Angkat tangan Anda jika Anda ingat Writely. Sebuah perusahaan beranggotakan empat orang bernama Upstartle meluncurkan pengolah kata khusus online pada Agustus 2005, memanfaatkan teknologi browser baru yang disebut AJAX. Ini memungkinkan pengguna untuk secara instan menyimpan dan mengambil konten yang dihasilkan di browser tetapi disimpan di server. Dan itu bekerja dengan sangat baik sehingga Google membeli Upstartle kurang dari setahun kemudian. Pada saat itu, produk seperti Writely unik (perangkat lunaknya tidak ada dalam CD), dan dianggap sebagai perjudian.
Maju cepat ke hari ini. Perangkat kantor online Google tidak melakukan apa-apa selain tumbuh dan berkembang. Sekarang di bawah payung Google Drive, Anda akan menemukan manajemen file dan layanan penyimpanan serta berbagai aplikasi berbasis web dan seluler. Ini termasuk: pengolah kata (Docs, atau Writely, sudah dewasa), spreadsheet (Spreadsheet), presentasi (Slide), menggambar, dan formulir.
Ini adalah rangkaian lengkap alat yang sekarang menggunakan Office Microsoft yang jauh lebih matang; sebenarnya, Google Drive dapat diperdebatkan mendorong Microsoft untuk membuat versi online Word, Excel, dan PowerPoint untuk bekerja dengan layanan penyimpanan/sinkronisasi OneDrive-nya.
Bisnis dapat menggunakan G Suite, versi Google Drive dengan semua penyimpanan dan alat, ditambah integrasi Gmail, Kalender, Sites, dan lainnya di bawah nama domain mereka sendiri. Harga mulai dari $6 per pengguna per bulan untuk penyimpanan online 30GB per pengguna; organisasi nirlaba dan sekolah bisa mendapatkannya secara gratis.
Drive—Pilihan Editor kami untuk produktivitas kantor—adalah seperangkat alat yang serius untuk pekerjaan serius (atau kesenangan), semuanya gratis. Konsumen hanya membayar untuk penyimpanan ekstra. Tetapi ada baiknya untuk mengetahui lebih dari sekadar dasar-dasarnya. Berikut cara mendapatkan hasil maksimal dari Google Drive.
Penyimpanan File Gratis, Semacam
Setiap akun Google Drive pribadi—yang Anda dapatkan jika memiliki layanan Google, seperti Gmail atau Google Foto—dilengkapi dengan penyimpanan gratis sebesar 15 gigabyte. Anda selalu dapat meningkatkannya melalui Google One, tetapi perlu diingat: hanya file non-asli—seperti file Microsoft, PDF, atau gambar—yang memakan 15 GB itu. File Google Dokumen/Spreadsheet/Slide yang Anda buat tidak diperhitungkan terhadap alokasi penyimpanan Google Drive Anda.
Sinkronkan Semua File Anda
Google Drive disinkronkan di seluruh perangkat, sehingga Anda dapat memulai proyek di PC dan mengambilnya di ponsel, tablet, atau laptop rumah Anda. Dan ini berfungsi dengan semua jenis dokumen, bukan hanya Dokumen, Spreadsheet, dan Slide asli. Instal program Pencadangan dan Sinkronisasi Google di desktop untuk mencadangkan file secara otomatis dari komputer, kamera, atau kartu SD Anda ke Google Drive.
Namun, ini adalah aspek Google Drive yang kemungkinan menggunakan penyimpanan gratis 15GB Anda, karena melayani jenis file lain. Jika kehabisan, Anda mungkin perlu membayar penyimpanan ekstra melalui Google One. Tetapi opsi mulai dari $ 1,99 per bulan (atau $ 19,99 per tahun) untuk 100GB. Bahkan 2TB hanya $10 per bulan atau $99,99 per tahun.
Berkolaborasi dengan Baik Dengan Orang Lain
Nama permainan dengan Google Documents adalah "kolaborasi." Tidak masalah jika Anda semua menggunakan laptop, tablet, atau ponsel cerdas, lebih dari satu orang sekaligus dapat mengerjakan dokumen—hingga 50 orang secara bersamaan.
