Bagaimana cara mengunduh semua email dari server di Outlook?

Outlook adalah antarmuka email utama untuk pengguna Microsoft Exchange Server. Itu disinkronkan dengan server untuk mengambil dan mengirim email dengan cepat dan mudah. Tidak masalah apakah klien email Anda adalah Outlook.com, Hotmail, atau bahkan pihak ketiga seperti Gmail, Anda dapat dengan mudah mengatur akun Anda dan mulai mengirim semua email kantor tersebut.

Karena itu adalah email Anda, Anda tentu saja menginginkan kemampuan untuk membukanya kapan saja. Anda dapat bergantung pada Outlook untuk menampilkan email apa pun yang Anda perlukan, tidak peduli berapa bulan telah berlalu sejak Anda menulisnya. Atau bisa? Ternyata, semuanya tidak sesederhana itu. Outlook tidak menampilkan semuanya secara default: sebagian besar email Anda tetap berada di Microsoft Exchange Server, sementara hanya sebagian yang tersedia untuk Anda di Outlook.

Jika Anda menggunakan Outlook 2019, 2016, 2013, atau Outlook untuk Office 365, Anda tidak bisa mendapatkan akses instan ke email lama Anda tanpa mengubah pengaturan kotak masuk. Meskipun email Anda disimpan di server selamanya jika Anda menginginkannya, Anda mungkin mengharapkan kenyamanan juga memiliki salinan lokal. Namun, cara Outlook disiapkan, ia mengunduh email Anda hingga 12 bulan ke disk lokal Anda. Jika Anda perlu membaca email yang lebih lama dari tanggal ini, Anda harus mengambil tindakan yang sesuai untuk memaksa Outlook mengunduhnya dari server.

Mengapa Outlook Memiliki Batas Unduhan Email?

Anda mungkin bertanya-tanya mengapa situasinya seperti ini. Itu karena Microsoft Office membuat beberapa pengaturan cerdas ketika diinstal pada sistem Anda. Ini memeriksa semua perangkat keras Anda dan membuat penyesuaian yang diperlukan untuk memungkinkan program berjalan secara optimal di sistem. Sehubungan dengan Outlook dan email perusahaan, pemeriksaan yang dilakukan pada perangkat keras Anda digunakan untuk mengatur parameter unduhan.

Jelas, itu mencoba membantu, tetapi programnya bisa menjadi usil. Setelah memeriksa hard disk Anda untuk memverifikasi berapa banyak ruang yang tersisa, secara otomatis menyesuaikan batas waktu yang menentukan berapa banyak email Anda yang disimpan secara lokal. Semakin banyak ruang disk yang tersedia, semakin banyak bulan email yang diunduh. Perhitungan dibuat sesuai dengan rumus berikut:

• Jika ruang disk kosong hingga 64 gigabyte, email hingga 12 bulan secara otomatis diunduh ke komputer Anda.
• Jika ruang disk kosong berada di antara 32 gigabyte dan 64 gigabyte (tidak termasuk salah satu nomor), email tiga bulan secara otomatis diunduh ke komputer Anda.
• Jika jumlah ruang kosong pada disk kurang dari 32 gigabyte, hanya email senilai satu bulan yang disimpan di penyimpanan lokal komputer Anda.

Anda mungkin bertanya-tanya apa yang diributkan dan mengapa pengaturannya tidak bisa diatur ke "unduh semua email" atau yang serupa. Sebenarnya, bertentangan dengan kepercayaan populer, email dapat menghabiskan banyak penyimpanan. Mereka yang menjalani kehidupan sibuk yang sarat email sering kali menemukan bahwa banyak sekali ruang yang telah digunakan baik oleh email yang dikirim maupun yang diterima. Jika Anda tidak memantau penggunaan disk Anda, Anda mungkin terbangun untuk menemukan semua ruang Anda telah ditelan oleh korespondensi bisnis Anda.

Microsoft juga mengetahui hal ini. Itulah sebabnya Office dirancang untuk menyesuaikan parameter penyimpanan secara otomatis, seperti batas penyimpanan email lokal default untuk Outlook. Biasanya, ini tidak masalah; kemungkinan besar Anda tidak membutuhkan banyak email dari tahun-tahun sebelumnya. Selain itu, terlepas dari pengaturannya, Anda masih mendapatkan akses lokal ke tugas, janji temu kalender, dan kontak Anda.

