Comment organiser des réunions individuelles efficaces

Les réunions individuelles sont essentielles pour établir des relations de travail solides, fournir des commentaires et discuter du développement de carrière, en particulier s'il s'agit d'un lien avec votre supérieur direct ou votre subordonné. Si vous n'avez pas l'impression de partir en tête-à-tête, notamment avec votre manager direct, avec beaucoup de valeur, alors il est temps de réviser votre approche.

L’adoption de ces conseils favorisera une approche plus structurée, qui laissera une certaine marge de fluidité dans la conversation tout en vous assurant de couvrir toutes les bases pratiques dont vous avez besoin pour continuer avec succès dans votre rôle avant votre prochaine connexion.

Pour optimiser votre temps et votre expérience en tête-à-tête, réfléchissez à la structure de votre tête-à-tête, établissez un ordre du jour et réfléchissez au temps alloué et au cadre de votre tête-à-tête.

Cela ne signifie pas non plus que vous devez abandonner complètement la nature personnelle de vos entretiens en tête-à-tête : cela peut être un excellent endroit pour apprendre à mieux connaître votre manager, votre employé ou votre collègue afin de favoriser une relation équilibrée. des relations de travail plus saines et se soutiennent mutuellement dans leur évolution de carrière.

Ces conseils vous aideront à transformer vos tête-à-tête en une occasion de se connecter, de collaborer et peut-être même de vous amuser un peu.

Créer et maintenir un agenda en cours

Des modèles d'ordre du jour efficaces permettent de garantir que ces réunions sont productives et ciblées. Les modèles d'ordre du jour de réunion individuelle les plus efficaces partagent certaines qualités : ils sont structurés, flexibles, favorisent une communication ouverte et aident les deux parties à se préparer.

Voici quelques-uns des meilleurs modèles d’ordre du jour de réunions individuelles et pourquoi ils se démarquent :

1. Les 3 P : progrès, priorités, problèmes

Pourquoi c'est efficace

• Structuré mais flexible : ce modèle se concentre sur les domaines clés qui comptent dans n'importe quel rôle, le rendant adaptable à divers secteurs.
• Équilibré : encourage la discussion sur les réalisations et les défis, en donnant un aperçu complet des performances et des travaux à venir.
• Actionnable : chaque section peut conduire à des étapes suivantes claires, garantissant ainsi la responsabilité.

Exemple de modèle

• Progrès : Qu’avez-vous accompli depuis notre dernière réunion ?
• Priorités : Quels sont vos principaux objectifs pour la semaine/le mois à venir ?
• Problèmes : y a-t-il des défis auxquels vous êtes confronté ?

2. Programme axé sur les commentaires

Pourquoi c'est efficace

• Axé sur la croissance : ce modèle donne la priorité aux commentaires, favorisant l'amélioration et le développement continus.
• Dialogue ouvert : il encourage à la fois l'employé et le manager à partager leurs commentaires, créant ainsi un canal de communication bidirectionnel.
• Autonomisation des employés : elle permet à l'employé d'aborder les sujets sur lesquels il souhaite obtenir des commentaires, favorisant ainsi l'engagement.

Exemple de modèle

• Les victoires et ce qui s’est bien passé : quelles réalisations récentes devrions-nous célébrer ?
• Défis : Quels obstacles avez-vous rencontrés et comment puis-je vous soutenir ?
• Commentaires : Quels commentaires avez-vous à me faire ? Voici quelques commentaires que j'ai préparés pour vous.
• Croissance : quelles compétences ou domaines souhaiteriez-vous développer davantage ?

3. Agenda d'enregistrement et de bien-être

Pourquoi c'est efficace

• Approche holistique : elle aborde non seulement l'avancement du travail, mais également le bien-être, la santé mentale et la satisfaction au travail de l'employé.
• Engagement et fidélisation : Se soucier du bien-être des employés stimule l'engagement et réduit le turnover.
• Renforce la confiance : des contrôles réguliers sur le bien-être créent une culture de confiance et de soutien.

Exemple de modèle

• Bien-être : Comment vous sentez-vous globalement, au travail et en dehors du travail ?
• Charge de travail : Dans quelle mesure votre charge de travail actuelle est-elle gérable ?
• Soutien : avez-vous besoin de quelque chose de ma part ou de la part de l'équipe pour vous aider à équilibrer votre charge de travail ou votre niveau de stress ?
• Développement personnel/professionnel : Y a-t-il des objectifs de développement personnel sur lesquels vous aimeriez vous concentrer ?