Untuk mengawasi apa yang telah dilakukan teman, keluarga, dan/atau kolega Anda, lihat riwayat revisi melalui File > Riwayat Versi > Lihat Riwayat Versi . (Atau klik Semua Perubahan yang Disimpan di Drive di bagian atas, jika ditampilkan.) Daftar di sisi kanan akan menunjukkan kepada Anda siapa yang memperbarui dokumen dan kapan; klik nama untuk melihat apa yang mereka lakukan. Berikan nama yang berbeda untuk versi yang berbeda agar lebih mudah dilacak—klik tombol di kanan atas untuk hanya melihat versi yang diberi nama.
Revisi Seperti di Microsoft Word
Bagaimana jika Anda ingin revisi terlihat seperti saat Anda melacak perubahan dalam dokumen Microsoft Word? Documents mendukung fitur yang disebut Suggest Edits . Klik tombol Editing (dengan ikon pensil) di atas tombol Komentar dan Bagikan. Anda akan mendapatkan menu yang memungkinkan Anda mengedit, membuat saran (dengan perubahan terlacak yang terlihat yang dapat Anda atau orang lain terima nanti), atau melihat dokumen akhir.
Cari Kolaborator
Jika Anda tidak dapat mengingat nama dokumen yang diinginkan, tetapi Anda dapat mengingat siapa yang membagikannya dengan Anda, klik Dibagikan dengan Saya di menu sebelah kiri Google Drive. Anda akan mendapatkan daftar semua dokumen yang telah dibagikan orang kepada Anda. Jika daftar terlalu panjang untuk diuraikan, ketik nama kolaborator di bidang pencarian di bagian atas.
Jadikan Dokumen Publik
Untuk menjadi bagian dari kolaborasi, dokumen harus dibagikan. Batasnya adalah 200 orang, tetapi jika lebih dari 50 kolaborator mencoba mengedit dokumen, orang yang datang terlambat hanya dapat melihat perubahan.
Pemilik dokumen dapat mengatur siapa yang memiliki hak edit. Tetapi untuk menghindari kerumitan, buat dokumen menjadi publik. Klik tombol "Bagikan" di kanan atas, buka Lanjutan , lalu klik "Ubah" di bawah "Siapa yang memiliki akses." Pilih publik di web atau siapa pun yang memiliki tautan; beberapa pelanggan G Suite mungkin hanya dapat membuat dokumen mereka tersedia untuk semua orang di organisasi mereka.
Dokumen publik tersedia untuk mesin telusur... dan kebetulan Google juga memiliki salah satunya.
Setel Tingkat Akses
Ketika Anda melakukan semua berbagi dokumen ini, Anda mungkin berpikir semua orang sama. Tidak begitu. Ada empat tingkat akses dokumen. Pemilik dapat melakukan apa saja pada file—bahkan menghapusnya—dan mengundang lebih banyak kolaborator. Editor tentu saja dapat mengedit, tetapi hanya mengundang lebih banyak kolaborator jika Pemilik mengizinkannya. Pemirsa bisa melihat apa yang terjadi. Komentator dapat melihatnya, ditambah meninggalkan komentar di atasnya. Pemirsa dan Pemberi Komentar dapat membuat salinan dokumen, jadi jangan menganggap dokumen itu "aman".
Berkomunikasi Saat Berkolaborasi
Google Drive menampilkan rekan kolaborator dokumen Anda di sudut kanan atas. Anda dapat meninggalkan komentar atau pertanyaan sebaris untuk orang-orang tertentu saat Anda bekerja, tetapi Anda juga dapat mengirimi mereka pesan instan. Klik gelembung obrolan di sebelah kepala obrolan kolaborator dan ketik pesan Anda. Namun, ini bukan pesan pribadi. Semua orang di dokumen juga dapat melihat diskusi Anda.
