L'avenir de la communication est visuel. Voici 6 façons dont votre équipe peut innover.

La plupart des gens comprennent les informations plus rapidement et mieux lorsqu'elles sont présentées visuellement.

C'est pourquoi les emojis, les GIF, les captures d'écran et les vidéos ont inondé notre communication quotidienne. Et c'est vrai aussi au travail.

C'était vrai lorsque la plupart d'entre nous travaillaient dans des bureaux traditionnels, et c'est vrai maintenant que beaucoup d'entre nous travaillent à distance et peuvent manquer cette véritable connexion avec leurs collègues.

Cela signifie qu'il est encore plus crucial pour les entreprises d'adopter les images et la vidéo.

Alors pourquoi tant d'entreprises comptent-elles sur de longs e-mails et des appels Zoom sans fin pour leurs communications à distance ?

Pour la plupart des organisations, des PDG et des managers, la réponse est aussi simple que : "C'est comme ça que nous avons toujours fait, et ça marche bien !"

Mais voici le problème : ce qui a fonctionné hier ne garantit pas nécessairement le succès aujourd'hui, en particulier lorsqu'il existe des options plus efficaces.

Les entreprises qui tardent à innover ou à mettre à jour leurs procédures seront laissées pour compte.

[Webinaire] La valeur des visuels et 6 façons de commencer à les utiliser dès maintenant

Le travail à distance nécessite de trouver de nouvelles et meilleures façons de se connecter en ligne avec des collègues - et les visuels et la vidéo sont les clés d'une communication efficace sur le lieu de travail (que ce soit à distance ou en personne).

Nous avons compris. Le changement est difficile. Tu es occupé. Votre équipe est occupée. Et l'idée d'apprendre à faire des images et des vidéos est intimidante (surtout si vous ne l'avez jamais fait auparavant).

Mais que se passerait-il si créer des visuels et des vidéos de qualité professionnelle pour communiquer était – dans de nombreux cas – en fait plus facile que de taper un e-mail long et ennuyeux ?

Il est!

Et, mieux encore, la communication à distance n'est pas seulement meilleure pour vos employés, elle est meilleure pour votre entreprise. Vous augmenterez votre productivité, ferez moins d'erreurs et éliminerez les boucles de rétroaction.

De plus, vos employés seront plus engagés que jamais.

Ne vous inquiétez pas, nous ne vous demandons pas d'abandonner complètement le courrier électronique. Nous suggérons simplement une meilleure façon.

Et il est incroyablement facile de démarrer.

Nous allons vous montrer comment.

Voici ce que vous apprendrez :

• Pourquoi l'utilisation exclusive de communications en texte brut (telles que les e-mails) vous coûte-t-elle du temps et de l'argent ?
• Comment les visuels et la vidéo améliorent la productivité et l'engagement des employés.
• Six façons dont vous et votre équipe pouvez facilement commencer à utiliser des visuels et des vidéos pour les communications sur le lieu de travail - aucune compétence professionnelle requise.
• Les trois mythes de la communication visuelle et pourquoi ils sont faux.

Comment les visuels sont meilleurs pour la communication à distance (et votre entreprise)

Nous y avons tous été. Vous entendez le petit "ding" de votre boîte de réception. Vous cliquez dessus pour le vérifier, et juste là vous regarde un mur géant de texte. Cinq paragraphes, six phrases chacun. Aucune personnalité. Pas de pauses. Aucune image.

Non merci.

Alerte spoiler : votre e-mail ne m'a PAS bien trouvé.

Mais soyons clairs sur quelque chose. Nous ne disons pas que le courrier électronique est obsolète. Le courrier électronique est et restera l'un des piliers des communications d'entreprise.

C'est génial lorsqu'il est utilisé correctement. Malheureusement, nous en sommes venus à compter sur le courrier électronique comme l'ultime, l'alpha et l'oméga des communications en milieu de travail.

