Comment bien organiser son temps de travail ?

Le temps est le secret le mieux gardé du succès. Vous vous demandez peut-être pourquoi vous échouez toujours à tout faire alors que quelqu'un que vous connaissez semble exceller dans les mêmes tâches sans difficulté. La réponse réside dans la gestion du temps. Si vous apprenez à bien organiser votre temps de travail, vous travaillerez moins tout en accomplissant plus.

Je ne sais pas pour vous, mais la plupart des gens passent de longues heures à travailler, pour découvrir qu'il n'y a pas de résultats tangibles. Nous avons tous 24 heures dans une journée pour accomplir diverses tâches, mais sans discipline ni priorités, vous serez comme la plupart des gens et vous vous demanderez où sont passées toutes ces heures.

C'est pourquoi nous vous proposons cet article élaboré qui examine différentes façons de gérer le temps et d'accomplir des tâches.

Comment un télétravailleur peut-il organiser sa journée de travail ?

Gestion du temps

Le temps est un atout précieux pour les entrepreneurs et les employés, qu'ils travaillent à domicile, en équipe, en solo ou dans un bureau partagé. Le problème vient quand il y a un manque d'organisation. L'erreur courante que commettent la plupart des gens est de se réveiller et de commencer à travailler sans créer de plan clair. Vous devez modéliser votre journée afin d'effectuer des tâches de manière systématique.

Trouvez le moment où vous êtes le plus productif. Certains fonctionnent mieux l'après-midi ou le soir, tandis que d'autres sont suralimentés le matin. En tant que travailleur à distance, vous avez la liberté de concevoir votre propre horaire. Cela dit, créer une routine de travail et s'y tenir sont deux choses différentes. Il faut de la pratique, de l'engagement et de la discipline pour concevoir un horaire qui vous convient et vous permet d'être productif.

Voici quelques compétences en gestion du temps que vous pouvez commencer à mettre en œuvre dès maintenant :

• Décomposez votre travail en morceaux - votre cerveau est peut-être un superordinateur, mais vous êtes aussi humain et le surmenage est contre-productif. L'efficacité de votre cerveau est à son apogée pendant les 45 premières minutes, et après cela, elle commence à chuter de façon spectaculaire. Par conséquent, pour être plus productif, faites des pauses de 10 à 20 minutes toutes les 45 minutes pour permettre à votre esprit de récupérer.
• Ne travaillez pas sans limites de temps - avant de commencer à travailler sur votre ordinateur portable, vous devez établir des heures de travail. Cela implique de fixer une limite de temps pour chaque tâche que vous avez l'intention de gérer ce jour-là. Savoir quand commencer et finir sa journée de travail crée un rythme de travail qui facilite la gestion de son temps – changer son horaire de travail tous les jours bouleverse ce rythme de travail. Fixer des limites de travail peut sembler intimidant au début. Néanmoins, si cela devient une habitude, vous serez surpris de voir à quel point vous deviendrez efficace.
• Enregistrez le temps consacré à tout ce que vous faites, de la réponse aux appels et du travail sur des projets à l'exécution de tâches ménagères et à toute autre activité liée au travail ou non. De cette façon, vous aurez une image claire du temps que vous passez sur chaque tâche, ce qui vous aidera par conséquent à mieux planifier vos journées. De plus, vous verrez combien de temps vous consacrez à des activités improductives et trouverez des moyens de réduire ce temps afin que vous puissiez vous concentrer sur les parties les plus productives de votre journée.
• N'oubliez pas de prévoir du temps pour les interruptions. Cela vous permet de faire toutes les choses non professionnelles sans avoir l'impression de perdre un temps précieux qui aurait pu être consacré à vos projets.

S'organiser

Une gestion efficace du temps ne peut être atteinte sans une bonne organisation. Dans ce contexte, le terme organisation décrit deux choses : organiser votre journée et organiser votre environnement de travail.

Tout d'abord, vous devez avoir les objectifs que vous souhaitez atteindre en un jour, une semaine ou un mois. Si vous préférez travailler avec des objectifs quotidiens, prenez les 30 premières minutes au réveil pour planifier votre journée. Deuxièmement, vous devez organiser ces objectifs pour séparer les objectifs à long terme des objectifs à court terme. Vous vous souvenez quand nous avons dit de décomposer les projets en jalons ? Organiser vos objectifs peut vous aider à y parvenir. Avec les objectifs fixés devant vous, vous minimiserez les risques de procrastination, augmentant ainsi votre productivité.

D'autre part, votre environnement de travail est l'endroit où vous passerez le plus de temps, il doit donc être aussi confortable que possible. Les besoins de chaque personne sont uniques et tout dépend des préférences. Alors que certains peuvent bien fonctionner avec une musique de fond, d'autres préfèrent un silence complet. Cependant, une chose qui reste constante est le fait que l'organisation de votre espace de travail peut avoir un effet direct sur la gestion du temps.

