Communication synchrone ou asynchrone : comment utiliser les deux pour dominer le travail à distance

Lorsque la pandémie de COVID-19 a frappé, beaucoup d'entre nous ont été soudainement confrontés au travail et à l'apprentissage à domicile. Bien que le travail et l'éducation à distance ne soient pas de nouveaux concepts, la plupart d'entre nous n'avaient pas connu les défis (et - oui - les récompenses) d'un lieu de travail ou d'une salle de classe entièrement numérique.

Pour les nouveaux travailleurs à distance, cela a soulevé beaucoup de questions. Quelle est la meilleure façon de communiquer avec vos collègues ? En tant qu'instructeur, comment pouvez-vous vous assurer que vos étudiants n'obtiennent pas seulement les informations dont ils ont besoin, mais qu'ils apprennent également ? Comment savoir quand je dois passer un appel téléphonique ou tenir une réunion en ligne, plutôt que d'envoyer un e-mail ou de faire une vidéo ?

Les réponses se résument souvent au choix entre communication synchrone et asynchrone. Les deux sont des moyens utiles et valables de communiquer et de partager des connaissances, mais chacun a aussi ses forces et ses faiblesses.

Il peut être difficile de savoir lequel utiliser et quand, mais armé des bonnes connaissances et des bons outils, vous pouvez absolument posséder le travail et l'apprentissage à distance.

Qu'est-ce que la communication synchrone ?

Synchrone signifie simplement que les communications se produisent en temps réel, avec toutes les parties engagées simultanément . Avez-vous déjà parlé à quelqu'un au téléphone ou eu une réunion ou une conversation en personne ? Toutes nos félicitations! Vous vous êtes engagé dans une communication synchrone.

Pour la plupart d'entre nous, aller à distance signifiait perdre la communication en face à face à laquelle nous sommes tous habitués. Soudain, lorsque vous voulez parler à un collègue, ce n'est plus aussi simple que de venir discuter.

Maintenant, vous êtes assis à votre bureau avec une webcam et un microphone en train de parler à des images sur un écran. Si vous n'aviez jamais entendu parler ou utilisé Zoom ou un service de vidéoconférence similaire, vous l'avez certainement fait maintenant.

Mais les réunions virtuelles ne sont pas les seuls types de communications synchrones à distance. Le chat par SMS ou le chat en ligne tel que Microsoft Teams ou Slack est également souvent synchrone.

Qu'est-ce qui rend la communication synchrone utile ?

La communication synchrone est parfaite lorsque vous avez besoin de réponses immédiates à une question. Sa plus grande force est son immédiateté. C'est également idéal pour les moments où vous avez besoin de réfléchir ou lorsque vous voulez pouvoir obtenir des opinions ou des idées en temps réel. Cela ressemble le plus aux réunions et aux conversations auxquelles vous êtes habitué dans la vie quotidienne au bureau.

De nombreuses personnes pensent que la communication synchrone est plus efficace pour établir des relations ou engager ceux avec qui vous communiquez ou que vous enseignez. Bien que cela puisse être vrai dans certains cas, il n'est pas nécessaire que ce soit une vérité universelle.

Mais plus là-dessus plus tard!

Comment la communication synchrone échoue-t-elle ?

En raison de l'immédiateté, cela nécessite que tout le monde soit au même endroit (virtuel) au même moment. C'est un énorme inconvénient pour les personnes qui peuvent se trouver dans plusieurs fuseaux horaires ou qui peuvent avoir des difficultés avec les connexions Internet, la disponibilité de la technologie ou d'autres défis. La plus grande force de la communication synchrone est aussi sa plus grande faiblesse.

Chez TechSmith, j'avais l'habitude de coordonner le travail de plusieurs agences de conseil externes. Certains de ces consultants étaient aux États-Unis, mais d'autres étaient en France, en Allemagne, au Royaume-Uni et en Australie. Essayer de coordonner un moment où nous pourrions tous être disponibles pour une réunion synchrone s'est avéré impossible.

Pour qu'une réunion fonctionne pour mes consultants européens, par exemple, je devais généralement tenir la réunion avant 10 heures HE afin de ne pas les obliger à rester tard au bureau. Mais cela signifierait que les Australiens devraient être en ligne vers minuit.

C'est juste une chose déraisonnable à demander. Au lieu de cela, nous tenions les réunions avec autant de personnes qu'il était raisonnablement possible d'y assister, et j'enregistrais la réunion pour la partager avec ceux qui ne pouvaient pas être là.

Cela a fonctionné, mais cela signifiait aussi que les Australiens n'avaient pas souvent la chance de s'engager comme les autres consultants l'ont fait.

Mais c'est aussi un exemple assez extrême. La communication synchrone peut être tout aussi problématique pour les personnes qui ne sont pas à des milliers de kilomètres.

Nous avons tous été dans des réunions où nous nous demandons pourquoi nous sommes là et maudissons silencieusement l'interruption de notre productivité. Il en va de même pour les conversations rapides au bureau de quelqu'un. Votre sentiment d'urgence sur un sujet particulier peut ne pas toujours être partagé par la personne que vous interrompez.

