Comment résoudre 10 problèmes d'entraînement courants avec la vidéo

La plupart des formateurs, formels et informels, ont le même objectif : rendre l'apprentissage qui colle.

Le problème avec ça, ce sont des problèmes. Il y a des tonnes d'obstacles qui surgissent lorsque vous essayez d'amener d'autres personnes à absorber des informations, surtout si vous n'êtes pas l'expert en la matière.

Dans cet article, nous examinons dix points douloureux auxquels la formation vidéo répond - le premier étant le temps et l'argent consacrés à l'apprentissage en face à face pour les tâches répétitives.

Problème n°1 : La formation en face à face prend du temps et coûte cher

Une formation approfondie des employés est tout à fait nécessaire pour faciliter la productivité et la sécurité, mais elle peut rapidement devenir chronophage et coûteuse. Les entreprises américaines ont dépensé environ 70,65 milliards de dollars en formation en 2016 et, en moyenne, ont perdu 53,8 heures de productivité par employé tout en les acclimatant, selon le « Rapport sur l'industrie de la formation » 2016 de Training Magazine.

Dans la plupart des cas, réduire la formation n'est pas viable, en particulier pour les soins de santé, les finances, le gouvernement et d'autres industries strictement réglementées. Mais une formation de qualité en moins de temps est une possibilité réelle et nécessaire pour les entreprises qui souhaitent limiter les coûts et les inconvénients liés à la préparation à l'emploi en présentiel.

La première étape consiste à remplacer certaines orientations et formations en face à face par du contenu d'apprentissage basé sur la vidéo. La formation en personne occupe l'horaire d'au moins deux personnes à tout moment - le stagiaire et l'employé qui administre cette formation.

Alors que les fonctions nuancées nécessitent inévitablement des démonstrations physiques, des tâches plus universelles telles que remplir des fiches de pointage ou des travaux de connaissance répétitifs de base peuvent être communiquées avec compétence grâce à une série bien produite de démonstrations et de conférences à l'écran.

Le passage d'une formation en face à face appropriée à une formation par vidéo peut réduire le temps, et donc l'argent. Enregistrez-le une fois, partagez-le autant de fois que nécessaire.

Problème n° 2 : les horaires peuvent être un cauchemar à coordonner

Le temps passé en sessions de formation en face à face est souvent précédé d'une bataille difficile pour coordonner les horaires. De plus, les coordonnateurs de la formation sont souvent sous pression pour terminer la formation dans des délais serrés.

C'est une lutte étant donné le nombre d'horaires de personnes à prendre en compte :

• Représentants RH responsables de l'administration et/ou de la coordination des sessions de formation.
• Les membres de l'équipe informatique avaient besoin d'aide pour les configurations de démonstration.
• Experts en la matière amenés d'autres départements ou emplacements.
• Les nouveaux apprenants, qui sont trop facilement réservés en double à mesure qu'ils progressent.
• Les cadres supérieurs demandent à assister à certaines sessions.

La beauté de la formation basée sur la vidéo est qu'elle peut être facilement enregistrée à un moment qui convient à ceux qui administrent la session et insérée dans les horaires des stagiaires sans coordination excessive entre plusieurs parties. Les sessions peuvent également être enregistrées et partagées via des plateformes Web pour être utilisées ultérieurement au fur et à mesure que les équipes grandissent.

De cette façon, rien ni personne ne passe entre les mailles du filet.

Problème n°3 : La formation à travers le monde est difficile

La formation est souvent une entreprise nationale ou multinationale qui nécessite des ressources et une coordination considérables. Les frais de déplacement vers et depuis différents bureaux et, dans certains cas, la location d'un espace pour organiser une session de formation, s'additionnent vraiment. Pendant ce temps, la coordination des horaires autour de plusieurs fuseaux horaires peut rapidement devenir un exercice de coupe de cheveux.

Les barrières linguistiques peuvent également poser des problèmes lors des séminaires de formation, obligeant les traducteurs à s'assurer que chacun tire profit de l'expérience.

Tout cela soulève la question suivante : le coût et la complexité de la formation globale sont-ils justifiés ?

Dans certains cas, oui. Mais souvent, la vidéo peut être utilisée comme substitut. Par exemple, lors de l'intégration de nouveaux employés, vous pouvez utiliser un logiciel d'enregistrement d'écran ou de montage vidéo pour enregistrer des webinaires et des démonstrations de formation. Ces vidéos peuvent ensuite être modifiées pour inclure des légendes ou des sous-titres, des traductions ou même des questions de quiz pour évaluer dans quelle mesure les téléspectateurs apprennent le contenu. Plus important encore, ces actifs de formation fonctionnent également comme des ressources évolutives et reproductibles.

En d'autres termes, avec la vidéo, les organisations peuvent créer des documents de référence concis et convaincants que les employés peuvent consulter de manière asynchrone et dans le monde entier, et sous-titrés dans leur langue, selon les besoins.

