10 Tips untuk Menguasai OKR

Dalam dunia yang ideal, semua karyawan akan memiliki pemahaman yang jelas tentang bagaimana pekerjaan mereka berkontribusi pada tujuan organisasi. Setiap karyawan harus tahu bagaimana apa yang mereka lakukan mengarah pada pertumbuhan, peningkatan, atau keberhasilan organisasi dalam pernyataan misinya. Dalam organisasi besar khususnya, mudah bagi orang untuk merasa jauh dari garis bawah, tidak peduli seberapa produktif mereka. Salah satu cara untuk menutup kesenjangan itu adalah dengan menciptakan tujuan yang jelas dan mencari cara untuk mengukur apakah tim Anda mencapainya. Dengan menempatkan kata-kata pada tujuan tim Anda, itu memaksa Anda untuk berpikir tentang bagaimana mereka memajukan tujuan organisasi. Salah satu cara paling populer untuk melakukan ini adalah dengan menggunakan praktik yang dikenal sebagai OKR.

Apa itu OKR?

OKR adalah singkatan dari tujuan dan hasil utama. Ini adalah metodologi yang digunakan dalam bisnis untuk menumbuhkan organisasi. Pada intinya, OKR adalah cara khusus untuk memecah tujuan, seperti pernyataan misi perusahaan, menjadi tujuan yang lebih kecil, O. Hasil utama (KR) adalah penanda yang membantu Anda mengukur apakah Anda memenuhi tujuan. Kami akan membahas lebih detail tentang O dan KR sebentar lagi.

OKR telah mendapatkan daya tarik di dunia bisnis dalam satu atau dua dekade terakhir setelah mereka mendapatkan popularitas di Google, terutama. Konsep ini telah ada sejak pertengahan 1950-an, tetapi sejak mereka dikenal di Google, orang-orang dari organisasi tersebut telah memperjuangkan sistem tersebut. Hasilnya adalah lebih banyak orang ingin membawa OKR ke dalam organisasi mereka, meskipun terkadang detail cara melakukannya diwarnai dengan cara melakukannya di Google.

Untuk mendapatkan beberapa saran tentang penulisan dan penggunaan OKR yang dapat diterapkan ke semua perusahaan, saya berbicara dengan dua pakar, Christina Wodtke dan Seth Elliott. Wodtke adalah dosen di Universitas Stanford, serta konsultan bisnis yang mengajarkan teknik untuk membuat tim berkinerja tinggi. Dia adalah penulis Radical Focus: Achieving Your Most Important Goals with Objectives and Key Results dan The Team that Manages Itself, plus buku-buku lainnya. Elliott adalah kepala pemasaran Gtmhub, perangkat lunak untuk membuat, melacak, dan mengelola OKR. Keduanya memiliki pengalaman bekerja dengan organisasi yang meluncurkan OKR untuk pertama kalinya.

Berikut adalah 10 tips tentang OKR yang saya pelajari dari mereka.

1. Pastikan Anda Memiliki Prasyarat Ini

Sebelum sebuah organisasi dapat menetapkan tujuan dan hasil utama, perlu memenuhi beberapa prasyarat:

Pertama, Anda membutuhkan sponsor dan komitmen tingkat atas. Seseorang atau kelompok di tingkat tinggi dalam organisasi perlu percaya pada nilai OKR, apakah itu C-suite atau tim SDM.

Kedua, organisasi secara keseluruhan perlu memiliki visi yang jelas dan tujuan yang jelas. "Jika Anda tidak menguncinya," kata Elliott, "Anda seharusnya tidak benar-benar melompat ke kereta OKR. Dapatkan misi dan visi Anda terkunci pada tempatnya karena jika Anda tidak tahu ke mana Anda menuju, itu menjadi cukup sulit untuk mengembangkan OKR."