La communication synchrone exige que tout le monde soit présent, que ce soit le meilleur moment pour eux ou non.

Enfin, avec la communication synchrone, il y a peu de place à l'erreur. Dans une réunion en streaming, si la technologie échoue, tout le monde doit attendre que le problème soit résolu ou la réunion devra peut-être être reprogrammée.

Ce tweet récent de notre ami Brian Fanzo résume plutôt bien :

De plus, dans une conversation en temps réel, il y a parfois peu de temps pour envisager une réponse aux questions ou des solutions alternatives aux problèmes. Vous n'aurez peut-être pas le temps de rassembler les informations ou les ressources nécessaires pour résoudre correctement un problème.

Qu'est-ce que la communication asynchrone ?

Si vous avez lu jusqu'ici, vous avez probablement déjà deviné que - si la communication synchrone se produit en temps réel - la communication asynchrone doit être toute communication qui ne se produit pas. Il n'exige pas que toutes les parties participent en même temps pour être efficace.

C'est vraiment aussi simple que cela. Mais, il existe une grande variété de façons de le faire!

Le courrier électronique est probablement le moyen le plus courant de communiquer de manière asynchrone dans un environnement professionnel. Mais il y a. multiples formes de communication.

D'autres exemples incluent:

• Des outils de gestion de projet comme Asana ou Trello.
• Le wiki ou le site Sharepoint de votre organisation.
• Vidéos informatives ou pédagogiques.
• Guides de référence rapide.
• Captures d'écran avec balisage.
• Fournir une réponse.

Mais certaines des méthodes synchrones peuvent également être asynchrones ou hybrides. Bien que les messages directs et les SMS puissent être envoyés en temps réel, il se peut que vous ne soyez pas disponible pour répondre immédiatement à la question d'un collègue.

Il en va de même pour les messages laissés dans des outils comme Slack ou Teams. Les gens peuvent choisir d'y répondre immédiatement ou lorsqu'ils sont disponibles.

Mon exemple précédent d'enregistrement d'une réunion en streaming et de partage avec tous les participants absents est un exemple d'une sorte d'hybride de synchrone et asynchrone.

Qu'est-ce qui rend la communication asynchrone utile ?

La communication asynchrone fonctionne mieux lorsque l'immédiateté n'est pas requise. Il permet à toutes les parties de consommer et de répondre au contenu lorsque cela leur convient, est approprié ou possible. Ils n'ont pas à arrêter leur travail pour suivre l'horaire de quelqu'un d'autre.

De plus, la communication asynchrone laisse plus de temps pour recueillir des informations, des ressources, des réflexions et des opinions avant de répondre aux questions, de répondre aux préoccupations ou de proposer des idées.

La communication asynchrone est également plus indulgente pour les erreurs et les problèmes technologiques. Si votre ordinateur tombe en panne au milieu de la rédaction d'un e-mail, vous pouvez simplement y revenir lorsque votre ordinateur redémarre. Si vous faites une vidéo à partager, vous pouvez passer en revue et éditer vos erreurs verbales et vos hésitations.

La communication asynchrone est évolutive d'une manière que la communication synchrone ne l'est souvent pas.

Par exemple, la plupart des espaces de réunion virtuels ont au moins une sorte de limite au nombre de participants. Pour de nombreuses organisations, ces limites ne seront pas souvent un problème. Mais pour les grandes entreprises ou pour les cas où il peut être nécessaire de partager des informations avec un plus grand groupe de personnes, ces limites peuvent avoir un impact important sur vos communications.

Cependant, si vous transformez cette réunion d'information ou d'éducation en une vidéo préenregistrée, il n'y a pratiquement aucune limite quant au nombre de personnes pouvant la visionner.

Enfin, la communication asynchrone laisse plus de place à l'erreur et à la correction des erreurs ou des erreurs de communication potentielles. Vous avez plus de temps pour rédiger un message, vous assurer de son exactitude et vérifier les erreurs avant de le partager.

La communication asynchrone n'essaie pas de reproduire l'expérience de la communication en face à face, mais tire plutôt parti des avantages uniques de l'environnement en ligne.

Où la communication asynchrone est-elle insuffisante ?

Imaginez ceci : vous avez un délai serré et vous avez besoin de répondre à quelques questions finales avant d'avoir terminé. Vous envoyez un e-mail à votre collègue, puis vous attendez.

Et attendre.

Et attendre.

Dans la plupart des cas, la communication asynchrone n'est pas aussi efficace en temps de crise ou lorsque vous avez besoin d'une réponse en ce moment.

On craint également que, dans de nombreux cas, la communication asynchrone puisse être moins engageante ou personnelle que la communication synchrone.

Cela peut certainement être vrai. Un e-mail ne sera presque jamais aussi personnel qu'un appel téléphonique ou une conversation en face à face.