Le courrier électronique est parfait pour les mises à jour rapides ou les notes de quelques phrases. Besoin de donner suite à une demande ou de vérifier l'état d'avancement d'un projet ? Le courrier électronique est votre référence.

Besoin de donner des instructions ou de fournir beaucoup d'informations à la fois ? Ce n'est pas vraiment le point fort de l'e-mail.

Les applications de chat comme Slack et Microsoft Teams sont devenues si populaires, du moins en partie parce que nous avons abusé des e-mails.

En ce qui concerne les communications textuelles, les gens les veulent courtes et agréables.

Mais ne nous croyez pas sur parole. Nous avons fait la recherche !

Quelle est la vraie valeur des visuels ?

Il y a quelques années, nous avons réalisé un projet de recherche assez important appelé The Value of Visuals. Nous voulions savoir si la communication visuelle et vidéo était réellement meilleure que le texte brut, mais nous voulions également découvrir s'il y avait un avantage économique aux communications visuelles.

Nous avons testé 125 personnes effectuant des tâches de bureau réelles, telles que la mise à jour d'une page Web, le remplissage d'une note de frais, le téléchargement et l'installation de nouveaux logiciels. Pour chaque personne, les instructions pour chaque tâche ont été données au hasard sous forme de texte brut, de texte avec des captures d'écran/images annotées ou d'une vidéo.

Ensuite, nous avons mesuré leur performance au fur et à mesure qu'ils accomplissaient leurs tâches.

Les résultats ont été stupéfiants.

Au total, 67 % des personnes testées ont mieux réalisé les tâches lorsque les instructions étaient fournies sous forme d'images ou de vidéos. En moyenne, ils ont absorbé les informations 7% plus rapidement et, lorsqu'on les interroge plus tard sur les tâches, ils se souviennent mieux et plus longtemps des informations.

En fait, nos recherches estiment que lorsque les entreprises utilisent davantage d'images et de vidéos dans les communications sur le lieu de travail, chaque employé pourrait gagner près de sept minutes de productivité par jour.

Cela représente près de 34 minutes par semaine de travail de cinq jours et 2,25 heures par mois — pour chaque employé.

Cela signifie que si votre entreprise compte 100 employés, vous pourriez récupérer 225 heures de productivité chaque mois. Si votre entreprise compte 500 employés, c'est 1 100 heures de productivité gagnées.

En termes monétaires, cela représente environ 1 200 $ de productivité gagnée par an pour chaque employé, simplement en utilisant plus de visuels dans les communications sur le lieu de travail.

Les employés veulent plus de visuels

Si les avantages purement économiques ne suffisaient pas, vos employés ont soif de plus de communication visuelle au travail.

Notre étude a révélé que 48 % des employés considèrent la vidéo comme la forme de communication la plus attrayante. 37 % considèrent que le texte avec des images est le plus engageant.

Seulement 15 % ont déclaré que les e-mails étaient les plus attrayants.

Et pourtant, près de 50 % des entreprises augmentent leur utilisation du courrier électronique.

Les employés moins engagés se sentent moins connectés à leur travail, à leur entreprise et à leurs pairs. Et cela est aggravé par le sentiment de déconnexion qui peut déjà se produire avec le travail à distance.

Mais les employés vraiment engagés ont l'impression de faire partie de quelque chose de plus grand qu'eux-mêmes. Ils ont la motivation de faire un meilleur travail.

Quand ils sentent que leur entreprise se soucie d'eux, ils se soucient davantage de leur entreprise.

Six façons simples de commencer à utiliser des visuels au travail dès maintenant - aucune compétence professionnelle requise

1. Remplacez les réunions par la vidéo

Les réunions purement informatives ne devraient pas exiger que tout le monde soit au même endroit au même moment, même si cet endroit est virtuel.

Si vous avez des informations à partager avec votre équipe qui ne nécessitent pas de commentaires ou de brainstorming immédiats, essayez de remplacer cette réunion par une vidéo.

