Tips dan Trik Menakjubkan Daftar SharePoint yang Perlu Anda Ketahui

Apakah Anda organisasi besar atau kecil, SharePoint adalah layanan yang dapat digunakan siapa saja untuk menjadikan bisnis mereka efisien. Dengan situs ini, Anda dapat dengan mudah mengelola dan berbagi informasi dengan karyawan lain dengan mudah. Jika Anda tidak memiliki pengetahuan yang tepat tentang cara menggunakan berbagai fitur SharePoint, mungkin sulit untuk menggunakan potensi penuh platform ini. Jadi, kami telah memutuskan untuk menulis artikel untuk berbagi beberapa tips daftar SharePoint dengan Anda. Apakah Anda senang mengenal mereka? Karena kami sangat bersemangat untuk membagikan pengetahuan kami, mari kita mulai. Selain itu, Anda akan mempelajari contoh daftar SharePoint.

Tips dan Trik Menakjubkan Daftar SharePoint yang Perlu Anda Ketahui

Kami telah menunjukkan tentang contoh daftar SharePoint dan tip dan trik daftar SharePoint secara mendetail.

Tentang SharePoint

Pertama kali diperkenalkan oleh Microsoft pada tahun 2001, ini adalah platform manajemen dan berbagi informasi . Ini membantu organisasi membuat situs untuk menyimpan dan berbagi data dengan karyawan mereka. Anda dapat membuat banyak jenis situs dengan SharePoint, seperti situs tim, situs komunikasi, situs klasik, dll. Hal terbaiknya adalah hadir dengan beberapa versi Office 365. Selain itu, Anda dapat membelinya sebagai layanan mandiri.

Namun, ada kemungkinan Anda bekerja di perusahaan IT dan belum pernah mendengar tentang platform manajemen konten ini. Ini karena banyak organisasi kecil tidak menggunakan alat ini dan menggantinya dengan aplikasi Microsoft Office lainnya. Tapi itu tidak mengubah fakta betapa hebatnya SharePoint. Dan itu memiliki potensi untuk memenuhi sebagian besar kebutuhan Anda. Ini menggunakan alur kerja untuk menyediakan alat kolaborasi seperti daftar, pustaka, basis data, dll.

Tidak seperti aplikasi Microsoft lainnya, itu tidak sering diperbarui. Terlepas dari kenyataan ini, SharePoint masih memiliki tampilan modern dan juga cukup aman.

Fakta Tentang SharePoint

• Lebih dari 100 juta orang di seluruh dunia menggunakan alat kolaborasi ini.
• Hampir 50 persen perusahaan top dunia, termasuk perusahaan Fortune 500, menggunakan SharePoint untuk kebutuhan sehari-hari.
• Microsoft adalah organisasi yang cukup besar yang menghasilkan pendapatan miliaran dolar per tahun. Tapi tahukah Anda bahwa SharePoint menghasilkan hampir 2 miliar dolar setahun dari total pendapatannya.
• Fakta menyenangkan lainnya adalah Microsoft mendapatkan 10 ribu pengguna SharePoint baru per hari.
• Di zaman modern ini, salah satu skill yang banyak diminati adalah coding. Namun, tidak semua orang menyukai pengkodean, dan banyak karyawan Anda mungkin tidak tahu cara membuat kode. Jadi dengan menggunakan fitur seret dan lepas SharePoint yang mudah, siapa pun dapat membuat situs tanpa mengkodekan satu kata pun.
• Ada 3 mode berbeda di mana Anda dapat menggunakan alat ini: On-Premise, Cloud, dan Hybrid. Jadi, tidak hanya kuat tetapi juga fleksibel.

Sekarang, baca lebih lanjut untuk mempelajari tentang tips daftar SharePoint.

Setelah Anda mendapatkan jawaban atas sebagian besar pertanyaan penting Anda, saatnya untuk mempelajari tips dan trik daftar online SharePoint.

1. Ekspor Data ke Excel

Salah satu fitur dari daftar SharePoint adalah fungsi representasi grafis tingkat lanjut dari data. Jadi jika Anda mengelola data Anda dalam daftar SharePoint dan perlu menggunakan fitur representasi grafis, Anda harus mengekspor data ke Excel. Ini karena representasi grafis tidak tersedia dalam daftar SharePoint. Mengekspor ke Excel adalah fitur yang sangat berguna, dan Anda harus menggunakannya untuk menghemat waktu yang berharga. Ini adalah tip pertama yang membantu menyelesaikan kueri Anda, tips daftar SharePoint. Mari kita tahu tip kedua.

