Comment créer une documentation et des guides de processus visuels

Vous ne vous considérez probablement pas comme un formateur, mais nous devons presque tous, à un moment donné, expliquer un processus ou former quelqu'un à faire quelque chose de nouveau. Si c'est quelque chose que beaucoup de gens pourraient avoir besoin de savoir, vous voudrez probablement créer une sorte de documentation que vous pourrez partager. De cette façon, vous n'avez pas à l'expliquer encore et encore.

Lorsqu'il s'agit d'expliquer un processus ou les étapes nécessaires pour faire quelque chose, rien ne vaut les visuels. Les images et la vidéo vous permettent de montrer réellement les étapes nécessaires pour accomplir une tâche plutôt que de simplement expliquer avec des mots.

C'est là que la documentation visuelle des processus devient utile.

La documentation visuelle des processus n'est qu'une façon élégante de dire comment faire, un didacticiel ou un contenu de formation qui comprend des images ou des vidéos.

Nous avons tous entendu le vieil adage "une image vaut mille mots". Il s'avère que c'est vrai !

En fait, les recherches de TechSmith ont révélé que non seulement les gens préfèrent que les instructions soient présentées visuellement, mais ils apprennent en fait plus rapidement, sont plus performants et conservent les informations plus longtemps.

Cela signifie qu'il y a beaucoup moins de monnaie que quelqu'un devra venir vous demander encore et encore les mêmes instructions !

Mais comment créez-vous une documentation visuelle des processus, surtout si vous n'êtes pas graphiste ?

Heureusement, créer du contenu visuel et vidéo de qualité professionnelle est incroyablement facile avec les bons outils et un peu de savoir-faire.

Voici ce que vous apprendrez :

• Qu'est-ce que la documentation de processus et pourquoi est-elle importante ?
• Types courants de documentation de processus.
• Outils pour créer une documentation visuelle des processus.
• Comment créer facilement du contenu visuel, y compris de la vidéo, pour créer une documentation visuelle très efficace.
• Meilleures pratiques pour vous assurer que votre documentation est très efficace.
• Comment s'assurer que votre documentation a une durée de vie plus longue.

Qu'est-ce que la documentation de processus ?

La documentation de processus est tout document qui montre les étapes nécessaires pour terminer une tâche ou un projet. Ils peuvent être formels ou informels, selon votre public et le but.

A quoi sert la documentation de processus ?

Comme vous pouvez le constater à partir de la définition ci-dessus, la documentation de processus est un terme assez large. Cela peut être quelque chose d'aussi simple qu'une capture d'écran rapide montrant les étapes pour se connecter à un client de messagerie ou aussi complexe qu'un document de plusieurs pages.

Si vous y réfléchissez bien, une recette est un document de processus. Il peut donc être utile de considérer un document de processus comme la recette pour accomplir une tâche. Certaines recettes sont complexes et nécessitent des tonnes d'étapes et de matériaux, tandis que d'autres sont simples et peuvent ne contenir que quelques ingrédients.

Voici quelques façons dont la documentation des processus peut être utile :

Former les nouveaux employés

La documentation des processus est extrêmement utile lorsque vous devez former de nouvelles recrues. Le mettre à la disposition de vos nouveaux coéquipiers leur permet de s'aider eux-mêmes tout au long de leur processus d'intégration, au lieu d'être complètement dépendants de leur entraîneur pour leur apprendre tout ce qu'ils doivent savoir.

Souvent, lorsqu'un nouvel employé se joint à l'équipe, il comble un poste vacant. Et lorsqu'il y a des postes vacants dans une équipe, chaque membre a tendance à avoir une charge de travail plus importante.

Ainsi, documenter les processus avant que vous en sentiez le besoin signifie moins de stress et de pression lorsque les membres du personnel sont peut-être déjà épuisés. Bien sûr, vous pouvez toujours créer une documentation de processus lorsque vous avez également un besoin immédiat de former un collègue !

La documentation des processus permet aux personnes d'accéder aux informations par elles-mêmes, lorsqu'elles en ont besoin, facilitant ainsi la capacité d'auto-assistance.

Préparez-vous à l'inattendu

Il est utile de documenter un processus au sein de votre organisation même lorsqu'il n'y a pas de besoin immédiat.

