Biais de proximité et travail hybride : ce que vous devez savoir

Alors que les employés retournent au bureau, les entreprises qui adoptent des modalités de travail hybrides sont confrontées à un défi : le biais de proximité.

Dans les environnements de travail hybrides, le biais de proximité pourrait conduire à l'hypothèse erronée selon laquelle ceux qui travaillent au bureau sont plus productifs que leurs coéquipiers distants.

Les managers comme les salariés s'inquiètent des effets du biais de proximité et du travail hybride. En réalité:

• Deux employés sur cinq craignent que moins de temps en face à face avec la direction de l'entreprise ait un impact négatif sur leur évolution de carrière
• 41 % des cadres déclarent que les inégalités potentielles entre les employés à distance et les employés au bureau sont leur principale préoccupation
• Une étude a révélé que les travailleurs à distance étaient moins susceptibles d'être promus que leurs collègues au bureau, bien qu'ils soient 15 % plus productifs

Dans le même temps, le travail hybride est la nouvelle norme. La plupart des employés préfèrent un modèle de travail hybride, donc forcer tout le monde à retourner au bureau n'est pas la solution.

C'est pourquoi il est plus important que jamais d'être conscient des préjugés de proximité et de s'assurer que tous les membres de votre équipe se sentent inclus.

La bonne nouvelle est que les gestionnaires et les employés peuvent prendre des mesures pour éviter les préjugés de proximité sur le lieu de travail.

Voici ce que nous allons couvrir dans cet article :

• Comment la proximité influence notre perception des collègues
• Exemples de biais de proximité dans un lieu de travail hybride
• Ce que les managers et les dirigeants peuvent faire pour éviter les biais de proximité
• Comment les employés peuvent être plus visibles lorsqu'ils travaillent à distance
• Le secret pour faire « fonctionner » le travail hybride

Comment la proximité influence notre perception des collègues

Notre cerveau prend tout le temps des raccourcis, utilisant des processus pour simplifier les informations qui nous entourent afin de prendre des décisions plus efficaces.

Mais parfois, notre cerveau interprète mal ces informations, et cela affecte la précision de nos jugements. Dans le cas du biais de proximité, notre cerveau surévalue ce qui nous entoure et sous-évalue ce qui ne l'est pas.

S'il n'est pas contrôlé, le biais de proximité peut créer une culture d'entreprise où les employés au bureau sont récompensés pour leur présence avec des ressources et des promotions tandis que leurs homologues éloignés sont laissés pour compte.

Exemples de biais de proximité en milieu de travail

Le biais de proximité peut apparaître à la fois de manière importante et mineure. Voici quelques exemples de biais de proximité en milieu de travail :

• Offrir aux employés en personne des projets plus excitants ou des opportunités de développement professionnel
• Laisser les parties prenantes éloignées en dehors de la prise de décision ou des discussions importantes
• Offrir aux employés en personne plus d'avantages

Bien que les préjugés soient souvent inconscients, savoir comment la proximité influence vos décisions peut vous aider à les reconnaître et à les surmonter.

Ce que les managers et les dirigeants peuvent faire pour éviter les biais de proximité

La réalité du modèle hybride est que nous devons nous adapter à de nouvelles façons de collaborer.

Les membres de l'équipe à distance ne peuvent pas être une réflexion après coup. Les leaders hybrides qui réussissent mettent en place des processus qui permettent aux employés de s'épanouir, peu importe où et quand ils travaillent.

Adoptez une approche de communication à distance

Lorsque tout le monde ne travaille pas au bureau simultanément (ou pas du tout), les décisions clés ne peuvent pas être prises au refroidisseur d'eau.

L'adoption d'une approche à distance de la façon dont votre équipe communique aidera à empêcher les gens de se sentir laissés dans le noir lorsqu'ils travaillent à domicile.

Cela signifie que lorsqu'une personne est distante, tout le monde est distant. Les formes de communication numériques et asynchrones devraient être la méthode par défaut, quel que soit l'emplacement de l'employé.

Assurez-vous que les discussions sur les projets et les tâches se déroulent dans une application de messagerie numérique comme Slack ou Teams, où tous les membres de l'équipe concernés peuvent contribuer et bénéficier de la conversation.