Vous pouvez écrire exactement ce que vous voulez dire et partager l'information sans interruption ou sans que les conversations ne digressent ou ne déraillent follement.

Si vous avez des diapositives à montrer, utilisez Snagit pour enregistrer votre écran pendant que vous racontez. Pas de diapositives ? Aucun problème. Snagit peut enregistrer votre webcam pour donner à votre vidéo une touche plus personnelle.

Ce type de livraison est plus respectueux du temps de votre équipe. S'il n'est pas urgent qu'ils connaissent l'information à l'instant même, ils peuvent regarder la vidéo à leur rythme. Et, s'ils ont besoin d'un rafraîchissement, ils peuvent toujours revenir en arrière et regarder à nouveau.

De plus, si vous avez besoin de commentaires ou s'ils ont des questions, ils peuvent venir vous voir individuellement.

D'après notre expérience, les réunions qui auraient normalement pu être programmées pour une heure peuvent être réduites à une vidéo de 20 minutes (ou moins). C'est une tonne de temps gagné !

2. Fournir un retour visuel

C'est l'un des meilleurs moyens de commencer à utiliser des visuels dans les communications sur le lieu de travail et à distance, car vous faites probablement déjà quelque chose de similaire.

Presque chacun d'entre nous a dû relire et éditer un document que quelqu'un d'autre a créé. Nous l'imprimons, prenons notre stylo rouge et notons sur les pages imprimées où apporter les modifications demandées.

Malheureusement, à moins que vous ne souhaitiez ensuite numériser vos pages et les envoyer par e-mail, cela ne fonctionne pas vraiment dans un environnement distant.

Snagit peut vous aider !

Dans cet exemple, j'ai utilisé Snagit pour capturer des captures d'écran de pages spécifiques dans un ebook et noter où des modifications étaient nécessaires. Tout comme avec l'édition de documents traditionnelle, le destinataire peut voir exactement ce que je veux et où je le veux.

Cela n'a pris presque aucun temps.

De plus, cela fonctionne pour à peu près n'importe quel type de rétroaction similaire. Besoin d'apporter des modifications à un site Web? Prenez simplement vos captures d'écran, notez les modifications nécessaires et envoyez-les à votre équipe Web.

Vous pouvez également le faire en combinant des images et des vidéos. Referral Rock, client de Snagit, dont l'équipe est distante depuis le premier jour, nous a dit qu'il prenait régulièrement les captures d'écran dont il avait besoin et ajoutait le balisage. Ensuite, il réalisera une vidéo screencast rapide guidant son équipe à travers les changements afin qu'il puisse ajouter du contexte si nécessaire.

Maintenant, ils comprennent ce qui doit être changé ET pourquoi.

C'est plus rapide que d'écrire et d'envoyer des e-mails, et beaucoup plus engageant et personnalisé.

3. Créez une intégration permanente et un contenu de formation ciblé

Une bonne intégration donne aux nouvelles recrues les outils et les informations dont elles ont besoin pour réussir dans leurs nouvelles fonctions. Dans un environnement distant, obtenir du temps en face à face pour la formation n'est pas vraiment une option, mais la création de contenu de formation vidéo et visuel peut grandement contribuer à les mettre sur la voie du succès.

Qu'il s'agisse d'une formation de premier jour ou d'une formation continue d'amélioration des employés, le contenu visuel et vidéo a tellement de sens.

C'est génial pour des choses comme la façon d'utiliser les systèmes RH ou de se connecter au réseau. Vous pouvez même faire une vidéo rapide pour répondre aux quatre (ou six ou 10) questions les plus fréquemment posées par les nouvelles recrues.

Et, il est facilement évolutif. Vos guides pratiques, aide-mémoire ou courtes vidéos de formation fonctionnent pour une, 100 ou 1 000 personnes ou plus.

