Wawasan Eksekutif: Apakah Ini Perlu Menjadi Rapat?

Dalam artikel ini:

• Bagaimana perusahaan beradaptasi, dan berkembang, dengan peralihan ke pekerjaan jarak jauh dan hybrid
• Bagaimana menciptakan budaya tempat kerja yang lebih sehat
• Mengapa perusahaan seperti TechSmith bereksperimen dengan alur kerja asinkron

Sejak tahap awal pandemi COVID-19, enam dari 10 pekerja AS dengan pekerjaan yang dapat dilakukan dari jarak jauh terus bekerja dari rumah hari ini, menurut sebuah studi tahun 2022 oleh Pew Research Center. CSC, sebuah firma konsultan kepatuhan hukum yang berbasis di Wilmington, Delaware, adalah salah satu dari banyak perusahaan yang memilih untuk tidak kembali bekerja sejak dimulainya pandemi.

Tidak lama setelah pivot kerja jarak jauh, Mark Tarone, insinyur pengalaman pengguna senior untuk teknologi perusahaan di CSC, melihat layar penuh tatapan kosong selama pembaruan status yang dijadwalkan secara rutin.

“Tidak ada diskusi, tidak ada debat, tidak ada keputusan yang harus diambil dalam pertemuan ini,” kata Tarone. "Kami akan duduk di sana selama 30 menit dan Anda bisa melihat orang-orang keluar zona."

Solusinya? Mengundang manajer proyek untuk membuat video dan tangkapan layar yang dapat dilihat oleh anggota tim sebelum pembaruan langsung — dan pada waktu mereka sendiri dalam 10 menit atau kurang. Ini menghilangkan beberapa rapat jarak jauh semua tim dan mulai beralih ke jadwal kerja yang lebih asinkron.

“Orang-orang gembira – ini merupakan kemenangan besar,” kata Tarone. Secara mengejutkan, 83% dari lebih dari 9.000 pekerja global yang disurvei untuk studi Accenture's Future of Work, yang dirilis pada bulan April, mengatakan bahwa mereka lebih memilih kemampuan untuk bekerja dari jarak jauh setidaknya untuk sebagian waktu.

Tarone dan eksekutif lainnya dengan wawasan tentang komunikasi kerja jarak jauh bertemu secara virtual pada Juni 2022 untuk diskusi mendalam tentang dinamika komunikasi di tempat kerja yang terus berkembang. Percakapan tersebut dipandu oleh Crain's Content Studio, divisi marketing storytelling dari Crain's Detroit Business, bermitra dengan TechSmith yang berbasis di Michigan, pemimpin global dalam perangkat lunak tangkapan layar dan perekaman layar.

Selama percakapan virtual, para eksekutif sepakat bahwa model kerja hybrid yang produktif memerlukan perubahan yang disengaja dalam strategi komunikasi perusahaan secara keseluruhan.

“Kami akan terus melihat lebih sedikit fokus pada 'jam kerja inti' dan lebih banyak pola pikir 'kapan saja, di mana saja' ini, yang fleksibel secara individual dan menciptakan lingkungan di mana karyawan dan tim merasa diberdayakan untuk melakukan pekerjaan terbaik mereka,” kata TechSmith CEO Wendy Hamilton.

Peserta meja bundar

Membangun kotak peralatan digital

Matthew Dyer, kepala pendidikan pengembang untuk Netflix, telah bekerja dari jarak jauh sejak dia memulai di perusahaan tersebut lebih dari setahun yang lalu.

Dia mencirikan praktik terbaik komunikasi timnya yang didukung oleh campuran alat sinkron dan asinkron.

“Sebagian besar pengangkatan berat di Netflix terjadi di bagian komentar Google Doc,” katanya. “Seringkali, hal pertama yang saya lakukan adalah menelusuri komentar karena saya tahu di situlah semua dialog sebenarnya terjadi.”

Alur kerja asinkron, seperti penggunaan Google Docs, memungkinkan karyawan untuk terhubung saat nyaman bagi mereka. Alternatifnya, platform sinkron mengharuskan anggota tim untuk masuk dan berpartisipasi pada waktu tertentu.

“Ada tumpukan teknologi komunikasi yang berbeda yang dapat Anda miliki berdasarkan ukuran perusahaan Anda, apa yang dilakukan perusahaan Anda, apa budaya Anda — bahkan di mana orang-orang Anda berada,” kata Elizabeth Pierce, direktur senior pengalaman belajar untuk penyedia layanan digital TaskUs. “Jika Anda memiliki perusahaan dengan 200 orang, apa yang berhasil untuk Anda tidak akan berhasil untuk perusahaan dengan 2 juta karyawan.”

