Tip dan Trik Pustaka Dokumen SharePoint yang Menakjubkan

SharePoint adalah alat yang ampuh dan sangat berguna untuk bisnis kecil dan besar. Namun, terkadang menjadi sulit untuk menggunakan berbagai alat, dan pengguna mungkin merasa kewalahan dengan semuanya. Jadi, kami telah memutuskan untuk membagikan artikel ini tentang tips dan trik Perpustakaan Dokumen SharePoint untuk membantu Anda. Kami juga telah membahas beberapa batasan pustaka dokumen SharePoint, sehingga dapat mengetahui batasan pustaka dokumen juga. Apakah Anda senang mengetahuinya? Karena kami sangat senang berbagi pengetahuan dengan Anda tentang pengaturan pustaka dokumen SharePoint! Jadi mari selami!

Tip dan Trik Pustaka Dokumen SharePoint yang Menakjubkan

Jika Anda ingin menggunakan SharePoint dan memanfaatkannya secara maksimal, maka Anda perlu mengetahui beberapa tips. Dalam artikel ini, kami telah membahas yang terbaik yang akan mempermudah dan lebih efisien bagi Anda untuk menggunakan SharePoint. Tetap sampai akhir untuk tahu lebih banyak.

Apa itu Perpustakaan Dokumen SharePoint?

Sebelum membahas tips dan trik pustaka dokumen SharePoint, mari kita pelajari dulu apa itu sebenarnya. Pustaka dokumen SharePoint adalah tipe daftar khusus tetapi berbeda dari daftar biasa dalam banyak aspek. Di pustaka dokumen SharePoint, Anda dapat menyimpan dokumen Anda, seperti gambar, file, dan PDF, dll. Jadi pada dasarnya daftar digunakan untuk menyimpan data dan pustaka dokumen digunakan untuk menyimpan berbagai jenis file. Di pustaka dokumen saat Anda menyimpan informasi apa pun itu akan dikenal sebagai item. Teruslah membaca untuk mengetahui cara mengakses pengaturan pustaka dokumen SharePoint.

Cara Mengakses Pengaturan Perpustakaan Dokumen SharePoint

Ikuti langkah-langkah yang disebutkan di bawah ini untuk mengakses pengaturan pustaka dokumen SharePoint:

1. Buka SharePoint di PC Anda.

2. Klik ikon pengaturan di pojok kiri atas.

3. Pilih Konten situs dari menu.

4. Selanjutnya, pilih pustaka Dokumen yang disukai.

5. Klik ikon roda gigi lagi.

6. Pilih pengaturan Perpustakaan.

Baca bagian selanjutnya untuk mengetahui tentang contoh pustaka dokumen SharePoint.

Baca Juga: Di mana Menu Alat di Outlook?

Contoh Pustaka Dokumen SharePoint

Ada banyak tipe pustaka dokumen untuk berbagai kasus penggunaan. Anda dapat menggunakan berbagai jenis templat sesuai kebutuhan Anda, dan SharePoint telah mendesainnya sedemikian rupa sehingga akan selalu ada sesuatu yang sesuai dengan kebutuhan Anda. Berikut adalah beberapa contoh pustaka dokumen SharePoint:

• Perpustakaan Dokumen – Di sini Anda dapat menyimpan dokumen dan membaginya dengan orang lain.
• Pustaka Aset – Anda dapat menyimpan file yang lebih besar seperti video , foto , dan file audio dalam jenis pustaka ini.
• Perpustakaan Gambar – Perpustakaan gambar adalah jenis file khusus tempat Anda dapat menyimpan gambar dengan mudah.
• Perpustakaan Slide – Ini adalah perpustakaan yang sangat berguna dan di sini Anda dapat berbagi slide. Dan saat Anda perlu mempresentasikannya dalam rapat, Anda dapat dengan mudah melakukannya dengan Microsoft Powerpoint.
• Perpustakaan Halaman Wiki – Di sini Anda dapat menyimpan halaman web dan komponen web yang berisi gambar dan teks.
• Dari Perpustakaan – Ini adalah tempat yang aman untuk menyimpan semua formulir , pesanan , dan laporan Anda.
• Perpustakaan Halaman Situs – Ini adalah jenis perpustakaan khusus tempat Anda dapat menyimpan halaman Anda .

Kami harap ini menjawab pertanyaan Anda tentang Contoh Perpustakaan Dokumen SharePoint.