Même pour les petites organisations, cela a plus de sens. Votre contenu de formation peut fonctionner pour vous même lorsque vous faites autre chose. Vous passerez moins de temps loin de votre travail et plus de temps à faire d'autres travaux.

Que vous ayez besoin de créer des aide-mémoire, des microvidéos de formation logicielle, des guides étape par étape, ou plus encore, Snagit est l'outil parfait pour créer du contenu de formation interne.

4. Avoir des déploiements de logiciels plus efficaces

Presque toutes les organisations doivent déployer de nouveaux logiciels à un moment ou à un autre. Cela peut être incroyablement frustrant et perturbant pour vos employés, surtout s'ils ne sont pas bien communiqués.

Utilisez des captures d'écran et des captures d'écran pour montrer comment présenter les fonctionnalités du logiciel lors d'un déploiement interne. Enregistrez un screencast rapide qui peut être facilement partagé avec les membres de l'équipe ou l'ensemble de l'entreprise.

De courtes sessions de formation peuvent aider les utilisateurs à maintenir leurs compétences tout en apprenant de nouvelles fonctionnalités. La formation des employés aux déploiements de logiciels peut aider à prévenir la perte de productivité.

Nous avons récemment effectué un déploiement logiciel majeur chez TechSmith. Notre équipe informatique a utilisé une combinaison de captures d'écran, de courtes vidéos et même d'e-mails pour nous préparer à ce qui allait arriver, nous guider tout au long du processus de déploiement et nous suivre après l'installation du logiciel.

Plutôt que de nous frayer un chemin à travers des paragraphes de texte (ce que la plupart des gens ne feront que survoler), nous avons pu voir ce qui allait arriver, ce que nous devions faire et fournir des commentaires comme demandé.

5. Offrir une formation/aide entre pairs (c'est-à-dire un apprentissage social ou une formation informelle)

La plupart d'entre nous ne se considèrent probablement pas comme des formateurs, mais il y a de fortes chances que si vous travaillez avec d'autres personnes, vous ayez dû montrer à quelqu'un comment faire quelque chose à un moment ou à un autre.

Il peut s'agir de montrer à un collègue comment ajouter un message d'absence du bureau à son e-mail ou de régler les paramètres du microphone dans son application de réunion virtuelle.

Au lieu de sauter dans une réunion chaque fois que quelqu'un a besoin d'aide, créez une vidéo rapide montrant le processus. Ou prenez quelques captures d'écran et utilisez l'outil étape par étape de Snagit pour créer un guide étape par étape.

Vous gagnerez du temps dans votre journée et donnerez à vos collègues une bonne référence lorsqu'ils auront besoin d'un rafraîchissement.

6. Répondez plus rapidement aux questions techniques

Votre personnel informatique peut économiser un temps et des efforts considérables en créant des guides pratiques et des outils de travail pour les questions les plus fréquemment posées. Ensuite, lorsqu'une demande arrive, ils ont la réponse à portée de main.

Même les questions plus complexes ou moins courantes bénéficieront également de visuels et de vidéos. Lorsqu'un de vos utilisateurs a un problème ou une demande, votre équipe informatique peut saisir des captures d'écran indiquant exactement où aller et quoi faire pour résoudre le problème. Ou, faites une vidéo screencast en parcourant diverses options ou correctifs potentiels.

Cela fonctionne aussi pour vos utilisateurs ! Quelqu'un a-t-il soudainement reçu un nouveau message d'erreur étrange ? Prenez une capture d'écran et envoyez-la à votre équipe informatique. Ils peuvent diagnostiquer le problème et vous remettre au travail.

Ou, si une application logicielle plante à plusieurs reprises, prenez un enregistrement d'écran des étapes que vous avez suivies avant le plantage pour aider votre personnel informatique à identifier et à résoudre le problème.

Trois mythes sur la création de contenu visuel (et pourquoi ils sont faux)

Donc, vous savez que vous devriez utiliser plus de contenu visuel dans les communications en milieu de travail, mais n'est-ce pas beaucoup plus difficile ? C'est tellement plus facile d'écrire un e-mail, n'est-ce pas ?

