Ingin Menyelesaikan Lebih Banyak? Lacak Waktu Anda Lebih Baik Dengan Metode Terbukti Ini
Diterbitkan: 2022-01-29Untuk menjadi lebih produktif, Anda perlu mengatur waktu Anda secara efektif. Bagaimana Anda menjadi lebih baik dalam mengatur waktu Anda? Di mana pun Anda berada dengan keterampilan manajemen waktu Anda, hal pertama yang perlu Anda lakukan adalah melacak bagaimana Anda menghabiskan waktu Anda saat ini. Anda tidak dapat mengubah cara Anda menghabiskan waktu Anda jika Anda tidak tahu bagaimana Anda menggunakannya sekarang.
Ada tiga cara utama untuk melacak waktu Anda, dan masing-masing memiliki pro dan kontra. Cara yang umumnya dianggap paling mudah adalah yang paling tidak akurat. Salah satu yang paling akurat sangat memakan waktu. Terakhir, ada cara untuk melacak waktu Anda menggunakan teknologi, yang sangat mudah, tetapi hanya akurat untuk jenis tugas tertentu. Metode ini dapat membantu apakah Anda di kantor atau bekerja dari rumah.
Inilah yang perlu Anda ketahui tentang ketiga metode tersebut:
1. Estimasi Waktu (Juga Dikenal sebagai Metode Estimasi Minggu Kerja)
Apa itu perkiraan waktu? Perkiraan waktu adalah daftar semua yang Anda lakukan selama periode waktu bersama dengan berapa jam dan menit yang Anda perkirakan yang Anda habiskan untuk melakukannya.
Cara membuat perkiraan waktu: Perkiraan waktu sering dilakukan pada akhir minggu. Anda memikirkan kembali minggu Anda, atau periode melihat ke belakang apa pun yang Anda inginkan, dan menghitung berapa jam Anda yakin Anda bekerja, tidur, menjalankan tugas, memasak, membersihkan, atau menonton film, misalnya. Ini membantu untuk berkonsultasi dengan kalender Anda untuk panduan, jika Anda menyimpannya.
Kelebihan: Perkiraan waktu membutuhkan waktu yang sangat sedikit untuk dibuat. Karena Anda dapat menyimpannya hingga akhir minggu, rutinitas harian Anda tidak terganggu oleh tugas pencatatan waktu yang mengganggu.
Kekurangan: Perkiraan waktu adalah cara yang paling tidak akurat untuk mengukur bagaimana Anda menghabiskan waktu Anda. Para peneliti telah menemukan bahwa ketika orang memperkirakan bagaimana mereka menghabiskan waktu mereka menggunakan pendekatan melihat ke belakang, mereka sering berakhir dengan total jam lebih banyak daripada yang ada dalam seminggu yang sebenarnya (168). Orang cenderung melebih-lebihkan seberapa banyak mereka bekerja dan meremehkan waktu luang mereka.
2. Log Waktu (Juga Dikenal sebagai Pendekatan Total Time Diary)
Apa itu log waktu? Catatan waktu adalah catatan tentang apa yang Anda lakukan sepanjang hari, dibagi dalam blok waktu yang diperhitungkan sepanjang hari. Idenya adalah untuk memperhitungkan setiap blok waktu dalam periode 24 jam.
Cara membuat catatan waktu: Untuk membuat catatan waktu, Anda memerlukan sedikit lebih dari selembar kertas atau spreadsheet. Buat kolom dan masukkan ke dalamnya blok waktu berturut-turut dengan penambahan 15, 30, atau 60 menit. Anda dapat menggabungkan beberapa blok waktu untuk jam-jam ketika Anda biasanya tertidur. Baik secara berkala sepanjang hari atau di penghujung hari, Anda mengisi ruang di sebelah setiap blok waktu dengan apa yang Anda lakukan selama waktu itu. Seberapa spesifik deskripsi Anda bergantung pada apa yang ingin Anda ketahui tentang diri Anda atau jenis transformasi manajemen waktu yang ingin Anda lakukan.
Kelebihan: Catatan waktu lebih akurat daripada buku harian waktu. Mereka lebih ketika Anda mengisinya lebih sering dan lebih sedikit sehingga semakin lama Anda menunggu untuk menyelesaikannya. Sangat mudah untuk mengklasifikasikan waktu Anda ke dalam kategori, menjumlahkan angka, dan menganalisis hasilnya.
Kontra: Mencatat satu jawaban untuk apa yang Anda lakukan antara, katakanlah, jam 9 dan 10 pagi mungkin bukan cerminan realistis tentang bagaimana Anda benar-benar menggunakan jam itu. Katakanlah Anda bekerja. Apakah Anda meninggalkan meja Anda dan minum air selama waktu itu? Apakah Anda membuat panggilan telepon cepat? Apakah Anda membaca berita online selama beberapa menit di tengah pekerjaan Anda? Log waktu menggeneralisasi tentang blok waktu tanpa masuk ke detail sebenarnya dari apa yang Anda lakukan.