4. Ordre du jour des discussions ouvertes

Pourquoi c'est efficace

• Flexibilité : offre plus de liberté à l'employé pour évoquer ce qu'il pense, favorisant ainsi une discussion ouverte.
• Adaptable : peut être personnalisé en fonction des priorités du moment, ce qui le rend adapté aux environnements de travail dynamiques.
• Axé sur l'engagement : encourage les employés à s'approprier la conversation.

Exemple de modèle

• Sujets de l'employé : De quoi aimeriez-vous discuter aujourd'hui ?
• Sujets du responsable : éléments qu'il considère comme intéressants à aborder
• Prochaines étapes : quelles actions devrions-nous entreprendre avant le prochain tête-à-tête ?

Pourquoi ces modèles se démarquent

• Structure claire : chaque modèle est conçu pour que la réunion reste ciblée et efficace, garantissant que les sujets importants sont abordés sans dérapage.
• Équilibre entre travail et développement personnel : les meilleurs modèles couvrent les questions immédiates liées au travail et l’évolution de carrière à long terme.
• Personnalisation : ces agendas peuvent être adaptés pour répondre à différents besoins, qu'ils soient axés sur les commentaires, le bien-être ou les performances.
• Engagement : les employés se sentent plus impliqués et valorisés lorsque leur contribution est activement recherchée et priorisée, favorisant ainsi une relation manager-employé plus solide.

Lorsque vous vous asseyez pour votre tête-à-tête, commencez par classer les éléments de votre ordre du jour du plus important au moins important. De cette façon, si le temps vous manque, vous pouvez prioriser les sujets les plus critiques. Au fur et à mesure que vous discutez de chaque élément, rayez-le de la liste et documentez toutes les décisions ou mesures à prendre. Cela permet à tout le monde d'être sur la même longueur d'onde et de garantir que vous pourrez vous référer aux notes de réunion plus tard.

Utilisez votre temps à bon escient : inversez la réunion

Le temps synchrone, que ce soit en personne ou à distance via un appel vidéo, est précieux. Cela ne devrait pas être un endroit réservé aux mises à jour de statut qui ne nécessitent pas ce temps de synchronisation individuel.

C’est là que vous devriez vous sentir le plus à l’aise pour poser des questions ouvertes, avoir des discussions, réfléchir et débattre de la meilleure voie à suivre dans un environnement sûr. C'est un espace pour vraiment comprendre le point de vue de votre manager ou collègue afin que vous puissiez aller de l'avant et être en mesure de faire de votre mieux.

Pour vous assurer d'aller au cœur du sujet le plus rapidement possible – si vous avez une mise à jour de statut à fournir ou des informations générales qui vont jeter les bases d'une discussion animée avec un membre de votre équipe, vous devez alors inverser la réunion en envoyant un message personnalisé. mise à jour vidéo au préalable.

L'envoi d'une vidéo ou d'une présentation à l'avance permet à la personne que vous rencontrez de se lancer dans l'écoute active, en digérant réellement les informations fournies avant votre connexion. Préparez-les à discuter, pas seulement à digérer pendant votre précieux temps ensemble.

De plus, cela change la donne pour différents styles d'apprentissage. Certaines personnes aiment réfléchir spontanément, tandis que d’autres ont besoin de temps pour traiter et rassembler leurs points de discussion. Inverser la réunion garantit à chacun une chance de briller. Regardez cette vidéo rapide de 2 minutes pour savoir comment inverser une réunion.

Messages vidéo > réunions

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Apprendre encore plus

Gardez les réunions individuelles courtes (30 minutes) pour une efficacité maximale

Bien que certaines réunions soient conçues pour être plus approfondies à certaines périodes de l'année, comme les conversations sur la gestion des performances ou l'évaluation des performances, les réunions récurrentes peuvent être plus courtes tout en restant un lieu pour recevoir des commentaires de manière continue.

Les réunions individuelles sont un élément essentiel du développement des employés et de la communication dans toute organisation. Cependant, garder ces réunions courtes – de préférence environ 30 minutes – peut les rendre plus efficaces que des sessions plus longues. Voici pourquoi un tête-à-tête de 30 minutes a souvent plus d'impact qu'une heure complète.

1. Concentration et efficacité accrues

Lorsque les réunions sont limitées à 30 minutes, le manager et l'employé sont encouragés à être plus intentionnels dans leur temps. Une réunion plus courte oblige les participants à prioriser les questions clés, plutôt que de s'éloigner de sujets moins importants.

