Bagaimana Transformasi Digital Berbasis Strategi Membangun Kesuksesan

Sesi berikut dipresentasikan di Educause 2019 oleh Vince Kellen, Chief Information Officer (CIO), University of California San Diego; Orlando Leon, CIO, Universitas Negeri California, Fresno; Helen Norris, Wakil Presiden & CIO, Universitas Chapman; dan Phil Ventimiglia, Chief Innovation Officer, Universitas Negeri Georgia.

Untuk melayani populasi siswa yang berkembang dan beragam, Universitas Negeri Georgia mengambil lebih dari sekadar bagiannya dalam inovasi digital dalam pendidikan tinggi. Bagi Phil Ventimiglia, Chief Innovation Officer, mencapai efisiensi yang lebih besar adalah suatu keharusan untuk memberikan pengalaman terbaik di seluruh kampus.

“Kita harus memanfaatkan teknologi,” kata Phil. “Tidak ada cukup orang dan staf untuk memberikan siswa semua yang mereka butuhkan sebaliknya.”

Inovasi dengan nama lain?

Sekarang dinobatkan sebagai salah satu universitas paling inovatif di Amerika Serikat, tidak mengherankan jika banyak perubahan di Negara Bagian Georgia memenuhi syarat sebagai transformasi digital (DX). Phil, bagaimanapun, tahu tidak ada istilah tunggal yang dapat menyampaikan lapisan multi-segi pekerjaan yang diperlukan untuk perubahan yang langgeng.

“Istilah 'transformasi digital' sendiri tidak ada artinya selain untuk memasarkan sebuah konsep yang sedang berjalan dalam sebuah kemasan baru. Inovasi adalah proses yang berkelanjutan,” katanya.

Wakil Presiden dan Kepala Informasi Universitas Chapman Helen Norris memiliki pandangan yang sama. Sebagian besar, Helen ingin memastikan istilah tersebut melampaui buzz saat ini untuk mengomunikasikan besarnya pengaruhnya, dan lebih memilih istilah yang lebih universal.

“Saya akan lebih fokus pada inovasi daripada transformasi digital,” katanya. “Dengan transformasi digital, sepertinya teknologi memimpin. Sebaliknya, strategi harus memimpin. Secara khusus, itu harus berakar pada rencana strategis universitas.”

Lindungi ide-ide baru, bersama-sama

Sebagai universitas riset dengan pertumbuhan tercepat ketiga di negara ini, Phil melihat semua orang di Georgia State berkontribusi pada pola pikir yang inovatif.

“Anda tidak bisa mengatakan bahwa beberapa orang adalah inovator dan beberapa tidak,” jelasnya. “Setiap orang dalam organisasi harus fokus pada inovasi.”

Untuk itu, Georgia State mendorong semua fakultas dan staf untuk bekerja sama dalam ide-ide baru. “Kami memiliki DNA di dalam universitas kami untuk bereksperimen, mencoba hal-hal baru,” katanya. Ini sering kali mencakup bekerja lintas departemen pada proyek yang menantang. “Kami harus keluar dari silo kami. Kami bekerja sangat erat di semua area.”

Aspek kerja sama tim sangat penting. “Inovasi tidak bisa dimiliki oleh siapa pun,” kata Phil. “Dalam pengalaman saya ketika Anda mencoba membuat satu orang mendorong inovasi, itu seperti seseorang menabrak dinding bata. Kolaborasi adalah apa yang benar, dan apa yang berhasil.”

Vince Kellen, Chief Information Officer (CIO) di University of California San Diego, melihat kegiatan tersebut lebih selektif.

“Inovasi adalah hal yang rumit,” akunya. “Tidak semua orang suka melakukan inovasi. Beberapa suka melakukannya, dan mereka seharusnya tidak melakukannya.”

Kadang juga kebalikannya, jelasnya. "Beberapa berinovasi, dan tidak tahu mereka melakukannya."

Misalnya, meskipun bukan tujuan mereka, fakultas yang meluncurkan Pusat Pengoptimalan Cloud baru menemukan bahwa percontohan secara tidak sengaja menemukan beberapa informasi dan proses baru yang inovatif.

Untuk menghindari kecenderungan sifat manusia menuju status quo, ide-ide baru seringkali membutuhkan dukungan ekstra.