Rangkul Add-On
Ada banyak add-on yang dapat memperluas fungsionalitas yang sudah Anda dapatkan secara gratis di Dokumen dan Spreadsheet. Temukan atau aktifkan dengan mengklik Add-on > Dapatkan add-on saat mengedit dokumen.
Peluklah Dengan Aplikasi
Jangan bingung dengan Add-on, ada juga sejumlah aplikasi Google Drive—semuanya aplikasi berbasis web yang dapat Anda tautkan ke Google Drive Anda. Ada beberapa tumpang tindih dengan add-on—Anda mungkin tidak memerlukan aplikasi dan add-on HelloFax. Tetapi aplikasi, yang ditemukan di Toko Web Chrome, memudahkan pengeditan tambahan di tempat lain.
Unggah melalui Seret dan Lepas
Google Drive memiliki tombol "Baru" besar di antarmuka, untuk membuat file baru. Ini juga cara Anda mengunggah file atau folder. Lewati bagian itu—seret file dari Windows Explorer atau MacOS Finder langsung ke daftar file Google Drive. Di bagian bawah layar browser, Anda akan melihat awan dengan panah atas untuk menunjukkan bahwa Anda dapat melepaskan file yang Anda seret untuk menjatuhkannya langsung ke Drive.
Tautan Pembuatan Cepat
Jika Anda ingin membuat dokumen, spreadsheet, presentasi, atau gambar baru dengan cepat, tambahkan tautan berikut ke bilah bookmark browser Anda:
http://doc.new—dokumen Google baru
http://sheets.new—Google Spreadsheet baru
http://deck.new—Google Slide baru
http://site.new—situs Google baru
http://form.new—formulir Google baru
Gunakan Pendamping untuk Meluncurkan Desktop Windows
Ekstensi Drive Companion untuk Google Chrome memenuhi kebutuhan khusus: memecah dokumen/slide/lembar Google Drive yang diluncurkan ke jendela pop-up browser yang memberikan tampilan program khusus di desktop. Di Windows, pop-up bahkan mendapatkan ikon Google Drive di Taskbar, sehingga Anda dapat melompat kembali ke sana dengan mudah. Jendela baru dapat diluncurkan dengan dokumen kosong, atau membuka yang sudah ada.
Akses File Drive Offline: Desktop
Anda biasanya mengakses file yang disimpan di Google Drive saat browser Anda terhubung ke internet. Tetapi untuk saat-saat ketika Wi-Fi tidak tersedia, Google Drive mendukung akses offline.
Pertama, instal ekstensi Chrome Offline Google Documents (ini hanya berfungsi di browser Google), lalu buka pengaturan Google Drive. Centang kotak di samping "Buat, buka, dan edit file Google Dokumen, Spreadsheet, dan Slide terbaru Anda di perangkat ini saat offline". Itu mengaktifkan layanan, tetapi Anda harus memilih file mana yang Anda inginkan offline. Navigasikan ke drive.google.com, klik kanan pada dokumen yang Anda inginkan (tekan Shift/Ctrl atau Command untuk beberapa file), dan alihkan "Tersedia offline" ke aktif.
Akses File Drive Offline: Seluler
Jika Anda ingin bekerja dengan file Google Drive di ponsel cerdas Anda tetapi tidak memiliki akses internet, siapkan file agar tersedia offline sebelumnya. Buka file Dokumen, Slide, atau Spreadsheet, ketuk menu tiga titik ( ) di kanan atas, dan alihkan sakelar di sebelah " Tersedia offline ." Lain kali Anda online, setiap perubahan yang Anda buat akan disinkronkan lagi dengan Google Drive.
Simpan untuk Nanti Dengan Google Drive
Evernote adalah gudang online untuk semua barang digital Anda. Anda dapat menggunakan Google Drive dengan cara yang serupa. Ekstensi Google Chrome yang disebut Simpan ke Google Drive memudahkan Anda menyimpan hampir semua hal yang Anda lihat secara online ke folder di Google Drive. Ada beberapa peringatan, meskipun. Anda tidak dapat benar-benar menyimpan hanya bagian teks yang bagus dari suatu halaman—Anda hanya dapat menyimpan tampilannya sebagai file PNG, seluruh kode sumber HTML, atau menyimpannya sebagai Google Doc (yang akan membuang pemformatan). Klik kanan gambar dan Anda dapat menyimpannya. Untuk penghematan info yang serius, tetap gunakan Evernote, OneNote, atau Pocket.
