7 Tips Mudah Akhirnya Tanpa Kertas

(Foto: seb_ra via Getty Images)

Berapa banyak kertas yang ada di meja dapur, meja makan, atau tempat lain yang bukan tempatnya? Apakah Anda menyimpan tanda terima jika Anda membutuhkannya lagi? Apakah ada setumpuk kertas dari dokter hewan yang Anda simpan untuk berjaga-jaga jika Anda perlu mengingat dengan tepat obat apa yang diminum hewan peliharaan Anda tiga tahun lalu? Semua kertas itu duduk di sana menunggu waktu ketika Anda akan dapat menanganinya, apa pun artinya. (Artinya melirik setiap halaman dan kemudian memasukkan semuanya ke tempat sampah daur ulang.) Saatnya menyingkirkan kertas dan semua rasa bersalah yang menumpuk bersamanya. Sudah waktunya untuk pergi tanpa kertas.

Saya sudah bebas kertas selama hampir satu dekade. Dengan bebas kertas, saya tidak bermaksud tidak ada kertas dalam hidup saya. Saya masih membutuhkan kertas akta kelahiran saya, tentu saja, dan saya menggunakan kertas catatan kecil untuk kelas bahasa yang saya ambil. Namun, sebagian besar, saya tidak bergantung pada kertas. Sebagai gantinya, saya memindai dokumen penting ke layanan penyimpanan dan menyimpan catatan digital di aplikasi pencatat. Saya juga menulis daftar tugas dan daftar belanja di ponsel saya, dan saya menyematkan rekomendasi restoran ke peta online. Ada banyak cara sederhana untuk menghilangkan kertas dari hidup Anda.

Menjadi digital itu mudah. Bagian yang sulit adalah tidak membiarkan kertas mulai merayap kembali. Jika Anda siap untuk menyingkirkan sebagian besar kertas dalam hidup Anda, inilah yang perlu Anda ketahui untuk memulai dan mempertahankannya.

1) Lupakan Backlog

Ini mungkin terdengar berlawanan dengan intuisi, tetapi langkah pertama untuk tidak menggunakan kertas adalah melupakan tumpukan kertas apa pun yang telah Anda kumpulkan dan alih-alih fokus pada kebiasaan baru yang perlu Anda terapkan untuk tidak menggunakan kertas mulai sekarang. Jangan melihat ke belakang: Mengadopsi pendekatan maju.

Anda akan mendapatkan tumpukan kertas yang ada suatu hari nanti—atau tidak. Untuk saat ini, jangan biarkan kertas-kertas itu menahan Anda. Harus berurusan dengan backlog bisa terasa luar biasa, dan ketika orang merasa kewalahan, mereka menunda-nunda. Jadi lupakan saja untuk saat ini. Sebaliknya, berusahalah untuk memastikan simpanan tidak bertambah besar.

2) Dapatkan Lima Aplikasi Ini

Ada lima aplikasi atau layanan yang Anda perlukan untuk tidak menggunakan kertas. Mereka:

• aplikasi daftar tugas,
• aplikasi pemindaian,
• layanan penyimpanan online, di mana Anda akan meletakkan file digital Anda (lebih lanjut tentang ini sebentar lagi),
• alat tanda tangan elektronik (Adobe Acrobat adalah contoh yang baik) untuk menandatangani dokumen digital tanpa mencetaknya, dan
• layanan pengiriman dokumen untuk mengirim dokumen resmi tanpa mencetaknya.

Lihat rekomendasi saya untuk setiap jenis aplikasi di sini.

3) Pilih Layanan Penyimpanan

Mari kita gali lebih dalam tentang aplikasi ketiga, layanan penyimpanan, karena lebih rumit daripada yang lain. Layanan penyimpanan adalah tempat Anda menyimpan versi digital dari dokumen kertas Anda.

Idealnya, Anda menginginkan layanan penyimpanan yang membuat file Anda dapat diakses di mana pun Anda berada dan mencadangkannya. Salah satu opsinya adalah menggunakan penyimpanan online dan layanan berbagi file, seperti Dropbox atau Microsoft OneDrive.

Pilihan lainnya adalah menggunakan layanan yang dirancang khusus untuk orang-orang yang ingin tidak menggunakan kertas. Rapi dan FileIni adalah dua contoh. Mereka memiliki alat khusus untuk orang-orang yang tidak menggunakan kertas, seperti kemampuan untuk secara otomatis memberi label dan menandai jenis dokumen yang dikenalinya, seperti pajak. FileThis juga memiliki layanan "fetch" yang secara otomatis menyalin dokumen penting yang ditemukan di akun email Anda.

Apa pun layanan yang Anda pilih, pilih satu dan tetap gunakan sehingga Anda dapat meletakkan semua dokumen digital Anda di satu tempat.

4) Mendaftar untuk Laporan Email dan Pembayaran Digital

Jika Anda masih menerima tagihan kertas dan pernyataan, daftarlah untuk menerimanya melalui email di mana pun Anda bisa. Jika Anda masih mengirim cek secara teratur, lihat apakah Anda dapat beralih ke pembayaran online.