Ketiga, seperti yang dikatakan Wodtke, "Anda harus menjadi instrumen untuk metrik." Hasil utama bergantung pada data. Apakah Anda akan mendasarkan hasil utama Anda pada pendapatan, tampilan halaman, unduhan, pendaftaran, perbaikan bug? "Cobalah untuk memikirkan metrik yang penting bagi Anda. Instrumenkan metrik tersebut pada tingkat dasar sehingga ketika Anda menetapkan OKR di kuartal berikutnya, Anda benar-benar memiliki beberapa data untuk dikerjakan," kata Wodtke.

2. Tulis 'O' Kualitatif dan 'KR' Kuantitatif

Elliott mengatakan salah satu kesalahan paling umum yang dilakukan orang dalam menulis OKR untuk pertama kalinya adalah salah memahami perbedaan antara tujuan dan hasil utama.

"Tujuan dirancang untuk menjadi peta jalan," katanya. "Mereka harus bersifat inspirasional dan idealnya aspiratif, dan tidak boleh kuantitatif." Tujuan mengatakan sesuatu tentang arah tim atau organisasi.

"Hasil utama adalah metrik yang memberi tahu Anda bahwa Anda telah mencapai tujuan itu," kata Wodtke. "Seringkali KR membantu mendefinisikan 'apa arti sebenarnya dari tujuan?'"

Contoh tujuannya adalah: Membuat percikan besar di pasar Prancis. Jika Anda bertanya pada diri sendiri, "Apa artinya 'percikan besar'?" jawabannya menjadi hasil kunci Anda. Hasil kuncinya harus spesifik dan dapat diukur. Contoh hasil kunci yang baik adalah: 90 pelanggan baru mendaftar pada akhir kuartal pertama.

3. Rencanakan untuk Gagal di Awal

Ketika sebuah organisasi pertama kali mulai bekerja dengan OKR, itu normal untuk menjadi buruk untuk sementara waktu. Rencanakan untuk gagal beberapa kali pertama, bukan dalam hal memenuhi tujuan yang Anda tetapkan, tetapi dalam hal menghasilkan tujuan yang penting dan hasil kunci yang tepat untuk mengukurnya.

Tujuan harus aspiratif, tetapi bukan tidak mungkin tercapai. Hasil kunci harus menjadi sesuatu yang dapat Anda ukur, dan akan membantu jika Anda sudah mengukurnya sehingga Anda memiliki garis dasar.

4. Jalankan Pilot Dengan Tim Mandiri

Ketika ditanya apakah dia memiliki saran umum untuk grup yang mengatur OKR untuk pertama kalinya, Wodtke berkata, "Pelan-pelan. Lakukan uji coba. Pasti."

Sebuah percontohan berarti memiliki satu tim atau departemen bekerja pada OKR tanpa menggulirkannya ke bagian lain dari organisasi. Salah satu alasannya adalah karena Anda harus mengantisipasi kegagalan terlebih dahulu. "Banyak orang mencoba OKR. Mereka melakukannya dengan salah. Para karyawan menjadi sangat marah dan kesal. Mereka berkata, 'Kami tidak akan pernah melakukan ini lagi!' dan kemudian dibutuhkan lebih banyak usaha untuk meyakinkan mereka bahwa 'sekarang kita tahu bagaimana melakukannya dengan benar,'" katanya. Jika Anda menjalankan uji coba, Anda dapat mempelajari beberapa pelajaran dengan kelompok yang lebih kecil untuk membuat pengalaman lebih baik bagi kelompok berikutnya yang mengadopsinya. Pilot juga membantu Anda mengetahui bagaimana pengaturan dan pengukuran OKR sesuai dengan budaya perusahaan.

Jadi tim mana yang harus Anda pilih untuk menjadi pilot? Wodtke menyarankan untuk memilih tim yang mandiri. "Jika Anda memiliki tim yang mandiri—dan maksud saya mereka memiliki sumber daya yang berdedikasi dan mereka mencoba membuat sesuatu terjadi, seperti menghasilkan produk—mereka adalah orang-orang terbaik untuk memulai saat Anda mencoba mencari cara OKR akan bekerja dalam budaya Anda. Kemudian setelah mereka berhasil, Anda dapat melihat melakukan yang di seluruh perusahaan atau meluncurkannya ke departemen lain."

5. Tidak Semua Orang Membutuhkan OKR

Maksud dari pilot adalah untuk mencoba OKR dengan satu tim dan kemudian mungkin meluncurkan program tersebut ke yang lain. Dengan mengingat hal itu, tidak setiap tim atau orang membutuhkan OKR. Beberapa mungkin hanya melakukannya setelah konsep itu mapan dalam organisasi. Beberapa mungkin tidak pernah melakukannya.

Jenis tim tertentu—Wodtke menyebutnya sebagai grup layanan—memiliki waktu yang lebih sulit daripada yang lain untuk mencapai tujuan dan hasil utama. Ambil contoh departemen keuangan atau hukum dari perusahaan produk besar. Bagi mereka, sukses dapat didefinisikan sebagai melakukan bisnis seperti biasa. Mereka mungkin belum tentu memiliki peran dalam menumbuhkan atau memperluas ambisi perusahaan. Jika departemen ini memiliki area yang ingin mereka tingkatkan, itu cerita lain, dan OKR mungkin masuk akal.

Wodtke juga mencatat bahwa desainer dan insinyur juga berjuang dengan OKR karena, di banyak organisasi, mereka tidak memiliki waktu sendiri. Mereka pada dasarnya bekerja untuk melayani departemen lain. "Saya merekomendasikan untuk melihat OKR tingkat yang lebih tinggi dan mengatakan 'Mengingat siapa saya dan apa pekerjaan tim saya, bagaimana cara saya memindahkan angka-angka itu?' Itu bisa menjadi OKR Anda sendiri," katanya. "Jika Anda tidak memiliki waktu sendiri, cobalah untuk tidak melakukan OKR sampai perusahaan menguasainya karena Anda memiliki pemahaman internal tentang ritme, apa yang dapat Anda lakukan, apa yang tidak dapat Anda lakukan, apa yang diperlukan. "

6. Jangan Lakukan OKR demi OKR

Jika tidak setiap tim membutuhkan OKR, maka tentu tidak masuk akal untuk memaksa semua orang bergabung dengan mereka. Tidak perlu menyebarkannya ke setiap tim untuk keseragaman.

"Mewajibkan OKR mungkin kontra-produktif," kata Elliott. "Jika kita menyelimuti seluruh organisasi dan mengatakan 'setiap orang harus memiliki OKR' atau 'setiap tim harus memiliki OKR', Anda dapat mengalahkan tujuannya. Anda akan berakhir dengan orang-orang yang menulis OKR demi menulis OKR."

7. Menunda OKR Individu (Mungkin Tanpa Batas)

Kami telah menetapkan bahwa yang terbaik adalah menjalankan percontohan kecil untuk OKR sebelum menyebarkannya ke seluruh organisasi. Ketika Anda siap untuk menggunakannya di lebih banyak area perusahaan, haruskah Anda menelusuri pengaturan OKR di tingkat individu?

Wodtke merekomendasikan "menundanya selama mungkin, dan mungkin selamanya." Masalahnya, katanya, adalah bahwa mereka "sering dibingungkan sebagai cara untuk mengendalikan individu."

"OKR dirancang untuk berubah dari kontrol-dan-perintah menjadi tim yang diberdayakan," kata Wodtke. "Jika Anda ingin mengontrol apa yang dilakukan semua orang, maka OKR bukan untuk Anda. Jangan repot-repot. Jika Anda ingin mengatur mikro semua orang, jangan lakukan OKR." Ketika digunakan dengan benar, OKR memanfaatkan kecemerlangan tim, mengarahkan mereka ke arah yang benar, dan membebaskan mereka.

8. Jangan Pernah Mengikat OKR dengan Tinjauan Kinerja

Terkait dengan poin di atas, jangan pernah mengaitkan OKR dengan ulasan kinerja. Melakukan hal itu akan memberi insentif bagi OKR yang mengantongi pasir. Dengan kata lain, orang menetapkan tujuan dan hasil yang mereka tahu dapat mereka capai, daripada berpikir secara aspirasional. Ada perangkat lunak khusus yang dapat membantu manajemen kinerja karyawan.

Elliott menambahkan bahwa OKR tidak dirancang untuk dikaitkan dengan tinjauan kinerja. "Anda masuk ke lingkaran setan ini di mana OKR tidak menjadi elemen yang meregangkan perusahaan dan menggerakkannya menuju akselerasi," katanya.

Wodtke mencatat bahwa tinjauan kinerja harus didasarkan pada apa yang dilakukan orang, bukan pada apa yang tidak mereka capai. "Jika mereka tidak mencapai OKR mereka, tetapi mereka melakukan beberapa hal luar biasa, maka mereka harus diberi kompensasi yang layak," katanya.

9. Pantau Kemajuan Secara Teratur

Pada 1990-an, penemu Ron Popeil mendapatkan ketenaran sebagai seorang jenius pemasaran karena memunculkan slogan untuk oven rotisserie rumahnya, "Atur dan lupakan."

Jangan "mengatur dan melupakan" OKR Anda. "OKR itu dinamis," kata Elliott. "Mereka membutuhkan tinjauan dan pemantauan rutin untuk menentukan kemajuan."

Ketika orang-orang mahir menulis OKR, mereka mungkin jatuh ke dalam perangkap hanya mengevaluasi keberhasilan mereka di akhir kuartal. "Hasil utama harus dievaluasi, mungkin tidak di tingkat perusahaan tetapi tentu di tingkat manajer, secara cukup teratur, idealnya setiap minggu," kata Elliott.

10. Anda Bukan Google

Banyak orang saat ini tahu tentang OKR karena diterapkan di Google, dan banyak yang telah ditulis tentangnya. Orang-orang yang keluar dari Google telah berbagi dengan sangat rinci bagaimana tim di Google menetapkan OKR, berapa banyak yang mereka tulis, apa yang dimaksud dengan kesuksesan, seberapa sering mereka mengukur dan meninjau kemajuan mereka, dan seterusnya. Ketika Anda membaca OKR dengan santai, Anda akan menemukan segala macam aturan tentang mencapai tingkat keberhasilan 70 persen atau selalu menulis antara tiga dan lima KR. Sebagian besar berasal dari Google.

Organisasi Anda bukan Google. Cara Anda menulis dan melacak OKR Anda harus unik untuk organisasi, budaya perusahaan, dan bisnis Anda. Wodtke menyebutkan bahwa tidak semua bisnis berjalan dengan kecepatan yang sama, dan karena itu menulis OKR setiap tiga bulan tidak selalu masuk akal. Perusahaan biotek, misalnya, cenderung bekerja dalam skala waktu yang lebih lama. Tujuan mereka mungkin memerlukan satu tahun penuh atau lebih, jadi dia meminta perusahaan untuk menerapkan pencapaian triwulanan untuk membantu mereka menggunakan OKR secara lebih efektif. Pada akhir kuartal, di mana seharusnya proyek tersebut?

Dia memperingatkan untuk tidak bergerak terlalu cepat juga. Ketika organisasi ingin mengubah OKR mereka setiap dua minggu, dia memberi tahu mereka "tidak karena itu berarti Anda tidak memiliki tujuan yang cukup besar, atau Anda memiliki kebiasaan alih-alih hasil utama." Mendapatkan kecepatan yang tepat untuk grup dan bisnis Anda membutuhkan waktu.

Jalan Menuju OKR

OKR dapat membentuk bisnis menjadi lebih efektif. Mereka memberdayakan tim untuk menetapkan tujuan yang dapat dicapai namun ambisius. Ketika OKR transparan, mereka juga dapat membantu semua tim dalam organisasi besar menyelaraskan upaya mereka dengan lebih baik. Proses penggunaan OKR mengarahkan orang untuk lebih berpikir tentang bagaimana mereka berkontribusi pada tujuan organisasi.