakannya, dan memberikan lima langkah untuk memulainya.

Apa Itu Gantt Chart?

"Bagan Gantt adalah visualisasi dari langkah-langkah yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek Anda," jelas Kayvon Ghaffari, manajer program utama di LiquidPlanner ($14,95 di Saran Perangkat Lunak), ketika saya baru-baru ini memintanya untuk berbagi beberapa wawasan tentang memulai dengan Gantt grafik. LiquidPlanner adalah aplikasi manajemen proyek dan kolaborasi tempat kerja pemenang Pilihan Editor yang menekankan bagan Gantt.

Ghaffari mengingatkan saya bahwa sebuah proyek berbeda dengan jenis pekerjaan lainnya. "Proyek adalah seperangkat pekerjaan yang memiliki awal dan akhir, dan pemenuhan menciptakan proyek itu adalah serangkaian tugas," katanya. Bagan Gantt berfungsi untuk proyek secara khusus, bukan untuk pekerjaan yang sedang berlangsung. Mereka tentang membantu Anda mendapatkan dari awal sampai akhir, jadi penting bahwa adasebuah akhir.

Gantt

Gantt chart dibaca dari kiri ke kanan, atas ke bawah. (Lihat gambar di atas dari TeamGantt.) Sumbu x adalah waktu. Bagan dimulai saat proyek dimulai dan berakhir saat proyek dikirimkan. Menjalankan panjang sumbu y adalah tugas, meskipun hanya dalam daftar. Penempatan tepat mereka pada sumbu y tidak relevan, meskipun mereka cenderung jatuh dalam urutan kronologis.

"Sebuah tugas memiliki tiga komponen: apa itu, berapa lama waktu yang dibutuhkan, dan siapa yang akan melakukannya," kata Ghaffari. Pada bagan Gantt, setiap tugas diwakili dengan batang. Panjang bilah menunjukkan berapa banyak waktu yang dibutuhkan tugas. Seringkali bilah tugas dikoordinasikan dengan warna, menunjukkan orang atau departemen mana yang bertanggung jawab untuk menyelesaikan tugas. Mengenai "apa", nama tugas umumnya muncul di bilah atau menjadi terlihat saat Anda mengkliknya.

Selain menunjukkan semua tugas untuk suatu proyek dan berapa lama waktu yang dibutuhkan, bagan Gantt menunjukkan urutan dan ketergantungan. Dengan kata lain, mereka menunjukkan urutan tugas yang perlu dilakukan, dan apakah satu hal harus terjadi sebelum yang lain. Mengapa itu begitu penting?

Apa yang Dilakukan Gantt Chart?

"Grafik Gantt memperjelas secara visual bahwa Anda tidak dapat melakukan semuanya secara bersamaan," kata Chris Savoie, direktur strategi produk Workfront. Dia menggunakan contoh membangun rumah pohon. Anda dapat membeli paku dan kayu pada saat yang sama, tetapi Anda harus memotong kayu sebelum memakukannya ke pohon.

Bagan Gantt menunjukkan ketergantungan antar tugas, biasanya dengan sesuatu seperti garis yang menghubungkannya.

Ketergantungan

Sebelum bergabung dengan Workfront (yang, seperti LiquidPlanner, adalah alat untuk kolaborasi tempat kerja dan manajemen proyek), Savoie mengerjakan beberapa proyek yang sangat kompleks dengan United Space Alliance bersama dengan Johnson Space Center NASA. Dia menyebutkan bahwa meskipun pengurutan dan ketergantungan penting untuk proyek sederhana sekalipun, seperti membangun rumah pohon, mereka sangat penting untuk proyek besar selama bertahun-tahun, seperti membangun Stasiun Luar Angkasa Internasional.

Hal lain yang dilakukan bagan Gantt adalah membantu organisasi atau pimpinan proyek mengelola sumber daya. "Hanya karena ada tugas bukan berarti ada orang yang bebas melakukannya," kata Ghaffari.

Dengan bagan Gantt, Anda dapat dengan mudah melihat kapan orang atau departemen dijadwalkan untuk mengerjakan tugas versus saat mereka senggang. "Anda harus bisa memperhitungkan jadwal orang dan berapa jam dalam sehari," tambahnya. Bagan Gantt menciptakan cara yang efektif untuk melihat waktu, tugas, dan sumber daya.

Memulai Dengan Gantt Charts

Setelah Anda memiliki pemahaman tingkat tinggi tentang apa itu bagan Gantt dan mengapa bagan itu berguna, Anda dapat mulai membuatnya untuk proyek Anda sendiri. Lima langkah ini akan membantu Anda memulai.

1. Pilih Template atau Bangun Satu Dari Awal
Umumnya, saat Anda memulai bagan Gantt baru, Anda memiliki opsi untuk menggunakan templat atau memulai dari awal. Template mungkin berasal dari sumber luar, dalam hal yang disediakan oleh perangkat lunak manajemen proyek, atau dapat berasal dari proyek Anda sendiri sebelumnya.

Salah satu manfaat menggunakan karya Anda sendiri sebelumnya untuk membuat template adalah Anda sering dapat belajar banyak dari apa yang terjadi di masa lalu. Template akan memberikan informasi tentang tidak hanya tugas dan urutan, tetapi juga apakah ada tugas yang memakan waktu lebih lama dari yang diharapkan.

2. Tandai Tonggak Sejarah Anda
Sebagian besar perangkat lunak untuk membuat bagan Gantt mencakup kemampuan untuk menambahkan pencapaian. Tonggak adalah penanda yang menunjukkan suatu fase proyek selesai. Misalnya, dalam membangun situs web, mengunci gambar rangka adalah tonggak yang khas.