“Menempatkan inovasi dalam agenda itu penting,” Vince menekankan. “Terkadang inovasi terbaik membutuhkan pertahanan dan perlindungan yang ekstrim. Terkadang bagian lain dari organisasi akan mencoba membunuh inovasi itu.”

Vince juga mencatat, jika tidak didukung dari atas ke bawah, terkadang agen perubahan sendiri juga menjadi sasaran. Agar perubahan dapat bertahan, penting untuk mempertahankannya saat masih muda.

“Orang-orang yang melakukan inovasi membutuhkan perlindungan,” sarannya. “Kami melindungi mereka dari naluri organisasi untuk mengeksekusi [inovasi] terlalu dini, atau membunuhnya.”

Hubungan sebagai sumber daya

Dalam beberapa hal, universitas yang lebih kecil memiliki keuntungan dalam hal transisi. Helen mencatat bahwa lingkungan yang lebih kecil bisa lebih gesit.

”Anda tidak memiliki jumlah birokrasi yang sama untuk menyelesaikan hal yang sama,” jelasnya.

Bagian dari ketangkasan ini berasal dari koneksi manusia yang lebih mapan. “Karena kamu lebih kecil, kamu secara pribadi tahu setengah dari fakultas,” kata Helen. “Anda dapat memanfaatkan hubungan itu saat Anda melakukan hal-hal inovatif dan menciptakan perubahan.”

Namun, ada kerugian berada di organisasi yang lebih kecil. "Anda memiliki staf yang lebih kecil," kata Helen. “Anda hanya tidak memiliki sumber daya untuk melakukan beberapa hal menyenangkan. Jadi Anda melakukan kemitraan dengan vendor dan orang lain di komunitas.”

Vince memperingatkan bahwa institusi yang lebih besar memiliki pro dan kontra yang sama, dalam hal transformasi digital.

“Kami memiliki ilusi lebih banyak sumber daya di universitas yang lebih besar,” katanya. "Tapi inovasi adalah barang 'garage band'."

Dengan lebih dari $1,4 miliar dana penelitian per tahun, ada banyak gangguan lain, dan mungkin sulit untuk menarik perhatian fakultas. Anda harus menemukan titik kolaborasi dan mengetahui fakultas Anda untuk mempromosikan perubahan yang langgeng. Idealnya, ini dapat diterjemahkan menjadi peluang bagi fakultas atau staf, untuk membuat pengalaman mereka lebih baik, atau lebih baik bagi siswa mereka. “Memiliki hubungan dengan fakultas-fakultas itu adalah kuncinya,” katanya.

Orlando Leon, Chief Information Officer, California State University, Fresno, setuju, tetapi menekankan pentingnya kepemimpinan kampus yang bersedia mengambil risiko.

“Transformasi digital perlu top-down dan bottom up,” desak Orlando. “Ini harus dimulai dari suatu tempat. Anda harus mampu memimpin tingkat perubahan ini.”

Bahkan di tengah resistensi, penting untuk mengumpulkan dukungan, meskipun itu berarti memulai dari yang kecil. "Bermitra dengan rekan kerja," saran Orlando. "Kamu tidak harus memulai dengan melompati bulan."

Kompleksitas dengan perubahan

Tantangan utama di awal adalah tidak mengejar semua solusi digital baru yang tersedia. Meski menggoda, seringkali berujung pada penggunaan alat yang mengilap untuk hal yang salah.

“Saya pikir semua orang terpikat dengan teknologi dan gagal memahami bahwa kompleksitasnya sangat besar, Vince menjelaskan. “Semua teknologi pendidikan secara konsisten meremehkan 10 persen terakhir dari dukungan yang dibutuhkan untuk transformasi digital.”

Untuk proyek yang berhasil, memiliki tim TI yang solid akan membantu. Phil mencatat bahwa Georgia State biasanya melakukan 40-50 integrasi baru per tahun, dan bahwa tim TI mereka yang kuat memungkinkan mereka untuk mengintegrasikan teknologi baru dengan cepat.

Demikian pula, tim TI yang kuat dapat menjaga semuanya berjalan lancar pada saat yang sama sistem baru sedang diinstal. “Sistem inti masih perlu bekerja,” kata Orlando. “Saya mendorong tim kami untuk melakukan semua fungsi inti kami dengan baik.”