Ce que votre employeur voit lors des appels vidéo quotidiens ou hebdomadaires en dit long sur votre organisation et votre engagement. De préférence, installez un bureau à domicile avec une chaise et un bureau confortables à partir desquels vous travaillerez et faites du reste de votre maison un endroit où vous pourrez vivre comme vous le souhaitez. Plus important encore, gardez votre lieu de travail organisé et dégagé afin que vous puissiez vous concentrer sur des choses productives.

Utiliser un logiciel de suivi du temps

La plupart d'entre vous ont probablement utilisé une carte d'accès pour entrer ou sortir du bureau. Il indique l'heure à laquelle vous vous êtes présenté au travail ou avez quitté l'immeuble de bureaux. Il compte également combien de fois vous avez quitté l'immeuble de bureaux pendant la journée. Ces informations peuvent être utilisées pour surveiller vos mouvements, et si vos activités n'étaient pas liées au travail, vous aurez alors des explications à fournir.

C'est de la même manière que fonctionnent les trackers de temps comme Traqq. Ils vous aident à rester concentré sur les tâches à accomplir et vous motivent à atteindre vos objectifs dans les délais impartis. L'une des fonctions clés du logiciel de surveillance des employés est de suivre les mesures de productivité. Les responsables peuvent utiliser les rapports de feuille de temps pour examiner le flux de travail et formuler des délais raisonnables pour les travailleurs à distance.

Les applications de suivi du temps aident également les employés à hiérarchiser les tâches et à respecter leurs propres horaires. L'utilisation d'un logiciel de suivi du temps conduit à une meilleure gestion du temps, et les deux parties finissent par en bénéficier.

Prévoyez un moment pour consulter vos e-mails et répondre aux appels téléphoniques

Faites savoir aux gens que vous êtes occupé pendant une certaine période, disons de 6 h à 15 h environ, afin de ne pas recevoir d'appels, d'e-mails ou de SMS incessants. De même, ne vous contentez pas d'être disponible chaque fois que quelqu'un a besoin de vous, sauf si c'est absolument urgent et nécessaire. Certains appels ou e-mails peuvent attendre que vous soyez libre d'y répondre.

Comment choisir un logiciel de suivi du temps

En tant que télétravailleur, vous devez savoir qu'en matière de gestion du temps, rien ne facilite votre travail qu'un logiciel de suivi du temps. C'est devenu un outil de productivité vital pour tout individu, entreprise ou organisation qui veut réussir.

Mais avec autant de chronomètres, comment choisir le meilleur ? Voici les choses les plus importantes que vous devriez considérer :

• Suivi du temps - il s'agit d'une fonctionnalité évidente pour une application de suivi du temps. Choisissez entre un suivi du temps automatisé ou manuel en fonction de ce qui convient à votre entreprise.
• Gestion de projet - cette fonctionnalité est utile pour ceux dont les activités sont motivées par la réalisation de projets plutôt que par des services ou des produits.
• Feuilles de temps des employés - vous avez besoin d'un outil de suivi du temps avec lequel vous pouvez enregistrer le temps que vous consacrez aux tâches en temps réel. Les entrées de temps indiqueront quand vous avez commencé à travailler et quand vous vous êtes arrêté. Ces données peuvent ensuite être utilisées lors d'une demande de paiement ou pour vous aider à identifier les points faibles qui doivent être corrigés. Cela peut également être utilisé par les gestionnaires pour surveiller les performances des employés.
• Alertes et notifications - la plupart des applications de suivi du temps ont une forme de système d'alerte. Optez pour celui qui correspond à vos besoins spécifiques.
• Facturation – avez-vous besoin d'un système de facturation ? Si vous le faites, assurez-vous de rechercher les solutions de suivi du temps les plus idéales.
• Le type d'appareil que vous utilisez - passerez-vous la plupart de votre temps au bureau ou sur le terrain ? Certaines applications sont conçues pour Android ou iOS, tandis que d'autres sont conçues pour Windows ou macOS.

D'autres facteurs que vous devriez également surveiller incluent :

• Facilité d'utilisation
• Budget
• Soutien technique
• Disponibilité hors ligne
• Possibilité d'exporter des données vers d'autres applications

Qu'est-ce que Traqq ?

Traqq est une application de suivi en temps réel qui combine un certain nombre de fonctionnalités utiles qui vous permettent de surveiller et de suivre vos tâches et activités, en enregistrant le nombre d'heures que vous avez travaillées. Si vous gérez une équipe de télétravailleurs, Traqq vous aide à surveiller la productivité de chaque travailleur à l'aide de la feuille de temps des employés. À la fin de tout cela, vous pouvez identifier les projets qui prennent le plus de temps à terminer et le flux de travail général afin que vous puissiez faire les ajustements appropriés.

Avec un tel logiciel de suivi des tâches fiable et efficace, vous n'avez pas besoin de passer du temps à surveiller les tâches. De plus, il peut générer des rapports hebdomadaires et mensuels pour analyse.