3 techniques indispensables pour tirer le meilleur parti de votre investissement BI
Publié: 2022-01-29Il y a dix ans, si vous aviez interrogé un chef d'entreprise type sur son défi le plus pressant, il vous aurait probablement répondu qu'il s'agissait d'un manque d'informations. De nombreuses entreprises fonctionnaient essentiellement par instinct, car elles manquaient de connaissances solides sur le fonctionnement de leur entreprise.
De nos jours, nous sommes confrontés au problème inverse. Les applications de service cloud envoient des montagnes de données même aux petites entreprises. De votre ferme de serveurs virtuels au succès de votre campagne de marketing par e-mail, et même à tout cet inventaire que vous avez dans votre entrepôt, les chiffres affluent dans votre entreprise sous tous les angles. Heureusement, les outils de Business Intelligence (BI) accessibles ont le potentiel de permettre même aux petites et moyennes entreprises (PME) d'analyser ces données dans cette licorne du succès analytique, les informations exploitables. La difficulté est de mettre les bras autour des chiffres.
C'est là qu'intervient l'analyse métier. Comme nous l'expliquerons dans cet article, les techniques d'analyse métier ne sont pas les tableaux de bord colorés que votre outil de BI vous permettra éventuellement de créer. C'est ce qui vous permet de prendre vos données brutes et de les utiliser pour créer une carte qui mène directement à une action dans le monde réel. L'outil BI est la mule de meute qui vous aide à y arriver.
De nombreux dirigeants de petites entreprises évitent les outils de BI parce qu'ils les trouvent trop difficiles à utiliser, mais en réalité, ils ne sont pas si difficiles une fois que vous savez ce que vous voulez qu'ils vous disent. Les techniques ci-dessous vous permettront de comprendre quelles doivent être ces questions et comment vous voulez qu'elles répondent.
Ce qui rend l'analyse importante
L'analyse commerciale doit commencer avant même que vous ne démarriez votre outil de BI. Un service BI à lui seul ne vaut pas grand-chose. Pour en bénéficier, vous devez lui donner les moyens de vous fournir, ainsi qu'à vos responsables et à vos employés, les informations dont ils ont besoin. Des données qui leur permettront de mieux faire leur travail avec un avantage correspondant pour le reste de l'entreprise.
Cela devrait inclure les données dont ils ont besoin régulièrement et cela devrait également faciliter leur accès par rapport à la méthode qu'ils utilisaient auparavant pour les trouver. La cerise sur le gâteau devrait être la possibilité d'ajouter de nouvelles informations. Des idées qu'ils n'auraient peut-être pas eues auparavant et qui, espérons-le, rendront leur travail plus facile et plus efficace. C'est bon pour les problèmes commerciaux à long terme et reproductibles, mais cela peut aussi être excellent pour les défis à court terme.
Un bon exemple est la pandémie. COVID-19 oblige les entreprises à tout déplacer, des opérations aux stratégies financières, afin que tout fonctionne dans la nouvelle normalité. Cela signifie que de nouvelles informations sur les données actuelles sont désormais essentielles. Selon une enquête menée par l'équipe Freshbooks Communications and Research, seulement 21 % des entreprises ont déclaré avoir suffisamment de personnel ou de ressources pour relever le défi posé par la pandémie.
Bien qu'il s'agisse de plates-formes puissantes, ni Tableau ni Microsoft Power BI ne peuvent gérer cette réaffectation des ressources à votre place. L'analyse commerciale est ce que vous devrez faire avant afin que vous puissiez pointer ces outils vers les problèmes précis que vous devez résoudre.
Les trois meilleures techniques de BI
Cela peut sembler étrange aux débutants, mais la plupart des techniques de BI populaires sont désignées par un acronyme. Celles-ci raccourcissent généralement les étapes que la technique utilise pour remplir sa fonction. Les trois techniques décrites ci-dessous ne sont certainement pas les seules techniques disponibles, mais elles peuvent toutes être appliquées à des entreprises de toutes tailles, elles constituent donc un bon point de départ.