Saat membuat bagan Gantt dari awal, sering kali membantu untuk memplot semua pencapaian sebelum menambahkan tugas apa pun. Mendaftar semua tonggak membantu memecah proyek menjadi bagian-bagian yang lebih kecil, dan bagian-bagian yang lebih kecil itu lebih mudah untuk dikonsep daripada keseluruhan proyek sekaligus.

3. Tambahkan Tugas, Urutan Acara, dan Buat Ketergantungan
Langkah selanjutnya adalah menambahkan tugas, mengurutkan peristiwa, dan membuat dependensi. Saat menambahkan tugas, pastikan untuk melihat laporan historis atau berbicara dengan orang yang akan menyelesaikan tugas untuk mendapatkan perkiraan akurat tentang berapa lama waktu yang dibutuhkan.

Saat mengurutkan acara, ingatlah bahwa ada kemungkinan beberapa tugas dilakukan pada waktu yang sama, tetapi tidak oleh orang yang sama. Dalam pembuatan situs web, satu orang dapat mengerjakan gambar rangka sementara orang lain mengumpulkan konten sampel untuk prototipe. Tapi desainer wireframe juga tidak bisa membuat mood board secara bersamaan.

Tambahkan dependensi hanya setelah Anda membuat daftar semua tugas dan menempatkannya dalam urutan yang benar, dan berhati-hatilah dengannya. "Hal yang benar-benar dapat mengacaukan Anda adalah jika Anda setengah jalan ke bagan Gantt dan melihat bahwa, katakanlah, tugas 12 tidak lagi bergantung pada tugas 5," kata Savoie. Dia menambahkan bahwa pemula harus sangat berhati-hati untuk tidak menghapus dependensi kecuali mereka yakin itu benar untuk melakukannya, karena mendapatkannya kembali sangat sulit jika mereka membuat rantai kejadian yang panjang.

4. Perhatikan Sumber Daya Anda
"Tugas harus dalam urutan yang benar, dan kemudian Anda perlu mengontrol siapa yang tersedia untuk menyelesaikan tugas-tugas itu," jelas Ghaffari. Seperti disebutkan di atas, hanya karena ada tugas yang harus dilakukan tidak berarti ada seseorang yang bebas melakukannya.

Ghaffari mencatat bahwa perangkat lunak bagan Gantt perusahaannya tidak mengizinkan pemesanan berlebih, artinya LiquidPlanner tidak akan mengizinkan Anda menugaskan seseorang ke suatu tugas jika orang itu sudah ditugaskan ke tugas yang berbeda pada waktu yang sama.

Bagan Gantt membantu Anda melihat tidak hanya jika sumber daya dipesan berlebih, tetapi juga apa konsekuensinya pada jadwal proyek lainnya saat dikoreksi.

5. Berkolaborasi
"Sangat penting bagi orang untuk memahami bahwa bagan Gantt bukanlah keajaiban," kata Ghaffari. "Hanya karena kamu telah merencanakan sesuatu, bukan berarti itu ada hubungannya dengan kenyataan."

Cara untuk memastikan Gantt chart selaras dengan kenyataan adalah melalui kolaborasi. Seringkali, perangkat lunak bagan Gantt adalah bagian dari manajemen proyek yang lebih besar atau paket kolaborasi tempat kerja. Setiap orang dalam tim harus memiliki kemampuan untuk setidaknya melihat bagan, jika tidak memperbarui tugas dan informasi lain yang dimasukkan ke dalamnya. Dengan begitu, jika penerima tugas menyelesaikan tugas lebih awal, dan dia memiliki kekuatan untuk memperbarui kemajuannya untuk menandai tugas selesai dan mengoreksi perkiraan waktu, dan dengan melakukan itu dia dapat membantu penerima tugas lain untuk menyelesaikan tugas mereka lebih awal juga. Atau dia mungkin juga menandai dirinya sebagai sumber yang tersedia untuk membantu beberapa tugas lain hingga tugas terjadwal berikutnya.

Ghaffari merangkum kekuatan kolaborasi dengan cara ini: "Jika Gantt chart berada dalam ruang hampa, siapa yang tahu apakah itu akurat? Jika kolaboratif, maka ada pemeriksaan bawaan, dan itu lebih cenderung mencerminkan kenyataan. Di situlah nilai dari Gantt chart bersinar."

Jangan Terlalu Mengandalkan Gantt Charts

Baik Ghaffari dan Savoie memberi tahu saya bahwa mereka menggunakan bagan Gantt untuk merencanakan dan memeriksa suatu proyek, tetapi mereka tidak suka mengatur pekerjaan sehari-hari di dalamnya. "Ini adalah rencana, bukan jadwal pelaksanaan, biasanya," kata Savoie.

Savoie juga mencatat bahwa seorang pemula mungkin tidak menyadari bahwa orang jarang, jika pernah, melihat seluruh bagan Gantt sekaligus karena biasanya besar. "Anda akan membutuhkan papan reklame untuk mencetaknya," katanya.

Menurut Ghaffari, "Membangun bagan Gantt bukanlah tujuan akhir. Ini adalah visualisasi dari rencana tugas dan urutannya. Bagan Gantt membantu orang memahami bagaimana rencana itu akan bekerja."

Jika Anda tertarik dengan bagan Gantt, Anda mungkin juga tertarik dengan manajemen proyek secara umum. Untuk beberapa tip tambahan yang bagus untuk menjaga proyek Anda tetap pada jalurnya, lihat 4 Tip saya untuk Memulai Manajemen Proyek dan juga saran saya tentang Cara Meningkatkan Komunikasi untuk Manajemen Proyek yang Lebih Baik.