Tantangan meta TI — kerjakan ulang fondasinya sendiri

Pendidikan tinggi harus mengukur 'punuk' teknologi yang tak terbantahkan untuk benar-benar berada di tempat yang bagus untuk transformasi digital saat ini. Vince mencatat bahwa menyingkirkan sistem mainframe bisa menjadi lompatan besar ke depan.

“Transformasi digital terbesar ada di dalam pekerjaan TI itu sendiri,” katanya. “Itu akan beralih dari lingkungan rekayasa perangkat lunak 'homebrew' ke DevOps, yaitu kami akan mengelola data dan analitik dan tidak lagi melakukan pengembangan perangkat lunak."

Layanan cloud memungkinkan fokus yang lebih baik pada tujuan program lain juga. “Pertumbuhan sarjana adalah prioritas,” kata Vince. “Ada strategi menarik yang kami susun secara online.”

Phil mencatat bahwa Negara Bagian Georgia berfokus pada perspektif siswa, yang bertujuan untuk membuat seluruh perjalanan siswa menjadi lebih mudah. "Kami berdedikasi untuk membuat tempat di mana siswa dapat berhasil," katanya.

Elemen manusia dari perubahan

Dalam semua jenis transformasi proses, tatap muka dengan fakultas adalah suatu keharusan.

“Terlepas dari kenyataan bahwa itu digital, sentuhan manusia sangat penting,” Helen menjelaskan. “Anda perlu mengerjakan proyek digital bersama-sama dengan fakultas yang akan terpengaruh.”

Mendukung fakultas yang sudah sibuk memastikan mereka memiliki insentif intelektual dan emosional untuk melalui perubahan yang sulit di tempat pertama.

Phil setuju, mencatat bahwa dengan perubahan paling inovatif yang dilakukan bukan oleh fakultas penelitian tetapi fakultas penuh waktu, tujuannya termasuk menyambut upaya tersebut dengan cara yang penting bagi instruktur. Dia ingin memastikan instruktur memiliki bantuan untuk mengatasi masalah. “Kami ingin memberi mereka lebih banyak dukungan. Ketika ada batu sandungan, mereka membutuhkan waktu untuk menyelesaikannya, "katanya. "Kita perlu memastikan bahwa kita tidak menghukum risiko."

Aspek manusia sangat penting. “Bagaimana kita memastikan bahwa kita menjadi sorotan dan mereka mendapatkan pujian atas pekerjaan hebat yang mereka lakukan?,” tanya Phil. “Pada akhirnya, kami ingin mereka mendapat penghargaan dan kemajuan karir mereka.”

Vince setuju bahwa memelihara motivasi untuk berubah adalah komponen mendasar untuk mendorong fakultas mengadopsi cara-cara baru dalam melakukan sesuatu.

“Bagaimana manusia menguasai teknologi untuk melayani naluri biologis sosial mereka?,” tanyanya. “Karena itulah yang sebenarnya terjadi di sini. Untuk menjaga elemen humanistik dan bekerja dari sana.”

Mengubah siswa dengan keterampilan digital baru

Phil mencatat bahwa transformasi digital yang sukses harus mendorong tingkat literasi digital berikutnya pada siswa. Meskipun secara terbuka setuju untuk mencoba alat digital baru, tantangannya adalah menyediakan alat dan aktivitas terbaik untuk setiap program gelar.

“Bagaimana kita mempersiapkan siswa untuk bersaing dalam ekonomi abad ke-21 ini?,” tanyanya. “Sebagai pemimpin dalam pendidikan tinggi, kita berada dalam revolusi industri keempat dan secara fundamental mengubah pendidikan tinggi. Kita sudah melihat pergeseran glasial ini. Cara kami menyampaikan pengajaran dan pembelajaran sedang berubah.”

Misalnya, setelah meluncurkan uji coba literasi digital di perguruan tinggi kehormatan, siswa Negara Bagian Georgia menyelesaikan proyek visualisasi menggunakan perangkat lunak Tableau/pemetaan untuk membantu mereka lebih memahami pentingnya suatu peristiwa sejarah. Universitas sedang menjajaki jalur literasi digital yang mencakup pembelajaran berdasarkan pengalaman, pembelajaran berbasis proyek, dan proyek dunia nyata dalam kemitraan dengan organisasi di Atlanta. Phil melihat kewajiban untuk membantu mengantar perubahan ini.