Pourquoi ça marche

• Agenda ciblé : avoir un emploi du temps serré vous oblige à vous en tenir aux sujets essentiels tels que les mises à jour sur les progrès, les défis et les prochaines étapes. Cela décourage les tangentes inutiles et maintient la conversation axée sur les résultats.
• La préparation est essentielle : les deux parties se prépareront probablement mieux, garantissant que le temps limité est utilisé efficacement, conduisant à une réunion plus productive.
• Décisions limitées dans le temps : la nécessité de prendre des décisions ou de résoudre des problèmes dans un délai limité favorise la clarté et une action rapide, ce qui contribue à faire avancer les projets.

2. Prévient la fatigue des réunions

Les réunions plus longues souffrent souvent de rendements décroissants, car les participants deviennent mentalement fatigués. Après environ 30 minutes, les niveaux d’attention ont tendance à baisser, réduisant ainsi l’engagement et l’efficacité. Des réunions plus courtes aident à maintenir une énergie et une concentration élevées tout au long de la conversation.

Pourquoi ça marche

• Niveaux d'énergie plus élevés : une réunion de 30 minutes permet aux participants de rester frais et engagés, ce qui permet une conversation plus dynamique.
• Évite de « dériver » vers des conversations moins productives : avec moins de temps, il y a moins de possibilités que la discussion dérive vers des sujets sans rapport ou moins prioritaires, ce qui se produit souvent lors de réunions d'une heure.

3. Prend en charge des enregistrements plus fréquents

Si les réunions individuelles sont courtes, il est plus facile de les planifier plus fréquemment, que ce soit une fois par semaine ou toutes les deux semaines. Cela permet une communication continue et des corrections de cap rapides, plutôt que d’attendre que des problèmes plus importants s’accumulent au fil du temps.

Pourquoi ça marche

• Commentaires en temps opportun : des réunions plus fréquentes et plus courtes offrent la possibilité d'obtenir des commentaires en temps réel, résolvant les problèmes avant qu'ils ne dégénèrent.
• Alignement continu : des points de contact fréquents permettent au manager et à l'employé de rester alignés sur les objectifs, les progrès et les priorités sans avoir besoin de réunions prolongées et peu fréquentes.

4. Augmente la productivité au sein de l’équipe

En limitant les entretiens individuels à 30 minutes, les managers ont plus de temps pour se concentrer sur d'autres tâches hautement prioritaires. De même, les salariés apprécient que leur temps soit respecté, ce qui leur permet de reprendre leur travail sans perdre leur élan.

Pourquoi ça marche

• Meilleure gestion du temps : les réunions courtes s'intègrent plus facilement dans des horaires chargés, ce qui permet aux deux parties de concilier plus facilement les réunions avec leurs responsabilités quotidiennes.
• Plus de réunions avec plus de personnes : pour les managers disposant d'équipes plus nombreuses, des réunions plus courtes leur permettent de rencontrer plus fréquemment les membres de l'équipe sans sacrifier du temps pour d'autres tâches.

5. Encourage une communication concise

Des réunions individuelles plus courtes favorisent une communication plus claire et plus concise. Les deux parties sont plus susceptibles d’aller droit au but et d’éviter de trop expliquer ou de se livrer à des détails inutiles.

Pourquoi ça marche

• Des mesures d'action plus claires : les participants sont plus susceptibles de quitter la réunion avec des points à retenir clairs et réalisables, car la conversation est axée sur des questions critiques.
• Meilleure responsabilité : une réunion concise signifie que les suivis et les prochaines étapes sont plus susceptibles d'être mémorisés et mis en œuvre, créant ainsi une culture de responsabilité plus forte.

6. Adapte la flexibilité aux horaires chargés

Dans l'environnement de travail en évolution rapide d'aujourd'hui, les gestionnaires et les employés doivent jongler avec de nombreuses responsabilités. Un tête-à-tête de 30 minutes est plus facile à intégrer dans une journée chargée et moins susceptible d'être annulé ou reprogrammé en raison de conflits d'horaires.

Pourquoi ça marche

• Réduit la fatigue des réunions au sein de l’équipe : lorsque les réunions sont plus courtes, cela permet de garantir que les managers et les employés disposent de suffisamment de temps pour d’autres réunions, un travail approfondi et des tâches personnelles.
• Plus de flexibilité dans la planification : les réunions courtes sont plus faciles à planifier, ce qui augmente la probabilité qu'elles se déroulent de manière cohérente, améliorant ainsi la communication et la connexion globales.

