Cara Membuat Video Pelatihan Karyawan: Panduan Pemula

Sebagian besar dari kita harus melatih rekan kerja, kolega, atau salah satu karyawan kita bagaimana melakukan sesuatu pada satu waktu atau lainnya.

Pelatih profesional mungkin tahu semua tentang membuat video pelatihan karyawan, tetapi bagaimana jika Anda bukan ahli pelatihan?

Meskipun Anda mungkin tidak menganggap diri Anda seorang pelatih, mengetahui cara membuat video instruksional dapat membantu Anda mengajar, melatih, dan menjelaskan apa pun yang Anda perlukan untuk dibagikan dengan mudah dan efisien.

Yang terbaik dari semuanya, Anda dapat membuat video pelatihan karyawan yang sangat efektif dan menarik, bahkan jika Anda belum pernah membuat video sebelumnya.

Saya akan menunjukkan caranya.

Inilah yang akan Anda pelajari:

• Mengapa video pelatihan karyawan mungkin lebih baik untuk bisnis Anda daripada pelatihan tradisional.
• Perbedaan antara video pelatihan formal dan informal.
• Perangkat lunak dan peralatan penting yang Anda butuhkan untuk membuat video.
• Cara membuat video pelatihan karyawan — langkah demi langkah.
• Empat cara untuk membuat video pelatihan karyawan Anda menjadi lebih baik.

Mengapa Anda harus membuat video pelatihan karyawan

Jika Anda belum pernah membuat video sebelumnya, rasanya hampir mustahil untuk membayangkan mulai sekarang.

Aku pernah disana. Saya mengerti.

Terkadang, pemikiran untuk mempelajari cara baru dalam melakukan sesuatu tampaknya jauh lebih menakutkan daripada terus melakukannya dengan cara lama — bahkan jika cara baru itu jauh lebih baik.

Atau, mungkin kita berpikir kita tidak punya waktu sekarang.

Kita mungkin mengatakan bahwa kita akan mempelajari cara baru saat kita memiliki waktu henti. Tapi, sejujurnya, kapan terakhir kali Anda mengalami downtime yang signifikan di tempat kerja?

Baik Anda membuat video pendek untuk membantu orientasi karyawan atau Anda memerlukan video interaktif untuk pelatihan perusahaan, belajar membuat video untuk pelatihan karyawan akan menghemat waktu Anda.

Dan, karyawan Anda akan belajar lebih baik dalam prosesnya.

Tapi jangan mengambil kata-kata saya untuk itu. Mari kita lihat beberapa data.

Video pelatihan karyawan bekerja lebih baik

Dalam penelitian kami “Kebiasaan, Tren, dan Statistik Pemirsa Video yang Perlu Anda Ketahui”, kami menemukan bahwa orang semakin mencari video instruksional dan pendidikan di waktu mereka sendiri.

Faktanya, 55% dari mereka yang disurvei pada tahun 2018 (data terbaru kami) mengatakan bahwa mereka menonton video instruksional atau informasi dua kali atau lebih per minggu.

Itu naik dari 28% pada 2016.

Putusan? Orang-orang ingin belajar dengan video — dan mereka semakin mencari pembelajaran video di waktu mereka sendiri.

Tapi itu melampaui preferensi sederhana. Orang-orang belajar dan tampil lebih baik ketika belajar bersifat visual.

Studi “Nilai Visual” kami menemukan bahwa konten video dan visual membantu kinerja karyawan. Faktanya, 67% karyawan menyelesaikan tugas dengan lebih baik dan menyerap informasi 7% lebih cepat dengan konten pelatihan video dan visual vs. teks biasa.

Tapi ini bukan hanya tentang kinerja karyawan.

Membuat video pelatihan karyawan akan menghemat waktu dan uang Anda

Pikirkan seperti ini: ada banyak hal yang mungkin perlu Anda latih untuk dilakukan karyawan. Baik Anda mengajar karyawan baru cara menavigasi perangkat lunak SDM Anda atau memberikan pendidikan berkelanjutan untuk karyawan yang ada, kemungkinan ada banyak hal standar yang perlu diketahui semua orang di perusahaan atau organisasi Anda.

Itu adalah pelatihan yang perlu Anda berikan berulang-ulang kepada orang yang berbeda pada waktu yang berbeda.

