Maîtriser les transitions de travail : un guide complet pour des transferts efficaces

Avez-vous déjà remarqué à quel point les jours précédant les vacances semblent s'accélérer et se remplir rapidement de tâches urgentes et de délais ? Ensuite, pour couronner le tout, vous devez trouver le temps au milieu du chaos pour préparer une passation minutieuse qui garantit que tout se déroulera sans heurts pendant votre absence.

Qu'il s'agisse de vacances, d'un congé parental ou de tout congé prolongé, les gens auront toujours besoin de s'absenter du travail - et à juste titre ! Cependant, malgré la fréquence à laquelle les gens s'absentent, l'art de produire un transfert efficace semble insaisissable et devient souvent plus complexe qu'il ne devrait l'être.

Mais n'ayez crainte ! Avec notre guide en sept étapes, nous vous fournirons tout ce dont vous avez besoin pour faciliter des transferts plus fluides et plus efficaces afin que vous puissiez vraiment profiter de votre temps libre, sachant que vos projets et responsabilités sont entre de bonnes mains.

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1. Établir une documentation et un partage efficace des connaissances

Essayez de prendre l'habitude de documenter régulièrement (et méticuleusement) les flux de travail et les processus récurrents. Ce type de documentation détaillée peut s'avérer inestimable lorsque vous devez déléguer des tâches à des collègues, même à court terme.

De même, le maintien d'un système de classement organisé pour les documents, fichiers et autres informations est essentiel, en particulier lors de la préparation d'un transfert.

Même si votre entreprise n'a pas encore mis en place un système de classement unifié, vous devez garder vos fichiers organisés de manière logique et faciles à trouver. Cela facilitera même les tâches les plus compliquées pour quiconque entrera dans votre rôle.

Lors de la création d'un transfert complet, vous pouvez également envisager de fournir des vidéos et des enregistrements d'écran qui complètent votre guidage textuel. Par exemple, le contenu vidéo peut souvent faire bien plus que du texte lorsqu'il s'agit d'expliquer comment effectuer certains processus et utiliser des outils spécifiques.

S'il y a beaucoup à couvrir, il est généralement préférable de fournir de courtes vidéos plutôt que d'en créer une très longue. Cependant, envoyer à quelqu'un de nombreux liens vidéo différents peut être désordonné et accablant. C'est là qu'interviennent Screencast Collections.

Avec Screencast Collections, vous pouvez rapidement partager un ensemble de médias avec un seul lien. Vous pouvez également configurer une collection pour permettre aux membres de votre équipe d'y contribuer et de télécharger du contenu, ce qui est un excellent moyen d'encourager le partage des connaissances et de maintenir le contenu à jour pour la prochaine fois que quelqu'un s'absente.

2. Donnez-vous une longueur d'avance

Si vous prévoyez de déléguer tout votre travail le dernier jour avant vos vacances, avant de vous précipiter à la maison pour faire vos bagages, nous avons peur de dire que ce n'est pas la stratégie de transfert la plus efficace.

Allouer suffisamment de temps pour produire un transfert est absolument crucial pour s'assurer qu'il est aussi réussi et transparent que possible. De combien de temps avez-vous besoin pour vous préparer ? Eh bien, cela dépendra de plusieurs choses, notamment :

• La durée de votre absence
• La familiarité de votre remplaçant avec votre rôle
• Les projets et tâches dus pendant votre absence

Étant donné que les vacances et les absences planifiées sont généralement planifiées longtemps à l'avance, il devrait toujours y avoir suffisamment de temps pour assurer une transition en douceur, voire sans faille.

Bien que vous deviez commencer à planifier, ou au moins à y penser, votre transfert le jour où votre demande de congé est accordée, vous devriez également en discuter avec votre équipe ou votre remplaçant désigné au moins deux semaines avant vos vacances. Cela aidera à s'assurer que tout le monde est prêt pour votre temps libre.

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3. Mettre en place un protocole de transfert

Un protocole de transfert sera votre nouveau meilleur ami pour vous et la personne qui se mettra à votre place. Ce document relativement simple doit décrire les éléments les plus critiques que vous remettez, notamment :

• Projets en cours
• Délais en attente
• Contacts clés
• Accès aux documents et manuels essentiels

Il s'agit d'une sorte de liste de contrôle de la progression du travail que vous pouvez tenir à jour à l'approche de vos vacances. C'est un concept simple, mais qui vaudra son pesant d'or pour s'assurer que rien n'est négligé ou oublié.

