Email Tidak Akan Pernah Mati. Inilah Cara Membuatnya Lebih Baik

Kita semua benci email, bukan? Namun, survei baru yang dilakukan oleh TechSmith menunjukkan bahwa di sinilah sebagian besar komunikasi kita di tempat kerja terjadi.

Meski mengandalkan email, responden survei banyak berkomentar tentang betapa tidak efektifnya email. Ketika ditanya apa hambatan terbesar dalam komunikasi efektif di organisasi mereka, orang-orang menjawab dengan hal-hal seperti:

• “Terlalu banyak email yang diterima setiap hari. Kami belum tentu punya waktu untuk membaca semuanya.”
• “Email bolak-balik sangat tidak efisien dan dapat menyebabkan tenggat waktu terlewat.”
• “Orang-orang belum membaca email mereka.”

Jadi mengapa kita melakukan ini pada diri kita sendiri? Jika email akan tetap ada, dan penelitian menunjukkan hal tersebut, kita harus menggunakannya dengan lebih efektif sehingga kita semua dapat mencapai kotak masuk nol.

Dalam postingan ini, kami akan membahas mengapa email tidak kemana-mana, mengapa begitu sulit untuk memperbaikinya, dan langkah-langkah sederhana (dengan contoh!) yang dapat Anda ambil untuk memastikan orang benar-benar membaca pesan Anda.

Masa depan pekerjaan tidak sinkron

Penelitian baru menunjukkan format asinkron seperti pesan video muncul sebagai pengganti rapat.

Dapatkan Wawasan

Mengapa email tidak kemana-mana

Email adalah kebutuhan pokok sebagian besar komunikasi bisnis karena suatu alasan. Ini adalah cara yang lebih cepat dan efisien untuk mengkomunikasikan informasi daripada menyiapkan rapat dan memungkinkan Anda menjangkau orang-orang baik di dalam maupun di luar organisasi Anda dengan mudah.

Email juga menyediakan catatan tertulis tentang keputusan, permintaan, dan informasi berguna lainnya untuk diarsipkan dan dijadikan referensi di kemudian hari.

Apa yang membuat email sulit diperbaiki

Untuk mengirim email yang sukses, Anda harus menyampaikan pesan Anda secara efektif. Jika tidak, Anda akan menghadapi kesalahpahaman atau serangan pesan bolak-balik saat orang meminta klarifikasi. Email menghasilkan lebih banyak email.

Atau lebih buruknya, orang tidak mau membaca email Anda sama sekali.

Sayangnya, sifat email yang berbasis teks menyulitkan proses yang benar.

Email tidak memiliki isyarat non-verbal

Ketika Anda tidak dapat mendengar nada bicara seseorang atau melihat ekspresi wajah dan bahasa tubuhnya, Anda dapat dengan mudah salah menafsirkan maksud dari apa yang ingin mereka katakan. Apa yang tadinya dimaksudkan sebagai pesan ramah bisa saja secara tidak sengaja terkesan kasar atau negatif.

Tidak semua orang pandai menulis

Komunikasi email yang efektif bergantung pada keterampilan menulis yang kuat. Tidak semua orang mempunyai kemampuan mengungkapkan diri secara jelas dan ringkas secara tertulis, sehingga dapat menimbulkan kebingungan atau miskomunikasi.

Dinding teks? Berikutnya!

Beberapa hal sulit dijelaskan dengan teks. Untuk menghindari potensi kesalahpahaman, orang cenderung memberikan kompensasi yang berlebihan dengan memberikan terlalu banyak konteks atau klarifikasi.

Tidak ada yang punya waktu untuk membaca esai lima halaman selama hari kerja. Entah orang-orang akan melewatkan pesan Anda karena panjangnya menakutkan, atau poin-poin penting Anda akan hilang begitu saja.

Sampaikan pesan Anda lebih cepat dengan gambar dan video

Snagit memudahkan untuk menangkap layar Anda, menambahkan konteks, dan berbagi di mana saja.