Anda dapat melakukan itu untuk melatih diri Anda sendiri setiap kali, atau meminta orang lain melakukannya untuk Anda.

Tapi itu mengharuskan Anda atau orang lain untuk meluangkan waktu dari hari atau minggu Anda untuk melakukan pelatihan setiap kali perlu dilakukan. Dan, seringkali mengharuskan semua orang berada di tempat yang sama pada waktu yang sama.

Bagaimana dengan kendala ruang? Bayangkan Anda perlu melatih 1.000 orang di perusahaan Anda — atau, untuk perusahaan yang lebih kecil, 100 orang. Apakah Anda memiliki ruang di gedung Anda untuk menampung sebanyak itu dengan nyaman?

Video, di sisi lain, selalu siap saat dibutuhkan. Cukup berikan tautan dan karyawan Anda (atau karyawan) dapat menontonnya saat mereka membutuhkannya. Mereka juga dapat kembali dan meninjaunya ketika mereka membutuhkan penyegaran.

Dan, sejauh ruang berjalan, Anda tidak membutuhkannya. Karyawan mendapatkan pelatihan mereka melalui komputer di meja mereka atau perangkat pintar.

Plus, dengan pelatihan video yang direkam sebelumnya, geografi tidak menjadi masalah. Karyawan Anda di Sydney, Australia tidak perlu begadang hingga lewat tengah malam untuk mendapatkan pelatihan yang diterima karyawan Boston, MA Anda pada jam 8 pagi

Video pelatihan formal vs. informal

Ketika banyak orang memikirkan video pelatihan karyawan, mereka memikirkan video yang sangat profesional. Dan, meskipun jenis video tersebut memiliki tempatnya di gudang pelatihan Anda, tidak semua video pelatihan Anda perlu dipoles sedemikian rupa.

Beberapa video pelatihan karyawan dapat sesederhana rekaman layar 30 detik tentang cara mengatur balasan email di luar kantor atau instruksi untuk meminta waktu istirahat.

Itu tidak berarti bahwa video pelatihan yang lebih formal tidak berguna atau diperlukan. Tetapi pelatihan informal bisa menjadi cara yang bagus untuk membuat kaki Anda basah dengan membuat dan berbagi video pelatihan karyawan.

Video pelatihan formal mungkin memerlukan sedikit lebih banyak persiapan dan perencanaan, tetapi juga sangat berguna.

Jenis umum video pelatihan informal

• Cara mencatat waktu luang berbayar.
• Cara-cara perangkat lunak cepat.
• Video dukungan teknis.
• Panduan informasi login baru.
• Pengenalan budaya atau acara perusahaan.

Jenis umum video pelatihan formal

• Pelatihan penjualan.
• Pelatihan perangkat lunak yang komprehensif.
• Pelatihan budaya organisasi.
• Pelatihan kepatuhan hukum atau peraturan.
• Pelatihan keragaman.
• Pelatihan keselamatan kerja.

Apa yang Anda butuhkan untuk membuat video pelatihan karyawan?

Saya menyebutkannya di atas, tetapi perlu diulang: Anda tidak memerlukan peralatan mewah atau keterampilan video profesional untuk membuat video pelatihan yang menarik dan efektif.

Bahkan, Anda mungkin sudah memiliki sebagian besar — ​​jika tidak semua — dari apa yang Anda perlukan untuk mulai membuat video hari ini. Satu-satunya hal yang mungkin harus Anda tambahkan adalah perangkat lunak tangkapan layar atau pengeditan video, tergantung pada jenis konten video yang Anda buat.

Inilah yang Anda butuhkan:

• Mikrofon yang layak. Lihat posting ini untuk melihat mikrofon apa yang kami rekomendasikan.
• Perangkat lunak perekaman layar. Tidak mengherankan di sini, tetapi kami merekomendasikan TechSmith Camtasia.
• Komputer yang mampu mengedit video.
• Kamera webcam atau smartphone.
• Ring light atau sumber cahaya sederhana lainnya.
• Latar belakang yang bersih dan/atau tempat yang tenang dan bersih untuk merekam video kamera.

Jujur, itu saja. Anda dapat membuat berbagai jenis video pelatihan karyawan menggunakan tidak lebih dari apa yang tercantum di atas. Bahkan, Anda dapat melewatkan tiga peluru terakhir sepenuhnya untuk memulai.

