Petit guide du partage des connaissances : comment démarrer

Les entreprises qui intègrent le partage des connaissances dans leur culture organisationnelle bénéficient d'un net avantage concurrentiel.

Gallup, la société d'analyse et de conseil, note : « La gestion des connaissances doit être considérée comme une stratégie commerciale clé et recevoir le même temps et la même attention que toute autre initiative informatique ou de ressources humaines.

Les avantages du partage des connaissances sont nombreux, allant d'une agilité et d'une innovation accrues à un plus grand engagement des employés. C'est également l'un des meilleurs moyens d'assurer la continuité des activités dans un contexte de rotation normale du personnel.

Mais le terme et même la pratique elle-même peuvent être un peu opaques, ce qui en fait une chose difficile à prioriser et à mettre en œuvre.

Alors, dessinons une image plus claire de ce qu'est exactement le partage des connaissances, des avantages spécifiques, et identifions les opportunités pour votre organisation de commencer à le faire dès maintenant.

Qu'est-ce que le partage des connaissances ?

En termes simples, le partage des connaissances est l'échange de compétences, d'informations et d'expertise au sein d'un réseau ou d'un groupe de personnes.

Dans ce contexte, il existe deux types de connaissances : les connaissances explicites et les connaissances tacites.

Les connaissances explicites sont celles qui peuvent être facilement enregistrées, codifiées, articulées et accessibles. Ce sont souvent des choses qui peuvent être contenues dans la documentation, les manuels, les tutoriels ou les vidéos explicatives.

La connaissance tacite, qui est complémentaire de la forme explicite, est la sagesse, l'expérience, la perspicacité et l'intuition qui construit le contexte autour de la connaissance explicite. Ceux qui ont une connaissance tacite savent pourquoi une pratique particulière est essentielle à une entreprise ou comment un ensemble de décisions a été pris.

Le moyen le plus simple de partager des connaissances

Peu importe si vous essayez de partager des connaissances explicites ou tacites, cela peut sembler une tâche difficile.

Comment une organisation peut-elle rendre les informations critiques facilement accessibles à tous sans dépenser une quantité exorbitante de temps ou d'argent ?

La réponse est de créer une culture de partage des connaissances.

Les organisations devraient encourager les employés à partager leurs connaissances et fournir des outils qui facilitent la tâche.
La bonne chose est que vous n'avez pas besoin de mettre en œuvre un système complet de gestion des connaissances pour commencer. Certains outils simples de capture d'écran ou d'enregistrement d'écran comme TechSmith Snagit et Camtasia sont plus que suffisants.

Des outils comme Snagit et Camtasia aident les employés à créer des outils de travail, des screencasts, des tutoriels et d'autres contenus informatifs. Stockez et partagez ces ressources dans une base de connaissances, un intranet d'entreprise ou même de simples espaces de collaboration comme Google Docs pour un accès rapide et facile.

La clé est de fournir les outils et un coup de pouce d'encouragement.

Trois raisons de commencer le partage des connaissances dès maintenant

Lorsque les connaissances circulent facilement dans une organisation, de nombreuses facettes de l'entreprise prospèrent.

Voici trois façons dont le partage des connaissances s'est avéré bénéfique pour les organisations.

1. Augmenter le retour sur investissement des outils logiciels et autres investissements commerciaux

Dans son état des dépenses technologiques 2020, Flexera, un fournisseur de gestion informatique, a constaté que l'entreprise moyenne dépense près de 10 % de son chiffre d'affaires en ressources informatiques. Les sociétés financières, de services cloud et de logiciels dépensent au-dessus de la moyenne avec les sociétés de logiciels, en moyenne, consacrant près de 25 % de leurs revenus aux ressources informatiques.

Maximiser le retour sur investissement de ces investissements est impératif.

La meilleure façon de faire ça ?

Encouragez le partage des connaissances. Cela permettra de s'assurer que le plus d'employés possible comprennent le but des outils et comment les utiliser.

Remplacez les personnes ayant une expertise ou un intérêt avec un nouveau logiciel ou une nouvelle technologie pour créer quelques screencasts qui démontrent les éléments clés. Le partage de vidéos et la mise à disposition d'autres ressources est un moyen facile de créer une base de connaissances simple.

Le résultat idéal est que l'expertise circule librement dans toute votre organisation, maximisant le retour sur investissement de vos dépenses technologiques.

2. Faciliter les défis associés au roulement du personnel et à la « fuite des cerveaux »

L'une des plus grandes menaces à l'efficacité d'une entreprise est la rotation des connaissances et des talents.

Là encore, Gallup donne un aperçu, observant que nous assistons actuellement ou assisterons bientôt à un important exode d'employés alors que la génération des baby-boomers atteint l'âge de la retraite et quitte le marché du travail.

Mais ce n'est pas seulement la transition générationnelle que les organisations doivent gérer.

La main-d'œuvre d'aujourd'hui est une main-d'œuvre transitoire avec l'ancienneté moyenne d'un employé d'environ 4,2 ans et de nombreux employés étant perpétuellement ouverts à de nouvelles opportunités.

Les entreprises peuvent créer des «digues de connaissances» en demandant aux employés vétérans d'enregistrer leurs connaissances collectives dans des screencasts, des tutoriels, des aide-mémoire et d'autres documents. Mettez ces ressources à la disposition des autres employés et vous pourrez facilement combler un manque de compétences le cas échéant.