Jesse Lahey, salah satu pendiri dan mitra strategis di Workforce Communication, sering menjadi pengguna aplikasi pesan suara Voxer, yang memungkinkan panggilan telepon asinkron.

“Bagi banyak dari kita, rasanya ponsel ini beratnya 100 pound,” kata Lahey. “Jika saya mengangkatnya atau menelepon seseorang, saya mungkin terjebak dalam percakapan 30 menit. Tetapi untuk dapat menekan tombol, tinggalkan pesan suara dan kemudian dapatkan tanggapan pada saat yang tepat untuk mempercepat banyak percakapan.

Francine Dubicki, direktur bisnis baru dan operasi layanan keuangan untuk Mutual Trust Life Insurance Company, mengatakan timnya menggunakan Box, alat manajemen konten dan berbagi file berbasis cloud, untuk menjaga tenaga kerja global Mutual Trust tetap terhubung dan "di halaman yang sama" meskipun berada di zona waktu yang berbeda. Dubicki mengatakan dia juga bergantung secara teratur pada Snagit untuk membuat dokumen pengguna dengan tangkapan layar terperinci dan untuk membuat email inspirasional yang menampilkan gelembung panggilan dan grafik yang menyenangkan.

“Kami sangat menyukai penggunaan alat asinkron tersebut seperlunya dan kami terus mencari peluang kolaborasi tersebut, apakah itu perangkat lunak baru atau mempelajari lebih lanjut tentang perangkat lunak yang sudah kami miliki,” kata Dubicki.

Kiat kotak alat teknologi

• Google Documents: Dokumen berbasis kata kolaboratif
• Kotak: Manajemen konten berbasis cloud dan berbagi file
• Snagit : Tangkapan layar dan alat perekam; menciptakan komunikasi visual melalui gambar, GIF, dan video
• Voxer: Pesan suara, komunikasi push-to-talk
• Camtasia: Pengeditan video dan perekaman layar all-in-one untuk membuat, mengedit, dan berbagi video

Memikirkan kembali pertemuan

Sebuah studi tahun 2021 oleh Reclaim.ai menemukan bahwa rata-rata profesional menghabiskan lebih dari setengah minggu kerja mereka — 21,5 jam — dalam rapat. Sebelum Covid, para profesional menghabiskan sekitar 14,2 jam pertemuan mingguan. Check-in satu lawan satu saja meningkat 500% sejak pandemi dimulai.

Salah satu faktor yang mendasari lonjakan rapat virtual adalah “kebutuhan untuk memantau dan melihat orang-orang agar merasa pekerjaan semakin maju,” menurut laporan wawasan “Hybrid Workplaces” dari Harvard Business Review. Para penulis pada akhirnya menghubungkan "kebutuhan" ini dengan bentrokan antara 9-ke-5 kuno, pemikiran di kantor di mana pekerjaan dilakukan secara sinkron, dan tenaga kerja yang semakin jauh, di mana pekerjaan terjadi sesuai jadwal masing-masing karyawan.

Berapa banyak dari rapat tersebut yang dapat berupa email, pesan video, atau dokumen yang dibagikan secara kolaboratif?

“Kami mencoba membuat orang bertanya pada diri mereka sendiri, 'apakah ini perlu pertemuan?' sebelum mengirim undangan pertemuan, ”kata Catherine Kosin, direktur pelaksana dan wakil presiden senior perusahaan asuransi Oswald Companies yang berbasis di Cleveland. “Salah satu cara yang kami harapkan untuk memperkuat ide tersebut adalah default otomatis di Outlook yang mengharuskan pengguna menyertakan agenda dengan hasil rapat yang diharapkan saat mengirimkan permintaan kalender.”

Kosin dan timnya juga menerapkan kebijakan “tidak ada pertemuan-Jumat” di seluruh perusahaan, terutama untuk rapat internal.

TechSmith mengambil langkah untuk mengurangi jumlah rapat dengan meminta anggota tim memprioritaskan pekerjaan asinkron untuk bulan Juli. Hamilton mengatakan perusahaan menguji "tidak ada pertemuan" beberapa hari atau minggu yang lalu, tetapi banyak karyawan mengubah janji temu mereka ke hari berikutnya.

“Kami mencoba untuk melihat apakah fokus 'async-first' justru membantu kami dan anggota tim kami mengevaluasi dengan lebih baik saat kami membutuhkan rapat,” katanya.