1. SWOT
L'analyse SWOT est probablement la technique la plus connue, c'est pourquoi elle figure en premier sur notre liste. SWOT signifie Force, Faiblesse, Opportunités et Menaces. Parce qu'elle est si largement applicable, c'est sans doute la technique la plus populaire utilisée aujourd'hui. En effet, l'analyse SWOT peut – et doit – être effectuée dans l'ensemble de votre organisation, et pas seulement dans un département ou une charge de travail.
Cela en dit long sur la façon dont les différentes équipes voient la position de votre entreprise et les opportunités qui s'offrent à vous. En rassemblant ces réponses, vous serez en mesure de construire une image plus globale de la façon dont votre entreprise fonctionne et comment elle se porte.
Un exemple de ceci pourrait être l'attitude des membres de votre équipe envers les nouvelles technologies. Selon votre secteur de marché, il se peut que vos équipes marketing soient très enthousiasmées par l'Internet des objets, ou que vos équipes de service client voient une opportunité dans les chatbots basés sur l'IA. Inversement, vos équipes informatiques pourraient considérer précisément ces technologies comme la plus grande menace à laquelle vous êtes confronté. L'application SWOT donnerait la priorité aux besoins de marketing ou d'assistance par rapport à votre mission informatique. Il couvrirait également exactement comment prendre ces décisions en fournissant des données pertinentes à cette décision.
Cela pourrait couvrir des choses comme ce que pensent vos clients des chatbots IA à partir d'une enquête que vous leur avez donnée ou des réponses que vos techniciens du service d'assistance ont saisies dans leurs applications de gestion de la relation client (CRM) ou de gestion des tickets. Ces données seraient ensuite corrélées aux données informatiques pertinentes, comme le coût d'installation, de gestion et de dépannage d'un système de chatbot IA, et surtout la façon dont vous testeriez une telle nouvelle technologie avant de l'acheter.
Parce qu'il se concentre sur quatre domaines bien définis, les questions initiales et les résultats finaux d'une analyse SWOT sont généralement présentés dans une grille de base à quatre points. Pour un exemple simplifié, disons que vous dirigez une entreprise de plomberie et que vous cherchez à vous développer. Vos questions SWOT initiales pourraient ressembler à ceci :
Répondre à ces questions touchera différentes parties de l'entreprise, notamment le marketing, les ventes, les finances et les opérations. Chaque domaine devra répondre à ces questions en termes de quelles informations seront nécessaires pour obtenir une réponse et élaborer un plan pour aller de l'avant.
L'analyse SWOT vous permet d'équilibrer les perspectives et les besoins concurrents de toutes vos équipes et de vous assurer que vous ne manquez pas une partie importante de l'image. Une idée fausse courante à propos de SWOT (et de plusieurs autres techniques de BI) est qu'elles sont "plug and play", ce qui signifie que vous créez un ensemble de requêtes une fois, puis continuez à les exécuter régulièrement pour tracer la croissance/le déclin ou le succès/l'échec au fil du temps.
Vous pouvez utiliser des éléments de SWOT pour cela, mais le concept SWOT concerne la manière d'aborder stratégiquement une initiative de BI. Votre approche de requête vient après votre processus SWOT, pas pendant. Et vous pouvez et devez appliquer le processus SWOT aussi souvent que possible à autant d'aspects de votre entreprise que possible, en particulier ceux qui changent constamment.
Pour une compréhension pratique et plus approfondie de la façon d'utiliser SWOT dans le monde réel, consultez une introduction en ligne comme celle-ci d'Udemy.