Ingatlah bahwa keefektifan pengaturan ini bergantung pada jenis klien email yang Anda gunakan. Jika Anda menggunakan salah satu penyedia layanan email lokal Microsoft seperti Hotmail, Outlook, atau 0365, pengaturannya akan memengaruhi jumlah email yang tersedia secara lokal. Prinsip yang sama berlaku untuk sebagian besar layanan email bisnis populer. Namun, jika Anda menggunakan penyedia publik seperti Gmail, Yandex atau Yahoo, Anda tidak perlu khawatir karena pengaturan tidak akan berpengaruh. Semua email Anda di Microsoft Exchange Server akan memiliki salinan lokal yang disimpan di penyimpanan internal komputer Anda.

Cara Membuat Outlook Mengunduh Semua Email Dari Server

Server di sini secara alami mengacu pada Microsoft Exchange Server. Sementara beberapa bisnis membeli lisensi untuk meng-host Exchange Server di tempat, yang lain beralih ke penyedia server Exchange-as-a-Service pihak ketiga. Popularitas Exchange Online, versi cloud dari layanan yang dihosting oleh Microsoft sendiri, juga meningkat.

Terlepas dari mode Exchange yang digunakan, fungsi utamanya tetap sama: agen transfer pesan yang mengirim email antar komputer. Pesan dibaca di kedua ujungnya melalui klien email, dalam hal ini, Outlook.

Intinya, dengan menggunakan Exchange, semua email yang pernah Anda kirim dan terima disimpan di Exchange Server untuk selama-lamanya. Tentu saja, penyimpanan email Anda yang abadi tunduk pada hal-hal seperti batas penyimpanan cloud untuk masing-masing akun dan penggunaan akun yang berkelanjutan. Intinya tetap bahwa dalam keadaan normal, Anda masih dapat melihat email Anda, termasuk yang benar-benar lama, bahkan jika mereka tidak disimpan di komputer Anda.

Jadi, apa yang dapat Anda lakukan untuk mengunduh semua email dari server ke Outlook? Jika Anda ingin melihat semua email Anda di Outlook, ada dua cara.

Metode 1: Gunakan tautan "Lainnya" di Outlook

Outlook untuk Office menawarkan cara mudah untuk menambah jumlah email yang ditampilkan dalam folder. Dengan asumsi bahwa Anda telah mempertahankan akun untuk waktu yang lama atau memiliki riwayat email yang panjang, aplikasi biasanya hanya akan menampilkan email terbaru. Tetapi Anda dapat memaksa Outlook untuk mengunduh semua email IMAP — atau menampilkannya, setidaknya.

Saat Anda berada di folder seperti Kotak Masuk atau Terkirim di Outlook dan gulir ke bawah, Anda segera mencapai akhir email yang ditampilkan. Di sana, Anda akan melihat pesan yang memberi tahu Anda bahwa Anda dapat mengklik tautan untuk melihat lebih banyak pesan:

Ada lebih banyak item dalam folder ini di server

Klik Di Sini untuk melihat lebih banyak email di Microsoft Exchange

Setelah Anda mengklik tautan "Klik Di Sini untuk melihat lebih banyak email di Microsoft Exchange", Outlook akan mengunduh email lainnya untuk folder tersebut ke komputer Anda. Ini hanya berfungsi jika Anda memiliki koneksi internet. Plus, hanya email untuk folder tertentu yang diunduh. Jadi, jika Anda berada di folder Terkirim, Anda hanya mendapatkan semua email yang pernah Anda kirim.

Prinsip ini berlaku jika Anda melakukan pencarian kotak surat. Saat Anda mengetik kueri penelusuran dan hasilnya ditampilkan, jika ada banyak email yang cocok dengan istilah penelusuran, Anda mungkin melihat yang berikut di bagian bawah halaman hasil:

Menampilkan hasil terbaru …

Lagi

Mengeklik tautan Lainnya akan mengunduh email lainnya yang cocok dengan kueri penelusuran Anda.