Ce ne sont pas seulement les employés distants qui en bénéficient. La communication asynchrone à distance d'abord :

• Permettre aux employés de prendre des congés sans avoir l'impression de prendre du retard
• Permettre aux nouveaux employés de s'adapter plus rapidement
• Archiver les informations de manière à ce que les employés puissent s'y référer à tout moment

Il est important que vous n'ayez pas les personnes qui sont au bureau contre les personnes qui ne sont pas au bureau. Plus nous pourrons utiliser ces outils et méthodes de communication pour uniformiser les règles du jeu, mieux tout ira.

– Michelle Massey, vice-présidente des opérations communautaires et clients chez TechSmith

Ne comptez plus sur les réunions en temps réel

Lorsque votre équipe travaille sur différents sites et fuseaux horaires, s'appuyer sur une communication synchrone peut être frustrant et injuste. Les horaires et le lieu peuvent empêcher tout le monde de pouvoir participer pleinement.

Si vous êtes comme la plupart des employés de bureau, vous avez probablement l'impression de perdre beaucoup de temps en réunion de toute façon. Voici le signe qu'il vous faut pour reprendre votre calendrier.

Il existe plusieurs types de réunions qui sont presque toujours meilleures dans un format asynchrone :

• Mises à jour de statut
• Démos de projet
• Partages de données
• Formation informelle

Chaque fois que vous planifiez une réunion pour partager des informations, envisagez plutôt d'enregistrer une vidéo.

Supposons que vous souhaitiez partager les résultats d'une campagne marketing récente avec votre équipe. Si vous étiez dans une réunion Zoom, vous partageriez probablement votre écran pour parcourir un tableau de bord et fournir un contexte autour des résultats.

Avec un outil de capture d'écran comme Snagit, vous pouvez accomplir la même chose en moins de temps sans interrompre la journée de votre équipe pour une autre réunion ou laisser quelqu'un de côté.

En quelques minutes seulement, vous pouvez créer une vidéo rapide que votre équipe pourra regarder à son rythme (et même à une vitesse 1,5x). Snagit peut même enregistrer simultanément votre écran et votre caméra, reproduisant la sensation de « face à face » d'une réunion en personne ou virtuelle.

Bien sûr, il y aura des moments où se réunir en temps réel aura le plus de sens. Il y a quelques choses que vous pouvez faire pour aider à uniformiser les règles du jeu pour les membres de l'équipe à distance :

• Demandez à chacun d'appeler individuellement aux réunions virtuelles pour éviter les conversations parallèles en personne
• Assurez-vous que tout le monde dispose de l'équipement dont il a besoin, comme des caméras, des microphones ou de la bande passante, pour être pleinement présent
• Enregistrez la réunion pour que ceux qui ne peuvent pas y assister puissent la regarder plus tard

Mesurez la performance des employés en fonction de la production

Dans un environnement de bureau typique, les employés peuvent essayer d'impressionner en étant la première personne à leur bureau le matin et la dernière à partir en fin de journée.

Mais se concentrer sur les heures travaillées comme indicateur de performance peut donner à votre équipe le sentiment d'être «toujours active» lorsqu'elle travaille à domicile pour compenser son manque de présence physique.

Au lieu de cela, changez votre état d'esprit pour vous concentrer moins sur le temps passé au bureau ou en ligne et plus sur la qualité et la quantité de travail que vos employés produisent.

Soyez intentionnel lors de l'enregistrement

Lorsque vous travaillez dans le même espace physique qu'un employé, vous avez naturellement plus d'occasions d'observer son travail, d'offrir des commentaires et de reconnaître son succès.

Pour gérer efficacement une équipe hybride, vous devez être intentionnel sur la façon dont vous vous connectez ou risquer que les employés en personne reçoivent un traitement préférentiel.

Commencez par suivre quand et comment vous vous engagez avec votre équipe, en personne et virtuellement, et identifiez les disparités.

Vous constaterez peut-être que vous offrez des commentaires plus fréquemment lorsque vous travaillez au bureau. Si tel est le cas, les employés éloignés à temps plein risquent de manquer des occasions d'améliorer leur travail.

L'intégration de formes virtuelles de rétroaction dans votre communication pourrait aider à uniformiser les règles du jeu pour les employés entièrement distants.