Dengan mikrofon dan perekam layar yang layak, Anda dapat melatih karyawan tentang apa pun yang mungkin perlu mereka lakukan dengan komputer.

Plus, Anda dapat mengimpor slide PowerPoint langsung ke Camtasia, menjadikannya sempurna untuk membuat video dari pelatihan berbasis presentasi apa pun.

Saat Anda mempertimbangkan untuk membuat video pelatihan yang lebih profesional, terutama yang memerlukan video kamera ekstensif, Anda mungkin perlu mempertimbangkan sistem pencahayaan yang lebih profesional dan DSLR atau kamera kelas atas lainnya.

Cara membuat video pelatihan karyawan

Membuat video pelatihan karyawan tidak harus menjadi produksi yang besar (pun intended), tetapi ada beberapa langkah dasar yang dapat Anda ikuti untuk membantu memastikan kesuksesan.

1. Mulailah dengan sebuah rencana

Bahkan layar 30 detik paling informal yang merekam cara harus memiliki rencana dan tujuan. Apa yang perlu Anda ajarkan? Apa kebutuhan audiens Anda? Apa proses yang perlu Anda tunjukkan?

Jika tidak ada yang lain, lakukan satu atau dua run-through cepat dari apa yang ingin Anda rekam untuk memastikan pelatihan Anda sejelas dan sesingkat mungkin.

Berikut adalah beberapa hal lain yang perlu dipertimbangkan sebelum Anda menekan tombol Rekam.

Kumpulkan informasi yang Anda butuhkan

Jika Anda bukan ahli dalam subjek yang perlu Anda latih, Anda sebaiknya berkonsultasi dengan pakar materi pelajaran Anda untuk memastikan informasi Anda jelas dan lengkap.

Ambil sumber daya relevan lainnya yang mungkin Anda perlukan, seperti gambar yang ingin Anda sertakan, dll.

Tulis naskah

Jika video Anda memiliki voice over, saya sangat menyarankan untuk memulai dengan skrip.

Tidak ada yang merusak video pelatihan yang bagus lebih cepat daripada banyak hemming dan hawing atau 23 umm berturut-turut saat Anda mencoba mengingat apa yang ingin Anda katakan selanjutnya.

Memiliki skrip juga membantu Anda terdengar lebih profesional.

Skrip terbaik akan mencakup — kata demi kata — semua yang ingin Anda katakan. Meluangkan waktu untuk menulis ini sebelum merekam membantu memastikan bahwa Anda akan membahas semua yang Anda inginkan tanpa bahaya menyimpang ke topik yang tidak terkait.

Buat garis besar poin yang ingin Anda buat dan kemudian tulis skrip lengkap berdasarkan garis besar itu.

Sebuah skrip juga memberi Anda kesempatan untuk berlatih sebelum Anda merekam.

Bahkan jika Anda tidak perlu atau ingin membuat skrip lengkap, paling tidak, buatlah daftar apa yang ingin Anda liput.

Pertimbangkan untuk membuat papan cerita

Jika video pelatihan karyawan Anda akan menyertakan rekaman kamera, storyboard membantu Anda memvisualisasikan seperti apa semua bidikan Anda sebelum Anda memotret. Ini akan menghemat waktu Anda dalam jangka panjang.

Namun, jangan terintimidasi. Anda tidak harus menjadi seniman yang luar biasa untuk membuat storyboard yang dapat digunakan.

Sketsa cepat dan figur tongkat sangat cocok untuk video langsung. Untuk screencast atau perekaman layar, Anda dapat menggunakan serangkaian tangkapan layar sederhana untuk secara kasar menunjukkan apa yang Anda rencanakan untuk ditampilkan dengan narasi.

Saya seorang seniman yang mengerikan, tetapi storyboard singkat dari seorang wanita yang duduk di meja akan bekerja dengan baik untuk membantu saya memvisualisasikan apa yang ingin saya sertakan dalam setiap bidikan.

Jika video Anda tidak akan menggunakan video kamera, atau jika video kamera telah direkam dan Anda hanya merakitnya menjadi produk akhir, Anda mungkin tidak memerlukan storyboard.

Tapi ingatlah untuk proyek video masa depan.

