Pourquoi une aide au travail pourrait être la meilleure chose dont vous avez besoin avec Dawn Mahoney

Une aide-mémoire pourrait-elle être la solution d'apprentissage qui aide votre entreprise ?

Donner à vos employés les informations dont ils ont besoin pour passer au niveau supérieur fait partie intégrante de la gestion du personnel et de la gestion d'une entreprise prospère. Lorsque vous identifiez des problèmes ou des lacunes dans les connaissances, il suffit d'une recherche rapide sur Google pour découvrir la variété d'options disponibles pour éduquer vos employés.

Les cours en ligne et l'apprentissage en ligne sont des moyens de formation populaires. Mais sont-ils les plus adaptés pour enseigner les informations dont vous avez besoin que vos employés sachent ?

Les cours de formation et les solutions d'apprentissage en ligne ne sont pas toujours la solution miracle. Ce sont souvent des réponses coûteuses et chronophages à un problème, et selon ce que vos employés ont besoin de savoir, cela pourrait être une perte de temps et d'argent.

Avant d'investir dans une solution d'apprentissage, réfléchissez à ce que vos employés doivent savoir. Pourrait-il être enseigné avec du matériel illustratif? Les utilisateurs ont-ils besoin d'un accès fréquent à des documents faciles à lire plutôt qu'à quelque chose qu'ils doivent mémoriser ?

Si la réponse à l'une de ces questions est oui, vous pourriez avoir besoin d'un aide-mémoire.

Les aide-mémoire peuvent être déterminants pour aider les gens à apprendre comment accomplir des tâches. Dans cet article, Dawn Mahoney partage ses conseils pour créer des outils de travail qui conviendront le mieux à votre entreprise.

Vous pouvez regarder la vidéo sur ce sujet en haut de cet article, pour écouter l'épisode du podcast, cliquer sur lecture ci-dessous ou lire la suite pour en savoir plus…

Dawn est la fondatrice de Learning In The White Space et l'une des principales autorités en matière de facilitation de la formation et de conception pédagogique. Elle en sait tellement sur les aides-mémoire qu'elle a créé un cours pour vous aider à les utiliser pour votre entreprise, « Tout ne doit pas être un cours : Aides -mémoire ».

Qu'est -ce qu'une aide au travail ?

Un aide-mémoire, également appelé « aide-mémoire », est tout matériel qui vous aide à accomplir une tâche.

Dawn pense que les outils de travail sont des outils essentiels pour permettre aux personnes disposant d'informations utilisables d'effectuer des tâches de manière indépendante. Ils n'ont pas besoin d'être formels ou créés sur un logiciel spécial. Ils doivent simplement aider l'utilisateur à travers un processus avec succès et de la manière la plus simple possible.

Vous utilisez probablement déjà des outils de travail et vous ne le savez même pas. Une aide-mémoire peut prendre la forme d'une note autocollante virtuelle sur l'écran de votre ordinateur, vous rappelant le mot de passe de connexion à votre ordinateur. Il pourrait s'agir des instructions de montage papier détaillant comment construire ce nouveau bureau pour votre bureau à domicile. Il peut s'agir d'une liste de contrôle, d'une infographie, d'une application, d'une impression, d'une note griffonnée sur un morceau de papier - tout cela peut potentiellement fonctionner comme une aide au travail efficace.

Les aide-mémoire sont utilisés maintes et maintes fois et apportent de la valeur à un utilisateur qui revient. Conçu pour être délibérément facile à comprendre et rapide à utiliser. Dawn souligne que, plus important encore, les outils de travail doivent être facilement accessibles en cas de besoin.

Lorsque vous avez besoin de supports de travail (et non d'un cours de formation)

Le type de matériel d'apprentissage dont vous avez besoin dépend entièrement de ce que vous voulez que vos utilisateurs sachent.

Les aide-mémoire sont meilleurs pour :

• Processus difficiles ou inutiles à mémoriser
• Informations autonomes
• Informations dont vous n'avez pas besoin très souvent

Les gens pensent souvent qu'un cours comblera les lacunes dans les connaissances de leurs employés, mais vous devriez considérer l'application de l'information avant de chercher une solution. Si vous avez besoin d'aider les utilisateurs à suivre un processus de connexion à un programme informatique, est-il nécessaire de leur faire suivre une formation chronophage ? Ou une feuille d'instructions avec des captures d'écran pertinentes et étiquetées suffirait-elle ?

Les aide-mémoire ne doivent pas toujours être indépendants des cours de formation – ils peuvent constituer des compléments utiles. Cependant, le conseil de Dawn est que les outils de travail doivent également être accessibles en dehors du cours. Il doit s'agir de documents téléchargeables ou de fiches à emporter auxquelles les utilisateurs peuvent se référer lorsqu'ils en ont besoin.

Qu'est-ce qui fait qu'un outil de travail est efficace ?

Dawn insiste sur le fait qu'un outil de travail réussi doit être clair, concis et donner la priorité à la qualité des informations plutôt qu'à la quantité.

Bien que la longueur de votre aide-mémoire n'ait pas nécessairement d'importance (certains manuels, par exemple, font plus de mille pages), la façon dont il est structuré importe. L'exigence principale d'un outil de travail est de fournir des informations rapidement, donc indexez les documents plus longs et décomposez le texte en morceaux faciles à trouver.

Le texte doit être présenté simplement, par exemple, sous forme de puces, de listes numérotées ou de courtes phrases consommables en un coup d'œil.

Les outils de travail efficaces incluent souvent des images pertinentes pour aider à clarifier les instructions. Dawn recommande d'inclure des photographies ou des captures d'écran de bonne qualité dans la mesure du possible dans vos aide-mémoire.