Bagikan Dokumen Langsung melalui Gmail
Jika Anda menggunakan Gmail dan Google Drive, Anda beruntung: Anda tidak perlu lagi melampirkan dokumen. Itu berarti Anda tidak akan pernah mengalami batas lampiran 25MB—sebagai gantinya, kirim file hingga 10 Gigabytes .
File harus diunggah ke penyimpanan Google Drive terlebih dahulu. Masukkan file ke dalam pesan Gmail dengan mengklik ikon Google Drive ( ) di bagian bawah layar tulis email. Jika file ada di hard drive Anda, seret dan lepas dari tab Unggah.
Gunakan Aplikasi Seluler Terpisah untuk Mengedit
Google telah lama menawarkan aplikasi Drive untuk iOS dan Android, tetapi pengeditan file adalah campuran, jadi Google memindahkan fungsi itu ke aplikasi terpisah untuk Dokumen (iOS, Android), Spreadsheet (iOS, Android) dan Slide (iOS , Android). Aplikasi Drive tetap aktif untuk menyediakan akses dan tampilan file yang disimpan; ketika Anda perlu mengedit, itu akan mengarahkan Anda ke salah satu aplikasi lain, asalkan sudah diinstal.
Konversikan ke Format Google Documents
Anda dapat menambahkan hampir semua file ke Google Drive untuk penyimpanan, tetapi bagaimana Anda menggunakannya setelah diunggah? Mengonversi file ke format Google Dokumen, Spreadsheet, atau Slide cukup mudah. Unggah file, dan klik kanan untuk memilih "Buka dengan". Sub-menu pilihan akan muncul dengan opsi yang memungkinkan Anda mengubah, misalnya, dokumen Word menjadi Google Dokumen. Itu akan membuat salinan, membiarkan file asli tetap utuh.
Anda juga dapat menggunakan ekstensi Chrome Pengeditan Office untuk Dokumen, Spreadsheet & Slide untuk mengedit dokumen Office apa pun yang Anda seret ke browser. Anda kemudian dapat menyimpannya kembali ke format aslinya, atau menyimpannya dalam format Google Drive untuk menghemat ruang.
Ubah Semua Gambar/PDF menjadi Teks
Jika Anda ingin setiap item yang Anda unggah di desktop—bahkan PDF—untuk mengonversi menjadi teks yang dapat Anda edit sebagai Google Dokumen, buka Google Drive (bukan Dokumen) di desktop, klik ikon roda gigi ( ) di bagian atas dan pilih Pengaturan. Di kotak pop-up, centang kotak di samping Konversi Unggahan . Unggahan file mungkin memakan waktu sedikit lebih lama, tetapi itu sepadan. Anda akan mendapatkan Google Doc dengan gambar yang disisipkan, dengan teks yang dapat diedit di bawah.
Pindai Dengan Aplikasi Seluler
Salah satu fitur unik dari aplikasi seluler Google Drive (bukan di aplikasi Dokumen dan Spreadsheet terpisah) adalah kemampuan untuk mengunggah gambar. Kenapa kamu ingin melakukan itu? Kata-kata dalam gambar dipindai oleh Google dan menjadi teks yang dapat dicari. Sangat bagus untuk memotret resep, menu, jam buka toko—apa pun yang perlu Anda temukan nanti, tetapi tidak ingin mengetik ulang. (Namun, aplikasi iOS tidak membuat teks dapat diedit dengan OCR—yang hanya berfungsi dari desktop atau dari Android.)