Comment les employés peuvent être plus visibles lorsqu'ils travaillent à distance

Ce n'est un secret pour personne que le travail flexible, hybride et à distance peut sembler isolant. Plus de la moitié des personnes qui ont commencé à travailler à distance pendant la pandémie de COVID-19 se sentent moins connectées à leurs collègues.

Mais, si vous êtes proactif, vous pouvez toujours établir des liens significatifs avec vos collègues et établir une présence au sein de votre équipe tout en travaillant en dehors du bureau.

Allumez votre caméra pendant les réunions virtuelles

Beaucoup de gens n'aiment pas être devant la caméra, et la « fatigue du zoom » est un phénomène réel. Cependant, la vidéoconférence peut nous aider à nous sentir connectés même lorsque nous ne sommes pas au même endroit.

Lorsque vous êtes devant la caméra, il est plus facile d'établir un sentiment de présence et un sentiment partagé d'être ensemble, même si nous pouvons être physiquement séparés du monde entier.

— Diana Howles, auteur de Next Level Virtual Training : Advance Your Facilitation

Lorsque vous êtes filmé lors d'une réunion, vos collègues peuvent voir vos comportements non verbaux et mieux comprendre qui vous êtes et ce que vous dites.

Allumer votre caméra aidera les gens à mieux vous connaître et vous permettra de communiquer plus efficacement. La recherche a même montré que la visioconférence peut créer une proximité perçue.

Pour éviter l'épuisement vidéo, rythmez-vous et faites des pauses au besoin. Identifiez les réunions dont vous bénéficierez le plus d'être filmées et quand il pourrait être judicieux de vous retirer.

Désactiver l'option "image locale" une fois que vous vous êtes établi dans le cadre pendant une réunion peut également aider à soulager la fatigue de la caméra.

Arrêtez de vous fier à la communication textuelle

La communication asynchrone est essentielle pour garder les équipes hybrides et distribuées sur la même longueur d'onde, mais elle peut parfois sembler moins qu'humaine.

En effet, nous utilisons souvent par défaut des méthodes de partage d'informations basées sur le texte lorsque la recherche montre que la plupart des gens comprennent mieux les informations lorsqu'elles sont communiquées visuellement.

La prochaine fois que vous êtes sur le point d'envoyer un e-mail d'un kilomètre, demandez-vous si un message vidéo pourrait être plus efficace.

Supposons que vous fournissiez des commentaires sur un projet. La communication textuelle peut facilement conduire à des malentendus. Mais, lorsque vos coéquipiers peuvent entendre votre voix et voir votre visage, ils sont moins susceptibles d'avoir besoin d'éclaircissements.

Mieux encore, avec Snagit, vous pouvez enregistrer votre écran et attirer l'attention sur les zones d'un projet nécessitant une attention avec des flèches et des légendes pendant que vous parcourez vos commentaires.

Ce qui aurait pu être un fil de discussion ennuyeux ou déroutant peut être transformé en une opportunité de communication qui ressemble davantage aux interactions en face à face que vous pourriez avoir dans un environnement de bureau.

Demander conseil

Le biais de proximité peut désavantager les travailleurs à distance en matière de développement professionnel.

Par exemple, lorsque les équipes de direction travaillent principalement au bureau, les employés en personne peuvent être plus susceptibles d'être en tête lorsque de nouvelles opportunités se présentent.

Alors que votre entreprise, espérons-le, prend déjà des mesures pour lutter contre le biais de proximité, vous pouvez aider à faire avancer votre carrière en recherchant de manière proactive des conseils et du mentorat auprès d'autres personnes de votre entreprise.

Nous évitons souvent de demander conseil aux autres parce que nous craignons de les déranger ou de paraître incompétents.

Cependant, des études montrent que demander des conseils facilite des liens significatifs avec nos collègues et nous aide également à faire bonne impression sur nos mentors.

Le secret pour faire « fonctionner » le travail hybride est une communication efficace

Beaucoup d'entre nous ont passé la majeure partie de leur carrière professionnelle à travailler dans un espace de bureau. Il faudra du temps pour désapprendre les habitudes qui n'ont plus de sens et les remplacer par de nouvelles façons de travailler.

Adopter des outils de communication asynchrones comme Snagit transformera notre façon de travailler pour le mieux.

Faites avancer le travail où que vous soyez avec Snagit

De la création de messages vidéo aux captures d'écran annotées, Snagit est un outil essentiel pour les équipes hybrides.

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