5 Tips untuk Rapat yang Lebih Produktif

Setiap orang memiliki pendapat tentang rapat, seperti mengapa beberapa rapat tidak diperlukan sama sekali atau apa yang membuat rapat tidak perlu berlangsung lama. Tidak sulit untuk meningkatkan rapat. Dengan persiapan dan pemikiran yang minimal, rapat dapat menjadi pengalaman yang lebih produktif bagi semua orang.

Salah satu kunci untuk mengadakan rapat yang lebih baik adalah pertama-tama memahami jenis rapat apa yang ingin Anda adakan, dan kemudian bersiaplah untuk itu. Mari kita lihat empat jenis pertemuan yang paling umum untuk memahami apa yang membuatnya berbeda.

4 Macam Pertemuan

Rapat yang paling umum dibagi menjadi empat jenis: informasi, diskusi dan kolaborasi, check-in, dan rapat kerja.

1. Pertemuan Informasi

Pertemuan informasi adalah pertemuan yang digunakan untuk menyebarkan informasi. Pertemuan balai kota semi-tahunan biasanya bersifat informasi. Pengarahan PR juga biasanya bersifat informasi. Biasanya, hanya satu pihak yang memiliki informasi untuk dibagikan. Para hadirin ada di sana untuk menyerapnya.

2. Pertemuan Diskusi dan Kerjasama

Pertemuan brainstorming adalah contoh pertemuan diskusi atau kolaborasi. Informasi dimaksudkan untuk datang dari banyak orang. Pertemuan kolaboratif juga bisa menjadi pertemuan pemecahan masalah. Dalam pertemuan semacam ini, satu atau lebih pihak yang terlibat dapat menentukan agenda.

3. Rapat Check-in

Check-in adalah pertemuan yang dijadwalkan secara teratur, biasanya di sekitar proyek tertentu, yang dapat berlangsung atau memiliki tanggal penyelesaian yang diantisipasi. Scrum harian adalah contoh rapat check-in. Check-in baik untuk memastikan semua pihak yang terlibat dalam beberapa jenis pekerjaan atau proyek selalu mengetahui masalah, solusi, perubahan, kemajuan, dan sebagainya. Rapat check-in reguler bisa (tetapi tidak harus) sangat singkat. Jika ada sedikit atau tidak ada perubahan sejak pertemuan terakhir, maka pertemuan dapat berakhir segera setelah semua orang tahu.

4. Rapat Kerja

Dalam rapat kerja, orang berkumpul untuk menyelesaikan pekerjaan yang perlu diselesaikan. Ini sesederhana itu. Contoh rapat kerja adalah rapat di mana berbagai pemimpin tim berkumpul untuk menentukan jadwal proyek. Mereka berkumpul untuk mendiskusikan jadwal yang seharusnya dan juga merekam semua tanggal penting. Contoh lain adalah pemrogram dan pemangku kepentingan berkumpul untuk menerapkan perubahan kode (misalnya, ke situs web atau produk interaktif lainnya) yang hanya dapat diverifikasi oleh kedua pihak secara akurat di hadapan satu sama lain. Rapat kerja menghentikan penundaan sejak awal. Mereka sering kolaboratif.

5 Tips Membuat Rapat Lebih Produktif

1. Dapatkan Rapat di Kalender Jumlah Waktu yang Tepat di Muka

Beberapa rapat harus ada di minggu kalender sebelum diadakan. Misalnya, rapat apa pun dengan banyak peserta, seperti rapat umum perusahaan atau rapat pemegang saham triwulanan, perlu diatur jauh sebelumnya untuk membantu sebanyak mungkin orang mengosongkan jadwal mereka.

Pertemuan lain, terutama pertemuan internal, sebenarnya tidak boleh dijadwalkan terlalu jauh sebelumnya. Satu atau dua minggu sudah cukup untuk sebagian besar. Jika tujuan rapat adalah untuk melanjutkan atau menyelesaikan diskusi atau proyek yang sudah dimulai, Anda tidak ingin terlalu banyak waktu berlalu antara diskusi terbaru dan rapat. Orang-orang perlu datang ke pertemuan dengan ide-ide yang masih segar di benak mereka.

Saat mencari waktu dan tanggal rapat yang sesuai untuk semua orang, gunakan alat penjadwal rapat. Mereka menghilangkan rasa sakit dari penjadwalan dan mempercepat prosesnya.