Cela peut permettre à un futur collègue de réussir. De même que pour son utilisation avec la formation des nouveaux employés, vous pouvez rendre les informations disponibles à la demande, et si la personne qui exécuterait normalement une tâche particulière est malade ou indisponible de manière inattendue, quelqu'un d'autre peut facilement prendre le relais.

Assurer la transparence du processus

De plus, documenter un processus aide à la transparence au sein d'une organisation. Il permet aux employés qui ne sont pas proches d'un secteur particulier de l'entreprise d'avoir un aperçu des tâches en dehors de leur équipe et/ou service immédiat.

Cela peut, à son tour, conduire à des améliorations du flux de travail, telles que la suppression d'étapes ou de tâches en double. Il peut également mettre en évidence les points faibles, ce qui peut entraîner des éléments d'action. La connaissance des points de friction dans un processus peut être tout ce qu'il faut pour obtenir des ressources allouées pour apporter des améliorations progressives.

Certains types courants de documents de processus incluent :

• Des documents d'intégration tels que des instructions pour se connecter au logiciel RH.
• Tutoriels logiciels.
• Manuels d'instructions des produits.
• Recettes de cuisine.
• Vidéos pratiques.

Quels sont certains des avantages de la documentation visuelle des processus ?

La documentation visuelle du processus facilite la compréhension du processus. Lorsque les gens peuvent voir ce qu'ils sont censés faire, ils sont plus susceptibles de comprendre et de réussir.

L'image ci-dessus montre le processus d'importation d'un lien YouTube dans TechSmith Knowmia. En un coup d'œil, un utilisateur sait exactement où cliquer et où entrer son lien pour ajouter sa vidéo YouTube.

Les instructions écrites pour cela prendraient plus de temps à comprendre et obligeraient les utilisateurs à rechercher visuellement où cliquer pour chaque étape. De cette façon, tout est là pour eux à voir.

Fournit un guide de référence sur les attentes en matière de résultats de processus

La documentation Visual Process aide à montrer les résultats attendus. La documentation montre une voie possible orientée vers ces objectifs. Néanmoins, cela ne signifie pas que le processus documenté est le seul moyen d'atteindre le résultat souhaité.

La documentation visuelle des processus qui expose les procédures d'un processus permet de voir plus facilement les domaines dans lesquels notre temps ou nos outils pourraient être utilisés plus efficacement à l'avenir.

Offre un contexte pour les projets et les processus

Un processus peut comprendre des étapes et des procédures qui ne s'appliquent qu'à un projet individuel. Alors que les projets futurs pourraient partager bon nombre des mêmes procédures, beaucoup de choses pourraient également s'appliquer différemment. Certaines de ces différences peuvent même être difficiles à remarquer de l'extérieur.

La documentation visuelle des processus facilite la comparaison des circonstances qui sont intervenues dans un processus par rapport à un autre processus. Cela permet d'éviter les erreurs pouvant résulter de l'application d'une procédure à un processus auquel elle ne correspond pas.

Facilite la formation plus facile pour les nouveaux participants à un processus

La documentation visuelle des processus permet d'éliminer de nombreuses questions qu'un nouveau participant à un processus peut avoir, car la plupart de ces procédures seront directement traitées dans la documentation. Cela permet de consacrer plus de temps à la formation d'autres personnes pour se concentrer sur d'autres domaines où l'attention peut être nécessaire. Il s'agit d'un travail plus intelligent, pas d'un travail plus difficile.

De plus, que se passe-t-il si les participants originaux d'un projet assument un autre rôle ? La documentation visuelle du processus garantit que le projet peut toujours être terminé même sans la présence de la personne qui a documenté le processus d'origine.

Ça sonne plutôt bien, n'est-ce pas? Ces avantages et bien d'autres de Visual Process Documentation montrent à quel point il peut s'agir d'un outil puissant à utiliser de nombreuses manières dynamiques. Avec ces avantages à l'esprit, le moment est venu de présenter quelques bonnes pratiques qui vous aideront à tirer le meilleur parti de votre documentation.

Outils pour créer une documentation visuelle des processus

L'un des principaux obstacles à la création de documentation visuelle est la conviction que vous n'avez pas les compétences, le temps ou les connaissances nécessaires pour le faire correctement.