La mise en œuvre d'un système de partage des connaissances, même lâche, peut empêcher la perte d'informations et d'expériences clés lors du départ d'employés très performants ou de longue date.

3. Soutenir le développement, la satisfaction et la rétention des employés

Le rapport 2021 sur l'apprentissage en milieu de travail de LinkedIn Learning a révélé que les entreprises qui offrent des opportunités de croissance et de mobilité sont plus susceptibles de conserver leurs employés plus longtemps.

En fait, « selon les données de LinkedIn, les employés des entreprises à forte mobilité interne restent presque deux fois plus longtemps que ceux qui n'en ont pas ».

En d'autres termes, les gens veulent travailler dans un endroit où ils ont la possibilité de grandir, de relever de nouveaux défis et de faire progresser leur carrière. Acquérir de nouvelles compétences en apprenant au travail et sur le tas est l'une des principales façons dont les gens y parviennent.

Les programmes de formation formels jouent ici un rôle important, mais le partage informel des connaissances au quotidien peut également avoir un impact important.

Favoriser un environnement collaboratif qui encourage et facilite le partage efficace des connaissances sera un énorme coup de pouce pour le développement et la rétention des employés.

Trois opportunités de partage des connaissances dans chaque organisation

Il existe des opportunités de partage des connaissances qui sont uniques à certaines organisations et industries, mais beaucoup sont cohérentes partout où vous allez. Voici trois possibilités offertes à toutes les organisations.

1. Contenu d'intégration et de formation

Commencez le partage des connaissances dès le début en les intégrant au contenu d'intégration et de formation des nouvelles recrues.

Convoquez un groupe d'employés chevronnés pour identifier les premières opportunités de partage des connaissances. Ensuite, demandez aux membres de ce groupe de créer des ressources qui peuvent enseigner aux nouvelles recrues les normes, les systèmes, les processus et les pratiques de l'entreprise.

Utilisez ces ressources pour fournir aux nouveaux employés un cours d'apprentissage organisé lors de leurs premiers jours de travail. Ils apprécieront le soutien et votre organisation bénéficiera d'un délai de productivité accéléré.

2. Déploiements de logiciels et de systèmes

Les organisations ajoutent, mettent à jour ou remplacent constamment des technologies et des systèmes. Ces transitions peuvent créer des périodes d'inefficacité.

Lorsque vous déployez une nouvelle technologie ou effectuez une mise à jour majeure, amorcez la pompe avec du contenu de support. Créez des screencasts, des tutoriels et d'autres documents pour aider les employés à se sentir à l'aise. Des sujets tels que la configuration du compte et l'utilisation des nouvelles fonctionnalités sont d'excellents points de départ, mais il y en aura beaucoup plus en fonction de votre situation.

Souvent, la création de supports pour les déploiements de technologies peut être un travail d'équipe, et vous n'avez pas besoin de faire appel à des personnes déjà expertes pour créer des ressources.

Rassemblez un groupe d'intervenants et demandez à chacun d'apprendre ou de comprendre un élément particulier du nouveau système. Ils peuvent ensuite créer les documents de support pour leur domaine assigné.

Une approche distribuée et active du partage des connaissances, comme celle expliquée ici, est idéale.

3. Support informatique et technique (interne et face aux clients)

Les équipes de support informatique et technique sont constamment débordées.

En interne, ils prennent en charge un large éventail de technologies qui assurent le bon fonctionnement de l'entreprise.

En externe, ils veillent à ce que vos clients restent heureux et satisfaits en résolvant les problèmes le plus rapidement possible.

Il est essentiel de trouver des moyens de gérer et même d'alléger cette lourde charge de travail. Naturellement, le partage des connaissances est un moyen idéal de le faire.

La plupart des équipes informatiques et de support rencontrent certaines questions plus souvent que d'autres. Pour bon nombre de ces questions, une simple vidéo ou un document pratique peut fournir une réponse facile.

Fournissez à vos équipes informatiques et de support des outils simples de capture des connaissances. Ensuite, offrez du temps et des encouragements pour créer et partager des ressources qui répondent à ces questions d'assistance courantes.

Une fois les ressources existantes, elles peuvent être utilisées pour répondre aux demandes pertinentes, offrant un raccourci qui fait régulièrement gagner du temps.

Deux grandes raisons de se pencher sur le partage des connaissances

J'ai deux dernières raisons pour lesquelles chaque organisation devrait faire du partage des connaissances une priorité.

Premièrement, dans la société d'aujourd'hui, le partage des connaissances est monnaie courante. D'innombrables cours en ligne, chaînes YouTube et comptes de médias sociaux consacrés à l'enseignement de nouvelles compétences et connaissances. Beaucoup de vos employés s'engagent régulièrement dans cet écosystème, bien que sur des sujets qui les intéressent.

Deuxièmement, les avantages du partage des connaissances s'accumulent rapidement.

Il contribue à l'efficacité dans toute l'entreprise. Lorsque les nouveaux employés se familiarisent plus rapidement, les vétérans passent moins de temps à se former et à répondre aux questions.

De plus, les employés sont plus disposés à travailler sur de nouvelles choses stimulantes lorsqu'ils savent que les connaissances et les informations sont accessibles. Les entreprises qui partagent leurs connaissances deviennent ainsi plus innovantes.

Le pouvoir du partage des connaissances est répandu, omniprésent et facile à mettre en œuvre. Qu'est-ce que tu attends?