5 Tips untuk Memberikan Umpan Balik yang Lebih Baik kepada Karyawan (Bahkan dari Jarak Jauh)

Memberikan umpan balik karyawan yang efektif adalah bagian yang sangat penting dari setiap lingkungan tempat kerja. Itu juga bisa sangat membosankan.

Jika Anda meninjau konten untuk orang lain, Anda tahu bahwa memberikan umpan balik adalah rintangan yang perlu diselesaikan sebelum proyek dapat diselesaikan.

Terlepas dari tujuan konten dan audiens targetnya, semua proyek harus melalui beberapa putaran tinjauan terperinci yang bertujuan sebelum mereka keluar dari pintu. Jika Anda pernah melalui proses umpan balik sebelumnya, Anda tahu bahwa itu bisa lebih rumit dari yang diperlukan.

Ini sering dapat berarti menjadwalkan jam rapat atau menulis email yang panjang hanya untuk memberikan umpan balik dan membahas secara spesifik, hanya agar komentar disalahartikan atau diselesaikan dengan tidak benar.

Kami telah menyusun daftar praktik terbaik untuk memberikan umpan balik yang jelas dan efektif tanpa terjebak dalam lingkaran yang tidak pernah berakhir.

Dengan begitu, Anda dapat:

1. Hindari perangkap umum yang diketahui memperlambat proses pengiriman proyek.
2. Berikan umpan balik positif yang mendorong keterlibatan karyawan.
3. Membantu karyawan meningkatkan kinerja mereka.
4. Kurangi siklus peninjauan tanpa akhir.

Untuk video hebat tentang memberikan umpan balik di tempat kerja, tonton video di bawah ini!

Metode umpan balik sederhana: Bagaimana memberikan umpan balik kepada karyawan

Coba gunakan teknik umpan balik berikut pada saat Anda memberikan umpan balik kepada karyawan. Anda akan mempercepat proses dan mendapatkan hasil yang lebih baik dari tim Anda.

Kiat #1: Batasi jumlah pengulas dan tetapkan ekspektasi yang jelas

Setiap orang memiliki pendapat. Agar linimasa proyek tetap pada jalurnya dan memberikan masukan yang bermanfaat kepada pembuat konten, batasi jumlah orang yang mengulasnya.

Ini memungkinkan pencipta untuk memusatkan perhatian mereka dan membuat proses revisi menjadi efisien.

Ketika umpan balik diminta dari seluruh departemen atau bahkan beberapa anggota tim, prosesnya menjadi kacau dengan sangat cepat. Membuka pintu air dapat menghasilkan sejumlah besar pendapat yang saling bertentangan yang datang dari para pemangku kepentingan, masing-masing mengevaluasi melalui lensa unik mereka sendiri.

Jika Anda merasa bahwa proyek yang ditugaskan kepada pembuat konten memerlukan persetujuan dari kelompok yang lebih besar, mungkin lebih tepat untuk menyertakan orang tambahan terlebih dahulu selama proses brainstorming daripada selama peninjauan konten. Jika tidak, batasi jumlah peninjau hanya untuk pemangku kepentingan penting.

Serupa dengan membatasi jumlah reviewer, setiap reviewer harus memiliki sesuatu yang spesifik untuk diperhatikan dan memberikan umpan balik. Ini menawarkan sejumlah keuntungan:

1. Ini memastikan semua aspek konten ditinjau.

2. Kekuatan setiap reviewer dapat digunakan dengan cara yang paling efektif.

3. Itu membuat pengulas tetap pada jalurnya.

Misalnya, seseorang mungkin ditugaskan untuk fokus secara khusus pada keseluruhan aliran siaran pers dan bagaimana bagian-bagiannya cocok satu sama lain. Orang lain mungkin fokus pada aspek yang lebih teknis, seperti ejaan dan tata bahasa.

Ini memastikan bahwa proses peninjauan berjalan lancar dan bermanfaat bagi semua pihak.

Tip #2: Batasi jumlah siklus tinjauan

Sangat frustasi bagi pembuat konten untuk menerima umpan balik dari satu pengulas dan membuat perubahan hanya untuk menerima komentar yang sama sekali berbeda dari pengulas lain dan dipaksa untuk mengulangi prosesnya. Hal yang sama berlaku ketika satu pengulas terus datang kembali dengan lebih banyak perubahan.

Saat menugaskan peninjau ke sebuah proyek, seringkali lebih efisien jika mereka semua memeriksanya pada waktu yang bersamaan. Dengan begitu, pembuat konten tidak perlu melakukan beberapa kali perubahan dan dapat mempertimbangkan semua masukan sekaligus.

Beri peninjau tenggat waktu yang pasti untuk meninjau proyek sehingga prosesnya tidak terseret.

