Comment transformer votre communication à distance avec des images et des vidéos

Il y a un an, notre communication sur le lieu de travail était si différente.

Nous allions à nos bureaux. Les réunions en personne étaient la norme, vous pouviez rapidement entrer dans le bureau de quelqu'un pour discuter, et «travailler à domicile» était quelque chose que vous ne faisiez que par nécessité.

Maintenant, il n'y a pas que moi qui travaille à domicile. Ce n'est même pas seulement notre entreprise. Presque tous ceux qui sont capables de travailler restent à la maison.

La situation dans son ensemble a non seulement changé la façon dont je communique avec les autres en ce moment, mais probablement pour toujours.

Heureusement, certains changements pourraient être pour le mieux.

Et avec les recherches de « travail à domicile » et de « communication à distance » au plus haut depuis cinq ans, il ne fait aucun doute que nous devons tous changer notre façon de communiquer avec les autres.

Dans ce guide, nous vous expliquerons l'état actuel de la communication à distance et les idées fausses courantes qui empêchent votre entreprise de communiquer efficacement tout en travaillant à domicile.

Nous mettrons également en évidence les changements faciles que vous pouvez apporter pour commencer à incorporer des vidéos pédagogiques, des screencasts (un enregistrement vidéo d'un écran), des captures d'écran et des images dans vos communications, ainsi que les meilleures pratiques pour passer au travail à distance à temps plein.

Qu'est-ce que la communication à distance ?

La communication à distance est un moyen de communiquer avec les autres en ligne. Les réunions, les informations et le matériel de formation sont partagés sur Internet. Les entreprises créent des équipes virtuelles. Ils communiquent et collaborent en ligne et non dans un espace de bureau partagé.

Types de communication à distance

Il existe deux types de communication à distance : synchrone et asynchrone. La communication synchrone se produit en temps réel et la communication asynchrone n'exige pas que toutes les parties participent en même temps.

Types courants de communication synchrone à distance

1. Zoom ou autres appels vidéo.
2. Appels téléphoniques.
3. Rencontres virtuelles.
4. Messages texte SMS.
5. Conversations Slack ou Microsoft Teams.

Types courants de communication asynchrone à distance

1. Applications de gestion de projet.
2. Wiki ou site Sharepoint.
3. Vidéos informatives ou pédagogiques.
4. Guides de référence rapide.
5. Captures d'écran avec balisage.
6. Chats Slack ou Microsoft Teams.

Tout ne doit pas nécessairement être un appel Zoom ou un e-mail.

Et s'il y avait une manière différente d'aborder cette situation ?

Nous sommes à peine plus d'une décennie dans la révolution de l'iPhone. Les tablettes et les ordinateurs portables ont commencé à remplacer les ordinateurs de bureau. Les télécopieurs sont une relique ancienne. Et la génération Y est désormais la génération la plus nombreuse de la population active américaine.

Aujourd'hui, la personne moyenne passe plus de quatre heures par jour sur son téléphone, et le temps d'écran global ne fait qu'augmenter à mesure que de plus en plus de personnes restent à la maison.

La façon dont nous consommons l'information et communiquons a fondamentalement changé au cours de la dernière décennie. Maintenant que la majorité de la main-d'œuvre travaille à domicile, nous réapprenons ce que signifie communiquer à distance.

Sortez de la monotonie numérique

Trop d'entreprises prennent l'habitude de communiquer en monoton numérique. Je sais que je tombe certainement dans ce piège - la plupart de mes communications numériques se font généralement par e-mail ou par chat.

Le courrier électronique est un outil précieux, mais il est insuffisant lorsqu'il est utilisé pour communiquer avec un simple bloc de texte.

Dans un monde où nous sommes isolés de nos collègues, nous devons pousser notre communication interne au même niveau que nous communiquerions généralement en dehors du bureau.

Nous devons cesser de compter sur les e-mails et les chats en texte brut pour la majorité de nos interactions.

Parce que personne ne veut lire tout ce texte.

Un flux constant d'e-mails inonde souvent les employés et peut être accablant.

Et malgré les preuves que les visuels, comme les vidéos et les captures d'écran, sont plus faciles à digérer et augmentent la productivité et l'engagement, les entreprises sont deux fois plus susceptibles d'augmenter leur utilisation des e-mails en texte brut par rapport à tout autre type de communication.

Et cela semble particulièrement vrai avec la majorité de la main-d'œuvre actuelle travaillant à domicile.

