12 Aturan Etiket Email untuk Komunikasi Sempurna

Anda tidak harus menjadi penulis ahli untuk menulis email. Namun, ada banyak hal yang perlu diperhatikan saat menulis email, terutama untuk komunikasi bisnis. Berikut adalah beberapa aturan etiket email yang perlu diingat untuk pesan profesional Anda.

Bidang Email

Tampaknya sederhana untuk mengisi bidang email Anda, tetapi tip ini dapat menyelamatkan Anda dari rasa malu dan membantu penerima Anda pada saat yang sama.

Periksa Ulang Alamat Penerima Anda

Jika Anda pernah mengirim email ke orang yang salah karena mengandalkan saran "pintar" dari aplikasi email Anda, maka Anda tahu betapa memalukannya hal itu.

Hanya perlu satu menit untuk memeriksa ulang nama dan alamat email penerima. Jika Anda memiliki aplikasi yang mengonversi alamat email menjadi nama penerima untuk tujuan tampilan, cukup klik panah itu atau arahkan kursor ke nama untuk tinjauan cepat.

Masukkan Baris Subjek Ringkas

Baris subjek yang Anda sertakan dengan email Anda harus ringkas dan bermakna. Hal ini memungkinkan penerima Anda untuk melihat dengan tepat isi email tersebut secara sekilas. Mereka bahkan dapat membaca email mereka dalam urutan kepentingan konten, di mana baris subjek masuk.

Cobalah untuk membuat baris subjek pendek tapi signifikan. Buatlah ringkasan singkat tentang isi pesan Anda.

Sertakan CC dan BCC Saat Bergaransi

Tidak semua penerima pesan Anda termasuk dalam baris Kepada. Anda dapat menggunakan bidang CC untuk menyalin orang lain yang membutuhkan email sebagai referensi atau bidang BCC untuk menyalinnya tetapi merahasiakan alamat email mereka.

TERKAIT: Apa Arti CC dan BCC di Email?

Pesan bidang Ke untuk orang yang Anda tuju pesannya dan tindakan apa pun yang Anda perlukan dari mereka. Untuk orang lain yang hanya perlu mengetahui pesan tersebut, apakah Anda menyembunyikan alamat email mereka atau tidak, gunakan baris CC dan BCC.

Badan Pesan

Jelas, badan email adalah tempat Anda memasukkan pesan Anda. Tetapi ada beberapa tip yang perlu diingat yang dapat membuat atau menghancurkan pesan itu.

Tambahkan Salam

Yang sangat penting saat menulis email bisnis adalah menambahkan salam. Awali pesan Anda dengan tepat dengan "Yang Terhormat", "Halo", atau yang serupa, diikuti dengan nama penerima.

Tidak ada yang mengatakan "Saya terlalu terburu-buru untuk khawatir" selain email tanpa salam.

Gunakan Font yang Mudah Dibaca

Meskipun tergoda untuk mengubah font pesan Anda menjadi sesuatu yang berbeda atau unik, itu tidak selalu menjadi pilihan terbaik bagi orang yang benar-benar membaca email tersebut.

TERKAIT: Berhenti Mengubah Font Email Anda

Gunakan font bawaan yang mudah dibaca seperti Arial atau Times New Roman. Tidak hanya font klasik ini standar untuk sebagian besar klien email, tetapi juga lebih mudah dibaca daripada skrip dan lebih profesional daripada opsi yang terlalu kasual.

Sertakan Tanda Tangan

Mirip dengan menghilangkan salam, tidak menandatangani email Anda bisa dianggap tidak profesional. Dan dengan penutup itu, Anda harus menyertakan detail dasar yang dibutuhkan penerima Anda.

Tanda tangan email bervariasi, tetapi dapat menyertakan nama lengkap, perusahaan, jabatan, nomor telepon, situs web, dan tautan ke media sosial Anda. Apakah Anda memiliki semua detail itu di tanda tangan Anda atau hanya nama Anda, pastikan untuk menambahkannya di akhir pesan Anda.

Nada dan Profesionalisme

Bersamaan dengan dasar-dasar mengisi bidang email dan menyusun isi pesan Anda, pertimbangkan kata-kata Anda. Apakah Anda ingin menggunakan semua huruf besar untuk menekankan suatu hal? Haruskah Anda memasukkan sedikit humor sarkastik? Mari selami lebih dalam.

