Etiket Email: 12 Aturan dan Tip Berguna

Etiket email bukanlah sesuatu yang kita ketahui sejak lahir. Namun, rasanya semua orang kecuali kami mengetahui aturan tidak tertulis dalam email profesional.

Untungnya, aturan ini tidak sulit setelah Anda mendapatkan gambaran utamanya. Kami di sini untuk memberi Anda tips yang akan membuat Anda menonjol. Dalam arti yang baik, kami berjanji!

Jadi apakah Anda baru mengenal komunikasi email profesional atau hanya ingin menyegarkan kembali, panduan ini cocok untuk Anda. Lagi pula, mengirim email tidak boleh membebani.

Mari pelajari praktik terbaik mengirim email sehingga Anda dapat meningkatkan komunikasi profesional Anda hanya dalam beberapa langkah.

Apa itu etiket email profesional dan mengapa itu penting?

Sederhananya, etiket email adalah cara Anda menulis email untuk komunikasi profesional. Aspek email yang berbeda memiliki tujuan yang berbeda pula, itulah yang kami bahas dalam panduan ini.

Etiket email penting karena berbagai alasan. Pertama, ini menentukan pola komunikasi dan mencerminkan profesionalisme Anda. Email yang ditulis dengan buruk dapat menyebabkan kesalahpahaman dan bahkan merusak hubungan.

Selain itu, etiket yang tepat dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas komunikasi, sehingga menghasilkan hubungan dan hasil yang lebih baik.

Email tidak diragukan lagi merupakan saluran komunikasi teratas untuk komunikasi di tempat kerja, jadi memahami etiket adalah hal yang penting jika Anda ingin sukses.

Aturan etiket email tak terucapkan itu penting

Mari kita bahas aturan terpenting yang harus Anda ikuti untuk komunikasi yang benar.

Alamat email profesional

Yang ini mudah. Saat Anda membuat akun, gunakan alamat email dengan nama Anda. Saya tahu kita semua memiliki pidato yang memalukan sejak masa muda kita, kita tidak ingin muncul kembali. Jika Anda masih menggunakannya, ayo buat yang baru!

Baris subjek yang sesuai dan informatif

Baris subjek Anda adalah pengantar email Anda. Atau, apa yang pertama kali dibaca oleh penerima Anda. Buat yang ini singkat, padat, dan informatif.

Misalnya, baris subjek yang bagus untuk email lamaran pekerjaan adalah: “Lamaran Posisi Asisten Penjualan.” Perhatikan bahwa baris subjek mencakup jabatan “Asisten Penjualan” dan tujuan “Lamaran”. Penerima akan tahu persis apa yang Anda jangkau – itulah tujuannya!

Salam & penutupan profesional

Salam yang tepat selalu berupa sapaan seperti “Halo, Selamat pagi, Sayang, dll” diikuti dengan namanya. Tambahkan awalan “Mrs, Ms, MR, Dr, dll” kapan pun Anda bisa.

Jika Anda tidak tahu namanya, jangan khawatir, cukup sapa saja. Dan jangan lupa menambahkan koma setelah salam.

Penutupan dan tanda tangan Anda juga akan menjadi standar. Akhiri email Anda dengan ucapan penutup seperti “Salam”, “Hormat kami”, atau “Terima kasih” tergantung konteksnya.

Kemudian, tutup email Anda dengan nama Anda atau blok tanda tangan email yang dipersonalisasi.

Tata bahasa dan ejaan yang tepat

Hal ini sudah jelas, namun mungkin yang paling sulit untuk diikuti. Saran terbaik kami adalah memeriksa ulang kata-kata Anda dan mengikuti aturan tata bahasa standar. Outlook dan Gmail memiliki pemeriksa ejaan, namun alat yang lebih canggih seperti Grammarly benar-benar dapat membawa tulisan Anda ke tingkat berikutnya.

Pertahankan nada profesional dan jangan terlalu sering menggunakan tanda seru. Kami tahu akan sulit untuk tampil ramah tanpa mereka, tetapi gunakanlah dengan hemat. Mereka dengan cepat menjadi kewalahan.

Jaga agar tetap ringkas

Tidak seorang pun ingin membuang waktu membaca email yang kikuk dan panjang. Penerima email Anda kemungkinan hanya menghabiskan sedikit waktu untuk menerima pesan Anda. Oleh karena itu, penting bagi kita untuk langsung ke pokok permasalahan dengan cepat.

Di baris pembuka Anda, sebutkan tujuan email Anda. Tindak lanjuti dengan beberapa informasi tambahan dan tutup dengan jangka waktu. Hal ini membuat komunikasi menjadi sangat mudah dan efisien bagi semua orang.

Jangan biarkan lampiran menyumbat kotak masuk

File besar adalah mimpi buruk terburuk di kotak masuk email. Mereka dapat mengacaukan kecepatan dan efisiensi kotak masuk penerima Anda.

Pilihan bijak adalah membagikan lampiran berukuran besar dengan tautan.

Screencast adalah aplikasi pihak ketiga yang membuat tautan unik untuk semua gambar dan video Anda. Anda kemudian dapat mengirimkan tautan itu alih-alih lampiran besar itu sendiri.