Un rapport de The Economist Intelligence Unit soulignant les obstacles à la communication sur le lieu de travail a révélé que :

• 60% des répondants utilisent quotidiennement le courrier électronique. Pourtant, seuls 40% ont déclaré que c'était un moyen de communication très efficace.
• 44 % des répondants au sondage ont déclaré que les obstacles à la communication ont entraîné un retard ou l'échec de l'achèvement des projets, 31 % ont cité un moral bas, 25 % des objectifs de performance manqués et 18 % des ventes perdues.

Comment les équipes distantes communiquent

La technologie permet aux entreprises de toutes tailles d'opérer à l'échelle mondiale. Et adopter une main-d'œuvre régionale ou permettre aux employés de travailler à distance présente de nombreux avantages. Cela ajoute également de la complexité à la façon dont nous communiquons, en particulier lorsque vous tenez compte des différents fuseaux horaires et des barrières linguistiques.

Une étude de deux ans menée par Stanford a révélé que, malgré les complexités, les travailleurs à distance en faisaient plus. Cette augmentation de la productivité des travailleurs à distance équivalait à une journée complète de travail supplémentaire chaque semaine, ou à 13 % de production supplémentaire du groupe de travail à domicile.

Sur les 13 % d'augmentation de la production, 9 % étaient attribués au fait de travailler plus par quart de travail, tandis que les 4 % restants étaient dus à moins de distractions à la maison. Non seulement les participants ont pris moins de pauses et de jours de maladie, mais l'attrition a diminué de moitié.

Et pourtant, après la fin de l'étude, la moitié des participants ont choisi d'arrêter de travailler à domicile.

La raison? Ils se sentaient trop isolés.

Pouvez-vous raconter?

La réalité d'aujourd'hui est très différente de ce qu'elle était il y a encore quelques mois. Non seulement de plus en plus de personnes travaillent à domicile, mais elles n'ont pas non plus beaucoup de choix. Cela met encore plus l'accent sur une communication efficace entre les membres de l'équipe.

Il est plus difficile d'organiser des réunions. C'est stressant d'être au téléphone avec d'autres qui courent autour de chez vous. Il est difficile de lire le langage corporel et de rester vraiment connecté aux personnes qui vous entourent.

Lorsque nous travaillons Dans un monde où nous ne pouvons pas voir physiquement la majorité des personnes avec lesquelles nous travaillons, nous devons trouver de nouvelles façons de communiquer avec nos collègues.

L'état actuel de la communication à distance

Nous n'avions pas besoin d'une main-d'œuvre à distance massive pour connaître des pannes de communication interne. Pour de nombreuses entreprises, la collaboration interservices ou les interactions entre les gestionnaires et les employés peuvent être difficiles dans une configuration de bureau traditionnelle.

Même si vous vous abordez avec un langage similaire et des objectifs communs, les nuances peuvent entraîner des malentendus et de la confusion. De plus, de nombreuses organisations ratent des opportunités d'obtenir des connaissances d'experts en la matière au sein de différents départements.

Pourquoi la communication visuelle est-elle importante pour mon entreprise ?

Toutes les entreprises sont uniques en termes de taille, d'objectifs, d'industries et d'opérations. Quoi qu'il en soit, chaque organisation peut bénéficier d'un partage accru des connaissances et des informations en interne. Cela inclut de donner à vos employés les outils dont ils ont besoin pour réussir, ainsi que de préparer adéquatement le terrain pour un changement dans votre façon de communiquer.

Visuels : la clé d'une communication efficace.

Les vidéos, les captures d'écran et les screencasts sont puissants car non seulement les messages partagés sont visuellement mieux conservés, mais ils sont également polyvalents.

Il existe plusieurs endroits et moments où le contenu visuel peut être utilisé en interne. Les exemples incluent l'intégration de nouveaux employés, la formation interne, la rétroaction et bien plus encore.

Le contenu visuel permet également de gagner du temps car il est traité plus rapidement par notre cerveau. Plus important encore, il garantit que les messages sont clairs et concis afin que chacun ait une expérience partagée et cohérente.

Avant d'entrer dans les détails de la façon dont vous pouvez transformer vos communications internes, expliquons pourquoi la mise à jour de vos communications d'entreprise est devenue si importante.

Dans notre récent rapport, The Value of Visuals, nous avons constaté que les entreprises rataient des opportunités d'augmenter la productivité et d'améliorer la satisfaction des employés.