Coba Snagit Gratis

5 cara sederhana untuk mengirim email yang lebih baik

Sepertinya tidak ada yang bisa Anda lakukan untuk menghentikan membanjirnya email yang menumpuk di kotak masuk Anda setiap hari. Masalahnya, jika Anda meluangkan waktu untuk meningkatkan permainan email Anda dan mengirimkan pesan yang lebih jelas dan ringkas, ini akan membantu mengurangi bolak-balik yang tidak perlu, sehingga menghemat sebagian waktu berharga Anda.

1. Langsung ke pokok persoalan dengan cepat

Jika Anda mengirim email karena membutuhkan seseorang untuk mengambil tindakan, jelaskan sejak awal. Menghindari perkenalan yang panjang dapat membantu memastikan permintaan atau tenggat waktu Anda tidak hilang begitu saja.

Jika menurut Anda konteks akan membantu, sertakan setelah Anda menyampaikan poin utama. Penerima Anda akan memiliki opsi untuk terus membaca jika diperlukan, dan Anda tidak akan membuang waktu mereka jika tidak melakukannya.

2. Tetap singkat

Anda juga ingin menjaga email Anda sesingkat mungkin tanpa meninggalkan rincian yang diperlukan. Ini tentu saja merupakan tindakan penyeimbang. Coba luangkan waktu sejenak sebelum Anda mulai mengetik untuk menjelaskan dengan jelas tujuan email tersebut. Apa yang Anda ingin orang lain lakukan? (Dan jika ada tenggat waktu, jangan lupa sebutkan!)

Tantang diri Anda dengan jumlah kata maksimal. Menurut Boomerang, sweet spot untuk sebuah email adalah sekitar 50-125 kata.

3. Sertakan visual untuk kejelasan

Apa pepatahnya? Sebuah gambar bernilai ribuan kata? Itu benar! Cara sederhana untuk membuat email lebih jelas dan ringkas adalah dengan memasukkan visual seperti tangkapan layar beranotasi, bagan, atau infografis untuk menjelaskan konsep atau mendemonstrasikan suatu proses.

Sebanyak 97% orang yang menggunakan gambar dalam komunikasi di tempat kerja menganggapnya efektif. Mereka melaporkan bahwa gambar mengurangi kesalahpahaman dan menghemat waktu.

Baik Anda mencoba menjelaskan suatu proses atau memberikan masukan pada suatu proyek, alih-alih mengetik penjelasannya, ambil tangkapan layar! Dengan alat tangkapan layar seperti Snagit, Anda dapat menangkap dek slide atau aplikasi yang Anda maksud dan menggunakan anotasi seperti panah atau info untuk menambahkan konteks.

4. Susun email Anda

Sedikit pemformatan akan sangat bermanfaat! Hindari teks berukuran besar yang dapat mengintimidasi atau sulit dibaca dengan membagi pesan Anda menjadi paragraf pendek. Jika Anda perlu menguraikan suatu proses atau langkah, gunakan daftar bernomor untuk memudahkan penerima membacanya.

5. Kirim video saja

Apa yang Anda lakukan ketika Anda perlu berbagi informasi yang tidak layak untuk ditemui namun terlalu sulit untuk disampaikan melalui email? Anda mengirim pesan video! Jangan biarkan saya memulai semua rapat yang bisa diganti dengan video.

Jika Anda kesulitan menyampaikan pesan, namun tidak dapat menemukan waktu di kalender orang tersebut, cobalah merekam pesan video yang cepat dan informal.
Rekam saja layar Anda (tentu saja kami merekomendasikan Snagit) saat Anda berbicara dengan seseorang melalui langkah-langkah proses atau masukan Anda tentang proyek mereka. Kemudian Anda dapat mengirimkan tautan ke video Anda melalui email yang dapat ditonton orang tersebut pada waktu yang sesuai untuk mereka. Tidak diperlukan pertemuan atau membaca novel.

Email tidak harus jelek

Dan itu dia! Mengubah cara Anda berkomunikasi mungkin tampak seperti tugas yang sulit, namun hal-hal kecil sering kali membawa perubahan terbesar. Mulailah dengan mencoba salah satu pendekatan ini dan lihat apa yang terjadi!

Kurangi bolak-balik yang tidak perlu dengan Snagit Connect Bundle

Tangkap layar Anda dan tambahkan konteks dengan Snagit lalu bagikan di mana saja dengan Screencast.

Belajarlah lagi