3. Aplikasi Pelacakan Waktu
Apa itu aplikasi pelacak waktu? Aplikasi pelacakan waktu adalah perangkat lunak yang Anda gunakan untuk melacak berapa banyak waktu yang Anda habiskan untuk melakukan berbagai hal, sebagian besar di komputer dan ponsel Anda. Ada aplikasi pelacakan waktu pasif dan yang aktif. Yang pasif, seperti RescueTime, mengukur berapa banyak waktu yang Anda habiskan di berbagai aplikasi dan di situs web yang berbeda. Aplikasi pelacakan waktu aktif, seperti Toggl, memberi Anda pengatur waktu di layar yang berjalan saat Anda bekerja, sehingga Anda dapat menggunakan beberapa aplikasi dan situs web saat mengerjakan satu tugas.
Cara menggunakan aplikasi pelacak waktu: Dengan pelacak waktu pasif, Anda menginstalnya di komputer atau perangkat seluler Anda dan membiarkannya berjalan. Ini secara otomatis menangkap semua aktivitas Anda untuk merekam, mengkategorikan, menghitung, dan menganalisisnya. Biasanya, Anda dapat menjeda aplikasi ini kapan pun Anda mau, dan Anda dapat menyetelnya untuk dimatikan selama Anda tidak ingin melacak aktivitas Anda. Pengatur waktu aktif mengandalkan Anda untuk menekan tombol untuk memulai dan menghentikannya. Mereka memungkinkan Anda memasukkan informasi tentang apa yang Anda lakukan saat sedang berjalan, dan aplikasi secara otomatis menambahkan informasi itu ke catatan, yang dapat Anda lihat dan analisis lebih lanjut kapan saja Anda mau. Pelacak waktu aktif versi aplikasi seluler dapat berguna untuk memungkinkan Anda menjalankan pengatur waktu saat Anda sedang rapat, bepergian untuk bekerja, dan melakukan pekerjaan non-komputer lainnya yang ingin Anda ukur.
Direkomendasikan oleh Editor Kami
Ada beberapa aplikasi seluler pelacak waktu yang memantau lokasi Anda dan seharusnya membantu Anda mengklasifikasikan waktu Anda seperti itu, tetapi mereka belum terlalu pintar dan memerlukan terlalu banyak entri manual untuk menjadi sangat berharga saat ini. Mungkin suatu hari nanti mereka akan membaik.
Kelebihan: Aplikasi pelacak waktu sangat baik dalam hal memberi Anda detail tentang aktivitas digital Anda. Mereka memiliki alat untuk mengkategorikan waktu Anda dan mengeluarkan bagan dan grafik. Yang terbaik dari mereka sangat mudah digunakan dan kebanyakan dari mereka memiliki opsi gratis.
Kekurangan: Aplikasi pelacak waktu memberi Anda analisis yang kaya tentang apa yang Anda lakukan di komputer, tetapi aplikasi tersebut tidak dibuat untuk melacak semua waktu Anda, sehingga mereka akan melewatkan waktu yang Anda habiskan untuk melipat cucian, memasak, membaca, bermain dengan anak-anak Anda atau hewan peliharaan, atau apa pun yang Anda lakukan.
Lacak selama Dua Minggu, Lalu Analisis
Jika Anda baru mengenal pelacakan waktu, saya sarankan untuk menggabungkan metode log waktu dengan aplikasi pelacakan waktu. Dengan begitu, Anda bisa mendapatkan gambaran umum tentang bagaimana Anda menghabiskan semua jam dalam hari Anda ditambah analisis rinci tentang waktu komputer Anda.
Anda sebaiknya mencatat waktu Anda setidaknya selama dua minggu sebelum menganalisisnya. Selama satu atau dua hari pertama, Anda mungkin sedikit mengubah perilaku Anda karena Anda memikirkan fakta bahwa Anda sedang melacak waktu Anda. Perilaku Anda akan kembali normal dengan cepat.
Juga, jika Anda mendapati diri Anda berkata, "Oh, hari itu seharusnya tidak dihitung karena itu sangat tidak biasa," berhentilah. Semakin Anda melacak waktu Anda, semakin Anda akan menyadari bahwa Anda memiliki hari-hari yang lebih tidak biasa daripada yang mungkin Anda sadari. Idenya adalah untuk lebih memahami bagaimana Anda benar-benar menghabiskan waktu Anda, bukan hari biasa. Setelah Anda tahu bagaimana Anda menghabiskan waktu Anda secara keseluruhan, Anda dapat mulai membuat keputusan tentang apa yang ingin Anda lakukan lebih banyak, lebih sedikit, atau jika Anda ingin mulai melakukan sesuatu yang sama sekali baru.