Gagnez du temps dans Outlook avec ces 6 exemples d'étapes rapides personnalisées

À l'aide des étapes rapides dans Microsoft Outlook, vous pouvez cliquer sur un bouton pour exécuter une ou plusieurs actions automatisées sur un e-mail que vous sélectionnez. Bien qu'Outlook vous propose des étapes rapides prédéfinies pratiques, vous pouvez créer les vôtres.

En configurant une étape rapide personnalisée, vous pouvez, par exemple, déplacer un e-mail, créer une tâche et organiser une réunion en un seul clic.

Comment créer une étape rapide personnalisée

Pour créer votre propre étape rapide, accédez à l'onglet Accueil et sélectionnez la flèche du bas dans la zone Étapes rapides.

Choisissez "Créer nouveau". Vous pouvez également déplacer votre curseur sur Nouvelle étape rapide et sélectionner "Personnalisé" dans le menu contextuel.

Il existe plusieurs catégories parmi lesquelles choisir lors de la création d'une étape rapide personnalisée. Chacun offre une automatisation utile qui peut vraiment vous faire gagner du temps.

1. Classez votre message

Vous pouvez configurer une étape rapide avec la catégorie Classement, qui vous permet de déplacer, copier ou supprimer rapidement un e-mail.

CONNEXION: Comment supprimer plusieurs e-mails dans Microsoft Outlook

Sélectionnez la liste déroulante Choisir une action et choisissez une option dans la section Dépôt. Donnez un nom à votre Quick Step en haut de la fenêtre.

Si vous choisissez l'une des options de suppression, vous n'avez rien d'autre à choisir.

Si vous choisissez Déplacer vers un dossier ou Copier vers un dossier, utilisez la case suivante pour sélectionner le dossier souhaité. Ceci est pratique si vous déplacez ou copiez souvent des e-mails dans le même dossier.

En option, vous pouvez attribuer une touche de raccourci à l'aide de cette liste déroulante en bas et insérer le texte de l'info-bulle afin que vous sachiez ce que fait l'étape rapide lorsque vous passez votre curseur dessus.

Cliquez sur "Terminer" pour enregistrer votre nouvelle étape rapide.

2. Modifier le statut de l'e-mail

Si vous souhaitez modifier le statut d'un e-mail en lu ou non lu ou définir l'importance, vous pouvez utiliser une étape rapide Modifier le statut.

Sélectionnez la liste déroulante Choisir une action et choisissez une option dans la section Modifier le statut. Ensuite, donnez un nom à votre Quick Step.

Si vous sélectionnez Marquer comme lu ou Marquer comme non lu, vous n'avez rien d'autre à sélectionner.

Si vous choisissez Définir l'importance, choisissez la priorité dans la liste déroulante suivante qui apparaît. Ceci est pratique pour marquer rapidement les messages comme importants.

Éventuellement, attribuez un raccourci et ajoutez une info-bulle, puis cliquez sur "Terminer" pour enregistrer l'étape rapide.

3. Gérer les catégories, les tâches et les drapeaux

En utilisant des catégories, des tâches et des drapeaux, vous pouvez faire un certain nombre de choses avec votre e-mail. Attribuez une catégorie, attachez un indicateur ou créez une tâche. Vous pouvez également effacer les catégories ou les balises ou marquer le message comme terminé.

Sélectionnez la liste déroulante Choisir une action et choisissez une option dans la section Catégories, tâches et indicateurs. Ensuite, nommez l'étape rapide.

Par exemple, nous choisirons l'action Categorize Message. Ensuite, sélectionnez la catégorie dans la liste déroulante suivante. Ensuite, en un clic, vous pouvez attribuer une catégorie au message.

Comme autre exemple, nous utiliserons l'action Créer une tâche avec le texte du message. C'est une action formidable à utiliser si vous gérez vos tâches dans Outlook. Ensuite, sélectionnez simplement l'étape rapide et vous verrez une nouvelle fenêtre de tâche s'ouvrir avec l'e-mail dans le corps.

