Cara Berkomunikasi Lebih Baik di Tenaga Kerja Jarak Jauh dengan Jesse Lahey

Seberapa efektif Anda berkomunikasi dengan tenaga kerja jarak jauh Anda?

Komunikasi jarak jauh lebih luas dari sebelumnya. Banyak orang sekarang harus berkomunikasi hampir seluruhnya secara online, menggunakan alat virtual seperti email, dan komunikasi audio dan visual seperti panggilan video.

Tetapi komunikasi jarak jauh dapat membawa tantangan baru. Ide bisa hilang dalam terjemahan virtual, atau orang bisa acuh tak acuh untuk mengambil tindakan. Jadi, bagaimana Anda bisa memastikan bahwa komunikasi Anda jelas, memotivasi audiens Anda untuk bertindak, dan membantu Anda mencapai hasil yang Anda inginkan?

Jesse Lahey adalah seorang konsultan pembicara dan penulis dengan lebih dari 25 tahun pengalaman dalam kepemimpinan dan komunikasi tenaga kerja. Pada tahun 2004, ia ikut mendirikan Workforce Communication, sebuah tim konsultan yang membantu organisasi meningkatkan kinerja dan kesejahteraan karyawan mereka. Dia juga menjadi pembawa acara podcast Engaging Leader, yang telah diunduh jutaan kali oleh para pemimpin di seluruh dunia.

Jesse berfokus untuk membantu perusahaan meningkatkan hasil bisnis mereka dan pertumbuhan serta kebahagiaan orang-orang mereka. Dia adalah advokat yang kuat untuk menggunakan komunikasi untuk berbuat baik di dunia.

Anda dapat menonton video tentang topik ini di bagian atas posting ini, untuk mendengarkan episode podcast, tekan putar di bawah, atau baca terus untuk lebih…

Bagaimana orang bisa menjadi komunikator yang lebih baik dalam tenaga kerja jarak jauh?

Komunikasi yang baik dimulai dari niat. Menurut Jesse, semua komunikasi harus menjadi bagian dari strategi untuk mencapai hasil tertentu. Sederhananya, Anda harus merencanakan komunikasi Anda dalam urutan tertentu untuk mencapai hasil yang Anda inginkan.

Jesse membagikan kutipan dari Fred Garcia, seorang profesor komunikasi di NYU, yang menyederhanakan proses strategis ini:

"Anda harus memiliki kejelasan tentang situasi yang muncul dengan sendirinya, tujuan yang ingin Anda capai, dan cara untuk mencapai tujuan itu."

Salah satu tantangan utama dengan komunikasi adalah bahwa kita sering berpikir bahwa kita lebih baik daripada kita. Jesse mengatakan bahwa kita cenderung melewatkan proses perencanaan dan langsung terjun ke taktik. Hal ini sering menyebabkan kebingungan.

“Kami seperti penembak jitu barat lama. Kami hanya ingin menembak dari pinggul. Anda perlu meluangkan waktu untuk membidik, tahu apa target Anda, rencanakan sedikit ke depan.”

Mengabaikan strategi komunikasi yang lebih luas berarti Anda cenderung tidak melibatkan audiens Anda dengan benar, dan itu dapat menimbulkan masalah di kemudian hari. Pertimbangkan berapa kali Anda menerima email, dan Anda tidak yakin apa yang dimintanya. Taktik "menembak dari pinggul" ini dapat menciptakan kesalahpahaman, ketidakpercayaan, dan perlawanan aktif.

Kerangka 5M untuk komunikasi yang lebih baik

Jesse menggunakan kerangka kerja 5M, yang membantu orang mencapai tujuan komunikasi mereka dengan mengikuti proses yang sistematis. Setiap tahap mengharuskan Anda untuk memikirkan apa dan mengapa di balik komunikasi Anda sebelum mengambil tindakan, apakah Anda sedang merencanakan proyek yang kompleks atau tugas yang sederhana.

5M adalah misi, anggota, pesan, media, dan manajer. Jesse merinci setiap tahap kerangka kerja dan membagikan apa yang perlu Anda pertimbangkan.

