Quelles sont les principales fonctionnalités d'un logiciel de suivi du temps ?

Les applications de suivi du temps utilisent l'automatisation pour surveiller le temps à la fois sur le lieu de travail et dans les environnements personnels. Lorsqu'il s'agit de surveiller le temps avec un logiciel dédié, la première question que vous voudriez vous poser est probablement celle-ci : "Comment connaître les fonctionnalités essentielles d'un bon outil de suivi du temps, et quel logiciel possède ces qualités de base ?"

Dans cet article, nous vous montrerons les ingrédients essentiels d'un outil de suivi du temps fiable, puis nous vous proposerons l'outil idéal que vous pouvez utiliser.

Quels sont les avantages d'un logiciel de suivi du temps ?

Tout d'abord, vous devez comprendre que l'utilisation d'un logiciel de suivi du temps sera grandement utile à votre entreprise. Certains des avantages incluent ce qui suit :

1. Amélioration de la productivité

En suivant l'activité de vos employés, vous freinerez rapidement les attitudes négatives qui peuvent entraver la productivité au travail. De plus, il vous sera plus facile d'amener votre personnel à se concentrer sur la réalisation de son véritable potentiel. Lorsque les gens peuvent mesurer leurs activités et surveiller leurs heures productives, ils peuvent facilement identifier les éléments qui ralentissent leur productivité et les résoudre.

2. Enregistrement continu du temps

Autant que vous désirez surveiller de près l'activité des employés, il y a d'autres choses importantes qui nécessitent votre attention. En outre, essayer de capturer le temps, d'enregistrer les heures facturables, de calculer les salaires des travailleurs et de rédiger manuellement les factures des clients vous épuisera.

Si vous utilisez un compteur de temps, vous n'avez qu'à configurer une seule fois vos paramètres de capture de temps et à présenter vos conditions de facturation. L'outil s'occupe automatiquement de tout le reste après cela.

3. Transparence accrue

Si votre personnel se sent trompé lorsque vous signalez son laxisme au travail, les enregistrements précis du chronomètre fourniront une solution pacifique. Vous pouvez utiliser ces informations pour évaluer la productivité de vos employés et identifier les zones grises qui doivent être traitées – et vous n'aurez pas l'air déraisonnable en faisant cela.

4. Meilleure connaissance des délais et gestion du temps

En observant l'activité des employés en temps réel, il sera facile de prévoir les délais d'exécution des tâches et des affectations. En outre, vous pouvez identifier rapidement les principaux facteurs de retard. Les effets négatifs des ajustements à court ou à long terme ne seront pas évidents car vous disposez déjà d'un système de gestion du temps robuste.

5. Une culture de travail solide

En mettant l'accent sur un suivi efficace du temps, vous établirez progressivement une culture de discipline et de responsabilité en milieu de travail. Autrement dit, vos employés deviendront axés sur les objectifs. De plus, ils apprendront à vous faire davantage confiance et se sentiront toujours motivés pour performer selon les KPI de l'entreprise.

Quelles sont les fonctionnalités essentielles d'un bon suivi du temps ?

Les logiciels de suivi du temps collectent généralement des données relatives au temps que les employés utilisent pour terminer les tâches qui leur sont assignées. C'est pratique et plus efficace que les feuilles de temps traditionnelles, comme Excel, qui nécessitent une saisie manuelle pour chaque seconde ou minute travaillée.

La plupart des chefs d'entreprise commencent à réaliser la nécessité d'exploiter ces analyses du temps de travail pour obtenir des informations et rationaliser les différents aspects de leurs opérations. Par exemple, pour calculer avec précision le nombre d'heures productives travaillées par un membre du personnel et gérer les paiements hebdomadaires ou mensuels de l'employé, vous pouvez utiliser une solution de suivi du temps qui dispose d'une fonction de facturation intégrée.

Sur cette note, outre sa fonction de base de suivi du temps passé sur les projets, un bon outil de suivi du temps devrait avoir les caractéristiques clés suivantes :

1. Suivi du temps holistique

La surveillance du temps seule ne suffit pas. Il est très important de noter que les formats utilisés pour présenter les résultats peuvent rendre les informations plus significatives. De nos jours, certains des meilleurs outils de suivi du temps restituent les informations enregistrées d'une manière qui permet aux responsables de filtrer facilement les données temporelles en fonction des projets, des clients, des unités et des tâches individuelles. De plus, c'est un bonus si le logiciel a une interface simple qui le rend adapté à de multiples usages.

2. Feuilles de temps automatisées

Les feuilles de temps aident à surveiller les absences des employés du travail, les temps de pause, les vacances et le nombre d'heures travaillées. La fonctionnalité utilise ces informations pour calculer les heures facturables et, par extension, les montants mensuels/hebdomadaires à payer pour chaque employé, ce qui la rend utile pour le traitement de la paie et des factures.

Certains trackers de temps n'ont pas cette fonctionnalité. Cependant, ceux qui l'ont ont un modèle intégré pour générer des feuilles de temps au format PDF, CSV ou DOC. En outre, vous pouvez exporter les résultats vers un e-mail.

3. Outils intégrés pour les rapports et l'analyse

Un logiciel de suivi du temps fiable vous permettra de créer des résumés du travail de chaque employé. Ceux-ci comprennent généralement les éléments suivants :

• Détails liés à l'activité, tels que le nombre total d'heures passées par votre employé, le temps d'inactivité global, le temps productif global et les niveaux d'activité de l'utilisateur pour chaque période.
• Détails des performances du personnel, en particulier liés aux projets d'équipe, afin que vous puissiez mesurer la contribution de chaque membre.
• Rapports liés aux tâches de chaque membre de l'équipe pour afficher la nature du travail entrepris. Certains employés peuvent enregistrer de gros chiffres sans être engagés dans des activités liées au travail.

