Comment remplacer les réunions par la vidéo

Passez-vous une partie alarmante de votre journée ou de votre semaine dans des réunions de travail ?

Nous ressentons cette douleur !

La communication sur le lieu de travail d'aujourd'hui se fait de différentes manières. Certaines des méthodes les plus courantes incluent :

• Rencontres en face à face
• Réunions virtuelles
• E-mail
• Outils de discussion

Bien que chacun ait un but, en fonction de ce que vous devez partager, chacun a également des inconvénients.

Notre recherche a révélé que la majorité des employés estiment que les communications de leur entreprise n'envoient pas un message clair et que les dirigeants ne communiquent pas d'une manière qui soit la meilleure pour les employés. Cela peut avoir un impact énorme sur la productivité, l'engagement des employés et même les performances au travail.

Un grand coupable ? Trop de réunions.

Comment les réunions perturbent le travail

Cela ne veut pas dire que les réunions sont intrinsèquement mauvaises ou improductives. Parfois, une réunion en face à face est le meilleur moyen de communiquer. S'asseoir, discuter d'idées et prendre des décisions fonctionne très bien dans un certain nombre de situations.

Malheureusement, comme cela fonctionne de temps en temps, de nombreuses entreprises ont tendance à l'utiliser TOUT LE TEMPS.

Cette approche n'est pas toujours possible. Même avec les options de réunion virtuelle, il peut être difficile de planifier en raison des contraintes de fuseau horaire et de la disponibilité limitée sur les calendriers déjà chargés des personnes.

Parfois, la planification d'une réunion avec un groupe de parties prenantes occupé peut même prendre plus de temps que la réunion elle-même.

Les réunions présentent également d'autres défis moins évidents, tels que :

• Les gens se parlent
• Les gens calmes ne parlent pas toujours
• Personnes multitâches ou non engagées
• Entendre, "Désolé, je dois courir à une autre réunion"

Combien de fois avez-vous été dans une réunion où deux ou trois personnes dominaient la conversation et où tous les autres devaient se battre pour faire entendre leur voix ? Tout le monde n'a pas une personnalité qui se prête à l'interruption et à la prise de parole, en particulier en groupe ou avec un leadership.

Certaines personnes ont également besoin de plus de temps pour traiter les informations avant de proposer des idées ou des contrepoints. Ils peuvent avoir de grandes choses à partager, mais une réunion n'est peut-être pas le meilleur endroit pour le faire.

De plus, nous avons tous participé à des réunions où au moins certains des participants vérifient leur téléphone ou travaillent sur autre chose.

Peut-être qu'ils n'avaient pas vraiment besoin d'être à la réunion. Ou peut-être que seule une petite partie de la réunion d'une heure était réellement pertinente pour eux. Quoi qu'il en soit, ce n'était probablement pas une utilisation efficace de leur temps.

Ironiquement, un autre inconvénient des réunions se produit lorsqu'elles se déroulent bien. Avez-vous déjà été au milieu d'une bonne discussion pour la voir écourtée parce que le temps était écoulé ? Vous n'aurez peut-être besoin que de 10 à 20 minutes de plus, mais à la place, parce que les gens ont d'autres engagements, vous devez vous arrêter et essayer de reprendre là où vous vous étiez arrêté à un autre moment.

Entre essayer de retrouver du temps sur le calendrier de tout le monde et les remettre tous sur la même longueur d'onde, il est presque impossible de revenir dans le courant. Beaucoup de bonnes idées peuvent avoir été perdues entre les réunions.

Abandonnez les réunions inutiles avec la vidéo

Malgré tous ces inconvénients, la plupart des organisations continuent de programmer des réunions inutiles.

Il n'a pas à être de cette façon. Vous et votre équipe pouvez abandonner ces réunions avec la vidéo. Vous augmenterez l'engagement et la productivité — et réduirez le temps perdu. La recherche le confirme. En fait, nous avons constaté que 48 % des employés considèrent la vidéo comme la forme de communication la plus engageante .

Mais les vidéos ne représentent-elles pas beaucoup de travail ?

Je sais ce que vous pensez peut-être… si je n'ai jamais fait de vidéo, comment apprendre à faire cela va-t-il gagner plus de temps que d'avoir la réunion ? C'est une réaction normale, et vous n'êtes pas seul. Ces peurs peuvent provenir de la croyance que :

• Les vidéos doivent être parfaites pour être efficaces
• Les vidéos prennent toujours beaucoup de temps à faire
• Les vidéos seront difficiles à surveiller et à tenir à jour au fil du temps
• Les vidéos nécessitent beaucoup de préparation, comme des scripts et des storyboards

Bien que dans certains cas, tout ce qui précède puisse être vrai, dans la plupart des situations de communication sur le lieu de travail, vous n'avez pas besoin de vous préparer davantage pour réaliser une vidéo que pour une réunion.