Éventuellement, attribuez un raccourci et ajoutez une info-bulle, puis cliquez sur "Terminer" pour enregistrer votre étape rapide.

4. Répondre, répondre ou transférer

À l'aide de la catégorie Répondre, vous pouvez rédiger un nouveau message, transférer, répondre ou répondre à tous, répondre par une réunion ou transférer l'e-mail en pièce jointe.

CONNEXION: Comment transférer un e-mail en pièce jointe dans Microsoft Outlook

Sélectionnez la liste déroulante Choisir une action et choisissez une option dans la section Répondre.

Un bon exemple ici est de transférer le message en pièce jointe. C'est parfait si vous avez tendance à recevoir des e-mails que vous transférez souvent à quelqu'un d'autre. Sélectionnez Transférer le message en tant que pièce jointe dans la zone Choisir une action. Pour compléter les détails restants à ce moment-là, vous n'avez rien d'autre à sélectionner.

Pour préremplir les détails de l'e-mail que vous transférez, sélectionnez "Afficher les options".

Vous pouvez ensuite ajouter autant ou peu que vous le souhaitez pour l'e-mail, y compris l'objet, l'indicateur, l'importance et le texte. N'oubliez pas que ces détails s'appliquent à chaque fois que vous utilisez l'étape rapide.

Assurez-vous de nommer l'étape rapide et de sélectionner les options supplémentaires en bas. Cliquez sur "Terminer".

5. Créez un rendez-vous

La catégorie Rendez-vous est idéale pour les messages que vous recevez et qui incitent souvent à des rencontres. Vous pouvez configurer une nouvelle réunion ou créer un rendez-vous.

Un exemple génial est la création d'une nouvelle réunion.

Pour configurer une demande de réunion vierge que vous remplissez sur place, sélectionnez simplement Nouvelle réunion dans la liste déroulante Choisir une action et rien d'autre. Pour préremplir les détails de la réunion, sélectionnez "Afficher les options".

Comme l'étape rapide Répondre ci-dessus, vous pouvez ajouter des détails facultatifs tels que les participants, le sujet, le lieu, l'importance et le texte. Encore une fois, ces détails s'appliquent à chaque fois que vous utilisez l'étape rapide.

Donnez un nom à votre étape rapide et sélectionnez les options supplémentaires en bas. Cliquez sur "Terminer".

6. Gérer les conversations

La dernière catégorie Quick Step pour les actions personnalisées est Conversations. Avec lui, vous pouvez toujours déplacer des messages dans la conversation ou simplement les ignorer.

CONNEXION: Comment basculer et personnaliser la vue de conversation dans Outlook

Sélectionnez la liste déroulante Choisir une action et choisissez une option dans la section Conversation.

Si vous choisissez de déplacer les messages, sélectionnez l'emplacement dans la liste déroulante suivante. Si vous choisissez d'ignorer les messages, vous n'avez rien d'autre à sélectionner.

Nommez votre étape rapide, choisissez une option en bas si vous le souhaitez, puis cliquez sur "Terminer".

Comment utiliser votre étape rapide

Après avoir créé une étape rapide personnalisée, vous pouvez l'utiliser comme les options prédéfinies. Sélectionnez l'e-mail et accédez à l'onglet Accueil. Choisissez l'action dans la zone Étape rapide dans la même section nommée du ruban. Et c'est tout ce qu'il y a à faire !

Si l'étape rapide se déplace, marque ou répond, cela se produira automatiquement lorsque vous cliquerez sur le bouton. Si vous configurez une étape rapide pour transférer un message, créer une tâche ou configurer un rendez-vous, vous verrez la boîte correspondante apparaître, comme l'étape rapide illustrée ci-dessous pour créer une tâche.

Bien que les règles d'Outlook soient idéales pour automatiser les tâches sans lever le petit doigt, vous souhaiterez peut-être effectuer une action pour effectuer des tâches répétitives sur des e-mails particuliers. C'est le moment idéal pour utiliser les étapes rapides.