2. Gunakan Kemampuan Filter

Salah satu daya tarik utama daftar SharePoint adalah opsi filter. Dengan pemfilteran, Anda dapat dengan mudah menemukan informasi yang Anda cari dalam hitungan detik. Tetapi tindakan itu mungkin membutuhkan waktu berjam-jam untuk ditemukan tanpa opsi filter ini.

3. Integrasikan dengan Aplikasi Microsoft 365 Lainnya

Anda dapat mengintegrasikan daftar SharePoint dengan aplikasi kantor lainnya, yang merupakan fitur canggih dan nyaman. Untuk efisiensi, Anda dapat mengintegrasikan daftar dengan Power Apps, Power Automate, dan Power BI. Ini adalah tip ketiga untuk trik daftar SharePoint. Sekarang mari kita beralih ke tip berikutnya.

4. Tetapkan Izin

Izin adalah fitur yang menjadikan SharePoint lebih menguntungkan dan solusi yang lebih baik untuk banyak perangkat lunak daftar lainnya. Yang terbaik adalah Anda dapat menyesuaikan izin. Jika beberapa karyawan tidak perlu menggunakan opsi edit, Anda hanya dapat memberikan izin yang diperlukan kepada mereka. Ini tidak hanya nyaman, tetapi juga mengurangi risiko terhapusnya informasi penting oleh karyawan pemula.

5. Kesederhanaan adalah Kunci

Trik daftar SharePoint berikutnya adalah kesederhanaannya. Tapi jangan salah paham. Itu masih merupakan alat yang ampuh. Namun, banyak yang dapat menggunakannya dengan cara yang rumit jika mereka tidak tahu cara menggunakan setiap alat dengan benar dan membuat semuanya menjadi rumit. Jadi kami menyarankan Anda untuk tidak melakukan itu dan membuat daftar yang menghargai minimalisme. Bagaimana Anda bisa membuat daftar minimalis? Jawabannya sederhana. Baca tentang fungsi dan cara menyimpan informasi dengan benar dalam format yang benar.

Baca Juga: Microsoft 365 Copilot: Asisten AI Baru untuk Aplikasi Office

Batasan Daftar SharePoint

Setelah mempelajari tips daftar SharePoint, beri tahu kami tentang batasannya. Ada batasan tertentu dari daftar SharePoint yang harus Anda ingat. Mereka disebutkan di bawah ini:

• 30 , 000 , 000 adalah jumlah maksimum item yang dapat Anda tambahkan ke daftar SharePoint. Namun, Anda mungkin mengatakan bahwa itu lebih dari cukup. Ya, jika organisasinya kecil, maka hanya pernyataan ini yang benar. Tetapi jika itu adalah salah satu dari 500 perusahaan yang beruntung, kami bahkan tidak yakin itu cukup.
• 250 MB adalah batas ukuran maksimum daftar. Ini bisa membatasi jika Anda ingin menambahkan lampiran dan tidak hanya mengisi daftar dengan kata-kata.
• Anda mungkin ingin menyembunyikan beberapa kolom dari beberapa pengguna. Namun sayangnya, hal ini tidak dapat dilakukan di daftar SharePoint, yang dapat menjadi kelemahan utama bagi beberapa pengguna.
• Jika Anda ingin menyembunyikan beberapa tampilan daftar untuk pengguna tertentu , maka itu juga tidak mungkin dilakukan.
• Jika ribuan dokumen atau item ada dalam daftar, beberapa pengguna mungkin mendapatkan kesalahan ambang saat mencari daftar untuk item tertentu.
• Dalam daftar, nama opsi umum seperti item baru, edit item, check-in, dan check-out tersedia. Tetapi Anda tidak dapat menyesuaikan menu sesuai kebutuhan.

Baca bagian selanjutnya untuk mengetahui tentang contoh daftar SharePoint.

Contoh Daftar SharePoint

Sekarang mari berikan beberapa contoh daftar SharePoint untuk memperluas pemahaman Anda tentang masalah ini.

1. Daftar Contoh Kursus

Dalam daftar contoh course, kita dapat menyimpan berbagai data tentang course. Masukkan detail seperti nama kursus, nama instruktur, deskripsi, biaya kursus, dan jenis kursus.

2. Daftar Liburan

Dalam daftar jenis ini, Anda dapat melacak detail tentang liburan karyawan. Masukkan detail seperti nama karyawan, alasan keluar, tanggal cuti, total periode, disetujui atau tidak, dll.