Jika Anda ingin melihat semua email Anda dalam folder tertentu secara sekilas, Anda dapat masuk ke akun Anda melalui aplikasi web untuk Outlook. Itu membawa Anda ke antarmuka Microsoft Exchange Server untuk akun Anda, dan Anda dapat melihat semua yang disimpan di sana.

Metode 2: Ubah Pengaturan "Mail to Keep Offline" di Outlook

Ini adalah pengaturan yang menentukan berapa bulan email yang disimpan Outlook di komputer Anda. Ingatlah bahwa ini hanya berfungsi saat menggunakan klien email Microsoft atau penyedia layanan email bisnis yang dikenal. Anda dapat menambah jumlah surat yang disimpan atau bahkan menguranginya. Anda juga dapat memberi tahu Outlook untuk menyimpan setiap email Anda secara lokal.

Menurut Microsoft:

Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 dan Outlook untuk Office 365 menyediakan opsi 1, 3, 6, 12, atau 24 bulan, atau Semua. Outlook 2019, Outlook 2016, dan Outlook untuk Office 365 menyediakan opsi tambahan 3 hari, 1 minggu, dan 2 minggu.

Tanpa basa-basi lagi, inilah yang perlu Anda lakukan:

• Luncurkan aplikasi Outlook.
• Buka tab File.
• Pilih opsi tarik-turun Pengaturan Akun.
• Saat opsi diperluas, pilih Pengaturan Akun.
• Di jendela Pengaturan Akun, pilih tab Email.
• Jika Anda memiliki beberapa akun di Outlook, akun tersebut akan ditampilkan di sini. Pilih yang pengaturannya ingin Anda sesuaikan, lalu klik tombol Ubah.
• Dialog Ubah Akun ditampilkan. Pastikan bahwa kotak centang Gunakan Mode Pertukaran Tembolok dicentang.
• Pindahkan penggeser “Email untuk tetap offline” ke jumlah tahun, bulan, hari, atau minggu yang diinginkan. (Jika penggeser berwarna abu-abu, administrator Anda mungkin telah memblokir Anda untuk mengubah setelan.)
• Klik tombol Berikutnya.
• Sebuah pop-up muncul meminta Anda untuk mengkonfirmasi perubahan konfigurasi. Klik Oke.
• Klik Selesai dan mulai ulang Outlook.

Anda akan segera melihat pesan yang memberi tahu Anda bahwa "Folder Anda terbaru" di bagian bawah Outlook. Ini hanya muncul setelah Outlook selesai mengunduh semua pesan Anda dari Microsoft Exchange Server.

Hanya pilih opsi Semua jika ada cukup penyimpanan. Pengaturan Anda harus sesuai dengan jumlah ruang pada disk Anda. Jika Anda memilih opsi untuk mengunduh semua email ke disk dengan ruang terbatas, masalah tidak dapat dihindari. Kami menyarankan Anda menghapus semua item yang tidak diinginkan dari penyimpanan Anda terlebih dahulu untuk mengosongkan lebih banyak ruang.

Tentu, Anda mungkin merasa sulit untuk memutuskan apa yang harus dihapus dari penyimpanan Anda, jadi kami di sini untuk membantu Anda. Tahukah Anda bahwa selain file yang jelas di sistem Anda, ada juga file sampah yang tidak berguna selain menggelembungkan penggunaan penyimpanan Anda? Tentu saja, Anda ingin menyingkirkannya, tetapi menemukan di mana mereka berada mungkin menjadi masalah.

Untuk mengatasi teka-teki ini, kami sarankan Anda mengunduh Auslogics BoostSpeed. Perangkat lunak ini dirancang untuk menghapus semua jenis sampah PC, seperti file sementara sistem dan pengguna yang tidak diperlukan, cache browser web, log kesalahan yang tidak digunakan, file Pembaruan Windows yang tersisa, cache Microsoft Office yang tidak diperlukan, dan banyak lagi. Setelah scan, Anda akan melihat gigabyte ekstra ruang disk yang diambil kembali. Sebagai bonus, BoostSpeed ​​menemukan dan menghapus semua penyebab perlambatan sistem, memastikan kinerja PC Anda lebih baik dan lebih stabil dari sebelumnya.