2. LE PLUS
Bien que vous puissiez appliquer SWOT à un problème spécifique, il vise en réalité une analyse plus complète de l'ensemble de votre organisation ou de votre service. Pour résoudre des problèmes plus petits ou uniques, une meilleure approche est appelée MOST, qui signifie Mission, Objectif, Stratégie et Tactique. À certains égards, cette technique est similaire à SWOT, mais la différence ici est que l'analyse MOST fonctionne de manière plus hiérarchique.
Vous commencerez avec un seul problème au plus haut niveau. Ensuite, chaque étape ci-dessous est conçue pour être plus spécifique. Si vous êtes allé plus loin avec MOST, vous pourriez définir votre entreprise en fonction de vos niveaux de direction. Vous pouvez ensuite utiliser cette hiérarchie pour rassembler et mesurer les métriques les plus larges à votre disposition. Par exemple, les ventes brutes ou la croissance de la part de marché. Ces données sont ensuite utilisées par les cadres supérieurs pour établir des objectifs, c'est-à-dire les cibles qu'ils veulent atteindre à l'avenir. Plus précisément de combien ils pensent pouvoir augmenter leurs ventes. Ou à quel point ils s'attendent à ce que leur part de marché augmente et, très important, précisément comment ils vont mesurer cela. Les stratégies sont vos plans pour y parvenir, et les tactiques sont la manière dont les membres du personnel vont y contribuer.
Les deux dernières étapes de MOST seront les plus applicables lorsque vous concevez des métriques continues et comment vous les analyserez avec votre plateforme de BI. Mais avant d'en arriver là, vous devez également déterminer comment vous allez collecter ces données.
Si votre objectif est de développer l'audience de votre communauté de 15 % en deux trimestres, quelles mesures aurez-vous besoin de connaître si vous avez réussi ? Certainement les visiteurs globaux du site de médias sociaux, mais aussi des choses comme les participants aux webinaires, les réponses aux événements ou les visites de sites provenant de la communauté et de la sensibilisation par e-mail. Avec tous ces canaux à votre disposition, vous devez établir des méthodes de collecte de données avant de vous lancer dans la conception des requêtes, car les questions que vous pouvez poser seront déterminées par les données dont vous disposez.
Dans l'exemple ci-dessus, il s'agirait de mesures telles que les compteurs de visites du site, la livraison des e-mails, les statistiques d'ouverture et de clics, et un compteur précis des participants au webinaire sur plusieurs événements. Une fois que ces données ont un outil de collecte désigné et un chemin d'accès établi vers votre système de BI, vous pouvez commencer à déterminer les requêtes dont vous aurez besoin pour tout suivre.
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MOST peut être d'une grande aide dans ces deux étapes car c'est un moyen simple et visuel d'organiser vos besoins, les données disponibles et les objectifs afin que tout soit facilement digéré et compris par toute l'équipe, et pas seulement par un scientifique des données.
Si vous cherchez à approfondir ce que MOST peut faire, Texavi, une startup sociale et comportementale basée au Royaume-Uni, fait un bon travail en l'expliquant dans cette vidéo Youtube sur sa chaîne Texavi AnalystZone.
3. Conception de processus
SWOT et surtout MOST peuvent être utilisés par des entreprises de toutes tailles avec de bons résultats. Mais pour le segment des PME, rester constamment compétitif, efficace et rentable est le plus grand défi. Pour cela, une approche plus directe et pratique de l'intelligence d'affaires pourrait être plus efficace. C'est là qu'intervient la conception des processus. L'idée centrale est que certains des outils normalement utilisés pour planifier et gérer des projets peuvent également être appliqués aux processus métier en cours.
L'astuce consiste à comprendre le fonctionnement de votre entreprise. Si vous exploitez un entrepôt de traitement des commandes de commerce électronique, vous savez que vous gagnez de l'argent en stockant les marchandises de vos clients, en mesurant leur inventaire, en traitant et en expédiant leurs commandes et en recueillant les données dont ils ont besoin pour assurer le bon fonctionnement de leurs opérations. Avec ces processus à l'esprit, vous pouvez probablement déterminer combien d'argent vous dépensez pour ces services par rapport à ce qu'ils rapportent. Ou pouvez-vous ?