3. Manajemen Proyek

Jika Anda menjalankan perusahaan, maka Anda akan memiliki proyek. Selain itu, untuk mengelola proyek tersebut secara efisien, Anda bisa menggunakan daftar di SharePoint. Rincian yang dapat dimasukkan ke dalam daftar manajemen proyek adalah nama proyek, tanggal mulai, tanggal berakhir, penugasan, anggaran, dan durasi.

4. Daftar/Tracker Rekrutmen

Jika Anda seorang HR, maka daftar ini akan banyak membantu. Dengan pelacak rekrutmen, Anda dapat melacak profil kandidat, tanggal wawancara, status lamaran, dll. Beberapa detail yang dapat Anda tambahkan adalah nama kandidat, posisi, tanggal lamaran, tanggal wawancara, nama perekrut, alamat email kandidat, pengalaman, dan keterampilan.

5. Daftar Survei Karyawan

Untuk menjalankan perusahaan yang sukses, Anda membutuhkan karyawan yang baik. Kita tahu bahwa sulit untuk mendapatkan karyawan yang baik. Namun, tahukah Anda apa yang lebih sulit? Untuk mempertahankan mereka! Jika Anda ingin menjalankan perusahaan yang sukses dan ingin mempertahankan kesuksesan itu, mendengarkan saran dan keluhan karyawan sangatlah penting. Untuk melakukan itu, Anda dapat mempertahankan daftar survei. Anda dapat memasukkan detail dalam daftar itu: nama, tanggal, gaji, tunjangan kesehatan, budaya kerja, umpan balik kinerja, peluang kerja, dll.

Baca Juga: Cara Mengatasi SharePoint Edit Web Part Tidak Diizinkan

Daftar SharePoint Vs Perpustakaan SharePoint

Setelah Anda mendapatkan informasi yang diperlukan tentang SharePoint, mari ketahui beberapa perbedaan antara Daftar dan Perpustakaan SharePoint.

Apakah Daftar SharePoint Lebih Baik Daripada Microsoft Excel?

Jawabannya tergantung pemakaian. Jika Anda menginginkan pengalaman perangkat lunak sederhana dengan fleksibilitas, Anda dapat menggunakan daftar, yang merupakan pilihan yang lebih baik. Excel adalah pilihan yang lebih baik jika Anda menginginkan beberapa fungsi canggih seperti grafik. Saat kita membahas SharePoint di sini, mari ketahui beberapa hal yang membuatnya lebih baik daripada Excel.

• Mudah digunakan , dan Anda tidak perlu menghabiskan waktu berbulan - bulan mempelajari fitur daftar SharePoint.
• Itu dapat dengan mudah diintegrasikan dengan aplikasi Microsoft 365 lainnya, yang membuatnya lebih fleksibel daripada spreadsheet.
• Sama seperti berbelanja di Amazon, Anda dapat dengan mudah menemukan informasi yang tepat menggunakan kemampuan filter lanjutan dalam daftar.
• Di Excel, pengguna dapat mengunduh file tertentu, memasukkan data ke dalamnya, lalu mengirimkannya melalui email ke atasannya. Metode ini tidak hanya melelahkan, tetapi juga dapat menyebabkan kesalahan. Namun, dalam daftar, pengguna dapat membuat perubahan pada data , dan hanya akan ada satu versi saja. Tidak ada salinan dan tidak ada pusing mengelola banyak file.
• Di Excel, Anda tidak bisa mengoptimalkan izin untuk setiap pengguna. Anda harus memberikan semua izin atau tidak sama sekali, yang dapat menyebabkan masalah seperti menghapus sel penting, masalah pemformatan, dll. Namun, Anda dapat memilih izin yang ingin Anda berikan kepada karyawan dalam daftar.

Direkomendasikan:

• 22 Alternatif Dropbox Terbaik
• 7 Cara Memperbaiki Lokasi Tidak Tersedia iPhone iMessage
• Tip dan Trik Pustaka Dokumen SharePoint yang Menakjubkan
• Cara Membuat Daftar SharePoint

Kami harap artikel tentang tips daftar SharePoint ini bermanfaat bagi Anda. Kami juga membagikan beberapa informasi lain yang membantu Anda mendapatkan lebih banyak pengetahuan tentang contoh daftar SharePoint. Jika Anda masih memiliki pertanyaan, jangan lupa untuk menggunakan bagian komentar, dan tim kami akan menangani pertanyaan Anda. Anda juga dapat menyarankan topik baru di komentar, dan kami akan menulis artikel khusus untuk itu. Simpan situs kami ke bookmark Anda untuk referensi di masa mendatang. Terima kasih telah membaca.