Mengalami Kelebihan Teknologi? Inilah Alat yang Karyawan Tidak Bisa Bekerja Tanpanya

Pergeseran darurat ke pekerjaan jarak jauh pada tahun 2020 sangat sibuk bagi banyak bisnis. Karena tidak ada waktu untuk mengembangkan proses dan norma baru secara serius, banyak perusahaan mengandalkan aplikasi dan alat baru untuk tetap terhubung sebagai tenaga kerja terdistribusi.

Menurut survei dari Okta, perusahaan menerapkan rata-rata 89 aplikasi pada tahun 2021, naik dari 58 aplikasi pada tahun 2015. Dan karyawan merasakan konsekuensinya, kelebihan beban aplikasi menyebabkan penurunan produktivitas dan bahkan kelelahan.

Bahkan dengan pekerja yang memiliki lusinan aplikasi di ujung jari mereka setiap hari, ketika kami bertanya kepada pelanggan Snagit apa alat kerja "pulau terpencil" mereka, beberapa aplikasi naik ke atas di berbagai industri dan peran.

Dalam posting ini, Anda akan belajar:

• Biaya sebenarnya dari kelelahan teknologi di organisasi Anda
• Cara sederhana untuk mencegah kelebihan beban aplikasi
• Alat dan aplikasi apa yang tidak dapat ditinggalkan oleh karyawan

Biaya penggunaan terlalu banyak aplikasi untuk komunikasi dan kolaborasi di tempat kerja

Meskipun ada biaya keuangan yang jelas terkait dengan teknologi di tempat kerja, tidak menemukan alat yang seimbang dapat berdampak pada organisasi Anda di luar anggaran.

Kesalahpahaman atau kebingungan

Terlalu banyak aplikasi dapat menyebabkan kesalahpahaman atau menimbulkan kebingungan di dalam perusahaan Anda, terutama ketika karyawan menggunakan banyak alat yang memiliki fungsi serupa.

Saat informasi tersebar di beberapa aplikasi, lebih mudah bagi orang untuk menerima informasi yang bertentangan atau bahkan melewatkan pesan penting sama sekali.

Ini bisa menjadi lebih rumit ketika tim atau departemen dalam perusahaan menggunakan aplikasi yang berbeda untuk berbagi informasi.

Katakanlah Anda sedang mengerjakan proyek desain, dan pemangku kepentingan membagikan perubahan penting pada spesifikasi dalam obrolan Teams. Namun, desainer di tim Anda sedang memeriksa email mereka untuk pembaruan dan melewatkan pesan di Teams.

Lain kali tim berkumpul kembali, perancang bingung mengapa pemangku kepentingan tidak senang dengan pekerjaan mereka dan frustrasi karena mereka tidak memiliki informasi yang benar.

Mengurangi produktivitas dan membuang waktu

Apakah Anda memiliki hari-hari di mana Anda mengerjakan banyak tugas berbeda tetapi tidak benar-benar menyelesaikan apa pun di daftar tugas Anda?

Anda dapat menyalahkan pengalihan konteks, atau kecenderungan untuk beralih antara satu tugas ke tugas yang tidak terkait, karena kurangnya produktivitas tersebut.

Ketika kita menggunakan terlalu banyak aplikasi di tempat kerja, kita dapat menemukan diri kita menghabiskan lebih banyak waktu untuk beralih antar jendela daripada benar-benar menyelesaikan pekerjaan kita.

Menurut survei Ring Central, karyawan menghabiskan sekitar satu jam setiap hari untuk beralih antar aplikasi yang berbeda.

Plus, masing-masing aplikasi tersebut dilengkapi dengan kumpulan notifikasinya sendiri yang membuatnya lebih menantang untuk fokus pada satu tugas.

Pelepasan karyawan dan kelelahan

Menurut The Anatomy of Work Index, lebih dari sepertiga pekerja merasa kewalahan dengan notifikasi ping yang terus-menerus.

Ketika Anda juga mempertimbangkan bagaimana kelebihan aplikasi secara tidak sengaja menciptakan lingkungan kerja yang terpecah-pecah dan membingungkan, mudah untuk melihat bagaimana karyawan bisa menjadi stres.

Menurut survei dari FlexJobs, lebih dari tiga perempat responden mengatakan bahwa stres di tempat kerja memengaruhi kesehatan mental mereka, yang dapat menyebabkan pelepasan atau kelelahan.

Cara mengatasi kelebihan aplikasi

Kabar baiknya adalah ada beberapa cara untuk membantu mencegah kelebihan beban aplikasi dan konsekuensinya.

Audit alat yang Anda miliki

Mulailah dengan mencatat aplikasi yang Anda gunakan dan hasil bisnis tertentu yang didukungnya. Mengevaluasi alat perusahaan Anda saat ini akan membantu mengidentifikasi redudansi atau kesenjangan dalam alur kerja yang harus diatasi.