Chief People and Culture Officer di Walker-Miller Energy Services, Kimika Garrett, mengatakan dia sering membatalkan pertemuan yang tidak diperlukan.

“Ketika saya bergabung dengan Walker-Miller pada bulan Februari, saya memblokir setiap hari Jumat,” kata Garrett. Namun, beberapa pertemuan hari Jumat masuk ke jadwalnya berdasarkan kasus per kasus, tambahnya.

Netflix berusaha memberi semua karyawan libur akhir musim panas dengan memulai "Agustus lambat", yang berarti membatalkan rapat berulang pada tahun 2021. Menurut Dyer, dampaknya tidak merata.

“Karena orang-orang lain seperti pengembang sangat tertunduk, orang-orang kami di bidang teknik perusahaan yang melakukan dukungan perkakas memiliki lebih banyak pekerjaan yang harus dilakukan,” jelas Dyer. “Ini mungkin bukan hal yang dapat Anda mandatkan di tingkat perusahaan.”

Berkomunikasi, berkomunikasi, berkomunikasi

Sementara komunikasi yang jelas adalah landasan untuk membangun budaya tempat kerja yang memuaskan, para ahli ini percaya bahwa menggunakan alat sinkron dan asinkron sangat penting dalam mengakomodasi berbagai preferensi komunikasi.

“Kami memiliki enam generasi dalam angkatan kerja saat ini, dan masing-masing generasi menerima data dengan cara yang berbeda,” kata Kosin. “Kita tidak bisa membuat semuanya menjadi video dan kita tidak bisa membuat semuanya menjadi email.”

Jika para pemimpin di Perusahaan Oswald merencanakan siaran web balai kota untuk berkomunikasi dengan karyawan, misalnya, mereka mungkin menindaklanjutinya dengan buletin, Kosin menjelaskan, “sehingga orang yang tidak suka mendengarkan atau berada di depan kamera dapat merujuk informasi itu nanti. .”

Pierce mengatakan dia percaya dalam menyampaikan informasi tiga kali, dan dengan cara yang berbeda setiap kali. Pertemuan semua tim dapat ditindaklanjuti dengan email ringkasan dan kemudian video pendek, misalnya.

“Kami memiliki generasi yang berbeda dalam angkatan kerja, dan kami juga memiliki gaya belajar yang berbeda,” kata Lahey. “Beberapa orang adalah pembaca; beberapa orang membutuhkan hal-hal secara visual dan beberapa adalah pembelajar auditori.

Garrett juga menyoroti kekuatan alat asinkron untuk membantu meningkatkan komunikasi bagi seluruh timnya — terutama bagi mereka yang bekerja di luar lokasi.

“Saya memiliki staf lapangan yang tidak dapat menghadiri makan siang dan belajar atau yang tidak dapat berada di depan komputer, jadi saya perlu memastikan bahwa saya menyesuaikan, menyusun, dan menyampaikan komunikasi dengan cara yang efektif,” Garrett dikatakan.

Bereksperimen dengan berbagai teknik dan alat komunikasi, tambah Pierce, adalah bagian penting dalam membangun strategi komunikasi di tempat kerja. Tingkat gesekan yang tinggi atau acara perusahaan yang jarang dihadiri - virtual atau lainnya - sering kali merupakan tanda gangguan komunikasi, katanya.

Sedang dalam proses

Orang-orang sekarang terbiasa bekerja dari rumah dan tidak melawan perjalanan lima hari. Fleksibilitas yang meningkat adalah keunggulan kompetitif dalam perang bakat saat ini, dengan peluang kerja jarak jauh dan hybrid yang meluas secara global.

Di Walker-Miller, Garrett memperluas pencarian timnya untuk posisi tertentu di luar lokasi situs utama Walker-Miller. Dia mengatakan dia juga fokus pada pencarian kumpulan bakat yang lebih luas yang melampaui keragaman dalam jenis kelamin dan ras dan termasuk veteran dan pensiunan.

Dari perspektif SDM, Garrett berfokus pada mengubah gagasan yang ada tentang praktik perekrutan dan menjadi kreatif dengan menemukan bakat.

“Kami telah melihat seberapa besar dampak kemampuan untuk berkomunikasi dan berkolaborasi tanpa tatap muka — atau bahkan tanpa tersedia pada waktu yang sama — terhadap perekrutan dan retensi bakat dan terus terang, produktivitas,” jelas Dubicki. “Praktek kerja berkembang, dan jika kita ingin terus membangun tim kita, pemikiran kita juga harus demikian.”