4. Utilisez des captures d'écran et des enregistrements

On dit qu'une image vaut mille mots, mais quand il s'agit de transmissions, elles valent mille heures !

Plutôt que de passer du temps à écrire de longues descriptions pour expliquer les tâches et les processus, pensez à utiliser des captures d'écran et de courts enregistrements d'écran. Les instructions visuelles peuvent vous faire économiser beaucoup de temps et d'efforts, à vous et à votre remplaçant.

Les visuels fournissent également un contexte et des nuances supplémentaires à vos instructions qui pourraient être négligées dans un document textuel. Bien que les enregistrements d'écran soient parfaits pour expliquer comment utiliser un logiciel ou naviguer sur un site Web, les captures d'écran peuvent constituer d'excellentes instructions étape par étape.

Avec un enregistreur d'écran comme Snagit de TechSmith, vous pouvez améliorer les captures d'écran avec des annotations, des puces et des graphiques. Snagit vous permet même de créer des enregistrements d'écran informels, vous permettant de démontrer des flux de travail et des processus typiques.

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5. Optez pour une remise personnelle (et enregistrez-la !)

Que vous opérez depuis un bureau ou que vous travailliez à distance, visez un échange direct avec votre remplaçant lors de la passation de pouvoir. Une conversation en face à face, via un appel vidéo ou au bureau, permettra un transfert beaucoup plus efficace par rapport à celui qui repose uniquement sur des instructions et des documents numériques.

Vous pourriez même envisager de planifier plusieurs rendez-vous courts au lieu d'une longue session. Ce faisant, vous éviterez la fatigue (pour vous et votre remplaçant), qui pourrait autrement conduire à négliger des détails importants.

Si vous êtes impliqué dans un travail particulièrement complexe, nous vous recommandons vivement de diviser votre transfert en morceaux gérables, en laissant le temps de répondre aux questions et de clarifier les incertitudes.

Si vous finissez par donner votre transfert via un appel Zoom, assurez-vous de l'enregistrer ! Cela s'avérera être une ressource précieuse à laquelle votre remplaçant pourra se référer pendant votre absence, au fur et à mesure de ses besoins.

6. Informez à l'avance les principaux clients et parties prenantes de votre absence

Avant de commencer à faire votre valise, assurez-vous d'informer vos clients (et les parties prenantes importantes) que vous allez prendre un congé et profitez-en pour les présenter à votre remplaçant.

En plus d'être une courtoisie professionnelle qui montre de la considération pour vos clients et les personnes avec lesquelles vous travaillez, cela évitera également toute mauvaise surprise ou confusion du côté du client.

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7. Configurez des notifications d'absence du bureau pour les e-mails et le téléphone

En plus d'informer les gens que vous serez absent, vous devrez également programmer votre message d'absence du bureau (OOO).

Nous vous suggérons également d'écrire et de programmer cela à l'avance. Parce que si vous le laissez à la dernière minute, vous risquez de l'oublier complètement ! Et qui pourrait vous en vouloir ? Le dernier jour au bureau est toujours un tourbillon, c'est pourquoi il est préférable de cocher cette tâche dès le début.

Il existe également des informations clés que votre e-mail d'absence du bureau et votre messagerie vocale doivent mentionner, notamment :

• Durée de votre absence
• Coordonnées de votre remplaçant

Assurez-vous également de relire votre message avant qu'il ne soit diffusé. Toute faute de frappe ou erreur que vous manquez pourrait vous faire paraître non professionnel à quiconque le remarque.

Plutôt que de configurer une messagerie vocale OOO, vous trouverez peut-être plus utile de rediriger votre numéro soit vers votre remplaçant, soit vers un bureau central. Quelle que soit la personne vers laquelle vous redirigez vos appels, assurez-vous de l'informer à l'avance !

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Principaux objectifs d'un transfert de travail

De nombreuses personnes sont susceptibles de bénéficier d'un transfert bien exécuté, y compris vous, vos collègues, votre entreprise et vos clients.

Avec vos responsabilités et vos projets entre des mains sûres et compétentes, vous pouvez dormir tranquille pendant votre temps libre durement gagné. Dans un scénario idéal, vos clients remarqueront à peine votre absence !

Mais surtout, vous retrouverez un espace de travail ordonné après vos vacances, sans délais manqués ni projets bloqués. Après tout, un premier jour de retour chaotique et stressant peut rapidement éroder les effets réparateurs des vacances - et qui en a besoin ?