Jangan lupa untuk mengingat tujuan organisasi Anda yang paling penting saat memutuskan aplikasi mana yang penting dan mana yang harus Anda lepaskan.

Jika perusahaan Anda menangani proyek kompleks dengan banyak bagian bergerak, mungkin tidak masuk akal untuk menghapus aplikasi manajemen proyek Anda.

Gunakan alat yang Anda miliki secara maksimal

Sebuah studi dari WalkMe menemukan bahwa hanya setengah dari perusahaan yang disurvei percaya bahwa mereka menyadari potensi penuh dari aplikasi yang mereka miliki.

Sebelum menerapkan aplikasi baru, evaluasi apakah salah satu alat yang sudah Anda miliki memenuhi kebutuhan tersebut terlebih dahulu.

Lihat fitur yang saat ini tidak Anda gunakan atau tingkat harga lainnya untuk melihat apakah mengupgrade aplikasi saat ini lebih cocok. Anda mungkin mendapati bahwa berinvestasi dalam aplikasi yang sudah digunakan karyawan Anda lebih hemat biaya dalam jangka panjang.

Snagit adalah Alat Penting untuk Tempat Kerja Modern

Berdayakan tim Anda untuk berkomunikasi lebih efektif dan hilangkan pertemuan yang tidak perlu.

Coba Snagit Gratis

Merampingkan proses

Kami biasanya tidak menambahkan alat atau aplikasi ke kumpulan teknologi tempat kerja kami hanya untuk bersenang-senang. Tujuannya adalah memberi karyawan alat yang mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaan mereka secara efektif.

Jadi, menciptakan proses yang seragam di seluruh tim dan departemen juga dapat membantu mengurangi kelebihan beban aplikasi dan mencegah pekerjaan yang berlebihan atau silo informasi.

Katakanlah tim sumber daya manusia di perusahaan Anda menggunakan Asana untuk memantau pekerjaan mereka, tetapi tim keuangan menggunakan Trello untuk tujuan yang sama. Tentu saja, ada biaya tambahan yang terkait dengan redundansi, tetapi juga dapat membuat alur kerja menjadi rumit.

Terutama ketika tim tersebut perlu berkolaborasi dalam sebuah proyek, ini dapat menyebabkan informasi yang bertentangan atau langkah-langkah tambahan untuk menyatukan semua orang.

Dengarkan karyawan Anda

Saat menambahkan atau menghapus alat dari tumpukan teknologi tempat kerja Anda, ingatlah untuk mengumpulkan umpan balik dari mereka yang menggunakannya setiap hari.

Meminta pendapat karyawan tentang fungsionalitas atau kegunaan aplikasi dapat membantu Anda mendapatkan gambaran yang lebih baik tentang keefektifannya secara keseluruhan.

Anda mungkin menemukan bahwa fitur yang disukai satu tim tentang OneDrive adalah alasan yang sama dengan tim lain yang tidak dapat hidup tanpa Google Docs, memungkinkan transisi yang lebih lancar jika Anda memilih satu aplikasi daripada yang lain.

Alat tempat kerja teratas, menurut karyawan

Untuk mencari tahu apa alat profesional di berbagai industri menemukan kesuksesan dengan hari ini, kami mengajukan satu pertanyaan kepada pelanggan Snagit, "Jika Anda harus memilih lima alat perangkat lunak untuk terus digunakan di tempat kerja saat ini, mana yang akan Anda pilih?"*

Di seluruh industri dan peran, lima alat teratas adalah:

1. Snagit
2. Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint)
3. Pandangan
4. Perbesar
5. Tim Microsoft

Snagit adalah alat tangkapan layar canggih yang memungkinkan Anda menggunakan gambar dan video untuk berbagi ide, memberikan umpan balik, dan berkomunikasi dengan lebih efektif.

Ini sangat mudah digunakan dan mendapat peringkat di daftar Produk Perangkat Lunak Terbaik G2 untuk tahun 2023.

Snagit adalah salah satu aplikasi yang Anda butuhkan untuk "selalu aktif" siap digunakan. Ini adalah alat yang produktif untuk pembelajaran, pengembangan presentasi, dan pembuatan ide.

Derek T. via G2

Membangun tumpukan teknologi yang optimal untuk pekerjaan hibrid dan jarak jauh memerlukan evaluasi yang cermat terhadap alat yang digunakan tim Anda setiap hari. Memanfaatkan pendekatan kualitas daripada kuantitas pada aplikasi dapat membantu Anda berkomunikasi lebih efektif, meningkatkan produktivitas, dan membuat karyawan tetap terlibat.