Pourquoi communiquer avec des vidéos, des screencasts et des captures d'écran est essentiel pour votre entreprise :

• S'assure que ce que vous essayez de transmettre est clair et concis
• Chacun a une expérience partagée et cohérente
• Il fait gagner du temps en relayant les messages plus rapidement
• Permet aux informations d'être livrées ou capturées une seule fois, puis réutilisées et visualisées plusieurs fois

Mythes courants qui empêchent la collaboration visuelle à distance et le partage des connaissances

Trois pièges courants empêchent la collaboration ou les employés de partager ce qu'ils savent avec d'autres, en particulier à distance. Ne laissez pas ces idées fausses empêcher votre entreprise d'adopter des pratiques de communication plus efficaces.

Approfondissons chacun d'entre eux et comment vous pouvez les résoudre.

Mythe #1 : Cela prend trop de temps

Le temps perçu nécessaire pour créer une vidéo ou un screencast ou pour annoter une image est presque toujours lié à des attentes de qualité. Surtout à une époque où près d'un milliard d'heures de vidéos sont visionnées sur YouTube chaque jour, il est facile de croire que chaque élément de contenu doit être parfait.

Mais toutes les vidéos ne nécessitent pas le même niveau de qualité.

Si vous vous trouvez dans un cycle de perfection, prenez du recul et réfléchissez à l'objectif et à l'audience de la vidéo. Ces deux facteurs vous aideront à déterminer à quel point votre vidéo doit être soignée.

Renforcez la confiance de votre équipe en indiquant explicitement quel contenu est prioritaire et nécessite plus de finition, comme les messages externes ou contenant des messages de grande valeur, et le contenu de moindre priorité qu'ils peuvent créer.

Mythe #2 : Vous avez besoin de compétences particulières

Passer à quelque chose de nouveau peut rendre certaines personnes mal à l'aise. Qu'il s'agisse de nervosité liée au fait d'être un créateur pour la première fois ou d'incertitude autour de l'exécution, de nombreuses personnes n'ont aucune idée de la facilité avec laquelle il est possible de créer des visuels.

La technologie a changé la façon dont les gens, en particulier les jeunes générations, communiquent. Les logiciels de communication visuelle comme Camtasia et Snagit et Video Review permettent de créer et de partager rapidement et facilement des images et des vidéos de haute qualité qui transmettent des messages plus rapidement et mieux que du texte seul.

Dans cet exemple, j'ai enregistré une vidéo et je l'ai téléchargée sur Video Review afin que d'autres membres de mon équipe puissent examiner les informations et fournir des commentaires sur les sujets.

Cela nous a permis de remplacer une réunion entière simplement en créant une vidéo de six minutes.

Nos produits sont faciles à utiliser par des personnes qui ne sont pas des experts en création de contenu. Nous savons que la création de contenu numérique pour enseigner, former et expliquer des concepts peut prendre du temps. Et apprendre de nouveaux logiciels peut être intimidant.

C'est pourquoi nous nous concentrons sur la création de logiciels faciles à utiliser que tout le monde peut rapidement comprendre et apprendre.

Mythe #3 : Vous ne saurez pas par où commencer

Trouver de nouvelles façons d'intégrer du contenu visuel dans votre organisation n'a pas besoin d'être trop élaboré ou compliqué - c'est censé simplifier. Il existe de nombreuses façons d'utiliser des visuels pour faciliter la communication et aider à faire passer le message.

Tout d'abord, déterminez ce que vous essayez d'accomplir et comment les visuels peuvent vous y aider. Ensuite, responsabilisez vos employés et guidez-les pour vous assurer que cela se fait réellement.

6 façons de commencer à utiliser des visuels dès maintenant

Les visuels peuvent améliorer vos communications de plusieurs manières, permettant des messages cohérents dans toute votre organisation pendant que vous travaillez à distance. Bien que chaque service et chaque équipe aient des besoins et des utilisations différents, voici quelques scénarios courants pour vous aider à démarrer :

1. Vidéos d'intégration et de formation

Il est difficile de former de nouveaux employés lorsqu'ils travaillent à distance. C'est aussi écrasant d'être un nouvel employé avec tant de choses à apprendre dès le départ.

Facilitez l'intégration en créant des vidéos régulières qui montrent comment utiliser les programmes standard de votre organisation.

Vos employés pourront le revoir lorsqu'ils auront besoin d'un rappel, et vous gagnerez du temps en évitant les sessions de formation par conférence téléphonique.

2. Déploiement du logiciel et formation

Utilisez des captures d'écran et des captures d'écran pour montrer à vos employés comment utiliser de nouveaux programmes ou logiciels lors d'un déploiement interne. Les équipes peuvent également fournir des réponses aux questions fréquemment posées, créant ainsi des réponses simples et reproductibles pour le personnel.

3. Webinaires enregistrés et événements en direct

Si vos équipes marketing ou produit organisent un webinaire ou un événement en direct pour les clients, le partage interne des enregistrements aidera à tenir tous les employés informés des mises à jour. Ces équipes créent déjà le contenu, alors essayez de le réutiliser.