Comment votre entrepôt est-il géré exactement ? Pour répondre à cette question, vous devez examiner le processus qui régit l'arrivée, l'organisation du stockage et les caractéristiques d'expédition d'un nouveau produit. Vous devez également savoir précisément comment les commandes arrivent, comment elles sont traitées et comment fonctionne l'échange d'argent et de données. Vous recherchez des détails avec la conception de processus. Plus vous pouvez obtenir de détails, mieux cela fonctionne.
Cela signifie identifier chacune de ces chaînes de tâches, les catégoriser et cartographier chaque étape du processus. Ces informations vous permettent d'ajuster le processus pour une nouvelle efficacité, de meilleurs chiffres de coût/bénéfice ou toute autre optimisation qui vous importe le plus. En tant que tel, il n'y a pas d'ensemble d'étapes établi pour cette méthode d'analyse. Chaque entreprise dictera son approche. Le moyen le plus populaire est probablement de voler l'approche MOST de la granularité décroissante et de l'appliquer à la mécanique de votre entreprise.
Commencez par la définition la plus large de ce que fait votre entreprise. Décomposez-le en ses parties, qui seront probablement les mêmes que les départements dans lesquels vous l'avez organisé. C'est en rencontrant ces chefs de service, leurs gestionnaires de deuxième niveau et même les gars de première ligne que vous établirez éventuellement un recueil détaillé du fonctionnement exact de votre entreprise. Vous voulez tout, y compris les succès intelligents, les obstacles chroniques et les verrues embarrassantes. Votre première fois sera un processus long et fastidieux mais l'information est d'or.
Une fois que vous avez saisi la réalité, vous pouvez maintenant la comparer à des questions hypothétiques, en demandant aux managers d'imaginer comment les processus fonctionneraient « dans un monde parfait ». Vous associez ces réponses à ce qui se passe, ce qui vous permet ensuite de comprendre pourquoi cela se passe comme ça et ce que vous devez faire pour vous améliorer. Aucune organisation ne fonctionne parfaitement, ce qui signifie que vous pouvez exécuter régulièrement un projet de conception de processus et toujours trouver de nouvelles idées. Pour les PME, c'est un moyen fantastique non seulement de mieux fonctionner, mais aussi de garder la haute direction, même s'il ne s'agit que d'un petit groupe de propriétaires ou de partenaires, en contact étroit avec tous les aspects du fonctionnement de leur entreprise.
L'application d'un outil de BI à ce processus fonctionne mieux si vous effectuez la conception de processus à intervalles réguliers. Une approche ponctuelle ne bénéficiera pas vraiment d'un outil comme Tableau. Mais alors, un projet de conception de processus ponctuel aura de toute façon un potentiel de réussite limité. Mais faites-en un par an, par exemple, et vous pouvez passer une année entière à collecter des données pertinentes pour chaque processus qui fait avancer votre entreprise. La visualisation de ces données chaque fois que vous lancez une session de conception de processus vous donne une image très détaillée de vos performances sur votre marché et par rapport à vos concurrents.
Une taille unique ne convient pas à tous
La collecte de données sans but explicite est un gaspillage d'espace disque. Cela n'en vaut la peine que si vous l'utilisez pour planifier et réaliser des changements, qu'ils soient stratégiques ou tactiques.
Un bon outil de business intelligence vous permet d'utiliser des données pour effectuer ces changements. C'est cet objectif qui devrait également déterminer quel outil de BI vous utiliserez éventuellement. Cela peut être un investissement coûteux, donc faire correspondre les données dont vous disposez et les questions que vous allez poser par rapport aux capacités de la plateforme de BI devrait constituer la base pour déterminer si un outil particulier vous convient.
Pour toute PME, appliquer au moins une des techniques décrites ci-dessus est le moyen de le faire.