Baca Juga: Cara Mengatasi SharePoint Edit Web Part Tidak Diizinkan

Batas Pustaka Dokumen SharePoint

Karena Perpustakaan Dokumen SharePoint memiliki fitur hebat, ada juga beberapa batasan dan Anda juga harus menyadarinya. Berikut adalah beberapa batasan pustaka dokumen SharePoint:

• Anda hanya bisa menyimpan hingga 30 juta item dalam daftar atau pustaka dokumen. Namun, sepertinya itu sudah lebih dari cukup. Tetapi jika Anda menjalankan perusahaan besar, dan menggunakan daftar SharePoint sebagai penyimpanan data utama Anda, bahkan 30 juta tampaknya bukan masalah besar.
• Anda hanya dapat melihat 5k item dalam satu tampilan.
• SharePoint memiliki sistem pencarian yang sangat kuat. Namun, ketika ada terlalu banyak data, itu mungkin memberi Anda hasil yang salah dan tidak berfungsi dengan baik.
• Anda tidak bisa menggunakan spasi saat Anda memberikan nama SharePoint ke pustaka dokumen.

Praktik Terbaik Struktur SharePoint

Ada banyak hal yang dapat Anda lakukan untuk menjadikan pengalaman SharePoint Anda holistik. Memahami apa yang Anda butuhkan dan apa yang tidak sangat penting dalam menggunakan sesuatu secara produktif. Dan setelah membuat hidup Anda lebih mudah, Anda dapat membagikan pengalaman Anda di bagian komentar bagaimana Anda telah menerapkan kiat-kiat yang dibagikan di bawah ini dan bagaimana kiat-kiat itu bermanfaat bagi Anda. Namun sebelum itu, lihat tip dan trik perpustakaan dokumen SharePoint ini.

1. Berikan Nama Logis

Satu hal yang harus Anda ingat adalah SharePoint dan alatnya untuk kolaborasi. Itu sebabnya semua yang Anda buat tidak hanya akan digunakan oleh Anda tetapi juga dapat diakses oleh rekan atau karyawan Anda. Jadi, Anda harus memberi nama setiap file secara logis. Jika Anda memberikan nama yang membingungkan dan mungkin tidak dapat dimengerti oleh orang lain, maka tanpa konteks karyawan atau rekan kerja Anda akan menghabiskan terlalu banyak waktu hanya untuk mencari tahu isi pustaka dokumen. Jangan sia-siakan waktu rekan-rekan Anda, tetapi investasikan waktu Anda untuk memberikan nama yang tepat.

2. Memiliki Berbagai Jenis Perpustakaan

Seperti yang kami bagikan, ada berbagai jenis pustaka dokumen. Jadi, jika Anda menyimpan semua data Anda dalam satu data, itu tidak hanya membatasi penggunaan alat tetapi juga membuat keseluruhan pengalaman menjadi buruk. Jadi, kami akan menyarankan Anda menggunakan berbagai jenis pustaka dokumen untuk menjaga agar data tetap teratur. Ini adalah salah satu tip dan trik pustaka dokumen SharePoint terbaik yang dapat Anda ikuti di antara praktik terbaik Struktur SharePoint.

3. Gunakan Pembuatan Versi Dokumen

Saat Anda menyimpan dokumen tertentu, Anda mungkin telah memasukkan data yang salah atau karena alasan tertentu, dokumen tersebut rusak. Dalam hal ini, membuat dokumen itu sekali lagi membuat frustrasi. Jadi untuk menghemat waktu dan kerja keras Anda, Anda harus selalu mengaktifkan Pembuatan Versi dokumen. Dengan cara itu, Anda dapat memulihkan versi file sebelumnya. Ini adalah salah satu opsi perpustakaan dokumen SharePoint yang paling nyaman.

4. Gunakan Tag Meta

Anda dapat membuat folder dan menyimpan dokumen Anda di sana. Namun, kami akan menyarankan Anda untuk membuat tag meta untuk dokumen Anda. Ini di antara opsi pustaka dokumen SharePoint lainnya membantu dalam mencari item tertentu dengan mudah. Tetapi jika Anda menggunakan folder daripada meta tag maka agak sulit untuk mencari file tertentu dan akan memakan waktu lebih lama. Mengapa kami menyarankan Anda untuk menghindari folder? Jika Anda menggunakan folder, Anda membatasi klasifikasi hanya untuk jenis tertentu. Tag meta di sisi lain fleksibel dan memberi Anda berbagai opsi berbeda.