Problème n° 4 : Je n'ai qu'une seule prise de vue pour capturer tout ce dont j'ai besoin de la part de mon expert en la matière

La vidéoconférence entre deux personnes ou plus est un excellent moyen de partager des informations et des idées. Il est également idéal pour communiquer des informations complexes et techniques qui peuvent être spécifiques à certains spécialistes, par exemple dans les domaines médicaux.

Ceci est dû au fait:

• Le cerveau traite les images 60 000 fois plus vite que les mots, selon Fast Company.
• Les humains retiennent mieux le contenu avec des images que le contenu audio seul.

Mais quiconque a participé à une réunion connaît le sentiment d'essayer d'être attentif tout en prenant des notes détaillées. Lorsque la personne de l'autre côté de l'écran est un expert en la matière occupé qui n'est pas facilement disponible, vous devez vous assurer d'obtenir la bonne information la première fois. Ou vous ?

Les outils d'enregistrement d'écran et de montage vidéo permettent aux utilisateurs d'enregistrer des entretiens afin qu'ils puissent être engagés à 100 % pendant les entretiens et les conversations.

Alternativement, un stagiaire peut envoyer une liste de questions à un expert en la matière (ou PME) occupé, qui peut répondre à ces questions en format vidéo. Dans tous les cas, l'utilisation de la vidéo pour les entretiens de PME permet de créer une ressource multimédia permanente qui peut être lue à la demande à des vitesses variables, et même annotée avec des marqueurs et des notes si nécessaire. Vous pouvez même faire transcrire la vidéo pour transformer l'audio en texte si nécessaire.

Capturez, consommez, annotez, répétez.

Problème #5 : La fuite des cerveaux est réelle

Dans son livre Informal Learning: Rediscovering the Natural Pathways that Inspire Innovation and Performance, Jay Cross a comparé la formation formelle à la conduite d'un bus, où le chauffeur vous emmène là où vous devez être, et la formation informelle à la conduite d'un vélo, où vous faites votre propre itinéraire, selon Brainshark.

Tout comme vous pourriez avoir besoin d'un bus un jour et d'un vélo un autre, l'apprentissage formel et informel basé sur la vidéo a sa place dans l'entreprise moderne.

La formation formelle est efficace pour établir une base de connaissances pour les nouveaux employés. C'est également crucial pour les processus rigides tels que les protocoles médicaux et la gestion de la conformité. Des processus comme celui-ci doivent être exacts, et donc transmis de manière procédurale plutôt que comme des leçons apprises ad hoc. La formation formelle est généralement donnée dans un ordre délibéré, par un formateur spécifique et parfois certifié, dans un délai requis - par exemple, une série de vidéos sur les procédures de sécurité d'ingénierie.

La formation informelle se déroule davantage sur une base d'apprentissage au fur et à mesure. Par exemple, imaginez que votre entreprise dispose d'un système de gestion des données qui a été construit en interne, mais que les employés qui l'ont construit partent ou prennent leur retraite. Toute leur expertise et leurs connaissances partiront également avec eux, provoquant un vide dans les connaissances qui sera difficile à combler. La formation informelle peut résoudre ce problème en créant des vidéos de formation autour de leurs propres domaines d'expertise. Au fur et à mesure que les processus métier évoluent et deviennent plus efficaces, les employés peuvent créer du contenu vidéo qui partage les meilleures pratiques apprises par eux-mêmes.

L'avantage est que vous pouvez créer facilement et à moindre coût des programmes de formation formels et informels avec des vidéos et des screencasts dans l'ensemble de votre organisation.

Problème #6 : Je travaille avec des gens intelligents. Comment puis-je apprendre d'eux?

Il y a beaucoup de valeur dans une série de vidéos d'intégration bien produites qui aident les employés à s'acclimater à leurs rôles rapidement et à peu de frais. Mais il y a aussi de la valeur dans le développement organique d'une communauté de formation à laquelle les employés peuvent contribuer et apprendre de manière ad hoc.

Ce processus, appelé apprentissage social, ne se produit pas formellement ou à la demande de la direction. C'est plutôt le résultat naturel de la démocratisation des outils de communication visuelle. Par exemple, si quelqu'un à qui l'on demande d'expliquer les tableaux croisés dynamiques suffisamment de fois a accès à des outils de création vidéo faciles à utiliser, il peut simplement continuer et enregistrer une vidéo rapide "Comment faire".

La deuxième partie consiste à disposer d'un hub où ces vidéos peuvent être téléchargées et partagées avec un public pertinent.

Avec des outils de capture d'écran intuitifs et une plateforme de partage collaboratif, les connaissances et la formation sur le lieu de travail peuvent être externalisées.

Problème n° 7 : les diapositives deviennent ennuyeuses… rapidement

Les diapositives remplissent une fonction utile : organiser et présenter des sessions de formation riches en contenu avec des résumés courts et des supports visuels.