Hati-hati dengan Caps dan Format

Anda mungkin tergoda untuk menggunakan huruf besar semua, teks tebal, atau garis bawah untuk menekankan kata-kata Anda. Tetapi terlalu banyak dari ini dalam sebuah pesan mengalahkan tujuan dan dapat menyampaikan pesan yang agresif.

Cobalah untuk menghindari semua huruf besar. Anda tidak ingin penerima Anda merasa seolah-olah Anda sedang membentaknya. Dan gunakan pemformatan font seperti huruf tebal, miring, dan garis bawah dengan hemat dan hanya jika diperlukan.

Minimalkan Humor dan Emoji

Sementara kebanyakan orang menikmati sedikit humor sesekali, itu tidak selalu mendapat tempat di email. Alasannya, penerima tidak dapat melihat bahasa tubuh Anda atau mendengar tawa Anda. Dalam komunikasi tertulis, humor terkadang dianggap tidak pantas atau bahkan menyinggung, meskipun Anda tidak bermaksud demikian.

TERKAIT: Cara Memasukkan Emoji di Email Outlook

Seiring dengan menghilangkan humor, cobalah untuk tidak menggunakan emoji secara berlebihan di email Anda. Sementara smiley atau acungan jempol dapat bermanfaat dalam obrolan atau pesan teks, mereka dapat menyampaikan nada tidak profesional dalam email bisnis.

Tambahkan Lampiran yang Diperlukan

Kita semua pernah melakukannya setidaknya sekali. Kami memberi tahu penerima bahwa kami mengirimi mereka file dan kemudian lupa melampirkannya. Luangkan waktu sejenak sebelum menekan Kirim untuk memastikan Anda telah menyertakan semua lampiran yang diperlukan.

Selain itu, beberapa layanan email seperti Gmail dan Microsoft Outlook menawarkan fitur untuk mengingatkan Anda tentang lampiran yang terlupakan. Manfaatkan alat yang bermanfaat ini sehingga Anda tidak perlu menindaklanjuti email Anda dengan pesan lain yang berisi file tersebut dan permintaan maaf.

Komunikasi Sopan

Beberapa aturan etiket email tidak ditetapkan secara kaku, tetapi dapat berupa sopan, perhatian, dan membantu.

Pertimbangkan Pesan Ringkas untuk Seluler

Dengan semakin banyaknya email yang dilihat di perangkat seluler, pertimbangkan hal ini saat menulis email Anda. Hilangkan kata-kata yang tidak perlu dan langsung ke intinya. Tidak ada yang lebih buruk daripada membuka email penuh teks di ponsel Anda yang memerlukan pengguliran terus menerus.

Jadwal Pengiriman Selama Jam Kerja

Jika Anda menggunakan fitur penjadwalan email praktis yang ditawarkan banyak klien email, pertimbangkan kapan Anda menjadwalkan pengiriman itu. Mengirim email tepat di penghujung hari kerja atau bahkan di tengah malam tidaklah baik.

TERKAIT: Cara Menjadwalkan Email di Outlook

Cobalah menjadwalkan email untuk hari kerja dan selama jam kerja, kecuali Anda memiliki alasan kuat untuk tidak melakukannya.

Persingkat URL yang Panjang

Satu tip terakhir untuk bersikap sopan adalah tentang tautan yang Anda sertakan di email Anda. Mirip dengan menulis pesan singkat untuk pemirsa seluler, Anda dapat melakukan hal yang sama saat menyertakan tautan. Pertimbangkan untuk menggunakan pemendek URL seperti Bitly atau menautkan ke teks.

Daripada tautan yang memakan terlalu banyak ruang dalam pesan Anda, Anda dapat mengurangi ukurannya dan tetap mendapatkan tautan ke penerima Anda.

Semoga beberapa aturan etiket email ini adalah yang Anda rencanakan untuk digunakan untuk pesan bisnis Anda sendiri di masa mendatang. Dan jika Anda mengirim pesan yang ingin Anda tarik kembali, lihat cara menarik kembali email di Outlook atau cara membatalkan pengiriman pesan di Gmail.