Mais, faites correctement, de nombreuses formes de communication asynchrone peuvent être incroyablement engageantes et personnelles. Dans notre récent article Comment passer efficacement à l'enseignement en ligne : le guide ultime, nous exposons un certain nombre de façons de garantir que votre apprentissage asynchrone engage votre public, en particulier lorsqu'il s'agit de créer des vidéos.

Voici quelques exemples :

• Y compris la vidéo webcam de votre visage lors de l'enregistrement d'un jeu de diapositives pour une présentation.
• Gardez vos vidéos aussi courtes que possible.
• N'en faites pas trop avec une valeur de production élevée.
• Parlez avec enthousiasme.

Consultez ce post pour plus d'informations intéressantes.

Le synchrone ou l'asynchrone est-il préférable pour la communication à distance ?

Ni l'un ni l'autre n'est intrinsèquement meilleur que l'autre. Tout dépend de vos besoins (et de ceux de votre public).

Comme indiqué ci-dessus, lorsque la plupart d'entre nous sommes allés à distance il y a quelques mois, nous avons probablement essayé de comprendre comment nous pourrions reproduire l'environnement de bureau (ou de classe) avec des appels vidéo, des réunions en streaming, des messages directs et d'autres méthodes. Et, bien que cela ait fonctionné à court terme, cela ne peut probablement pas être maintenu indéfiniment.

Pour la plupart des organisations, une combinaison de méthodes de communication synchrones et asynchrones sera la plus efficace et la plus efficiente.

Dois-je choisir une communication synchrone ou asynchrone ?

Si vous ne savez pas si la communication synchrone ou asynchrone convient à votre besoin particulier, posez-vous ces questions :

• Est-ce assez urgent pour interrompre le travail des autres ?
• Ai-je besoin d'une réponse immédiatement ?
• Mes collègues ont-ils besoin de ces informations à l'instant même ?

N'oubliez pas qu'une urgence de votre part ne se traduit pas nécessairement par une urgence pour quelqu'un d'autre.

Considérez ceci : l'environnement en ligne nous offre un certain nombre d'opportunités pour communiquer efficacement sans nécessairement avoir à le faire de manière synchrone. Et, dans de nombreux cas, la communication asynchrone fonctionnera mieux.

Vous souvenez-vous de notre exemple précédent de la réunion qui aurait pu être un e-mail ? Si vous organisez des réunions purement informatives, envisagez plutôt de transformer cette réunion en vidéo. Votre public peut consommer le contenu sans avoir à interrompre son travail. Et, avec un outil tel que TechSmith Video Review, ils peuvent même poser des questions et voir les réponses pendant qu'ils regardent.

Voici quelques façons d'utiliser plus efficacement la communication asynchrone, même si vous ne travaillez pas à distance.

• Envoyer un e-mail.
• Transformez une réunion d'information en vidéo.
• Créez un screencast rapide pour passer en revue les modifications de document proposées plutôt que de vous rencontrer en personne.
• Prenez des captures d'écran et guidez votre auditoire à travers les étapes pour accomplir une tâche.
• Faites une vidéo de formation au lieu de faire une formation en personne.

Pour plus d'informations et de conseils, consultez cet excellent article sur la façon de transformer vos communications à distance avec des visuels.

Quels sont les outils disponibles pour la communication synchrone ?

Il existe un certain nombre d'outils disponibles pour vous aider dans votre communication synchrone à distance, notamment des logiciels de visioconférence et des outils de communication en temps réel comme le chat.

Voici quelques-uns des plus populaires :

• Zoom
• Google Meet
• Équipes Microsoft
• Téléphone (y compris des fonctionnalités telles que Facetime)
• Mou
• Texte SMS

Quels sont les outils disponibles pour la communication asynchrone ?

Alors que certains des outils suivants sont les plus utiles pour la communication asynchrone, vous remarquerez qu'il y a un croisement. Par exemple, si vous envoyez un message texte à quelqu'un, il peut certainement répondre tout de suite, mais il peut également répondre lorsque cela est plus pratique ou approprié.

Voici quelques-uns des outils les plus populaires pour la communication asynchrone

• E-mail
• Enregistreurs d'écran/éditeurs vidéo tels que TechSmith Camtasia.
• Logiciel de capture d'écran tel que TechSmith Snagit.
• Plateformes vidéo telles que TechSmith Knowmia Pro.
• Équipes Microsoft
• Mou
• Texte SMS

Synchrone ou asynchrone ? Plutôt synchrone ET asynchrone !

Il n'y a pas de moyen idéal pour communiquer lorsque vous travaillez ou apprenez à distance. La communication asynchrone et la communication synchrone présentent des avantages ainsi que des inconvénients.

Certaines communications sont urgentes et nécessitent une attention immédiate. D'autres, cependant, sont moins urgents et peuvent être traités de manière moins perturbatrice et peut-être même plus utile.

Avec les bons outils et une meilleure compréhension de l'endroit où chaque méthode brille vraiment, vous pouvez utiliser les deux pour vous aider à mieux communiquer avec vos collègues, étudiants et autres publics, qu'ils soient à 8 000 kilomètres ou juste au bout du couloir.