Kumpulkan Data Dari Orang Lain
Salah satu aplikasi di Google Drive kolektif yang tidak mendapatkan banyak perhatian adalah Formulir, tetapi berguna. Anggap saja sebagai SurveyMonkey pribadi Anda. Siapkan polling, survei, apa yang Anda miliki, dan bagikan. Data yang dikumpulkan dimasukkan ke dalam file spreadsheet Spreadsheet. Formulir sama kolaboratifnya untuk dibuat seperti dokumen apa pun. Formulir mendukung bilah kemajuan (untuk menunjukkan kepada responden berapa lama mereka harus menyelesaikannya), gambar, dan video YouTube.
Gambar di Dokumen
Aplikasi Gambar di Google Drive tidak benar-benar untuk mengedit foto. Tapi itu bisa digunakan untuk menyiapkan beberapa grafik. Jika Anda membutuhkan kreativitas gambar dalam dokumen, Anda memilikinya. Di Dokumen, Spreadsheet, atau Slide, navigasikan ke Sisipkan > Gambar > +Baru —Anda akan mendapatkan versi aplikasi Menggambar yang diperkecil yang memudahkan untuk menyertakan karya seni Anda. Jika Anda sudah menyimpan karya seni yang Anda buat di Drive, pilih Menggambar > Dari Drive dari menu Sisipkan.
Buka Layar Penuh (Dua Kali)
Butuh waktu menulis bebas gangguan? Pilih Lihat > Layar Penuh untuk menyingkirkan menu aplikasi dan bilah alat di bagian atas (tekan tombol Esc untuk membuatnya kembali). Tekan F11 dalam mode layar penuh untuk menyembunyikan menu browser juga, dan lagi untuk kembali.
Panel Riset Menemukan Lebih Banyak
Ketika Anda memiliki kepala uap pada sebuah proyek dan real estat layar terbatas, hal terakhir yang ingin Anda lakukan adalah meninggalkan halaman untuk melakukan pencarian. Panel penelitian (hanya dapat diakses di Documents) mengatasinya. Klik Alat > Jelajahi (atau Ctrl+Alt+Shift+I) untuk mengaksesnya. Memudahkan untuk menyisipkan kutipan catatan kaki di dokumen Anda yang tertaut ke hasil. Gunakan Ctrl+Shift+Y saat kursor Anda berada di kata tertentu dan panel menunjukkan definisi. Anda bahkan dapat menggunakan panel Jelajahi untuk menyisipkan gambar yang ditemukannya.
Sisipkan Tautan Dengan Pencarian
Sangat mudah untuk menyisipkan link di Google Doc. Pilih teks, klik ikon rantai atau tekan Ctrl-K , dan menu akan muncul di mana Anda dapat menempelkan URL. Tetapi jika Anda belum memiliki URL untuk tautan tersebut, Google akan menemukannya untuk Anda, karena pencarian Google terintegrasi. Ini akan mencari pertama pada istilah yang Anda soroti. Jika tidak berhasil, ketik kueri yang berbeda—itu tidak akan mengubah teks dokumen. Setelah Anda menemukan tautan yang Anda suka, klik tautan itu untuk menyisipkan secara instan.
Lihat Setiap Pintasan Tunggal
Rangkullah pintasan keyboard dan Anda akan menjadi dewa Google Drive. Kecuali apa itu dan bagaimana Anda menemukannya? Apa pun aplikasi Drive yang Anda gunakan, bahkan halaman utama Google Drive, cukup ketik Ctrl+/ dan menu pintasan akan menampilkan setiap opsi keyboard yang tersedia.
Terjemahkan dengan cepat
Punya dokumen dalam bahasa asing? Upload ke Google Drive, buka (sebagai Google Doc), klik Tools > Translate Document . Anda akan mendapatkan dokumen duplikat dalam bahasa pilihan Anda.
Jenis Suara di Dokumen
Buka file Google Doc kosong baru untuk pengolah kata di desktop, dan jika komputer Anda memiliki mikrofon, Anda memiliki opsi untuk melakukan Pengetikan Suara . Temukan di menu Alat , atau tekan Ctrl+Shift+S. Ini menempatkan ikon mikrofon di sebelah dokumen—klik untuk berbicara, dan apa yang Anda katakan akan muncul di dokumen. Ikon mikrofon berubah menjadi merah, dan akan mendapatkan garis target saat mendengar Anda.