Snagit est un fantastique outil de capture tout-en-un qui peut vous aider à capturer ou à enregistrer facilement votre écran et à effectuer des modifications simples.

De plus, Snagit vous offre un moyen simple d'enregistrer votre voix et votre écran (ou votre webcam) en même temps, ce qui rend la création de superbes vidéos d'information un jeu d'enfant.

Et rappelez-vous, vous ne faites pas le prochain blockbuster hollywoodien. Cela n'a pas besoin d'être parfait. Ces types de vidéos sont généralement destinés à un petit groupe de personnes et ont une durée de vie relativement courte.

Souvent, cela peut être aussi simple que d'ouvrir un jeu de diapositives ou une feuille de calcul et de simplement en parler pendant l'enregistrement. Si vous faites une erreur, continuez. Vous pouvez facilement découper ceux qui sont vraiment flagrants lorsque vous avez terminé.

Avantages de l'utilisation de la vidéo pour remplacer les réunions

Jetons un coup d'œil à un exemple rapide de la façon dont ce concept fonctionne réellement.

Assez simple, non? Nous le pensons aussi. C'est pourquoi nos équipes chez TechSmith se sont appuyées sur ce modèle et ont éliminé une tonne de réunions qui encombrent nos calendriers.

Parfois, vous voudrez peut-être encore avoir une réunion après la discussion initiale sur le Web. Si tel est le cas, vous pouvez maintenant passer directement au mode de prise de décision plutôt que de passer la première moitié de la réunion à demander à quelqu'un de présenter des informations ou des données et de répondre aux questions.

Quand cela arrive, devinez quoi ? Vous venez de faire une "réunion inversée". C'est une autre excellente technique pour des réunions plus efficaces, ce qui signifie simplement partager des informations à l'avance afin que tout le monde se présente à une réunion mieux préparé.

Cependant, vous constaterez souvent que vous pouvez accomplir tout ce dont vous avez besoin grâce à une discussion vidéo sur le Web et que vous pouvez sauter la réunion tous ensemble !

7 avantages des discussions vidéo

Après avoir utilisé de plus en plus cette technique chez TechSmith pour des choses comme les mises à jour de statut, les résultats de recherche et les propositions de stratégie, voici les sept principaux avantages que nous avons constatés :

1. Tout le monde a une voix égale

Avoir une discussion vidéo permet même aux collègues les plus discrets d'intervenir chaque fois qu'ils ont quelque chose à apporter. N'ayant personne d'autre avec qui se contenter en temps réel, tous les téléspectateurs peuvent laisser des commentaires au besoin.

2. Tout le monde peut voir le contenu quand et où cela lui convient

Plus besoin de se démener pour trouver une salle de réunion ou de lutter pour trouver un créneau horaire qui convient à tout le monde. Avec la vidéo, chaque membre de l'équipe peut regarder les informations quand cela lui convient le mieux, et il n'a pas à se sentir mal préparé pour une réunion en personne si son emploi du temps est chargé.

3. Cela donne aux gens le temps de digérer le contenu avant de répondre

Parfois, il peut être difficile de donner un retour immédiat lors d'une réunion. Vous aurez peut-être besoin de temps pour laisser le contenu pénétrer et peut-être le revoir avant d'exprimer votre opinion. La vidéo asynchrone résout ce problème !

4. Il documente et archive la conversation en un seul endroit

Ne souhaitez-vous pas parfois pouvoir revenir en arrière et voir un enregistrement de tout ce qui a été dit lors d'une réunion en personne ? Lorsque vous partagez une vidéo à la place, l'information vit en permanence dans un format facilement accessible.

5. Cela permet à chacun d'avoir un contexte partagé

Si vous prévoyez d'avoir une réunion de suivi, les vidéos sont un excellent moyen de donner à toutes les parties le temps et les informations dont elles ont besoin pour se sentir prêtes à y participer. De plus, ces informations seront transmises de manière uniforme.

6. Nous pouvons mieux utiliser le temps passé en personne (si c'est encore nécessaire)

Lorsque des collègues ont une vidéo contenant des informations intéressantes, nous pouvons tous mieux utiliser nos réunions en personne et ne pas perdre de temps à relayer des statistiques pour la première fois. Autrement dit, si une réunion en personne est même nécessaire après un partage vidéo !

7. Nous pouvons parfois remplacer une réunion entière

Si une excellente vidéo peut transmettre toutes les informations qu'une réunion en personne aurait, pourquoi se rencontrer ? Les vidéos peuvent faire gagner du temps à tout le monde et augmenter la productivité.

Résumé

Des réunions inutiles peuvent faire des ravages sur la productivité et le moral. Le courrier électronique et les autres formes de communication présentent également leurs propres défis.

Cependant, la vidéo offre une excellente alternative à la réunion traditionnelle.