Cara Membuat Petunjuk Langkah-demi-Langkah Menggunakan Visual

Ada beberapa tutorial yang membutuhkan lebih dari teks untuk dipahami oleh pembaca. Dengan membuat petunjuk langkah demi langkah menggunakan visual, Anda dapat memasukkan pembaca ke dalam detail yang mungkin belum dikomunikasikan. Visual tersebut dapat berupa gambar diam atau tangkapan layar, GIF animasi, bagan perbandingan, atau video. Selain membantu pembaca memahami konten Anda, visual juga memecah kemonotonan sejumlah besar teks.

Pada tahun lalu, saya telah bekerja sebagai penulis teknis untuk Joyent menulis instruksi dan membuat video yang ditujukan untuk pengguna dari semua tingkat keahlian. Ini membutuhkan ketelitian — orang-orang mengandalkan saya untuk membuat petunjuk dan panduan langkah demi langkah untuk tugas teknis. Jika saya melewatkan satu langkah atau berasumsi bahwa pembaca sudah mengetahui sepotong informasi, mereka mungkin akan pergi dengan frustrasi dan tidak pernah kembali ke konten kami. Di sisi lain, jika saya terlalu detail, konten bisa terasa berlebihan dan bertele-tele, serta membutuhkan pembaruan yang lebih sering. Tidak ada tekanan.

Menemukan tempat di mana sebuah gambar dapat menggantikan beberapa detail yang terlalu presisi itu menghemat waktu dan energi saya. Plus, pembaca pergi dengan mengetahui apa yang mereka harapkan untuk dilihat yang semoga membuat hidup mereka lebih mudah. Bila memungkinkan, ikuti beberapa saran penulisan utama: tunjukkan, jangan beri tahu (sangat penting sehingga memiliki halaman Wikipedia sendiri).

Anda tidak perlu menjadi penulis teknis untuk mendapatkan manfaat dari bahasa proses yang tepat. Teruslah membaca untuk strategi menyiapkan instruksi dan menambahkan visual ke dokumen apa pun.

Sebelum Anda mulai memvisualisasikan, pertimbangkan audiens Anda

Sebelum memproduksi konten apa pun, Anda harus tahu untuk siapa Anda memproduksinya dan apa harapan mereka. Meskipun tidak mungkin untuk mengantisipasi kebutuhan individu setiap pembaca, aturan yang Anda buat memengaruhi nada konten Anda dan dapat membantu Anda membuat keputusan di kemudian hari saat membuat garis besar proses Anda.

Pertimbangkan hal berikut:

• Apakah pembaca saya sudah ahli? Apakah mereka pernah melakukan proses ini sebelumnya, jika tidak persis seperti itu dalam situasi yang sama?
• Apakah pembaca saya internal atau eksternal? Jika pembaca saya berada di perusahaan yang sama, bahasa apa yang kami bagikan yang akan membantu menjelaskan prosesnya dengan lebih baik?
• Dengan suasana hati apa mereka akan datang ke konten saya? Apakah saya membuat konten ini untuk seseorang yang sedang terburu-buru untuk menyelesaikan sesuatu, atau ini untuk pelajar biasa yang hanya berharap untuk melanjutkan pendidikan mereka pada suatu topik?
• Apa yang paling penting bagi pembaca saya? Apa yang paling tidak penting?
• Bagaimana pembaca saya lebih suka belajar? Apakah saya tahu jika posting blog lebih berhasil daripada video? Apakah ada data analitis untuk mendukung klaim ini?
• Apakah pembaca saya penutur asli bahasa Inggris? Jika saya menggunakan idiom, apakah itu akan menghalangi kemampuan mereka untuk belajar bagaimana menyelesaikan prosesnya?

Apa pun yang Anda buat, Anda selalu membuatnya dengan pembaca di ujung sana. Semakin baik Anda mengenal pembaca Anda dan menghasilkan konten dengan mempertimbangkan mereka, semakin besar kemungkinan mereka akan terus kembali untuk mendapatkan lebih banyak konten.

