Cara Membuat Manual Pelatihan: Langkah dan Alat yang Memudahkan

Cepat atau lambat, setiap perusahaan atau organisasi perlu membuat manual pelatihan. Seringkali, mereka perlu membuat beberapa manual untuk memenuhi kebutuhan pelatihan internal dan eksternal.

Secara internal, manual pelatihan membantu semua karyawan tetap efisien dan produktif dalam melakukan pekerjaan mereka.

Secara eksternal, manual pelatihan adalah bagian konten penting untuk pendidikan pelanggan, pelatihan, dan, yang paling penting, kepuasan.

Tapi, jika Anda seperti saya, istilah "panduan pelatihan" memunculkan gambaran mental yang menjemukan. Buklet tebal yang tampak korporat dengan sampul tipis. Mungkin itu memiliki beberapa gambar stok di atasnya, atau mungkin itu hanya judul di sampul yang solid.

Jadi, pertama-tama, mari kita hapus gambaran itu dari pikiran kita. Format buklet lama masih memiliki tempat di dunia (misalnya glovebox mobil Anda), tetapi ada lebih banyak pilihan sekarang. Manual pelatihan hari ini tidak terlihat atau berfungsi seperti manual pelatihan dulu. Ini juga memungkinkan bagi siapa saja untuk membuatnya.

Dalam posting ini, kita akan membahas bagaimana Anda dapat menulis manual pelatihan yang hebat dan beberapa opsi yang Anda miliki saat Anda membuatnya.

Apa tujuan dari manual pelatihan?

Sementara kemasan manual pelatihan tradisional telah berubah, tujuan mulianya tetap konsisten.

Manual pelatihan adalah seperangkat instruksi yang meningkatkan kualitas pekerjaan, proses, atau tugas yang dilakukan. Perusahaan menggunakan manual pelatihan dengan pelatihan tatap muka, jarak jauh, sesuai permintaan, dan tepat waktu. Beberapa aplikasi umum meliputi:

• Mengangkat karyawan baru
• Meluncurkan perangkat lunak dan sistem baru
• Protokol baru atau dokumentasi proses
• Berbagi prosedur operasi standar
• Pelatihan dan pendidikan pelanggan
• Instruksi dan informasi produk

Perusahaan membuat manual pelatihan karyawan untuk meningkatkan produktivitas organisasi dan memastikan setiap orang memiliki alat dan informasi yang diperlukan untuk unggul dalam pekerjaan mereka.

Di sisi lain, perusahaan dan organisasi juga membuat manual pelatihan yang mendukung pelanggan mereka. Mereka mengajarkan cara menggunakan produk mereka, ketika fitur tertentu berguna, dan mendemonstrasikan alur kerja utama.

Manual pelatihan untuk pendidikan pelanggan membantu pengguna mendapatkan hasil maksimal dari pembelian mereka. Mereka adalah sumber daya yang penting, dan setiap perusahaan yang sukses menyediakannya.

Manual pelatihan terbaik mudah diikuti, panduan informasi. Mereka memaparkan konsep dalam bahasa yang jelas, menggunakan contoh dan citra yang relevan. Dilakukan dengan benar, manual pelatihan yang baik menjadi sumber terpercaya bagi karyawan dan manajer atau pelanggan dan klien.

Bagaimana cara menulis manual pelatihan?

Membuat manual pelatihan yang bagus bisa jadi menakutkan, tetapi tidak harus begitu. Dengan pendekatan yang tepat, Anda dapat dengan cepat beralih dari garis besar ke produksi, dan memberikan rekan kerja atau pelanggan Anda, siapa pun audiens Anda, dengan sumber daya yang bermanfaat dan mudah digunakan.

Begini caranya.

Langkah 1: Tentukan audiens Anda

Hal pertama ketika Anda mulai mengerjakan manual pelatihan Anda adalah mengetahui untuk siapa Anda menulis. Untuk melakukan ini, kembangkan gambaran tentang kapan, di mana, dan bagaimana orang akan mengakses konten pelatihan Anda.

Untuk memahami audiens Anda, Anda mungkin bertanya dan menjawab pertanyaan seperti:

• Apa yang akan membawa mereka ke manual pelatihan Anda?
• Apa tingkat keahlian mereka?
• Di industri apa mereka bekerja?
• Berapa banyak waktu yang mereka miliki?
• Apakah mereka memiliki preferensi untuk konten tertulis atau visual?
• Apakah ada referensi bahasa atau budaya yang perlu Anda ketahui?

Menjawab pertanyaan-pertanyaan ini membantu Anda mengukur konten dengan benar. Dengan pemahaman tentang hal-hal seperti tingkat keterampilan audiens, konteks mereka, dan preferensi konten mereka, Anda dapat membuat konten Anda agar sesuai dengan harapan dan kebutuhan mereka.