2. Rekam video pelatihan Anda

Mari kita asumsikan beberapa video pelatihan karyawan pertama Anda tidak akan menyertakan video kamera. Jadi, kita akan berjalan melalui langkah-langkah yang diperlukan untuk membuat video dengan perekaman layar.

Mulailah dengan membersihkan desktop komputer Anda dari segala kekacauan. Karyawan Anda tidak perlu melihat meme kucing dan berbagai PDF yang telah Anda simpan ke desktop.

Kemudian, buka aplikasi perangkat lunak apa pun yang perlu Anda tampilkan.

Buka Camtasia klik tombol Perekaman Baru.

Kemudian pilih monitor dan/atau jendela yang ingin Anda rekam. Anda juga dapat merekam seluruh layar jika perlu.

Pilih mikrofon Anda dan apakah Anda memerlukan rekaman untuk menyertakan audio sistem Anda atau tidak. Kemudian, Anda dapat memilih webcam Anda jika Anda ingin memasukkan wajah Anda ke dalam rekaman.

Setelah Anda menentukan pilihan, klik Mulai Merekam, tunggu hitungan mundur tiga detik dan Anda siap.

Ingat, jika Anda mengacaukan atau membuat kesalahan saat merekam, teruskan saja. Berhentilah sejenak dan mulai kembali dari tempat sebelum Anda melakukan kesalahan. Anda dapat memperbaiki semuanya dalam proses pengeditan.

Ketika Anda selesai merekam, klik tombol stop dan Camtasia akan secara otomatis menambahkan rekaman Anda ke timeline dalam proyek Camtasia baru.

3. Impor aset lain yang diperlukan

Jika video Anda akan menyertakan visual atau aset lain, seperti musik, impor dengan mengklik Impor Media dan navigasikan ke folder tempat aset Anda berada.

Jika video akhir Anda akan menyertakan rekaman kamera apa pun selain webcam yang sudah Anda rekam, di sinilah Anda akan mengimpornya.

Kemudian, seret aset Anda ke garis waktu di mana Anda membutuhkannya. Anda selalu dapat memindahkannya jika diperlukan nanti.

4. Edit video Anda

Ini mungkin terdengar mengintimidasi, tetapi sebenarnya tidak. Camtasia membuatnya sangat mudah untuk mengedit video. Jika Anda dapat menarik dan melepas, Anda dapat melakukan ini.

Mengedit video dapat berarti banyak hal tergantung pada apa yang Anda butuhkan. Ini bisa sesederhana memastikan audio dan visual Anda disinkronkan ke rangkaian pemotongan yang lebih kompleks dan tindakan lain untuk menyatukan berbagai aset Anda menjadi pesan yang koheren.

5. Bagikan video Anda

Setelah Anda selesai mengedit video Anda, Anda siap untuk berbagi. Camtasia memungkinkan Anda untuk menyimpan file secara lokal atau ke drive jaringan, atau Anda dapat membagikannya ke salah satu dari sejumlah tujuan populer seperti YouTube, Vimeo, Dropbox, Google Drive, Screencast, dan banyak lagi.

Cukup klik Ekspor dan pilih tujuan Anda.

Empat cara untuk membuat video pelatihan karyawan Anda menjadi lebih baik

Bahkan video dasar bisa sangat berguna dan efektif untuk melatih karyawan Anda. Tetapi ketika Anda siap untuk melampaui dasar-dasarnya, Camtasia menawarkan sejumlah cara untuk menambahkan bumbu.

• Tambahkan intro dan outro.
• Tambahkan transisi.
• Gunakan animasi.
• Atur suasana hati dengan musik.

Lihat tutorial hebat ini tentang cara meningkatkan video Anda.

Mulai pelatihan karyawan Anda dengan video

Meskipun Anda mungkin tidak memiliki "pelatih" dalam judul Anda, mengetahui cara membuat dan membagikan video pelatihan karyawan akan membantu Anda melatih satu, 10, atau bahkan 10.000 karyawan secara lebih efisien dan efektif.

Dan, dengan alat yang tepat dan beberapa tips, Anda dapat membuat video pelatihan karyawan yang menarik — bahkan jika Anda belum pernah membuat video sebelumnya.

Pertanyaan yang Sering Diajukan