1. Misi

Apa yang Anda coba capai? Saat Anda berkomunikasi dalam angkatan kerja, misi Anda harus langsung selaras dengan hasil bisnis Anda.

Pertama, Anda perlu memastikan bahwa tenaga kerja Anda mengetahui tujuan keseluruhan dan sasaran bisnis organisasi Anda. Selanjutnya, pertimbangkan apa tujuan Anda dan hasil bisnis spesifik yang perlu Anda capai. Ini adalah misi komunikasi Anda.

2. Anggota

Siapa audiens atau pemangku kepentingan spesifik Anda? Semakin banyak Anda tahu tentang mereka, semakin mudah untuk berkomunikasi dengan mereka. Anda harus mempertimbangkan apa yang Anda ketahui tentang mereka sebagai individu dan sebagai organisasi, budaya mereka, sejarah, dinamika saat ini, dan hal lain yang mungkin berhubungan dengan masalah yang dihadapi.

3. Pesan

Kemudian mulailah merencanakan hal-hal utama yang Anda ingin audiens Anda ketahui, percayai, atau lakukan. Anda mungkin ingin memengaruhi orang agar mereka mengambil tindakan atau memercayai sesuatu yang berbeda dari sebelumnya. Pesan apa yang perlu Anda sertakan untuk mengubah perilaku mereka? Dan, yang terpenting, dapatkah Anda mengubah perilaku mereka? Mungkin ada lebih dari satu pesan yang akan membantu atau narasi yang kuat yang dapat Anda gunakan untuk memicu perubahan.

4. Media

Setelah Anda mengetahui pesan Anda, pertimbangkan cara menyampaikannya. Siapa yang harus menyampaikan pesan Anda kepada audiens Anda? Anda dapat membuat karakter, menggunakan contoh pelanggan atau meminta orang-orang dari perusahaan Anda untuk membantu. Kemudian, pikirkan tentang media atau media khusus apa yang akan Anda gunakan.

Komunikasi Anda dapat mengambil banyak bentuk. Itu bisa berupa poster, email, video, atau Anda dapat menggunakan kembali pesan Anda ke dalam berbagai bentuk untuk disiarkan di berbagai platform. Dengan cara ini, pesan Anda akan menjangkau sebanyak mungkin orang.

Jesse mencatat bahwa audiens Anda bisa berada di banyak tempat berbeda secara online, jadi Anda harus memaksimalkan jangkauan Anda. Ini juga dapat membantu kredibilitas Anda jika audiens Anda mendengar pesan yang sama beberapa kali.

Jesse mengatakan bahwa ini adalah tahap yang kebanyakan orang mulai. Komunikasi sering gagal karena orang melompat ke tahap bagaimana, daripada merencanakan mengapa, siapa, dan apa terlebih dahulu.

5. Manajer

Manajer Anda atau pemberi pengaruh utama lainnya dalam organisasi Anda dapat menjadi kaki tangan yang kuat untuk mengomunikasikan pesan Anda dengan sukses. Melibatkan apa yang disebut Jesse sebagai "dukungan juara" dalam proses komunikasi membantu mereka membantu Anda.

Jesse percaya bahwa proses 5M tidak harus memakan waktu lama. Meluangkan waktu sebentar untuk memikirkan apa yang ingin Anda capai dapat berdampak positif pada hasil komunikasi Anda. Sarannya adalah menuliskan ide-ide Anda untuk menyelaraskan tim Anda di setiap tahap.

“Jika Anda dapat menuliskan 5M Anda, itu menambah banyak kejelasan dan penyederhanaan, dan menghindari kebingungan. Kemudian Anda dapat membagikannya dengan orang lain di tim Anda dan berkata, 'Hei, apakah kita memiliki tujuan yang sama di sini?' Karena sangat mengejutkan betapa seringnya orang tidak berada di halaman yang sama.”

Bagaimana melakukan komunikasi yang lebih baik

Kerangka kerja 5M adalah alat perencanaan yang komprehensif untuk komunikasi, tetapi bagaimana Anda menjalankannya?

