Dokumentasi Perangkat Lunak: 5 Cara Mudah Menjadikannya Lebih Baik

Ketika kebanyakan orang memikirkan dokumentasi pengguna perangkat lunak, mereka mungkin tidak membayangkan sesuatu yang menarik, menarik, atau menyenangkan. Itu karena terlalu banyak panduan pengguna perangkat lunak, panduan memulai cepat, tutorial, dan sejenisnya didominasi oleh blok teks besar dengan sedikit pemikiran tentang apa yang akan didapatkan pengguna akhir darinya.

Ada cara yang lebih baik.

Dokumentasi pengguna terbaik tidak memberi tahu pelanggan Anda cara menggunakan perangkat lunak Anda dalam porsi yang besar dan sulit dicerna. Ini menunjukkan kepada mereka bagaimana dengan visual dan video dalam potongan berukuran gigitan yang dengan jelas menguraikan secara sederhana bagaimana menyelesaikan tugas yang akan membantu mereka menjadi sukses.

Dan, yang terbaik, JAUH lebih mudah dari yang Anda pikirkan. Saya akan menunjukkan kepada Anda lima cara sederhana untuk meningkatkan dokumentasi perangkat lunak Anda dengan visual dan video yang akan menyenangkan pelanggan Anda sambil membantu mereka menjadi lebih sukses dengan produk Anda.

Inilah yang akan Anda pelajari:

• Mengapa visual dan video menawarkan cara yang lebih baik untuk mengajar dan belajar.
• Bagaimana Anda dapat menggunakan tangkapan layar untuk menyempurnakan konten bantuan Anda.
• Mengapa grafik yang disederhanakan menambah kejelasan bagi pelanggan Anda dan meningkatkan umur panjang dokumentasi pengguna Anda.
• Bagaimana mengubah tangkapan layar Anda menjadi tutorial video menambah dimensi baru pada konten Anda.
• Mengapa PDF mungkin bukan pilihan terbaik untuk dokumentasi perangkat lunak Anda.

Mengapa dokumentasi perangkat lunak visual lebih baik

Ketika kami melakukan penelitian Nilai Visual, kami berharap untuk menemukan bahwa orang belajar lebih baik ketika disajikan dengan konten visual vs teks saja. Namun yang tidak kami duga adalah sejauh mana konten visual membuat perbedaan.

Hampir 70% orang tidak hanya lebih menyukai instruksi visual dibandingkan teks saja, mereka juga belajar lebih cepat, melakukan tugas dengan lebih akurat, dan menyimpan informasi lebih lama. Itu cukup mengejutkan, jujur ​​saja.

Dan, analisis Studi Penampil Video terbaru kami menemukan bahwa, semakin banyak, orang mencari bantuan atau konten petunjuk melalui video daripada PDF lama atau halaman web yang padat teks.

Intinya adalah bahwa orang tidak hanya menyukai visual dan video (mereka menyukainya!), mereka juga mendapatkan lebih banyak darinya.

Itu berarti Anda akan memiliki pelanggan yang lebih bahagia, lebih sukses, dan mengurangi panggilan telepon, email, dan pertanyaan lain ke staf dukungan teknis Anda.

Bagaimana meningkatkan dokumentasi perangkat lunak dengan visual dan video

Jadi visual dan video adalah komponen kunci dari setiap strategi dokumentasi perangkat lunak yang baik, tetapi juga bisa menakutkan untuk berpikir tentang membuat jenis konten itu, terutama jika Anda memiliki sedikit atau tanpa pengalaman.

Tidak harus begitu. Sangat mudah untuk membuat visual dan video berkualitas tinggi — bahkan jika Anda belum pernah membuatnya sebelumnya.

Berikut adalah lima cara mudah untuk meningkatkan dokumentasi perangkat lunak Anda dengan visual.

1. Gunakan tangkapan layar

Tangkapan layar adalah salah satu cara paling sederhana untuk menambahkan gambar antarmuka pengguna perangkat lunak Anda ke dokumentasi Anda.

Bahkan tangkapan layar biasa dapat sangat membantu pengguna Anda saat mereka mencoba menavigasi perangkat lunak atau situs web Anda, tetapi ketika disempurnakan dengan anotasi dan info, itu menjadi alat yang penting dan mudah dipahami.

Jika sebuah gambar bernilai 1.000 kata, tangkapan layar yang baik harus bernilai 10.000.

Meskipun ada alat tangkapan layar gratis yang tersedia, opsi yang lebih kuat dan serbaguna seperti TechSmith Snagit membuat pembuatan gambar berkualitas tinggi menjadi lebih mudah. Anda dapat menampilkan layar sebanyak atau sesedikit yang Anda perlukan dan keterangan serta anotasi Snagit yang mudah berarti Anda dapat menyorot elemen-elemen penting atau menarik perhatian pengguna Anda pada apa yang paling vital.

Serangkaian tangkapan layar dapat menunjukkan langkah-langkah untuk menyelesaikan tugas, atau alat langkah Snagit dapat menampilkan semuanya dalam satu gambar.

Pelajari cara membuat tangkapan layar yang efektif

2. Gunakan grafik yang disederhanakan

Banyak antarmuka perangkat lunak bisa rumit, menawarkan sejumlah opsi. Dan, sebagian besar waktu ketika Anda ingin menunjukkan proses atau cara, Anda tidak perlu menunjukkan semuanya. Faktanya, terkadang menampilkan seluruh antarmuka bisa membingungkan.

Grafik yang disederhanakan membantu menghilangkan penekanan pada bagian yang tidak penting dari tangkapan layar Anda dan menyoroti apa yang perlu dilihat pengguna Anda.

Dengan Snagit, membuat grafik yang disederhanakan tidak pernah semudah ini. Cukup pilih alat Simplify dan, dengan Auto-Simplify dipilih, Snagit melakukan sisanya. Anda dapat memilih seberapa banyak detail yang Anda ingin Snagit tampilkan dan hapus penyederhanaan yang tidak Anda perlukan.

Untuk kontrol yang lebih presisi, Anda juga dapat memilih untuk menerapkan penyederhanaan secara manual.

Bagaimanapun Anda melakukannya, grafik yang disederhanakan akan membantu pengguna Anda memahami dengan tepat di mana mereka harus memusatkan perhatian mereka.

3. Ubah tangkapan layar Anda menjadi video

Meskipun gambar adalah cara yang ampuh dan berguna untuk meningkatkan dokumentasi perangkat lunak Anda, video dapat membuatnya lebih jauh lagi dengan menambahkan instruksi gerakan dan suara ke dalam campuran.

Sekarang, jika Anda belum pernah membuat video sebelumnya, pemikiran untuk memulai bisa sangat menakutkan. Tetapi Anda dapat membuat video yang sangat efektif dengan sedikit atau tanpa pengalaman video sama sekali. Faktanya, jika Anda dapat mengambil tangkapan layar, Anda sudah siap!

Sekali lagi, Snagit yang menyelamatkan. Snagit memungkinkan Anda mengambil serangkaian tangkapan layar dan mengubahnya menjadi video cepat yang dapat Anda bagikan sebagai bagian dari dokumentasi perangkat lunak, konten bantuan, dan banyak lagi. Faktanya, ini adalah cara yang bagus bagi tim dukungan teknis Anda untuk menunjukkan kepada pengguna cara memperbaiki masalah juga.

Anda dapat mengambil tangkapan layar Anda dan kemudian membuat video Anda atau mendapatkan tangkapan layar Anda menggunakan fungsi Video dari Gambar Snagit. Bagaimanapun Anda melakukannya, Anda dapat menambahkan audio dan anotasi saat Anda melakukannya.

4. Rekam video

Tangkapan layar sangat bagus dan berguna dalam lebih banyak cara daripada yang bisa saya hitung. Tapi, terkadang tidak ada yang bisa dilakukan selain video.

Tidak seperti video dari gambar, perekaman layar mengambil video dari layar Anda dan setiap gerakan mouse, klik, dll. yang Anda lakukan.

Perekam layar bawaan Snagit memungkinkan Anda menangkap semua atau sebagian layar Anda, serta sulih suara apa pun yang ingin Anda sertakan. Untuk beberapa kepribadian ekstra, Anda juga dapat menambahkan kamera Anda.

Terkadang sentuhan pribadi itu sangat membantu pengguna Anda merasa tidak terlalu stres untuk mempelajari perangkat lunak Anda.

Namun, ingatlah bahwa video terbaik dibuat sesingkat mungkin untuk menunjukkan apa yang ingin Anda ajarkan. Jangan mencoba menunjukkan cara menggunakan setiap fitur dalam satu video.

5. Berpikir di luar PDF

Portable Document Format (PDF) Adobe telah mengubah cara kita berbagi informasi. Mereka sempurna ketika Anda ingin seseorang dapat mengunduh dan mencetak salinan dokumentasi Anda yang diformat dengan sempurna.

Tapi mari kita hadapi itu, kapan terakhir kali Anda mengunduh dan mencetak dokumentasi perangkat lunak?

Salah satu hal terbaik tentang web adalah kita dapat berbagi informasi tanpa perlu mencetaknya. Simpan dokumentasi perangkat lunak Anda di halaman situs web Anda daripada hanya memaksa pengguna untuk mengakses PDF. Anda akan memiliki lebih banyak opsi (termasuk dapat menyertakan video) dan, sebagian besar, halaman web jauh lebih mudah diperbarui daripada dokumen PDF, memastikan bahwa pengguna Anda selalu memiliki informasi terbaru.

Dan, tidak seperti PDF, halaman web Anda sangat mudah ditelusuri, artinya ketika salah satu pengguna Anda menginginkan informasi tentang produk Anda, mereka cenderung menemukan konten Anda.

Anda selalu dapat menawarkan PDF selain konten web, tetapi jangan jadikan PDF sebagai HANYA cara orang bisa mendapatkan dokumentasi perangkat lunak Anda.

Dan hei, jangan lupa Anda juga dapat menempatkan video Anda di situs-situs seperti YouTube!

Dokumentasi perangkat lunak yang lebih baik = pengguna yang lebih bahagia

Anda dapat terus membuat dokumentasi perangkat lunak yang berisi teks dan memaksa pelanggan Anda untuk melewatinya, atau Anda dapat memberi mereka apa yang mereka inginkan DAN apa yang sebenarnya membantu mereka menggunakan produk Anda lebih cepat dan lebih efisien.

Tambahkan lebih banyak visual dan video ke dokumentasi Anda dan Anda akan memberikan layanan yang lebih baik kepada pelanggan Anda.

Dan, dengan Snagit, secara harfiah siapa pun dapat membuat visual dan video yang terlihat sangat profesional yang akan menyenangkan pelanggan Anda, mengurangi panggilan dan email ke dukungan teknis, dan membantu menciptakan pengguna seumur hidup.