Solusi Manajemen Aset Digital – Mengapa Perusahaan Anda Membutuhkannya

Uang

Jika perusahaan Anda berada pada titik di mana ia mengirimkan aset digitalnya ke seluruh dunia, baik melalui situs web Anda, saluran media sosial, atau buletin email, bisnis Anda akan menghasilkan aset pemasaran dalam jumlah besar. Seperti aset apa pun, itu perlu dikelola dengan baik agar nilai penuh dapat direalisasikan. Untuk melakukan ini secara efektif, Anda memerlukan solusi manajemen aset digital. Tidak seperti platform berbagi file sederhana seperti DropBox dan Box (atau bahkan alat lain yang lebih canggih), solusi manajemen aset digital dirancang untuk melacak semua hal yang terus bertambah yang dibuat dan diunggah untuk Anda – rim foto dan video, tepatnya replika file HTML situs web Anda dan entri blog dalam format .pdf, konten yang disediakan pelanggan dalam dokumen Word – sehingga Anda dapat membagikannya dengan mudah kepada orang-orang di seluruh dunia.

Apa itu Sistem Manajemen Aset Digital (DAM)?

Digital Asset Management (DAM) adalah proses mengatur dan mengelola file digital. Ini adalah istilah umum yang mencakup sistem manajemen konten, sistem manajemen basis data, dan sistem penerbitan web.

Solusi manajemen aset digital menyimpan aset digital dalam database atau repositori. Pembuat konten dan editor dapat mengakses data ini untuk digunakan dalam membuat dan mengelola aset digital untuk berbagai tujuan, seperti halaman web, postingan media sosial, email, atau jenis konten lainnya.

Pembuat konten dapat mengakses sistem melalui browser web atau aplikasi desktop yang memungkinkan mereka mengunggah aset baru dan mengedit aset yang sudah ada. Mereka juga dapat menambahkan tag metadata ke aset yang akan membantu mengaturnya dalam katalog DAM.

Apa saja Jenis Aset Digital yang Berbeda?

Ada banyak jenis aset digital. Beberapa yang paling populer adalah gambar, video, dan grafik. Namun, aset juga mencakup semua file sumber dan file siap cetak untuk literatur perusahaan atau sumber daya tercetak apa pun.

Anda mungkin berpikir bahwa departemen pemasaran Anda sudah memiliki manajemen aset di bawah kendali. Jika Anda yakin ini benar, pertimbangkan hal berikut:

Masalah dengan penyimpanan data

Pikirkan logo perusahaan Anda. Berapa banyak tempat yang digunakan? Itu akan muncul di setiap bagian tercetak dari jaminan pemasaran, situs web Anda, saluran media sosial Anda, dan di layar elektronik lainnya yang mungkin ditemui seseorang saat mereka menjelajah internet.

Setiap kali logo ditampilkan, Anda akan menginginkan file gambar dengan berbagai resolusi. Anda perlu memutuskan apakah akan menggunakan ukuran yang dioptimalkan untuk web atau file terbesar yang tersedia. Jika Anda menggunakan gambar terbesar, Anda akan menggunakan lebih banyak ruang di server Anda dan bahkan mungkin server yang sama sekali baru untuk menampung semua file gambar Anda: apa yang membuat begitu banyak perusahaan berpikir bahwa mereka dapat menggunakan satu server untuk aset digital mereka ? Ukuran file semakin besar seiring dengan peningkatan kapasitas penyimpanan tetapi yang perlu dipahami adalah bahwa sumber daya server tidak terbatas.

Sekarang kalikan masalah ketika Anda mempertimbangkan foto produk, stok gambar, foto dipesan lebih dahulu, dan pemotretan video. Setiap versi dari sebuah karya sastra. Cakupan duplikasi aset dan persyaratan penyimpanan terkait meningkat pesat.

Waktu yang dibutuhkan untuk permintaan gambar

Anda juga akan mempertimbangkan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk memproses permintaan gambar. Jika Anda memiliki server yang lebih besar dan banyak gambar, ini bisa memakan waktu – terutama jika Anda memiliki tim pemasaran yang sangat sibuk mengerjakan bagian konten yang berbeda.

Tim pemasaran Anda mungkin mengalihdayakan beberapa pekerjaan untuk mencakup area lain. Misalnya, fotografer mungkin diminta untuk mengirimkan produk jadi di kemudian hari dan memerlukan akses ke aset digital atau file yang digunakan dalam pemotretan asli untuk tujuan pengeditan. Berapa banyak orang yang berbeda akan membutuhkan akses? Berapa kapasitas penyimpanan yang dibutuhkan setiap orang? Bagaimana dengan kemajuan pembangunan! Jika seseorang membuat perubahan desain yang memerlukan akses ke gambar, kemungkinan besar mereka menggunakan cara mereka sendiri untuk menyimpan file.

Tuntutan pada waktu tim pemasaran Anda ini membebani produktivitas dan uang bisnis Anda. Ini juga dapat merusak reputasi merek Anda ketika pemangku kepentingan Anda melihat desain yang tidak konsisten atau buruk yang berasal dari bisnis Anda.

Kurangnya konsistensi merek

Jika Anda memiliki desain yang digunakan di banyak area berbeda dalam bisnis Anda, seperti situs web, saluran media sosial, dan surat langsung, Anda perlu memastikan bahwa semua desain dan aset ini konsisten.

Anda juga ingin memastikan bahwa jika salah satu file ini diedit atau diperbarui, file itu juga akan diperbarui di tempat lain. Pikirkan tentang grafik email – apakah Anda ingin menggunakan versi yang berbeda untuk setiap email? Anda mungkin berpikir "Tentu saja tidak" tetapi berapa banyak versi berbeda yang dilihat pembaca di perangkat seluler mereka? Jika seseorang memiliki jaminan pemasaran di ponsel atau tabletnya, apa yang akan terjadi jika aset ini diperbarui? Selain membuat frustrasi penerima, itu juga bisa sangat mahal.

Manfaat DAM

Manfaat penerapan sistem DAM antara lain:

Satu lokasi penyimpanan

Manajemen aset berkurang secara signifikan. Anda dapat menyimpan semua aset digital Anda di satu tempat, sehingga kebutuhan akan penyimpanan file manual hilang. Manajemen aset digital memungkinkan Anda menemukan apa yang Anda cari saat Anda mencarinya. Anda akan dapat mengedit, menghapus, dan mengurutkan aset untuk mengelolanya dengan benar. Ini bahkan memungkinkan Anda untuk melacak perubahan dalam hal siapa yang memposting aset, kapan aset diubah/diperbarui, dan siapa yang terlibat dalam proses perubahan. Ini berarti bahwa versi selalu dipertahankan dan dapat diakses kembali jika diperlukan.

Harmonisasi data

Aset digital dapat disimpan di satu tempat dan diatur dengan cara yang sama. Risiko versi yang bertentangan dan konvensi penamaan yang tidak konsisten berkurang. Selain itu, Anda dapat menggunakannya untuk melacak perubahan pada dokumen atau file serta siapa yang terlibat dan kapan.

Sistem DAM Anda akan memungkinkan Anda untuk melihat masalah manajemen aset di seluruh bisnis Anda, yang akan membantu mengurangi waktu yang dihabiskan oleh tim pemasaran Anda untuk permintaan gambar dan organisasi. Jika Anda adalah bisnis kecil atau memiliki sumber daya yang sangat terbatas, mungkin bermanfaat bagi Anda untuk memilih penyedia layanan yang berspesialisasi dalam manajemen aset digital.