Sangat mudah untuk melewati langkah ini dan mengatakan pada diri sendiri bahwa Anda memiliki pemahaman implisit tentang audiens Anda. Dan, meskipun Anda mungkin melakukannya, meluangkan waktu untuk menyempurnakannya dan membawa gambaran ke fokus yang jelas akan membantu Anda membuat konten pelatihan yang benar-benar memecahkan masalah audiens Anda.

Langkah 2: Rencanakan konten Anda

Manual pelatihan yang bagus mudah dinavigasi. Seseorang yang mengalaminya untuk pertama kali merasa nyaman menemukan informasi yang mereka butuhkan dan pengguna yang kembali dapat dengan cepat menemukan konten dan topik tertentu.

Anda dapat memastikan ini adalah kasus untuk manual pelatihan Anda dengan merencanakan konten Anda secara strategis. Sederhananya, ini berarti meletakkan semua materi pelatihan Anda dan mengaturnya dengan cara yang logis.

Ada tema berbeda yang mungkin Anda gunakan untuk mengatur dan mengkategorikan topik dalam manual pelatihan Anda. Anda dapat mengaturnya dengan:

• Topik pemula hingga lanjutan
• Pekerjaan yang harus dilakukan
• Fitur Produk
• Frekuensi penggunaan
• Popularitas di antara penonton

Ini bisa menjadi proses cepat untuk konten pelatihan singkat, satu kali, atau mungkin perlu waktu lebih lama jika Anda membuat panduan yang komprehensif.

Jika Anda memiliki banyak topik, pertimbangkan untuk menempatkannya dalam kelompok dan menggunakan judul dan sub-bagian untuk membuat alur dan organisasi logis dalam manual Anda. Gunakan struktur ini untuk membuat daftar isi di manual akhir.

Langkah 3: Tentukan format presentasi konten

Anda tahu audiens Anda, dan Anda tahu apa yang ingin Anda liput, jadi sekarang saatnya untuk menentukan bagaimana Anda akan menyajikan konten Anda.

Dalam banyak kasus, akan ada cara ideal untuk mengirimkan konten Anda. Mencari tahu mana yang membutuhkan pemikiran tentang audiens Anda dan konten Anda. Anda memiliki sejumlah opsi untuk pengiriman. Media penyampaian umum untuk manual pelatihan meliputi:

• Artikel basis pengetahuan
• Video tutorial
• Kursus online
• panduan PDF
• Buku panduan atau pamflet cetak

Ketika datang ke audiens Anda, pertimbangkan konteks mereka.

• Di mana mereka saat menggunakan panduan pelatihan ini?
• Alat dan sumber daya apa yang mereka miliki?
• Apa yang tidak akan mereka akses?
• Berapa banyak waktu yang mereka miliki?

Pertanyaan seperti ini akan memberi tahu Anda apakah hal-hal seperti video, interaktivitas, dan strategi penilaian tertentu merupakan teknik yang layak untuk disertakan dalam materi pelatihan Anda.

Pada saat yang sama, beberapa topik lebih cocok untuk video, sementara yang lain lebih baik untuk teks dan citra. Jika Anda menunjukkan proses kompleks yang perlu dilihat dalam tindakan, Anda dapat mempertimbangkan untuk menggunakan video. Jika Anda bekerja dengan sejumlah diskrit, urutan sederhana, maka menggunakan format tertulis yang didukung oleh gambar mungkin ideal.

Satu hal yang menyenangkan adalah bahwa manual pelatihan saat ini sering disampaikan secara online. Anda dapat menggabungkan berbagai format menjadi satu dan menyediakan konten yang kaya dan didukung media.

Langkah 4: Kembangkan konten Anda

Pada titik ini, Anda siap untuk mulai mengembangkan konten Anda.

Untuk manual pelatihan berbasis video

Jika Anda membuat video untuk manual pelatihan Anda, inilah saatnya Anda dapat mulai membuat storyboard, membuat skrip, merekam, dan mengedit video.

Jika Anda belum pernah membuat video sebelumnya, jangan berkecil hati untuk mengambil pendekatan ini. TechSmith Camtasia adalah alat hebat yang digunakan oleh pembuat video profesional, tetapi mudah bagi pemula untuk memulai. Ada juga banyak tutorial hebat yang akan membuat Anda berkreasi dalam waktu singkat.

Selain itu, kami menawarkan TechSmith Academy, sumber daya gratis di mana setiap orang dari calon pembuat konten yang bercita-cita tinggi dapat menemukan semua sumber daya yang mereka butuhkan untuk memulai dan meningkatkan keterampilan mereka. Temukan konten tentang banyak topik seputar pelatihan, pembuatan video, dan banyak lagi.