"Ini adalah roda terus-menerus tentang bagaimana kita menggerakkan jarum," kata Phil. “Bagaimana kita bisa terus meningkatkan keterampilan siswa sehingga mereka tidak hanya kompetitif, tetapi juga unggul. Sebagai pemimpin teknologi, adalah kewajiban kita untuk menjadi pemimpin pemikiran itu dan bertanya bagaimana kita dapat melayani para siswa itu dengan lebih baik agar berhasil dalam ekonomi dunia baru ini,'” katanya.

Di Fresno, mahasiswa di California State University bekerja dengan bot kesehatan, melakukan pembelajaran interdisipliner, dan bekerja sama dengan siswa pra-K12 untuk mempelajari blockchain. Khususnya di wilayah geografis mereka, keakraban dengan alat-alat digital berpotensi membuat perbedaan besar bagi para siswa ini.

“Keterampilan ini sangat bagus. Hanya 11 persen pekerjaan di lembah membutuhkan gelar empat tahun, ”jelas Orlando. “Siswa kami harus siap untuk menghindari digantikan oleh otomatisasi.”

Bekerja di sisi administrasi TI, Orlando mencoba memudahkan instruktur untuk mengetahui tentang alat dan sumber daya baru — dan kesadaran berkembang.

“Kami menemukan bahwa fakultas tidak tahu bahwa mereka memiliki dukungan ini,” katanya. “Kemampuan kita untuk berubah dan melakukan sesuatu meningkat.”.

Data yang lebih baik untuk meningkatkan hasil

Transformasi digital telah menempatkan proses yang mengumpulkan informasi strategis dan menggunakannya untuk keuntungan hasil siswa. Phil berkomentar bahwa Negara Bagian Georgia telah melihat peningkatan yang signifikan dalam tingkat kelulusan.

Khususnya, timnya menggunakan data untuk membantu mengetahui waktu kelas mana yang paling dibutuhkan, dan kemudian menentukan cara mendistribusikan kelas secara optimal untuk memanfaatkan waktu utama dengan sebaik-baiknya.

“Kami terus melihat apa bagian selanjutnya yang bisa kami lihat, untuk mendapatkan peningkatan setengah persen berikutnya,” katanya.

Perubahan terjadi secara perlahan

Vince mengatakan bahwa tidak semua perubahan akan terjadi dengan cepat, dan tidak apa-apa. Sementara beberapa hal telah berubah secara signifikan, yang lain — seperti pertemuan tatap muka — tetap sama.

“Dibandingkan dengan mesin pembakaran untuk petani, yang menghasilkan peningkatan produktivitas 1.000%, transformasi digital di pendidikan tinggi jauh lebih bernuansa,” katanya. “Ada infus digital, tetapi banyak langkah maju yang sederhana.”

Pendekatan langkah untuk berubah adalah cara lain yang baik untuk menetapkan harapan. “Pikirkan model SAMR,” kata Orlando. “Pertama Anda mengganti digital untuk berbasis kertas. Teknologi ada hari ini, Anda hanya perlu melakukannya.”

Mungkin yang paling penting, untuk semua transformasi digital, pastikan semua orang memahami peran sebenarnya dari teknologi adalah menggunakan data dan sistem untuk memperkuat bagian terbaik dari pendidikan tinggi.

"Saya melihat ini mirip dengan apa yang terjadi di ritel," kata Phil. “Ada banyak hype bahwa semua batu bata dan mortir akan hilang. Sebaliknya, kami melihat perusahaan seperti Amazon membangun kehadiran fisik. Digital telah meningkatkan nilai ritel, sehingga memperluas hubungan dengan konsumen.”

Hal yang sama berlaku di pendidikan tinggi, karena memperluas kemungkinan dalam mengajar dan memperluas pilihan siswa.

Sejauh bagaimana menjadi sukses dengan transformasi digital, dibutuhkan banyak orang yang bekerja sama menuju gambaran yang lebih besar. “Ini bukan *satu* hal yang perlu Anda lakukan untuk kesuksesan DX,” kata Phil. "Ini ratusan hal."