Je suis ici pour vous dire que vous n'avez pas besoin de compétences professionnelles pour obtenir des résultats de qualité professionnelle. En fait, dans de nombreux cas, vous pouvez obtenir ce dont vous avez besoin en quelques clics seulement !

Snagit

Snagit est votre meilleur choix pour créer des documents de processus riches et d'aspect professionnel, des procédures, des didacticiels, etc.

Bien au-delà d'un simple outil de capture d'écran et de balisage, Snagit inclut un certain nombre de fonctionnalités qui rendent la documentation aussi simple que cliquer et faire glisser.

Modèles

Que vous ayez besoin de créer un ou 1 000 documents de processus, les modèles Snagit sont devenus votre nouveau meilleur ami. Snagit est livré avec un certain nombre de modèles gratuits conçus par des professionnels, ou vous pouvez vous abonner à TechSmith Assets for Snagit pour accéder à des tonnes d'autres.

Avec les modèles, vous pouvez prendre vos captures d'écran, les placer dans le modèle, ajouter les descriptions de texte nécessaires, et vous avez terminé. C'est aussi simple que ça.

Et vous pouvez aussi aller au-delà des captures d'écran. Vous avez des photos ou des illustrations de produits à partager ? Snagit peut également les gérer. Ajoutez-les simplement le cas échéant et laissez Snagit faire le reste.

Outil pas à pas

Snagit a en fait un outil qui vous aide à montrer les étapes nécessaires pour accomplir une tâche. C'est la documentation des processus en un mot !

Outil Simplifier

L'outil Simplifier vous permet de supprimer les informations superflues ou non pertinentes pour mettre en évidence ce qui est le plus important. Et, bien sûr, avec Snagit, vous pouvez le faire en quelques clics !

De plus, en supprimant le texte inutile et d'autres éléments, votre contenu est moins susceptible de modifications mineures de l'interface utilisateur, de la formulation, etc. Cela signifie que votre contenu pourrait avoir une durée de vie beaucoup plus longue - et cela signifie moins de mises à jour et plus de temps pour vous concentrez-vous sur d'autres choses !

Vidéo à partir d'images

Parfois, la meilleure documentation de processus n'est pas vraiment un document, mais une vidéo ! Saisissez facilement vos captures d'écran ou d'autres images et transformez-les en une vidéo montrant le processus exact. Vous pouvez ajouter des annotations et une narration si nécessaire.

Toile

Canva est l'un des moyens les plus simples de créer des graphiques personnalisés. En fait, bon nombre des graphiques que vous voyez ici même dans ce blog ont été créés avec Canva.

Actifs TechSmith pour Snagit

J'ai noté ci-dessus tous les modèles disponibles dans TechSmith Assets pour Snagit, mais cela ne s'arrête pas là. Il existe littéralement des milliers d'images, d'illustrations, d'icônes, de tampons et bien plus encore que vous pouvez utiliser gratuitement dans votre projet. Snagit est livré gratuitement avec de nombreux actifs, mais vous pouvez vous abonner pour accéder à plus.

Les meilleures pratiques

• Soyez précis dans la façon dont vous formulez les procédures dans votre documentation afin de communiquer votre message avec précision.
• Documentez chaque étape nécessaire pour terminer un processus. N'incluez rien de plus et rien de moins.
• Assurez-vous d'inclure toutes les politiques ou règles que l'on doit suivre au cours du processus.
• Assurez-vous d'organiser les parties textuelles et visuelles de votre documentation de manière cohérente, afin que l'ordre de votre processus soit facile à suivre.
• Assurez-vous d'enregistrer la date de création de la documentation originale, ainsi que toute mise à jour.
• Utilisez des outils de capture d'écran tels que Snagit ou autres pour créer des visuels puissants (captures d'écran, vidéos, organigrammes, etc.). Cela permettra d'organiser clairement le texte de vos procédures.
• Pour des raisons de sécurité, stockez la documentation dans un endroit où il est possible de contrôler qui y a accès.
• Sauvegardez tous les fichiers qui accompagnent votre documentation de processus visuel.

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FAQ

Remarque : Ce message a été initialement publié en 2017, mais a été mis à jour en septembre 2020 avec de nouvelles informations.