Untuk manual pelatihan berbasis teks dan gambar

Manual pelatihan yang akan dibuat menggunakan teks dan gambar tertulis mungkin tampak kuno, tetapi sebenarnya tidak. Dalam banyak kasus, ini akan paling sesuai dengan audiens dan konten Anda.

Jika manual Anda mencakup proses yang berbasis komputer, ambil tangkapan layar dari setiap langkah. Atau, untuk proses dunia nyata, foto yang menunjukkan proses atau ilustrasi grafis sangat ideal.

Anotasi gambar untuk kejelasan

Tangkapan layar dan gambar sering kali membutuhkan beberapa penyesuaian untuk benar-benar menyampaikan maksud mereka. Biasanya ini berarti menambahkan anotasi seperti panah, bentuk, dan info lainnya. Sentuhan bagus lainnya adalah menghapus atau menyembunyikan informasi sensitif atau tidak perlu.

Gunakan alat menggambar dan pengeditan di Snagit untuk mengedit gambar Anda sehingga mereka menyampaikan pesan yang tepat dan memiliki informasi yang tidak perlu atau sensitif yang diburamkan atau dihapus.

Edit semua gambar Anda untuk mempersiapkannya untuk disertakan dalam manual pelatihan Anda.

Langkah 5: Merakit dan mengirimkan manual Anda

Sekarang ketika membuat manual pelatihan biasanya menjadi membosankan. Proses menambahkan gambar ke template, dokumen, atau sumber lain melibatkan pemformatan frustrasi, masalah ukuran gambar, dan tantangan serupa lainnya yang tak terduga.

Dalam hal ini, solusi mudah adalah membuat dari template di Snagit. Ini memungkinkan Anda memilih gambar yang ingin Anda sertakan dalam manual Anda, menambahkan teks, mengatur urutan, dan membuat pilihan tentang tampilan dalam satu proses cepat.

Snagit hadir dengan sejumlah templat profesional yang dapat Anda pilih, dan Anda dapat menemukan lebih banyak templat gratis dan premium serta sumber daya lainnya di Aset TechSmith untuk Snagit.

Ini adalah metode yang bagus untuk digunakan karena Anda dapat mengambil setiap proses atau tugas yang Anda butuhkan untuk menutupi dan membuat bagian terpisah dari manual.

Kemudian Anda dapat menyimpan masing-masing sebagai PDF atau gambar untuk dibagikan, dikompilasi menjadi panduan lengkap, atau memposting satu per satu di intranet perusahaan.

Tentu saja, membuat dokumen individu yang berdiri sendiri mungkin bukan pendekatan yang tepat. Dalam hal ini, Anda dapat mempertimbangkan untuk menggunakan alat seperti Zendesk atau MadCap Flare untuk membuat pusat dukungan basis pengetahuan atau dokumen file bantuan.

Jika Anda membuat basis pengetahuan online, Anda harus dapat menggunakan video, gambar, dan konten tertulis secara bersamaan. Jadi, berkreasilah dan buat konten yang mencakup semua yang mungkin dibutuhkan audiens Anda.

Langkah 6: Lacak umpan balik dan terus perbarui konten Anda

Langkah terakhir untuk membuat manual pelatihan adalah mendapatkan umpan balik dan terus memperbaruinya.

Jika Anda berinteraksi dengan audiens Anda, dengarkan umpan balik mereka tentang bantuan yang Anda berikan. Berdasarkan apa yang mereka katakan, lihat apakah ada topik yang perlu diperluas atau yang belum dibahas sama sekali.

Seperti biasa, sistem akan berubah, produk dan fitur akan diperbarui, dan konten Anda akan memerlukan pembaruan agar tetap relevan dan bermanfaat. Pastikan untuk menyimpan file sumber untuk semua pekerjaan Anda sehingga Anda dapat dengan mudah kembali ke sana dan membuat pembaruan.

Kesimpulan

Manual pelatihan tidak lagi harus menjadi buku tebal yang membosankan seperti dulu. Orang-orang terbiasa belajar online, dan mereka sering lebih menyukainya daripada sumber informasi analog.

Manual pelatihan online juga lebih mudah diakses dan dinavigasi daripada pendahulunya di atas kertas. Mereka dapat dicari dan memungkinkan pengguna untuk menandai halaman tertentu untuk akses mudah dan cepat ke konten yang sering digunakan.

Dengan alat yang tepat dan proses yang dibagikan di sini, Anda dapat membuat manual pelatihan yang bagus untuk kolega atau pelanggan.

Catatan Editor: Postingan ini awalnya diterbitkan pada Juli 2019 dan diperbarui pada September 2020 untuk akurasi dan kelengkapan.