Sementara perusahaan utilitas dan bank telah menghormati pembayaran digital selama bertahun-tahun, ketidaksepakatan terakhir yang tidak selalu menerimanya adalah tuan tanah dan perusahaan manajemen. Jika Anda terjebak dalam kesulitan ini, coba jelaskan bahwa mereka akan mendapatkan uang mereka lebih cepat dan lebih andal saat mereka menerima pembayaran digital. Bahkan bisnis terkecil pun dapat menerima transfer bank langsung dengan sedikit atau tanpa biaya tambahan. Ketika Anda dapat membayar semua tagihan Anda secara digital daripada dengan cek dan amplop, Anda selangkah lebih dekat untuk menjadi tanpa kertas.

5) Pindai dan Rusak

Sekarang saatnya untuk mulai mengembangkan kebiasaan baru. Memindai dan merobek-robek atau mendaur ulang adalah salah satu yang mungkin paling sering Anda lakukan. Saya lebih suka memindai menggunakan aplikasi seluler, tetapi Anda juga dapat menggunakan pemindai desktop atau fungsi pemindaian pada printer multifungsi.

Buat aturan untuk diri sendiri yang berbunyi seperti ini: Ketika saya mendapatkan selembar kertas baru yang perlu saya digitalkan, saya akan menggunakan ponsel saya untuk memindainya segera dan kemudian meletakkan kertas itu di tumpukan daur ulang atau robekan. Lebih baik lagi, buang langsung di mesin penghancur kertas. Kenapa menunggu?

Memaksa diri Anda untuk mengikuti kebiasaan itu mungkin sulit. "Saya tidak punya waktu untuk memindai ini sekarang," Anda mungkin berkata. Latih kebiasaan baru Anda dengan memindai satu atau dua dokumen dari backlog Anda, hanya untuk mencobanya. Berapa lama? Aplikasi mana yang Anda gunakan? Anda mungkin juga menemukan bahwa pemindaian dokumen dalam cahaya alami berjalan lebih lancar daripada melakukannya dengan pencahayaan dalam ruangan. Setelah Anda merasakan bagaimana melakukannya dan berapa banyak waktu yang diperlukan, Anda mungkin akan lebih mudah menindaklanjutinya.

6) Kembangkan Alur Kerja Lainnya

Pemindaian dan penghancuran adalah satu alur kerja. Saat Anda merasa nyaman dengan gaya hidup tanpa kertas, Anda akan menemukan bahwa Anda membutuhkan lebih banyak alur kerja untuk situasi lain.

Berikut ini contohnya: Ketika Anda membeli produk baru, Anda dapat mengambil gambar dari manual pemilik, kwitansi, garansi, dan nomor seri, atau informasi lain yang relevan. Unggah gambar-gambar itu ke layanan penyimpanan Anda dan kemudian singkirkan kertas-kertas asing itu.

Alur kerja lain yang mungkin Anda buat adalah menyimpan setumpuk kertas yang menurut Anda harus Anda hancurkan tetapi tidak yakin saat ini, dan kemudian selesaikan pada hari khusus. Pilih waktu dan tanggal, apakah setiap hari Sabtu atau Minggu pertama setiap bulan, dan gunakan waktu itu untuk mengosongkan tumpukan Anda.

Kadang-kadang Anda mungkin ingin memindai kertas sambil juga menyimpan aslinya, dalam hal sertifikat asuransi, dokumen pemilik rumah, dan sebagainya. Dengan mendigitalkannya, Anda membuat salinan cadangan dan memastikan Anda memiliki akses ke informasi yang dikandungnya, bahkan jika Anda tidak bisa mendapatkan aslinya.

7) Jangan Terlalu Memikirkannya

Ada beberapa dokumen yang akan Anda pertanyakan apakah akan menyimpan yang asli atau mendigitalkan dan menghancurkannya. Saat Anda menghadapi panggilan yang sulit, jangan terlalu memikirkannya. Menjadi tanpa kertas seharusnya membuat hidup Anda lebih sederhana dan lebih mudah—tidak lebih membuat stres. Simpan dokumen asli di folder, pengikat akordeon, atau lemari arsip. Tidak ada yang akan datang dan mengambil kartu Paperless Club Anda jika Anda menggantung di beberapa kertas.

Rekam medis itu rumit, karena Anda hanya harus mendigitalkan dan menyimpannya secara elektronik jika Anda memiliki sistem yang sesuai dengan HIPAA. Anda mungkin memutuskan untuk memasukkannya ke dalam folder atau pengikat akordeon dan menyaringnya setahun sekali untuk apa pun yang siap dibuang.

Yang mengatakan, jangan bertahan atau repot-repot mendigitalkan kertas yang tidak memiliki tujuan. Jika Anda adalah tipe orang yang rajin menggantung di atas kertas dengan keyakinan bahwa Anda melakukan hal yang bertanggung jawab, rasanya menakutkan untuk merobek dan mendaur ulang apa pun . Tapi apakah Anda pernah membutuhkan tanda terima untuk sandwich atau penjelasan tentang pernyataan manfaat dari dua tahun lalu? Rusak mereka dan biarkan pergi.