Dawn suggère également d'utiliser un format visuel, comme un PDF ou un PowerPoint, comme base de votre aide-mémoire, car ceux-ci peuvent afficher à la fois du texte et des éléments visuels. Elle conseille de s'éloigner des formats comme Excel, qui peuvent trop compliquer la présentation et rendre les informations plus difficiles à assimiler.

Vous pouvez utiliser la vidéo comme aide-mémoire, mais sachez qu'elle peut prendre beaucoup de temps à utiliser. Les utilisateurs peuvent avoir à regarder plus de vidéo qu'ils n'en ont besoin pour trouver les informations pertinentes et, par conséquent, ne pas se fier à l'aide-mémoire à l'avenir.

Comment créer une aide à l'emploi réussie

La création d'aides à l'emploi n'a pas besoin d'être compliquée, mais elle nécessite une approche approfondie. Dawn a partagé son processus de création d'un outil de travail efficace en ces quatre étapes.

1. Découvrez ce que les utilisateurs doivent savoir

Dawn conseille de commencer le processus de création d'aides à l'emploi en discutant avec les personnes réalisant les tâches en question. Quelles procédures suivent-ils ? Quels outils de travail, le cas échéant, utilisent-ils déjà ? Où est le problème, et où sont les lacunes dans leurs connaissances ?

Familiarisez-vous avec le problème sur lequel l'aide-mémoire se concentrera et vous aurez une meilleure idée des informations à inclure. D'un autre côté, vous saurez ce qu'il faut exclure en découvrant les connaissances que les utilisateurs possèdent déjà.

D'autres façons de découvrir les lacunes dans les connaissances comprennent la recherche d'informations obsolètes qui doivent être mises à jour ou la consultation de supports de formation pour voir ce qui manque dans les processus existants.

2. Décidez du type d'aide-mémoire à créer

Une fois que vous savez quelles informations vous souhaitez inclure, vous devrez décider du type d'aide-mémoire à créer.

Il existe de nombreux types différents, et vous devrez décider lequel est le plus approprié pour les utilisateurs. Dawn a créé son outil « Sélection d'outils de travail » comme point de départ, mettant en évidence certains besoins commerciaux typiques et les outils de travail qui pourraient constituer une solution appropriée.

Si cette liste vous submerge, pourquoi ne pas commencer par examiner les types d'aides au travail que vous avez déjà dans votre organisation et qui fonctionnent le mieux pour votre équipe.

Vous pouvez toujours expérimenter de nouveaux types, mais vous en tenir au type avec lequel vos utilisateurs fonctionnent déjà bien aidera l'aide au travail à réussir plus rapidement.

3. Préparez votre matériel et créez votre aide-mémoire

Après avoir choisi un type d'aide-mémoire, vous pouvez commencer à rassembler le matériel dont vous avez besoin pour le créer. Cela peut inclure la préparation d'images telles que des captures d'écran ou la prise de photos.

Lors de la rédaction, n'oubliez pas de garder votre texte clair et concis, et si vous travaillez avec du matériel spécialisé, assurez-vous qu'une PME définit les étapes du processus ou les terminologies.

De nombreux outils numériques sont disponibles pour vous aider à créer une aide au travail exceptionnelle. Dawn a fait l'éloge du modèle d'aide au travail gratuit de Snagit comme l'un de ses favoris, mais il est important de noter que vous pouvez utiliser presque n'importe quel logiciel de création de contenu pour créer votre aide au travail, d'un document Word à quelque chose de plus complexe.

4. Facilitez la recherche de l'aide-mémoire

Enfin, vous devez vous assurer que l'aide-mémoire terminé est facilement accessible. Dawn pense que rendre le matériel d'apprentissage difficile à trouver est l'un des principaux obstacles au succès.

Réfléchissez au moment et à l'endroit où vos utilisateurs auront besoin de cette aide-mémoire et placez-la en conséquence. Si vos utilisateurs sont des employés de bureau qui ont besoin d'informations lorsqu'ils sont devant leur ordinateur, vous souhaiterez peut-être leur donner un document qu'ils pourront télécharger sur leur bureau. Mais si votre utilisateur est un assistant commercial qui a besoin d'aide pour les processus les moins utilisés sur une caisse enregistreuse, une impression collée sur le comptoir peut être plus appropriée.

Un excellent moyen de rendre les outils de travail accessibles est de leur créer un espace (numérique ou autre) et de faire savoir à tout le monde où ils se trouvent. Le meilleur conseil de Dawn est de n'avoir qu'un seul lien qui dirige les utilisateurs vers une page de votre système interne, ou un document Google, qui héberge les liens vers tous vos outils de travail, afin qu'ils soient toujours disponibles.

Une fois que vos employés ont eu le temps d'utiliser les outils de travail, passez un peu de temps à évaluer leur efficacité. Sont-ils utilisés ? Y a-t-il des informations ou des étapes que vous avez manquées ou qui doivent être affinées ? Vous avez créé l'aide-mémoire pour vous aider, alors vérifiez qu'il fait son travail.

Dawn croit que la meilleure façon de vérifier si les outils de travail sont efficaces est de déterminer s'ils sont utiles et utilisés. Si ce n'est pas le cas, découvrez pourquoi et adaptez-les en conséquence. Cependant, s'ils le sont, vous pourriez vous retrouver à créer encore plus pour aider votre entreprise.

Si vous souhaitez en savoir plus sur le processus de Dawn pour créer des outils de travail efficaces, consultez son cours à la TechSmith Academy, « Tout ne doit pas être un cours : Aides au travail ».

Découvrez d'autres contenus de qualité sur la plateforme d'apprentissage en ligne gratuite de TechSmith : https://bit.ly/2QUvHeV

Pour plus de conseils et d'astuces d'experts, visitez TechSmith Academy sur YouTube ou écoutez le podcast.