Le problème est que trop de jeux de diapositives échouent au niveau de l'élément « média visuel » en n'utilisant pas du tout d'images ou de médias. L'objectif de tout bon diaporama devrait être de raconter une histoire, et non de lire textuellement des faits et des informations sur un écran. Une partie du récit de cette histoire consiste à montrer au public quelque chose qui communique visuellement le message.

L'un des meilleurs moyens d'éviter de créer un jeu de diapositives banal ou écrasant consiste à inclure des captures d'écran, des GIF et des clips vidéo. Les présentateurs peuvent annoter visuellement des captures d'écran pour illustrer plus efficacement leurs points. Fini les listes à puces excessivement longues.

Des vidéos et des GIF animés animent également la présentation.

Qui a dit que les slide decks devaient être ennuyeux ?

Problème #8 : Vous souvenez-vous de cette formation d'il y a trois mois ? Moi non plus…

Le principal inconvénient des sessions de formation traditionnelles en personne et des manuels de formation écrits est qu'il est facile d'oublier le contenu et difficile de le retrouver lorsque vous en aurez besoin plus tard. Au lieu de fouiller dans les notes passées des sessions de formation, que se passerait-il si la formation initiale avait été enregistrée, puis divisée en plusieurs courtes vidéos ?

Les vidéos serviraient de contenu court et digeste pouvant être absorbé rapidement, mais aussi passivement. En d'autres termes, il peut être regardé encore et encore selon les besoins, et avec très peu de travail de la part de l'employé. Enregistrez simplement la formation originale et divisez-la en microvidéos pour que quiconque puisse la regarder quand il en a besoin.

Une autre option consiste à inclure une table des matières pour les vidéos de formation, ce qui permet aux téléspectateurs de passer directement aux sujets les plus pertinents de la vidéo, en fonction de leurs besoins du moment.

Présentez-le une fois, regardez-le une fois et référencez-le autant de fois que nécessaire.

Problème n° 9 : tant d'entraînement, si peu de temps

Les entreprises mettent deux fois plus de temps à embaucher qu'il y a quelques années à peine, a noté le Wall Street Journal. Naturellement, les managers sont donc désireux de former rapidement les nouveaux employés. Cela signifie que les entreprises sont sous pression pour former les employés plus rapidement dans un laps de temps plus court.

Cependant, les managers ne veulent pas non plus laisser les nouveaux employés se sentir mal préparés à gérer les tâches qui leur sont confiées, ce qui est trop souvent le cas. Selon HR Morning, environ un tiers des embauches démissionnent au cours des six premiers mois d'emploi, et la quatrième raison de départ la plus souvent citée est « une formation inadéquate ».

L'une des façons dont les entreprises ont cherché à changer cela est d'utiliser la vidéo pour transmettre plus efficacement des informations dans un format engageant et mémorable. Selon Forrester, les employés sont 75 % plus susceptibles de regarder des vidéos de formation que de lire des documents de formation.

En prime supplémentaire pour les employeurs, de nombreux éditeurs vidéo vous permettent d'ajouter des questions de quiz pour vérifier si votre spectateur apprend correctement le contenu, afin que les formateurs puissent garder un œil sur les progrès de l'utilisateur.

Avec des outils de création vidéo plus conviviaux sur le marché, il est plus facile que jamais de créer des vidéos attrayantes qui incluent des graphiques animés, des effets et des légendes, plutôt qu'un simple formateur parlant du contenu. Donnez aux gens ce qu'ils veulent - un contenu de formation vidéo attrayant qui présente un message de manière concise et mémorable - et ils seront plus susceptibles de vous donner ce que vous voulez : une courbe d'apprentissage plus courte et une durée de vie plus longue.

Problème n° 10 : la formation à la mise à l'échelle est compliquée

Enfin et surtout, à mesure que les entreprises grandissent et changent, la formation doit évoluer avec elle pour rester fraîche.

Un avantage notable de l'utilisation de la vidéo et d'autres médias eLearning est que vous pouvez créer et partager plus de contenu de formation en moins de temps. Plutôt que de développer une série de jeux de diapositives, de coordonner les horaires et de proposer plusieurs sessions aux utilisateurs, les coordinateurs de formation peuvent se concentrer sur la production de ressources de formation multimédia pouvant être fournies aux stagiaires sans aucune présentation physique ni problème de planification.

Un autre grand avantage du contenu de formation basé sur la vidéo est que vous pouvez toujours le modifier si le contenu doit être modifié ou mis à jour, puis simplement redistribuer le contenu mis à jour au lieu de rappeler tout le monde pour une formation en face à face.

De plus, la vidéo permet le partage des connaissances, des présentations et des démonstrations entre les employés et garantit qu'il existe une communauté pour l'apprentissage formel et informel.

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