Regardons ça.

Mythe 1. La création de visuels et de vidéos prend trop de temps

La vidéo et les visuels PEUVENT prendre beaucoup de temps. Mais ils n'ont pas à le faire.

Rappelez-vous que la perfection est l'ennemie du bien. Alors que beaucoup d'entre nous n'hésitent pas à envoyer un e-mail rapide sans relecture ou sans s'assurer que toute notre grammaire et notre ponctuation sont parfaites, pour une raison quelconque, nous pensons que les visuels et les vidéos doivent être parfaits avant de les partager.

Pas si.

Embrassez la pente. Champion du screencast en une seule prise. Célébrez et utilisez la capture d'écran rapide avec le balisage.

Si vous vous trouvez dans un cycle de perfection, prenez du recul et réfléchissez à l'objectif et au public. Ces deux facteurs vous aideront à déterminer à quel point votre vidéo doit être soignée.

En tant que manager ou PDG, renforcez la confiance de votre équipe en indiquant explicitement quel contenu est prioritaire et nécessite plus de finition. La plupart des communications internes n'ont probablement pas besoin d'être parfaites pour être efficaces.

Mythe #2 : Vous avez besoin de compétences particulières

Passer à quelque chose de nouveau peut rendre certaines personnes mal à l'aise. Qu'il s'agisse de nervosité liée au fait d'être un créateur pour la première fois ou d'incertitude autour de l'exécution, de nombreuses personnes n'ont aucune idée de la facilité avec laquelle il est possible de créer des visuels.

La technologie a apporté de nombreuses façons de créer facilement des visuels et des vidéos vraiment incroyables sans avoir besoin de compétences professionnelles.

Un logiciel de communication visuelle comme TechSmith Snagit facilite la création et le partage d'images et de vidéos de haute qualité qui transmettent des messages plus rapidement que du texte seul.

Dans de nombreux cas, c'est beaucoup plus facile et rapide que d'écrire un e-mail long et compliqué.

Mythe #3 : Vous ne saurez pas par où commencer

Trouver de nouvelles façons d'intégrer du contenu visuel dans votre organisation n'a pas besoin d'être trop élaboré ou compliqué - c'est censé simplifier. Il existe de nombreuses façons d'utiliser des visuels pour faciliter la communication et aider à faire passer le message.

Tout d'abord, déterminez ce que vous essayez d'accomplir et comment les visuels peuvent vous y aider. Ensuite, responsabilisez vos employés et guidez-les pour vous assurer que cela se fait réellement.

Cela peut prendre un certain temps pour sortir de l'habitude des e-mails, mais vous et vos employés serez plus heureux lorsque vous le ferez.

Tout comme écrire un e-mail ou créer un ordre du jour de réunion, pensez à l'objectif de la vidéo ou de l'image, puis à ce que vous voulez accomplir avec. Ensuite, créez quelque chose qui fait cela.

Si vous avez encore besoin d'un coup de main, Snagit est livré avec des modèles conçus par des professionnels et faciles à utiliser pour les moments où partir de zéro semble tout simplement trop. Et, avec un abonnement à TechSmith Assets pour Snagit, vous aurez accès à encore plus.

Faites passer vos communications à distance au niveau supérieur avec des visuels et des vidéos

Les entreprises qui utilisent davantage de contenu visuel et vidéo pour les communications internes peuvent gagner en productivité, réduire les erreurs, éliminer les boucles de rétroaction et avoir des employés plus heureux et plus engagés.

Et, avec des outils logiciels comme TechSmith Snagit, il n'a jamais été aussi facile de créer du contenu de qualité professionnelle et très efficace en quelques clics, même si vous n'avez jamais créé d'image ou de vidéo de votre vie.

Tuez le monstre des e-mails inutiles et mettez-vous sur la voie de communications engageantes et efficaces.