Setelah semua peninjau dan pemangku kepentingan yang diperlukan telah memberikan umpan balik dan pembuat telah membuat perubahan, pastikan konten ditinjau untuk terakhir kalinya sebelum ditandai sebagai selesai. Ini bisa dilakukan oleh manajer, pimpinan proyek, dll.

Jika Anda memiliki umpan balik keseluruhan tentang bagaimana seorang pembuat konten dapat meningkatkan karyanya, jangan menunggu sampai pencapaian penting seperti tinjauan kinerja tahunan. Jadwalkan sesi umpan balik dan diskusikan proses pembuatan konten secara lebih konsisten.

Menyampaikan umpan balik secara teratur akan membantu karyawan merasa percaya diri dan meningkatkan kinerja mereka, yang membantu mereka tumbuh secara profesional dan pada akhirnya mengurangi waktu yang dihabiskan untuk memberikan umpan balik pada proyek individu.

Kiat #3: Berikan umpan balik yang jujur ​​dan apa adanya

Untuk menghasilkan produk akhir terbaik, Anda harus memberikan umpan balik yang jujur ​​kepada pembuat konten. Mungkin tergoda untuk mengambil rute yang mudah dan berkata, “Semuanya tampak hebat! tidak ada yang akan saya ubah!” atau mengabaikan detail yang menurut Anda akan lebih baik jika sedikit diubah.

Jangan lakukan itu. Ini merugikan semua orang yang terlibat, dan proyek itu sendiri.

Sebaliknya, tawarkan kritik yang membangun dan valid. Ini akan mendorong pembuat konten untuk menghasilkan konten yang hebat, dan ini akan membantu mereka tumbuh secara profesional. Hindari istilah yang tidak jelas, dan berikan instruksi spesifik tentang apa yang Anda rasa perlu diperbarui.

Lagi pula, Anda tentu tidak ingin menjadi alasan sebuah proyek terhenti!

Ini juga memastikan bahwa loop umpan balik Anda efisien. Jika umpan balik yang efektif tidak diberikan dan dimasukkan, reputasi berisiko, dan hal itu dapat memengaruhi tingkat kepemilikan dan kepercayaan proyek yang disediakan oleh pemangku kepentingan di masa depan.

Tip #4: Gunakan gambar

Dalam hal ulasan konten, banyak yang cenderung mengandalkan proses yang cukup manual (email, rapat, dll.), membuat loop umpan balik membuat frustrasi dan memakan waktu baik bagi mereka yang memberikan umpan balik maupun bagi pembuat yang perlu memasukkannya .

Memberikan umpan balik untuk proyek adalah tugas yang, bagi kebanyakan orang, melibatkan mencatat elemen tertentu dan menjelaskan apa yang ingin mereka lihat diubah dengan menulis deskripsi yang panjang.

Namun, menggunakan alat yang dibuat khusus untuk proses ini dapat menghemat waktu dan sakit kepala Anda. Di TechSmith, kami menggunakan Snagit.

Snagit membuat penandaan tangkapan layar atau dokumen menjadi sangat mudah. Anda dapat menambahkan panah, info, dan banyak lagi! Anda juga dapat menggunakannya di halaman web dan perangkat lunak UX.

Dengan menggunakan gambar dengan markup, pembuat akan dapat memvisualisasikan dengan lebih jelas perubahan yang ingin Anda lihat dan di mana tepatnya perubahan itu perlu diterapkan.

Tip #5: Gunakan video

Jika gambar diam dengan markup tidak memberikan penjelasan yang cukup detail, Snagit punya solusinya! Rekam screencast cepat dan bicarakan umpan balik Anda secara real time.

Merekam layar Anda dan menceritakan umpan balik Anda adalah cara cepat dan mudah untuk memberikan umpan balik mendetail dengan petunjuk sejernih kristal yang dapat dipahami pembuat konten.

Anggota tim Anda akan dapat dengan mudah mendengar suara dan nada Anda selama perekaman, yang akan membantu mereka mengetahui hal-hal apa yang Anda (dan tidak) puaskan.

Plus, mereka dapat kembali dan menonton ulang screencast Anda sebanyak yang mereka butuhkan. Tidak perlu lagi mengatur panggilan Zoom berulang kali untuk membahas poin yang sama atau berulang kali mengklarifikasi umpan balik.

Baca lebih banyak cara screencasting membuat pekerjaan lebih mudah.

Di sana Anda memilikinya! Mudah-mudahan, Anda telah menemukan tips ini berguna untuk menyederhanakan proses umpan balik dan membuat pekerjaan Anda dan pekerjaan pembuat konten lebih mudah.

Pertanyaan yang sering diajukan: