5 Contoh Komunikasi Asinkron untuk Pekerjaan Jarak Jauh yang Lebih Baik

Berkomunikasi di lingkungan kerja jarak jauh bisa jadi rumit, terutama jika Anda atau organisasi Anda baru saja beralih dari kerja tatap muka ke kerja jarak jauh.

Menyesuaikan diri dengan hari yang panjang dari rapat webcam ketika Anda terbiasa dengan kepala Anda ke kantor rekan kerja sering kali tampak melelahkan, dan terasa kurang terhubung.

Komunikasi asinkron untuk menyelamatkan!

Apa itu komunikasi asinkron? Ini adalah cara yang bagus untuk mengatakan komunikasi yang tidak harus terjadi secara real time.

Komunikasi asinkron memungkinkan kita untuk mengatur jadwal kita sendiri dan menjawab pesan pada waktu kita sendiri, tanpa harus menunggu ketersediaan orang lain.

Pekerjaan jarak jauh menawarkan banyak tantangan baru, tetapi metode komunikasi asinkron membantu Anda tetap terhubung dengan rekan kerja dan memastikan semuanya berjalan lancar, terlepas dari lokasi, zona waktu, atau gangguan di rumah.

Berikut adalah lima contoh komunikasi asinkron yang akan membuat kantor jarak jauh Anda di jalur untuk sukses.

1. Video informasi atau instruksional

Pernah menghadiri rapat yang bisa berupa email? Tentu saja. Kita semua punya. Tetapi email memiliki keterbatasannya sendiri! Orang cenderung memindai blok teks yang panjang, sehingga informasi penting mungkin terlewatkan. Seringkali juga sulit untuk mendapatkan nada dan maksud dari teks biasa, dan tidak mungkin untuk melakukan percakapan tatap muka saat Anda mengirim email.

Alih-alih mengirim email yang panjang atau mengharuskan karyawan untuk online pada saat yang sama untuk panggilan video untuk menyampaikan informasi baru, pertimbangkan bentuk komunikasi yang berbeda. Saya sarankan membuat video informasi dan instruksional dan membagikannya untuk ditonton oleh rekan satu tim di waktu mereka sendiri!

Metode ini tidak hanya memberikan lebih banyak fleksibilitas, tetapi juga memungkinkan karyawan untuk menonton konten sebanyak yang mereka butuhkan untuk memahami materi. Mereka juga dapat kembali dan merujuknya nanti.

Plus, video secara inheren lebih menarik daripada teks. Karyawan Anda mungkin lebih menyukainya (dan mereka menyimpan informasi dengan lebih baik).

Video-video ini tidak harus diproduksi dengan sangat baik — bahkan perekaman layar dengan sulih suara bisa jauh lebih efektif daripada mengirim email panjang dengan petunjuk arah.

Alat seperti Snagit sangat bagus untuk perekaman layar dasar, sementara alat yang lebih canggih seperti Camtasia bahkan menawarkan template video yang berguna untuk membuat panduan lebih mudah.

Bertentangan dengan apa yang mungkin Anda pikirkan, Anda tidak perlu menjadi ahli video untuk membuat video yang benar-benar hebat.

Butuh inspirasi? Berikut sebelas jenis video yang bisa Anda buat saat ini.

2. Panduan referensi cepat

Kemungkinannya, rekan kerja Anda akan membutuhkan Anda untuk menjelaskan tugas lebih dari sekali. Jika Anda tidak online pada saat yang sama, tugas dapat tertunda. Membuat panduan referensi cepat untuk menjelaskan tugas dan menjawab pertanyaan dasar yang mungkin muncul menawarkan lebih banyak fleksibilitas bagi audiens Anda dan memastikan bahwa informasinya mudah dipahami.

Plus, ketika mereka membutuhkan penyegaran, mereka selalu dapat kembali ke panduan praktis Anda untuk ditinjau.

Ini akan mengurangi kebutuhan untuk mengklarifikasi pesan dan menghilangkan pesan bolak-balik yang mungkin terjadi saat rekan kerja tidak ada di kantor di seberang lorong.

Snagit menawarkan beberapa template mengagumkan untuk membuat panduan referensi dan alat bantu kerja.

Untuk panduan hebat dalam membuat panduan referensi cepat dengan Snagit, lihat video di bawah ini!

3. Tangkapan layar dengan markup

Ingin cara cepat dan mudah untuk memberikan umpan balik secara asinkron pada proyek atau konten? Ambil tangkapan layar dan tambahkan anotasi atau markup.

Misalnya, suatu hari Anda menjelajahi situs web perusahaan Anda dan menemukan salah satu halaman produk Anda memiliki informasi lama atau usang.

Tentu, Anda dapat mengirim email kepada seseorang dan menjelaskan halaman apa, di mana halaman tersebut, dan elemen apa yang perlu diubah, tetapi dengan satu tangkapan layar, Anda dengan jelas dan mudah menampilkan semua informasi itu.

Tidak perlu rapat, email bertele-tele, atau obrolan teks.

Lihat bagaimana tanggapan kami terlihat jelas pada gambar di atas?

Rekan kerja tidak hanya dapat melihat apa yang perlu diubah, tetapi tangkapan layar menunjukkan alamat halaman dan di mana pada halaman konten yang sudah usang.

4. Alat manajemen proyek

Ada berbagai alat online untuk membantu tugas tim Anda tetap teratur dan terlihat. Produk seperti Asana dan Trello membantu menghilangkan kebingungan dengan menampilkan tugas Anda di papan, sehingga semua orang tahu apa yang terhenti, sedang berlangsung, atau selesai tanpa harus mengirim lusinan pesan bolak-balik.

Alat ini juga memiliki fitur seperti tag dan subtugas yang dapat membantu mengelompokkan tugas ke dalam proyek tertentu.

Jauh lebih mudah untuk bekerja secara asinkron ketika rekan satu tim memiliki tampilan visual yang konkret tentang siapa yang mengerjakan apa.

5. Wiki atau situs Sharepoint organisasi Anda

Memiliki wiki atau situs Sharepoint yang terorganisir dengan baik dan terkini membuat komunikasi menjadi lebih mudah, terutama bila Anda memiliki tim atau organisasi yang lebih besar. Gunakan sebagai hub untuk dokumen penting, pedoman perusahaan, direktori, dan banyak lagi.

Ini sangat penting untuk pekerjaan asinkron karena meskipun rekan satu tim tidak online, seorang karyawan dapat menemukan jawaban atas sebagian besar pertanyaan umum dan menemukan dokumen yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan mereka tanpa harus menunggu email atau pesan orang lain.

Demikian pula, jika Anda adalah penjaga tradisional pengetahuan itu, kotak masuk Anda tidak terus-menerus dibanjiri pertanyaan yang sama berulang-ulang.

Di sana Anda memilikinya!

Anda dipersenjatai dengan beberapa alat dan ide hebat untuk komunikasi asinkron, dan Anda tidak harus bergantung pada komunikasi tertulis untuk berinteraksi dengan anggota tim jarak jauh Anda.

Beberapa bahkan dapat berfungsi sebagai metode sinkron atau hibrida juga. Misalnya, meskipun pesan langsung dan pesan teks dapat dilakukan secara real time, Anda mungkin tidak dapat langsung menjawab pertanyaan rekan kerja.

Hal yang sama berlaku untuk pesan yang tertinggal di alat seperti Slack atau email. Orang dapat memilih untuk langsung menjawabnya, atau menunggu hingga tersedia.

Dengan mempertimbangkan tip komunikasi asinkron ini, Anda dan organisasi Anda akan membuat pekerjaan jarak jauh lebih mudah dan lebih fleksibel dari sebelumnya.

Pertanyaan yang sering diajukan