2. Gunakan Baris Subjek yang Jelas

Baik Anda menjadwalkan rapat dengan undangan kalender atau email sederhana atau pesan Slack, gunakan baris subjek yang jelas. Ini adalah kunci produktivitas setiap orang. Baris subjek harus menunjukkan dalam beberapa kata bukan hanya topik pertemuan, tetapi juga tujuannya. Baris subjek rapat yang jelas membantu semua orang memahami mengapa mereka diundang ke rapat. Ini juga memberi tahu orang-orang tentang bagaimana mereka harus bersiap sebelumnya.

3. Miliki Agenda dan Tujuan

Agenda adalah daftar hal-hal yang akan terjadi dalam rapat, biasanya secara berurutan. Rapat diskusi sangat diuntungkan dengan adanya agenda. Ini jadwal pertemuan.

Sebuah agenda saja tidak memberi tahu orang-orang apa yang perlu terjadi sebagai hasil dari pertemuan tersebut. Jadi selain memiliki agenda, Anda perlu memenuhi tujuan.

Keputusan apa yang harus dibuat pada akhir pertemuan? Hasil apa yang akan terjadi pada akhir pertemuan ini? Jika Anda diundang ke pertemuan dengan kontak baru, sangat masuk akal untuk bertanya, "Apa yang Anda harapkan dari pertemuan ini?"

Tergantung pada kerumitan rapat, Anda mungkin tidak memerlukan agenda dan tujuan yang eksplisit. Misalnya, tujuan rapat check-in selalu sama: untuk check-in, meninjau kemajuan, dan menyampaikan kekhawatiran. Anda mungkin tidak memerlukan agenda eksplisit untuk pertemuan semacam itu. Terkadang, tujuan tersirat dalam baris subjek. Contohnya adalah "Atur lineup untuk majalah edisi Agustus." Tujuannya adalah untuk menyelesaikan tugas itu dalam rapat kerja.

Direkomendasikan oleh Editor Kami

Terorganisir: Jason Shah, Pendiri Do.com Tentang Membuat Rapat Lebih Produktif

5 Barang Penting untuk Ruang Rapat Perusahaan Anda

Terorganisir: Alat untuk Rapat yang Lebih Baik

4. Tentukan Pemimpin Rapat

Setiap pertemuan membutuhkan pemimpin atau co-leader. Dalam kebanyakan kasus, orang yang menelepon rapat. Bersikaplah tegas dalam memutuskan.

Pertemuan terburuk mutlak yang pernah saya hadiri tidak memiliki pemimpin. Itu tanpa arah, dan tidak ada yang tahu bagaimana membuat kami berada di jalur yang benar. Sekitar setengah jalan, saya menyadari beberapa pihak mengira saya seharusnya memimpin. Saya merasa benar-benar terhina dan marah dengan orang yang menjadwalkannya tanpa menjelaskan siapa yang seharusnya mengarahkan pembicaraan. Yang terburuk, pertemuan itu benar-benar tidak produktif untuk semua orang. Dalam adegan sembrono lainnya, saya pernah mengadakan rapat, menjadwalkannya, dan sepenuhnya bermaksud untuk menjalankannya, hanya untuk meminta rekan kerja lain mengambil alih sepenuhnya. Yang itu menyebalkan.

5. Kalah Teknologinya, Tapi Lakukan Demonya

Sebelum Anda membuang waktu untuk membuat dek slideshow, tanyakan pada diri Anda, "Apakah saya memerlukan presentasi sama sekali?"

Jika jawabannya ya, ingatlah bahwa slide harus digunakan untuk membuat orang tetap terlibat dan memperkuat poin Anda, bukan untuk Anda. Tidak ada yang terkesan dengan sapuan bintang dan tidak ada yang ingin menonton video ketika mereka datang untuk mendengar Anda berbicara atau berdiskusi dengan Anda.

Jika Anda memiliki produk atau layanan untuk dipamerkan, tunjukkan cara kerjanya. Jangan tampilkan gambar atau video itu. Beri audiens Anda McCoy yang asli.

Jika Anda ingin berbagi informasi dengan setiap peserta, kirimkan sebelum rapat, bukan setelahnya. Apakah orang akan meninjaunya terlebih dahulu adalah masalah lain, tetapi beri mereka pilihan. Kemudian Anda dapat menghabiskan waktu Anda sampai ke inti masalah, dan mungkin lebih sedikit waktu juga.

Semua Orang Diuntungkan Dari Rapat yang Lebih Baik

Rapat datang dalam berbagai bentuk dan ukuran dan dengan demikian memiliki kebutuhan yang unik. Namun, sedikit persiapan akan membuat rapat menjadi produktif bagi semua orang yang meluangkan waktu untuk hadir. Mengetahui jenis pertemuan apa yang ingin Anda selenggarakan juga akan membantu Anda membentuk dan menyempurnakan harapan Anda untuk itu.