Ce que font les équipes performantes pour réussir dans un lieu de travail moderne

Dans le monde du travail hybride, un débat féroce fait rage sur le lieu et le moment où les employés doivent travailler. Cependant, l'accent est beaucoup moins mis sur le comment. C'est là que réside le problème. Le comment est la partie la plus difficile à comprendre, mais la plus importante.

Les organisations sont encore confuses par leur pensée héritée. Même lorsqu'ils ont été forcés de déplacer des bureaux en ligne, ils ont emporté avec eux les mauvaises habitudes qui ont imprégné leur lieu de travail : trop de réunions, une mauvaise infrastructure technologique, des approches élimées du leadership et la liste est longue. Alors que le monde du travail évoluait rapidement, les organisations changeaient à contrecoeur où les gens travaillaient et, dans certains cas, même quand ils travaillaient. Ce qui a été lent à changer, c'est la prise de conscience que la façon dont le travail est effectué doit refléter les réalités d'un milieu de travail en évolution rapide.

Les dirigeants doivent améliorer la façon dont leurs employés travaillent. L'approche de communication asynchrone est un must pour les organisations et les dirigeants qui souhaitent prospérer dans le nouveau monde du travail stimulant, que leur lieu de travail soit entièrement distant, hybride ou en personne.

Il est temps que nous arrêtions de nous cacher derrière la couverture de sécurité de l'approche familière du travail synchrone en premier et de nous dire que le fait d'avoir les membres de notre équipe dans la même salle (virtuelle) en même temps est ce qui permet à l'équipe de fonctionner correctement. Parce que ce n'est pas le cas ! Remarquez, je suis un extraverti de type A qui se nourrit d'interactions sociales en personne, mais je serai le premier à admettre que de longues réunions insensées (en personne ou non) ne sont pas ce qui me rend productif.

Écoutez, je ne dis pas que la communication synchrone n'est pas importante. Mais lorsqu'il devient la valeur par défaut, il crée un environnement et une attente d'hyperréactivité constante. Chaque interaction devient un exercice d'incendie. En revanche, lorsque les dirigeants planifient et exécutent de manière réfléchie, la porte s'ouvre pour que la communication asynchrone prospère.

Au cours de la dernière décennie, j'ai vu certains des leaders les plus performants rééquilibrer radicalement le mélange de communication synchrone et asynchrone pour créer un environnement dynamique et sain pour leurs équipes. J'ai emboîté le pas et j'ai beaucoup appris dans le processus.

Mais avant de plonger là-dedans, mettons-nous d'accord sur la définition et l'importance de la communication asynchrone.

Qu'est-ce que la communication asynchrone ?

Alors que la communication synchrone est la communication qui se produit en temps réel, avec toutes les parties engagées simultanément (par exemple, appel Zoom), asynchrone est un style de communication qui permet aux employés d'organiser et d'effectuer le travail selon leur propre emploi du temps, offrant un espace pour élaborer des stratégies et affiner -régler les livrables.

Pourquoi asynchrone d'abord ?

En termes simples, le travail asynchrone permet une main-d'œuvre plus heureuse, en meilleure santé et plus productive. Le travail intensif synchrone peut diminuer la productivité de n'importe quelle équipe et créer une anxiété inutile. Malgré l'élimination des temps de trajet pendant la pandémie, le travail à domicile a augmenté le nombre d'heures de travail, entraînant un déséquilibre entre vie professionnelle et vie privée. Dans le même temps, 94 % des travailleurs américains déclarent ressentir du stress sur leur lieu de travail.

Cela n'aide pas que certains types de travail synchrone, tels que les réunions, dominent systématiquement les calendriers des employés. La loi de Bartleby suppose que les réunions font perdre 80 % du temps à 80 % des personnes présentes. La personne moyenne passe entre 35 % et 50 % de son temps en réunion, et les dirigeants considèrent que 67 % des réunions sont improductives. Compte tenu de ces statistiques, je crois fermement que les dirigeants doivent défendre la communication asynchrone pour libérer du temps pour augmenter leur efficacité et donner la priorité à la santé mentale des employés.

Réduire les temps de réunion et mettre davantage l'accent sur la communication asynchrone permettra aux dirigeants de briser le cycle de l'hyperréactivité, en créant un espace pour un temps de travail ciblé et un engagement réfléchi, augmentant ainsi l'efficacité et la collaboration tout en réduisant considérablement le stress et l'anxiété. De plus, cela renforcera l'inclusivité, car tout le monde ne peut pas donner le meilleur d'eux-mêmes à la table sous l'impulsion du moment dans un environnement synchrone.

Comment diriger avec un travail asynchrone en premier

Des équipes performantes dirigent avec une approche asynchrone d'abord. Ils utilisent la créativité et la technologie pour créer un environnement de collaboration et d'inclusion grâce à une communication asynchrone. Les principales organisations révisent même leurs normes culturelles pour s'adapter aux besoins de leur main-d'œuvre.

Voici les cinq choses par lesquelles je vous recommande de commencer.