Voici un exemple d'un webinaire récent que nous avons réalisé pour TechSmith :

4. Livraison d'informations

La diffusion d'informations peut consister à fournir une mise à jour, à fournir un contexte, à partager des résultats ou à fournir un contexte supplémentaire.

Si les informations proviennent d'un service spécifique, ils peuvent être en mesure d'expliquer les informations plus rapidement et plus facilement, ce qui soulage votre équipe.

Même une simple image peut faire beaucoup pour expliquer clairement quelque chose à l'ensemble du groupe.

5. Créer du buzz

Utilisez des vidéos à haute énergie pour enthousiasmer votre personnel à propos d'un événement, de nouvelles opportunités ou des jalons de l'entreprise. Et les meilleures personnes pour créer un buzz autour de ces scénarios sont les équipes impliquées.

Par exemple, si votre équipe de médias sociaux crée des rapports mensuels, pourquoi ne pas créer une vidéo et partager les nouvelles avec le reste de l'organisation ?

6. Donnez votre avis

Donner et recevoir des commentaires sur le contenu ou les projets peut être difficile. Les équipes sont souvent laissées en attente de commentaires sur les projets. Et parfois, ces commentaires se trouvent dans des paragraphes de texte, ce qui laisse la porte ouverte à l'interprétation.

L'utilisation de visuels pour montrer des commentaires spécifiques peut réduire le temps passé à envoyer des e-mails dans les deux sens et aide tout le monde à être sur la même page. Cela rend également le processus d'approbation beaucoup plus rapide et plus fluide.

Pour réussir, commencez petit

Je recommande de commencer petit.

Tous les employés distants ne vont pas sauter sur ce moyen de communication dès le départ. Commencez par trouver quelques champions qui sont enthousiastes ou qui partagent déjà des informations visuellement et donnez-leur les outils dont ils ont besoin pour le faire avec succès. Vous pourriez même envisager de créer des directives de communication à transmettre aux gens.

Lorsque quelques personnes commencent à communiquer avec des vidéos, des screencasts ou des captures d'écran, cela a généralement un effet influent sur tout le monde.

Vous commencerez à voir plus de gens regarder et s'engager. Leurs collègues commenceront à se renseigner sur la façon dont ils ont créé le contenu, et davantage de personnes voudront également communiquer visuellement. À partir de là, vous pouvez améliorer et optimiser pour créer des processus standardisés.

Étape 1 : Ne présumez pas

Parlez à vos employés; demandez-leur comment ils préféreraient communiquer et les défis qu'ils ont rencontrés. Cela vous aidera à affiner les objectifs et les besoins spécifiques de votre organisation.

Étape 2 : Trouver des champions

Identifiez une poignée de champions internes qui ont exprimé le désir de communiquer dans le passé ou de partager beaucoup de connaissances.

Étape 3 : Définir les attentes

Communiquez aux employés la valeur de la raison pour laquelle ils devraient utiliser des visuels : ce qu'ils en retirent, combien de temps cela leur fera gagner et comment cela améliorera leur flux de travail.

Étape 4 : Créer un portail de communication interne

Cela agira comme une page d'apprentissage où tous les outils et ressources, comme les instructions et les modèles, sont hébergés.

Étape 5 : Cultivez votre nouvelle façon de communiquer

Infusez votre nouvelle façon de communiquer dans toute l'entreprise. Prenez l'habitude d'encourager les employés à créer une nouvelle image, vidéo ou screencast une fois par mois.

Alors, comment diable vais-je faire ça ?

Peut-être vous posez-vous aussi cette question.

Depuis que j'ai commencé à travailler à distance, beaucoup de choses ont changé. Et cela a beaucoup à voir avec la façon dont je communique avec les autres.

Au lieu d'essayer de pousser mon ancienne façon de communiquer dans un nouveau monde, je me suis adapté.

J'ai plus de vidéoconférences avec mes collègues juste pour voir comment ils vont. Depuis que je ne suis plus au bureau, j'ai commencé à enregistrer des vidéos qui montrent aux autres comment faire les choses. Je prends des captures d'écran de mes tableaux de bord mensuels et je les partage avec l'équipe.

Apprendre une nouvelle façon de communiquer ne doit pas être difficile. Comme la plupart des nouvelles choses, il est difficile de démarrer, mais ce n'est pas un problème impossible à surmonter. Il existe de nombreuses façons, dont beaucoup sont décrites dans ce guide, de commencer.

Maintenant, c'est juste à vous de le faire.