Uraikan prosesnya dengan detail sebanyak yang diperlukan

Salah satu cara untuk menyiapkan proses atau tutorial untuk media apa pun adalah memulai dengan tabel dua kolom. Kolom pertama akan berisi setiap langkah individu yang perlu diambil pembaca untuk menyelesaikan tugas. Langkah-langkah tersebut bisa sekecil dan setepat "kirim aplikasi Anda" atau sebesar dan tidak spesifik seperti "lengkapi sisa formulir".

Kolom kedua akan menjadi kolom proses visual Anda. Pada awalnya, ini mungkin tidak termasuk visual yang sebenarnya sama sekali, tetapi deskripsi tentang visual yang akan datang. Jika Anda membuat dokumen tertulis, Anda tidak perlu memiliki visual yang cocok untuk setiap langkah di kolom satu. Jika Anda akan membuat screencast, setiap kotak harus memiliki catatan tentang jenis visual yang akan disertakan. Seharusnya ada sedikit atau tidak ada waktu layar kosong dalam video.

Contoh tabel ini ada di bawah "Contoh Garis Besar", tetapi pertama-tama Anda harus tahu lebih banyak tentang jenis alat bantu visual.

Jenis visual dan kapan menggunakannya

Setiap proses bisa mendapatkan keuntungan dari berbagai jenis visual. Media akan berubah tergantung pada tujuannya.

• Gambar diam – ini adalah media yang sempurna ketika mencoba memvisualisasikan produk fisik, baik itu orang atau objek tertentu seperti sejenis panci. Ini bisa berupa foto stok atau foto yang telah Anda ambil.
• Tangkapan layar – gambar diam layar Anda sangat bagus ketika berbicara tentang produk yang terlihat di komputer Anda, seperti situs web atau perangkat lunak lain. Mereka sangat mudah diambil dan diedit, terutama berkat Snagit.
• GIF – gambar animasi sempurna untuk menjelaskan proses singkat (di bawah 8 detik) yang mungkin tidak mudah diartikulasikan.
• Bagan – bagan batang, bagan pai, bagan garis, begitu banyak jenis bagan! Bagan adalah pilihan terbaik ketika berbicara tentang dan membandingkan serangkaian angka.
• Video – visual terbaik, video sangat bagus untuk menjelaskan suatu proses. Cara membuat video teknis yang bagus adalah bentuk seni yang tentu saja dapat dibantu dengan proses ini tetapi membutuhkan lebih banyak perencanaan. (Beruntung bagi Anda, saya belajar banyak dari TechSmith, dan mereka memiliki lebih banyak hal untuk dikatakan tentang masalah ini).

Jangan ragu untuk menggunakan campuran media dengan tulisan Anda. Masing-masing akan memenuhi kebutuhan yang berbeda untuk langkah yang berbeda.

Contoh garis besar

Resep adalah salah satu contoh terbaik dari sebuah proses yang seringkali membutuhkan presisi di mana visual dapat membuat perbedaan besar. Katakanlah saya ingin menguraikan instruksi untuk membuat kue:

meja {

border-collapse: runtuh;

}

tabel, td, th {

perbatasan: 1px solid #404040;

bantalan: 4 piksel;

}

Jika setiap langkah memiliki gambar, itu akan menjadi sedikit … serampangan.

Pilih visual Anda

Gambar yang saya pilih sangat membantu dalam mengartikulasikan proses mini dalam proses yang lebih besar. Secara khusus, gambar pada langkah 7 dari campuran yang diaduk sejauh ini merupakan bukti visual yang penting. Setelah memanggang sejumlah kue dengan instruksi ini, perbedaan antara tepat dan terlalu banyak dicampur… Saya berharap saya selalu memiliki gambar. Mungkin ada instruksi manual yang ditulis hanya pada seluk-beluk berapa lama untuk mencampur — setiap halaman lainnya harus berupa gambar.