Instaurer une journée « sans rendez-vous »

J'ai travaillé dans deux entreprises qui ont institué "pas de réunions les vendredis". Un seul a réussi à le mettre pleinement en œuvre culturellement parce qu'il venait d'en haut et que les cadres montraient l'exemple. Ce fut la journée la plus productive de la semaine pour mes coéquipiers et moi. De plus, la même entreprise offrait à ses employés un vendredi sur deux pendant les mois d'été. Les deux ont contribué à accroître les niveaux de productivité et de camaraderie entre collègues. Cela nous a également poussés à privilégier la collaboration asynchrone.

Considérez et respectez les fuseaux horaires et les personnalités

J'ai passé près de trois décennies à travailler avec des gens du monde entier. Savez-vous ce que j'ai trouvé le plus efficace ? Une première approche de travail asynchrone !

Avec des équipes mondiales, la collaboration fonctionne mieux lorsqu'elle n'est pas en temps réel. Au lieu de convoquer une réunion avec certaines personnes sautant à 6 heures du matin et d'autres à 22 heures, créez un environnement où chacun peut contribuer tout en étant lui-même le plus productif.

Il ne s'agit pas seulement de décalages horaires; vous devez tenir compte des préférences de travail des gens. Par exemple, j'avais dans mon équipe une personne très performante qui était une couche-tard ; même s'il résidait aux États-Unis, il faisait son meilleur travail entre 17 h et 23 h. De plus, il n'était pas le genre de personne qui se sentait à l'aise de fournir des idées en temps réel (lors d'un appel); il avait besoin de temps pour traiter, rechercher et ensuite se forger une opinion. Sachant tout cela, j'ai utilisé une approche de travail asynchrone avec lui 90% du temps. Le résultat? Travail exceptionnel.

Certains de mes fournisseurs et agences préférés se trouvent en Asie et en Afrique. Avec des décalages horaires aussi importants, nous utilisons divers outils de communication (dont WhatsApp) pour collaborer. Environ 98% de cette communication se fait de manière asynchrone et fonctionne de manière transparente.

Remplacez les réunions par des mises à jour vidéo

De nombreuses réunions peuvent être remplacées en créant simplement une vidéo et en l'envoyant à des collègues, des parties prenantes ou des partenaires. Non seulement cela réduit le temps perdu, mais cela augmente également l'engagement. Une étude de TechSmith montre que 48 % des employés considèrent la vidéo comme la forme de communication la plus attrayante.

Les types de réunions parfaits pour cette approche sont :

1. Réunions « d'information » : mises à jour de statut, rapports sur les métriques, démonstrations de projet, présentations de nouveaux employés, informations sur le projet « dans les coulisses », mises à jour mensuelles de la direction, etc.
2. Formation "Shoulder tap" : réponses aux questions "comment faire", présentation d'un nouvel outil, description d'un nouveau processus, etc.
3. Réunions de restitution : revues des parties prenantes, signaler un défaut, féliciter un membre de l'équipe pour un travail bien fait, etc.

En tant que fan des produits TechSmith depuis plus d'une décennie, j'utilise l'outil de capture tout-en-un de Snagit pour enregistrer facilement mon écran et effectuer des modifications simples en temps réel si nécessaire. Snagit me donne un moyen simple d'enregistrer simultanément ma voix et mon écran (ou ma webcam), ce qui donne de superbes vidéos d'information qui sont un jeu d'enfant absolu à créer. Souvent, cela peut être aussi simple que d'ouvrir un jeu de diapositives ou une feuille de calcul et d'en parler pendant l'enregistrement. Ensuite, je peux facilement découper toutes les pièces que je n'aime pas pour créer un produit fini poli à partager avec l'équipe.

Réfléchissez et collaborez via des documents partagés et des plateformes de collaboration visuelle

Des outils tels que SnagIt ou InVision pour la collaboration de conception, Pastel pour la collaboration de développement de sites Web, et Miro et Mural pour le brainstorming visuel vous permettent de collaborer efficacement. Avec Google Docs, OneDrive et DropBox, ce ne sont là que quelques outils inestimables de la boîte à outils qui permettent simultanément une productivité élevée et une grande flexibilité.

Fixez des limites et utilisez des outils pour réduire les distractions

Une enquête de The Economist a révélé que 34% des travailleurs perdent leur concentration au travail en raison d'interruptions en face à face de collègues. Je soupçonne que cette perte de concentration est encore plus importante dans un environnement virtuel avec des distractions provenant d'outils tels que Slack, Microsoft Teams et les plates-formes de messagerie texte. Les équipes performantes s'alignent sur les modèles de travail préférés de chacun et les respectent. Ils créent des « heures de bureau » et utilisent des plugins pour réduire les interruptions et maximiser les périodes de concentration. Ils s'appuient sur une planification minutieuse et une communication asynchrone pour donner le meilleur d'eux-mêmes au travail tout en donnant à leurs collègues un espace de travail d'une manière qui permet aux membres individuels de l'équipe d'être plus productifs et engagés.

En conclusion, au milieu de la «guerre des talents» et du mouvement de la «grande démission», la façon dont les gens travaillent façonnera l'avenir de votre organisation. Maximiser la productivité sans sacrifier la santé mentale des employés est désormais un impératif commercial. Une approche de travail asynchrone doit devenir une règle et non une exception.