Jesse menganjurkan model Simple Visual Stories (SVS) untuk komunikasi jarak jauh yang lebih efektif. Dia menggunakan ini baik secara internal maupun eksternal karena seberapa baik materi SVS terhubung dengan orang-orang dan mendorong tindakan. SVS bisa dalam bentuk apa pun yang menggunakan visual dan elemen penceritaan, jadi, misalnya, Anda bisa membuat video, grafik, atau materi SVS tertulis.

Setiap tahap model SVS memiliki tiga elemen. Untuk tahap "Sederhana", ini adalah: pendek, terarah, dan dibuat. Jesse percaya bahwa komunikasi yang baik itu singkat tetapi tetap mencapai tujuannya.

“Semakin pendek, semakin baik. Semuanya sama, video 90 detik akan dilihat dan diingat lebih baik daripada video tiga menit. Dan juga untuk email dengan tiga paragraf versus 20 paragraf. Saya pikir Einstein yang berkata, 'Anda ingin membuat segala sesuatunya sesederhana mungkin, dan tidak lebih sederhana.'”

Jesse juga mencatat bahwa tujuan harus mendorong komunikasi. Pertahankan hasil yang Anda inginkan di garis depan pikiran Anda saat merancang materi Anda. Memimpin dengan tujuan juga membentuk perspektifnya dalam menyusun komunikasi Anda. Jesse percaya bahwa setiap elemen komunikasi Anda harus dipilih dengan hati-hati, karena cara Anda menyampaikan pesan itu penting.

Tiga aspek dari tahap “Visual” model SVS adalah: metafora, gambar, dan karakter.

Metafora penting untuk visual karena membantu audiens Anda terhubung dengan sesuatu yang sudah mereka kenal. Ini menjembatani kesenjangan antara sesuatu yang sudah Anda ketahui dan informasi baru untuk proses pembelajaran yang lebih cepat.

Anda dapat menggunakan gambar dan karakter untuk menarik audiens Anda. Mungkin Anda membuat karakter yang dapat dihubungkan untuk memicu respons emotif atau menggunakan gambar tertentu sebagai simbol untuk memperkuat sebuah ide.

Tahap terakhir, “Story,” terdiri dari koneksi, hiburan, dan aksi. Tahap ini adalah di mana Anda memperkenalkan narasi yang menarik untuk pesan Anda. Komunikasi Anda perlu terhubung dengan kepala dan hati audiens Anda.

Bercerita adalah alat yang ampuh karena menghibur dan menarik. Tapi itu juga menunjukkan bahwa pesan Anda memiliki implikasi kehidupan nyata. Mendongeng akan memaksa audiens Anda untuk mengambil tindakan.

“Itu bahkan tidak harus menjadi cerita yang hebat. Tetapi sebuah cerita sebenarnya menciptakan ikatan emosional, sehingga orang-orang lebih cenderung bersedia, terbuka, dan termotivasi untuk berubah.”

Pikiran terakhir Jesse

Jesse mencatat bahwa untuk mengubah dan mempengaruhi dunia, keterampilan komunikasi Anda harus melibatkan dan memimpin orang lain. Akhirnya, Jesse percaya bahwa kita semua harus menghormati kekuatan komunikasi.

“Kami selalu berkomunikasi. Pertanyaannya, apakah kita melakukannya dengan sengaja atau tidak? […] Anda harus kembali ke, 'apa misinya? Apakah saya memanfaatkan kesempatan itu sebaik-baiknya?' Dan berhati-hatilah dengan momen-momen pengaruh komunikasi itu.”

Jika Anda siap untuk meningkatkan keterampilan komunikasi visual Anda, cari tahu bagaimana TechSmith Academy dapat membantu Anda. Kami memiliki kursus singkat dan informasi tentang segala hal mulai dari pembuatan skrip dan penulisan yang lebih baik hingga saran ahli tentang membuat video pertama Anda.

Untuk saran dan kiat ahli lainnya, kunjungi Akademi TechSmith di YouTube atau dengarkan Podcast.