Setelah menguraikan visual apa yang Anda butuhkan, Anda harus mengumpulkan barangnya. Untuk contoh ini, akan lebih baik untuk memotret proses Anda memanggang kue. Untuk proses lain, Anda mungkin tidak perlu mengambil foto khusus. Ada berbagai situs web fotografi stok gratis dan premium yang memiliki video, GIF, dan foto untuk digunakan sesuai kebijaksanaan Anda.

Menguji dengan audiens target Anda

Tidak ada tulisan yang lengkap sampai telah dibaca oleh seseorang di audiens target Anda dan diberi meterai persetujuan. Masukan mereka akan menunjukkan di mana Anda melewatkan satu langkah dalam proses Anda atau di mana lebih banyak visual diperlukan.

Cara termudah untuk melakukannya (tanpa sumber daya yang besar dari tim kegunaan) adalah meminta beberapa orang dari demografi kunci Anda untuk membaca konten Anda dan mencoba mengikuti proses persis seperti yang tertulis. Jakob Nielsen sering dikutip mengatakan bahwa lima adalah jumlah orang terbaik untuk menangkap masalah paling banyak.

Pengujian yang tidak dimoderasi

Pengujian yang tidak dimoderasi sangat cocok untuk proyek yang lebih kecil dengan sumber daya terbatas — atau hanya saat Anda membutuhkan hasil dengan cepat. Ada sejumlah alat yang dapat Anda gunakan untuk hasil yang lebih tepat, tetapi jika Anda hanya mencari umpan balik pada proses yang lebih kecil, Anda mungkin dapat lolos hanya dengan mengirimkan dokumen ke penguji dengan serangkaian pertanyaan yang Anda inginkan. menjawab.

Minta penguji Anda untuk mencatat setiap kali mereka memiliki pertanyaan, melihat sesuatu yang mungkin hilang, menemui hambatan dalam prosesnya, atau berharap mereka memiliki instruksi yang lebih mendetail. Semoga mereka dapat menyelesaikan tugas sebelum memberi Anda umpan balik.

Pengujian yang dimoderasi

Manfaat terbesar dari pengujian yang dimoderasi adalah Anda benar-benar dapat melihat penguji Anda melakukan proses dan melihat di mana mereka bingung alih-alih mengandalkan mereka untuk mencatat kebingungan itu untuk Anda. Lebih baik lagi jika Anda merekam sesi sehingga Anda tidak harus bergantung secara eksklusif pada catatan yang Anda buat selama sesi ini.

Ajukan pertanyaan di sepanjang jalan. Sebagai contoh:

• Apakah Anda memahami tugas apa yang diminta untuk Anda lakukan? Apakah tugas itu masuk akal?
• Apa yang akan membuat proses ini lebih mudah untuk diselesaikan?
• Jika ada visual dengan langkah, apakah visual membantu Anda memahami apa yang harus dilakukan?
• Apakah Anda berharap ada lebih banyak visual?

Membungkus

Anda sekarang tahu mengapa Anda harus menambahkan visual ke petunjuk langkah demi langkah dan memiliki gudang alat untuk membantu Anda berhasil membuat petunjuk langkah demi langkah dengan bantuan alat bantu visual. Latihan membuat sempurna. Upaya pertama Anda untuk menambahkan gambar ke proses mungkin tidak sempurna, tetapi dengan beberapa pengujian pengguna untuk memandu proses pengeditan Anda, Anda akan siap membantu pengguna Anda memahami cara menyelesaikan tugas.

Apakah Anda memiliki metode lain untuk mencari tahu kapan harus menambahkan alat bantu visual ke instruksi? Bagikan tips Anda di komentar di bawah!

Catatan Editor: Posting ini awalnya diterbitkan pada November 2017 dan telah diperbarui untuk akurasi dan kelengkapan.