La fonctionnalité de rapport et d'analyse du suivi du temps devrait vous permettre de générer ces données en quelques étapes.

Il est également idéal si les résumés sont affichés sous forme de tableaux ou de graphiques pour faciliter les recherches. Cependant, les modèles personnalisables seront bien plus utiles.

4. Capacités de gestion de projet à taille unique

Les logiciels de suivi du temps sont essentiellement utiles dans la gestion de projet. Cependant, alors que la plupart des applications de suivi du temps sur le marché ont tendance à inclure des modules simples qui les rendent adaptées à la plupart des projets de petite taille, vous pouvez trouver les fonctionnalités de gestion de projet suivantes manquantes dans de nombreux outils de suivi du temps populaires :

• Regroupement des tâches entre les sous-divisions d'une équipe
• Fixation des délais pour les projets et les tâches individuelles
• Suivi de l'avancement des travaux en cours
• Gestion budgétaire

Le fait est que ce qui précède peut ne pas être nécessaire pour une petite entreprise. Néanmoins, vous ne pouvez pas ignorer ces fonctionnalités si vous souhaitez vous assurer que les projets sont terminés dans les délais, dans les limites du budget et avec la qualité souhaitée.

5. Une fonction d'alerte pour des rappels opportuns

Un suivi du temps peut faire la différence entre un retard et une réponse rapide à un problème. Par exemple, certains employés peuvent oublier de se déconnecter, auquel cas le logiciel leur envoie une notification avant qu'ils ne quittent complètement les lieux. De plus, l'application devrait pouvoir vous avertir lorsqu'une échéance approche à grands pas et que vous êtes en retard. De la même manière, il devrait être possible d'accorder aux membres de votre équipe la permission de recevoir de telles alertes pour les tâches en attente. Certaines applications de gestion du temps envoient automatiquement ces notifications par e-mail, SMS et chat (si intégré).

6. Gestion des factures

Bien que les feuilles de temps aident à simplifier la façon dont les heures facturables sont enregistrées, vous devrez peut-être régler vous-même manuellement le processus de facturation. Cependant, ce n'est pas idéal si vous facturez vos clients sur une base horaire ou quotidienne. De plus, les choses peuvent se compliquer à mesure que votre entreprise se développe.

Ainsi, une fonction de gestion des factures distincte pour suivre les heures travaillées et générer automatiquement des documents de facturation selon les conditions convenues doit être disponible dans le suivi du temps. En plus de vous soulager de la charge de travail, l'outil garantit également que vous pouvez envoyer à vos clients des détails de facturation précis de manière cohérente. Cela renforcera la confiance à long terme.

7. Intégration avec d'autres logiciels

Le brassage entre diverses plates-formes et applications tierces est un aspect inévitable de la plupart des projets de nos jours. De plus, les outils pourraient offrir des services qui les rendent indispensables aux équipes interfonctionnelles.

Voici quelques exemples :

• Asana
• Force de vente
• Pay Pal
• Grammaire
• Trello
• Mou

Un logiciel de suivi du temps qui peut s'intégrer de manière transparente à des applications tierces facilitera la gestion de vos projets. Cela dit, le besoin d'un tel outil de suivi du temps polyvalent peut ne pas être facilement perceptible tant que vous n'avez pas rationalisé les opérations de votre lieu de travail. En centralisant les applications utiles pour votre projet en un seul endroit, vous pouvez mettre en œuvre efficacement des stratégies de performance à long et à court terme. Choisissez simplement un outil de suivi du temps payant ou gratuit qui vaut la peine d'être utilisé.

8. Une application mobile

Avoir un logiciel de suivi du temps accessible sur les smartphones peut contribuer à la continuité des activités. Certaines marques ont des applications mobiles où les utilisateurs peuvent accéder à presque toutes les fonctionnalités des versions de bureau de leurs compteurs de temps.

Avec la version mobile de votre application de suivi du temps, vous pouvez faire fonctionner votre entreprise 24h/24 et 7j/7. De plus, vous recevez des mises à jour en temps réel sur les progrès réalisés avec les projets inachevés. En outre, vous pouvez consulter les niveaux de performance de vos employés. En plus de cela, le fait de pouvoir utiliser un outil de suivi du temps sur votre téléphone peut vous donner une longueur d'avance.

C'est un avantage supplémentaire si l'application est intégrée au stockage en nuage.

Quel Time Tracker possède toutes les fonctionnalités nécessaires ?

Certaines excellentes options sont disponibles là-bas. Cela dit, même si certains peuvent être bons pour vous donner une vue complète des activités de votre personnel, ils peuvent ne pas convenir à un groupement de tâches efficace, et quelques-uns les mieux notés sont plutôt limités à un créneau.

Heureusement, il existe un puissant outil de suivi du temps qui possède toutes les fonctionnalités souhaitées. Cet outil est nommé Traqq Time tracker. Il est livré avec ces fonctions et quelques autres fonctions intéressantes et est entièrement accessible gratuitement.

Nous vous recommandons d'utiliser Traqq si vous souhaitez un outil de suivi du temps avec une suite complète de fonctionnalités pour surveiller l'activité et les performances de votre équipe.

Conclusion

L'utilisation de trackers de temps est plus qu'une simple tendance. Cependant, tous les trackers de temps ne valent pas votre temps. Cet article a couvert les points clés à considérer lors de la sélection d'un logiciel de suivi du temps.

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