Plus, Anda dapat memulai percakapan pada gambar atau video yang Anda lampirkan. Tambahkan komentar, reaksi, dan terus berkolaborasi, semuanya dalam satu ruang.

Percayalah pada kami, penerima Anda akan berterima kasih karena Anda tidak memperlambat kotak masuk mereka.

Berkomunikasi dengan mudah dengan Snagit hari ini

Snagit memudahkan Anda membuat dan berbagi visual yang menarik dan mudah diikuti untuk email Anda!

Unduh Uji Coba Gratis

Membalas semua

Balas semua adalah alat yang hebat, namun juga bisa menjadi alat yang menakutkan. Saran kami adalah menggunakannya… dengan hemat. Ingatlah bahwa ketika Anda membalas semua, Anda membalas SEMUA.

Semua orang di thread ini akan mendapatkan email Anda kembali, yang merupakan alat hebat untuk komunikasi informasi massal. Namun, ini menjadi alat yang tidak terlalu bagus untuk pertanyaan yang spesifik dan individual.

Praktik terbaik yang mungkin tidak Anda ketahui

Etiket email bisnis seharusnya tampak lebih bisa dilakukan pada saat ini. Atau begitulah yang kami harapkan. Di bagian ini, kami akan membahas beberapa tip etiket email yang akan meningkatkan komunikasi Anda melebihi ekspektasi.

Tanggapi dengan segera

Cobalah untuk membalas email Anda dalam waktu 24 jam setelah menerimanya. Namun terkadang, kita tahu bahwa hal itu tidak realistis. Sebaliknya, prioritaskan pentingnya email Anda menggunakan Metode Eisenhower.

Hindari menggunakan email untuk informasi rahasia

Gunakan platform perpesanan yang aman atau percakapan tatap muka untuk informasi rahasia apa pun. Meskipun email biasanya bersifat pribadi, namun hal ini tidak mudah dilakukan. Seperti kata pepatah: lebih baik aman daripada menyesal.

Gunakan komunikasi visual untuk menghindari dinding teks yang panjang

Yang ini benar-benar merupakan pengubah permainan. Daripada email yang panjang dan membosankan, cobalah berbagi informasi melalui visual. Ini akan lebih efektif dan tidak membosankan bagi penerimanya.

Faktanya, studi TechSmith baru-baru ini menemukan bahwa 98% responden yang menggunakan video di tempat kerja mengatakan bahwa video berdampak pada efektivitas pesan mereka dalam berbagai cara, di antaranya dengan mengurangi kesalahpahaman, meningkatkan keterlibatan, dan menghemat waktu.

Gambar-gambar

Dengan mengirimkan gambar, Anda dapat dengan mudah menampilkan suatu proses, memberikan umpan balik, dan berbagi data. Komunikasi menjadi jauh lebih mudah jika jelas dan berkembang dengan bantuan visual.

Selain itu, tangkapan layar sangat mudah diambil. Dengan alat tangkapan layar seperti Snagit, Anda dapat menangkap layar, dan menambahkan anotasi bermanfaat kapan pun Anda membutuhkannya. Apakah Anda perlu menyebutkan detail penting, menggunakan Alat Langkah untuk menyorot suatu proses, atau menggunakan lebih banyak fitur, Snagit siap membantu Anda.

Setelah tangkapan Anda diedit dengan sempurna, bagikan tangkapan layar Anda dengan tautan unik. Kemudian, tempelkan ke platform perpesanan favorit Anda. Kami menduga ini melalui email!

Video

Video adalah alat yang luar biasa ketika Anda memerlukan demo atau tutorial singkat untuk diri sendiri atau tim Anda. Dengan kemampuan perekaman gambar-dalam-gambar dan Gambar Layar Snagit, Anda dapat meningkatkan email apa pun. Cukup tekan rekam dan segalanya menjadi mudah bagi Anda.

Sama seperti tangkapan layar, Anda dapat mengirimkan video Anda melalui email dengan membagikan tautan unik.

Bagikan tangkapan layar dan rekaman layar Anda dengan Snagit

Buat, edit, dan bagikan informasi dengan mudah kepada siapa pun menggunakan Snagit!

Unduh Uji Coba Gratis

Gunakan filter dan folder email agar tetap teratur

Terakhir, tetap terorganisir! Email hilang di lautan komunikasi yang kita terima setiap hari. Dan Anda tidak dapat menandai semuanya sebagai ditandai, itu juga akan membingungkan!

Sebaliknya, buat folder agar tetap teratur. Setelah Anda selesai membaca email, simpan saja di folder yang sesuai. Dengan begitu, Anda tidak akan pernah kehilangan email dan dapat merujuknya kembali dengan cepat kapan pun Anda membutuhkan informasi darinya.

Itu mengubah komunikasi Anda dan mengubah cara Anda bekerja. Tidak ada lagi waktu yang terbuang.

Kesimpulannya…

Jadi, mengirim email profesional tidaklah terlalu sulit. Beberapa konvensi mungkin sulit untuk diingat, tetapi itulah inti dari panduan ini. Jangan ragu untuk merujuk kembali kapan pun Anda membutuhkannya, tidak akan ada yang tahu!