Diriger des équipes et gagner du temps grâce à la vidéo avec Sherri Powers

Lorsqu'il s'agit de communication d'équipe, la vitesse est parfois le facteur le plus important. Une organisation occupée peut économiser des heures et des heures de travail collectivement en organisant une simple réunion de 30 minutes. Les solutions de messagerie électronique et de messagerie instantanée comme Slack sont les options incontournables pour la communication interne au quotidien, mais même celles-ci ont leurs inconvénients.

Dans cet épisode de The Visual Lounge, Sherri Powers, vice-présidente du marketing chez TechSmith, explique comment la communication vidéo peut faire gagner du temps.

De courtes vidéos et de simples enregistrements d'écran peuvent souvent faire passer le message plus rapidement et plus efficacement que les e-mails ou les réunions en personne. Sherri décompose les calculs dans cet épisode pour vous montrer combien de temps vous pourriez gagner si vous adoptez la vidéo.

Vous pouvez regarder la vidéo sur ce sujet en haut de cet article, pour écouter l'épisode du podcast, cliquer sur lecture ci-dessous ou lire la suite pour en savoir plus…

L'importance d'une bonne communication

Une bonne communication d'équipe est toujours indispensable dans toute organisation, surtout s'il s'agit d'une grande entreprise avec plusieurs départements. Cependant, c'est quelque chose sur lequel les entreprises peuvent facilement passer beaucoup plus de temps qu'elles n'en ont besoin.

En tant que vice-présidente du marketing chez TechSmith, Sherri sait mieux que quiconque à quel point il peut être difficile de travailler avec plusieurs services, la direction et l'équipe générale pour faire passer des messages. L'un des plus grands défis est le temps et la durée d'une simple réunion.

Non seulement cela, mais vous devez également vous assurer que votre message passe clairement, sans aucune possibilité d'interprétation erronée. Trouver ce juste équilibre peut ressembler à une forme d'art.

« Vous devez être vraiment stratégique pour vous assurer que vos messages arrivent et que vous fournissez les bonnes informations. Vous devez garder les gens engagés avec ce message afin que vous puissiez finalement vous assurer qu'il est bien absorbé.

Utiliser des données pour étayer votre propos

En ce qui concerne spécifiquement le marketing, vous devez être en mesure d'étayer ce que vous dites avec des chiffres précis.

Si vous avez besoin de parler à un autre département de la croissance de l'entreprise ou du potentiel marketing, les mots vagues ne fonctionnent pas. Vous devez être en mesure de sauvegarder ces points.

Sherri dit que la clé est d'utiliser des visuels pour démontrer des faits et des chiffres. Elle suggère d'utiliser des données et d'en fournir une représentation visuelle sur un écran est le meilleur moyen de faire valoir votre point de vue.

«Je pense qu'en 2021, si vous n'utilisez pas de données pour transmettre votre message et en montrer une représentation visuelle à l'écran, vous êtes définitivement derrière vos collègues dans la façon dont vous communiquez pour vraiment faire passer votre message à travers le ligne d'arrivée."

Qu'est-ce qui fait un excellent visuel ?

Comment savez-vous que vos visuels sont efficaces ? Sherri dit de demander, "est-ce que ça fait le travail?" En matière de communication interne, votre public est déjà sur la même longueur d'onde que vous. Ainsi, les visuels n'ont pas besoin d'être sophistiqués ou raffinés. Ils ont juste besoin d'être clairs.

"Je peux être plus "rapide et sale" sur la façon dont je rassemble un contenu pour communiquer avec eux... Je pense qu'un graphique parfait ou une communication ou une vidéo rapide est celui qui vous aide finalement à communiquer ce que vous essayez de communiquer."

Bien que Sherri apprécie un bon visuel net, en particulier pour le contenu destiné aux clients, le résultat final est qu'il doit être clair.

"Le polonais n'a pas nécessairement besoin d'être le principal élément de l'équation."

Pourquoi les vidéos peuvent être plus rapides que les e-mails

La plupart d'entre nous n'hésitent pas à rédiger un e-mail rapide, mais si vous communiquez quelque chose de complexe, s'agit-il parfois d'un e-mail rapide ?

Lors de l'envoi d'un e-mail, il y a le temps qu'il faut pour l'écrire, le corriger, corriger les fautes de frappe, vérifier que tout est clair, puis il faut attendre la réponse. Si vous avez besoin de faire passer une demande ou une instruction complexe, le sens peut se perdre en cours de route, ce qui peut signifier un peu de va-et-vient. Il y a beaucoup de polissage excessif dans la rédaction d'un e-mail.

Sherri a découvert que créer une vidéo d'enregistrement d'écran de trois à quatre minutes est beaucoup plus rapide que de tout taper dans un e-mail.