5. Berikan Izin

Jika Anda bertanggung jawab atas departemen tertentu dan menangani pustaka dokumen oleh Anda. Maka tidak hanya memberi banyak tekanan pada bahu Anda tetapi juga menghabiskan lebih banyak waktu dan tidak efisien. Jika Anda menggunakan SharePoint maka sangat mudah untuk memberikan izin kepada orang lain. Itu sebabnya kami akan menyarankan Anda untuk mengizinkan, mengedit, atau membuat pustaka dokumen baru, juga kepada karyawan lain. Ini tidak hanya akan mengurangi tekanan pada bahu Anda tetapi juga meningkatkan produktivitas organisasi Anda.

6. Pegang Kuda

Kami baru saja mengatakan bahwa Anda harus berbagi otoritas dengan orang lain agar pekerjaan mengelola pustaka dokumen tidak terlalu melelahkan. Namun, jika magang atau karyawan baru telah bergabung dengan organisasi Anda, atau jika itu adalah karyawan dari departemen lain. Haruskah Anda memberi mereka akses ke pustaka dokumen dan memberi mereka wewenang untuk mengeditnya? Seperti yang pernah dikatakan seseorang, dengan kekuatan besar datang tanggung jawab besar (yang mengatakan komentar baris ini di bawah). Jadi, Anda harus selalu memberikan kekuatan besar kepada seseorang dengan sangat hati-hati. Tentukan siapa yang bertanggung jawab dan siapa yang membutuhkan izin dan izinkan hanya mereka.

7. Beri Nama dengan Benar

Ini adalah tip dan trik pustaka dokumen SharePoint yang cukup mendasar. Seperti yang kami katakan sebelumnya bahwa Anda tidak dapat menggunakan spasi di antara kata saat memberi nama pustaka dokumen. Jadi, haruskah Anda menggunakan simbol yang berbeda karena menulis nama hanya dengan huruf kecil akan menimbulkan kebingungan? Jawabannya adalah tidak, Anda tidak boleh menggunakan simbol. Mari kita lihat bagaimana tampilannya saat Anda menggunakan simbol. Bebek * bebek & pergi. Bukankah itu membingungkan? Kami akan selalu menyarankan Anda menggunakan huruf kapital untuk pemahaman yang lebih baik. Misalnya tulis nama seperti ini, DuckDuckGo. Ini aneh karena itu Anda harus menggunakan trik ini untuk memberi nama perpustakaan dokumen dengan benar.

8. Hanya Memiliki Satu Jenis Konten

Kami akan menyarankan Anda untuk hanya memiliki satu jenis konten per perpustakaan. Jangan mencampur dengan jenis lain karena dapat membuat kebingungan. SharePoint tidak mengizinkan Anda memberi tag massal saat Anda mengunggah file. Jadi hanya memiliki satu jenis konten juga bisa bermanfaat jika Anda ingin menambahkan tag. Ini juga akan membantu Anda menemukan berbagai artikel dengan mudah. Ikuti tip ini untuk praktik terbaik struktur SharePoint.

9. Mengatur Informasi

Pengorganisasian informasi sangat penting. Karena SharePoint adalah platform Microsoft, Anda dapat dengan mudah mengintegrasikan dan menggunakan aplikasi Microsoft lainnya dengan SharePoint. Salah satu aplikasinya adalah OneNote. Anda dapat menggunakan aplikasi pencatat ini untuk mengatur ide-ide baru Anda di satu tempat.

10. Baca Baca Baca

Memperoleh pengetahuan sangat penting setiap kali Anda mempelajari sesuatu yang baru. Sama halnya ketika Anda ingin menggunakan SharePoint. Jika Anda tidak mempelajari tentang berbagai alat SharePoint, maka tidak mungkin menggunakan platform secara efisien. Jadi, kami akan selalu menyarankan Anda belajar dari artikel blog, melakukan kursus atau menonton video YouTube, untuk mendapatkan informasi sebanyak mungkin.

Direkomendasikan:

• Di mana Data Steam Disimpan?
• Perbaiki Kesalahan Versi File Tidak Dikenal Apex
• Apa Yang Terjadi Ketika Saya Menghapus Cadangan iCloud?
• Cara Membuat Daftar SharePoint

Kami harap artikel ini membantu Anda mengetahui tentang tips dan trik pustaka dokumen SharePoint , pengaturan pustaka dokumen SharePoint, dan contoh pustaka dokumen SharePoint. Jika Anda masih memiliki pertanyaan, jangan lupa untuk membagikannya di bagian komentar dan tim kami akan mengurusnya. Anda juga dapat memberi tahu kami topik mana yang ingin Anda jelajahi selanjutnya, dan kami akan mencoba menulis artikel khusus tentang itu. Anda juga dapat menyimpan situs kami ke bookmark Anda untuk referensi di masa mendatang. Terima kasih telah membaca.