Google telah melakukan banyak hal untuk menyempurnakan pengenalan suara dan dikte selama beberapa tahun terakhir dan ini bekerja dengan sangat baik. Tidak hanya untuk menuliskan apa yang Anda katakan (termasuk tanda baca dasar—misalnya "titik" saat Anda mengakhiri kalimat) tetapi juga untuk melakukan koreksi dan perubahan format melalui suara, dan menavigasi dokumen tanpa menyentuh mouse. Daftar bahasa yang didukung jauh melampaui hanya bahasa Inggris AS, juga. Namun, itu akan menyensor kutukan Anda dengan tanda bintang—Anda harus mengetik ulang omong kosong itu nanti.
Sempurnakan Pencarian File Anda
Mencari file atau dokumen tertentu di Google Drive? Google menyimpan barang-barang pencarian, jadi biasanya mudah. Jika Anda perlu melakukan pencarian lanjutan, buka opsi untuk melakukannya dengan panah bawah di kotak pencarian. Dari sana, cari jenis file, pemiliknya, apakah itu berkilau bintangnya atau dibuang ke sampah, kapan terakhir diubah, dengan siapa dibagikan, dan banyak lagi.
Lebih baik lagi, gunakan Pemrosesan Bahasa Alami saat Anda menelusuri Drive. Itu berarti Anda dapat melewati operator pencarian esoteris dan mencoba sesuatu seperti "temukan notulen rapat penjualan saya dari Juli lalu."
Warnai Folder Anda
Ini membantu untuk menjaga folder agar tetap teratur, tetapi terkadang Anda hanya ingin mata Anda tertuju pada folder yang paling sering digunakan dengan, katakanlah, pilihan warna. Google Drive menawarkan banyak pilihan. Klik kanan folder apa saja dan pilih Ubah Warna untuk mendapatkan menu.
Dapatkan Pandangan Baru
Jika Anda menggunakan Outlook.com atau aplikasi Outlook untuk iOS atau Android, Anda tidak terbatas pada penggunaan Microsoft OneDrive untuk mengakses file di awan. Anda juga bisa mendapatkannya dari Dropbox, Box, Facebook, dan ya, Google Drive juga.
Lindungi Sel Tertentu
Anda dapat mengatur perlindungan seluruh lembar kerja di Google Sheet menggunakan Tools > Protect Sheet , bahkan jika Anda membagikan sheet. Namun, yang lebih terperinci dan berguna, adalah kemampuan untuk melindungi hanya sebagian data. Di bawah Data > Protect Sheets and Ranges , Anda dapat mengatur rentang sel yang tidak dapat disentuh oleh siapa pun kecuali Anda atau beberapa orang pilihan Anda.
Temukan Lebih Banyak Font
Jika Anda merasa pilihan font di dokumen Google Drive membatasi kreativitas Anda, tambahkan lagi. Pada menu Font (pada toolbar), pilihan teratas adalah More Fonts . Kotak dialog yang muncul memungkinkan Anda menampilkan font berdasarkan jenis seperti tulisan tangan, monospace, serif, atau sans-serif; Anda kemudian dapat mengurutkan berdasarkan popularitas atau tanggal ditambahkan atau tren. Cari nama jenis huruf tertentu. Kemudian beri tanda centang di sebelah font apa pun yang Anda ingin akses cepat dari Dokumen itu sendiri. Font tidak khusus untuk dokumen—jika Anda memilih yang baru, font tersebut akan tersedia di semua Google Dokumen, Spreadsheet, dan Slide Anda. Semua font Google dapat dilihat di fonts.google.com, tetapi tidak semua tersedia untuk digunakan di Google Drive.
Dapatkan Drive Itu Terorganisir
Jika Anda adalah pengguna Google Drive yang serius, Anda mungkin sudah cukup lama menggunakannya untuk mengubah isi Drive Anda menjadi berantakan. Jika demikian, lihat 7 Langkah Sederhana untuk Membersihkan Google Drive Anda.