"Je pense que pouvoir obtenir rapidement ces informations à quelqu'un est bien mieux que de ne pas pouvoir les obtenir en temps opportun."

Dans le cas où vous devez physiquement montrer quelque chose à quelqu'un, par exemple, une nouvelle fonctionnalité sur un site Web, les visuels sont tellement plus efficaces.

"Je partage beaucoup d'enregistrements d'écran axés sur les commentaires avec l'équipe. Peut-être que nous apportons une modification à une partie de notre site Web, et nous n'avons pas le temps d'organiser une réunion d'une demi-heure pour pouvoir obtenir ces commentaires. Je peux jeter ce brouillon sur un écran et parler à travers cette page comme si j'étais assis à côté de quelqu'un.

Savoir quand faire une vidéo

Sherri pense qu'une partie du défi ici est de savoir quand faire une vidéo et quel sera son style.

S'il y a une vidéo nécessaire qui doit approfondir un sujet ou qui sera référencée pendant des années, elle y consacrera un peu plus de temps.

Elle pourrait lui donner un peu plus de finition, un script ou l'associer à une présentation PowerPoint. Toutes les vidéos faites pour gagner du temps n'ont pas besoin d'être super précipitées. Ils vous feront quand même gagner du temps à long terme et vous éviteront de vous répéter.

Développer vos compétences en création vidéo

Même ceux qui utilisent des vidéos au quotidien ont encore beaucoup à apprendre en cours de route. Sherri utilise beaucoup la vidéo, mais décrit cela comme son "parcours de croissance dans la création vidéo".

"Je pense que les premières vidéos que j'ai faites étaient des enregistrements d'écran très simples, où je parle juste à la caméra. J'ai évolué en ajoutant des diapositives derrière moi, puis de petites transitions entre ces diapositives. Chaque fois que j'ouvre Camtasia, j'essaie d'explorer quelque chose d'autre qui rendrait cette vidéo un peu plus attrayante.

Combien de temps la vidéo peut-elle vraiment faire gagner ?

Sherri a partagé quelques-unes de ses calculs au dos de la serviette pour vous aider à déterminer combien de temps les réunions coûtent vraiment à l'équipe.

Une réunion de 30 minutes avec 25 membres du personnel coûte environ 12 heures et demie de temps d'équipe collectivement. Mais remplacez cela par une vidéo de dix minutes que vous regardez à la vitesse 1,5, vous pouvez gagner beaucoup de temps.

"Si je partage une vidéo de 10 minutes qu'ils peuvent regarder à la vitesse 1,5, cela coûte, collectivement à 25 personnes, environ trois heures de temps. Quand on fait le calcul, c'est neuf heures et demie de temps gagné. Ainsi, sur une journée complète de temps d'équipe, je peux économiser en choisissant de faire une vidéo pour communiquer ce message plutôt que de rassembler tout le monde dans une pièce pendant une demi-heure.

Débuter en vidéo

Et si vous n'aviez jamais réalisé de vidéos pour votre équipe auparavant ? Sherri souligne que quiconque a fait des présentations, que ce soit sur Google Slides ou PowerPoint, possède déjà les outils pour créer une vidéo. Bien que cela puisse être un peu intimidant au début, Sherri vous explique un moyen simple de commencer.

"Si vous pouvez simplement assembler un jeu de diapositives, le mettre en mode présentation, utiliser un outil d'enregistrement d'écran comme Camtasia et en parler, c'est quelque chose que vous avez fait encore et encore et encore tout au long de votre carrière devant un public. .”

L'une des choses qui inquiètent les gens avec la vidéo est de faire une erreur. Mais la nature même de la vidéo signifie que vous pouvez supprimer ces erreurs, contrairement à une réunion ou une présentation.

"Si jamais je trébuche sur certains mots ou si je perds le fil de mes pensées, je peux supprimer cette section. Tout ce que je fais, c'est faire une pause, recommencer au début de cette diapositive, puis je peux revenir en arrière et couper cette partie. Personne ne sait jamais la différence.

Le résultat? Vous obtenez une présentation beaucoup plus fluide et fluide qui fait gagner du temps à tout le monde, car vous pouvez supprimer tout ce qui n'est pas nécessaire.

Commencer par la vidéo ne doit pas être intimidant. Il n'a pas besoin d'être parfait. Le conseil de Sherri est de commencer petit et d'essayer d'abord par vous-même. Si vous débutez dans l'exploration du monde de la création vidéo sur le lieu de travail, nous avons de fantastiques ressources gratuites à la TechSmith Academy.

Pour plus de conseils et d'astuces d'experts, visitez TechSmith Academy sur YouTube ou écoutez le podcast.