Conclusion

Des réunions individuelles plus courtes de 30 minutes ne constituent pas seulement une stratégie permettant de gagner du temps : elles améliorent la concentration, évitent la fatigue et créent un environnement propice à des enregistrements plus fréquents et plus efficaces. En encourageant une communication concise et en réduisant les tendances à perdre du temps, ils contribuent à garantir que les réunions sont productives et réalisables, ce qui profite à la fois aux employés et aux managers.

Pour ceux qui souhaitent optimiser leurs réunions individuelles, il est souvent préférable de les raccourcir, ce qui permet de garder la conversation nette, ciblée et productive.

Organisez des réunions occasionnelles en personne

Dans le monde éloigné d’aujourd’hui, les appels vidéo et les plateformes de messagerie sont devenus les modes de communication par défaut. Même si ces réunions virtuelles sont efficaces, il existe plusieurs raisons pour lesquelles organiser des réunions individuelles en personne peut toujours être crucial, en particulier dans les environnements de travail à distance ou hybrides.

1. Construire des relations plus solides

Les réunions en personne offrent une occasion unique d’établir des liens plus profonds et plus authentiques. Les interactions humaines sont plus riches lorsqu’elles se déroulent en face à face, ce qui permet une communication et un établissement de relations plus naturels.

Pourquoi c'est important

• Indices non verbaux : les conversations en personne permettent une compréhension plus nuancée du langage corporel, des expressions faciales et du ton de la voix, qui sont souvent perdus dans les appels vidéo.
• Lien émotionnel : les rencontres en personne favorisent un sentiment de confiance et d’empathie difficile à reproduire virtuellement. Ceci est particulièrement important pour les employés distants qui peuvent se sentir déconnectés de leurs managers ou de leurs équipes.

2. Encourager un dialogue ouvert

Les environnements en personne créent un environnement dans lequel les employés se sentent souvent plus à l'aise pour exprimer leurs préoccupations, donner leur avis ou discuter de questions personnelles. La proximité physique et l’espace partagé favorisent un dialogue plus ouvert et honnête.

Pourquoi c'est important

• Moins de formalité : les appels vidéo peuvent sembler rigides, avec un ordre du jour structuré, tandis qu'une réunion en personne, notamment autour d'un café ou dans un cadre détendu, peut faciliter des conversations plus organiques et informelles.
• Renforcement de la confiance : les interactions en personne réduisent la distance perçue entre les employés et les gestionnaires, ce qui permet aux employés de se sentir plus en sécurité pour partager leurs pensées et leurs sentiments.

3. Concentration et engagement améliorés

Les réunions à distance peuvent souffrir de distractions, qu'il s'agisse de notifications par e-mail, de problèmes techniques ou d'interruptions domestiques. Les rencontres individuelles en personne éliminent ces barrières virtuelles, permettant aux deux parties d'être pleinement présentes dans l'instant présent.

Pourquoi c'est important

• Une attention plus profonde : le fait d'être dans la même pièce favorise un engagement plus ciblé, conduisant à une conversation de meilleure qualité. Sans écran, vous pouvez maintenir un contact visuel et vraiment vous écouter.
• Meilleure résolution des problèmes : lorsque les deux parties sont pleinement engagées, la résolution des problèmes devient plus collaborative et plus efficace, conduisant à des résolutions plus rapides.

4. Favoriser la culture d'entreprise

Les réunions en personne renforcent le lien culturel entre les employés et l'entreprise. Les travailleurs à distance, en particulier ceux qui se rendent rarement au bureau, peuvent se sentir détachés de la culture organisationnelle au sens large. Se rencontrer en face à face permet de rétablir ce lien.

Pourquoi c'est important

• Alignement culturel : une réunion en personne peut aider les employés à se sentir plus connectés aux valeurs, à la mission et à la dynamique d'équipe de l'entreprise, ce qui est plus difficile à réaliser via des interactions virtuelles.
• Sentiment d'appartenance : les employés distants manquent souvent d'interactions informelles au bureau. Les réunions en personne peuvent aider à recréer une partie de cette camaraderie et de cette appartenance.

5. Gérer les conversations sensibles

Les sujets sensibles tels que les évaluations de performances, les défis personnels ou les commentaires difficiles sont mieux traités en face à face. Les réunions en personne permettent aux managers de transmettre plus efficacement empathie et compréhension lors de discussions difficiles.

Pourquoi c'est important

• Empathie et nuances : le fait de transmettre des nouvelles ou des commentaires difficiles en personne permet une plus grande sensibilité émotionnelle, car les deux parties peuvent lire et répondre avec plus de précision au langage corporel et aux émotions de chacun.
• Soutien et réconfort : lorsqu'un employé reçoit des commentaires ou discute d'un problème personnel, la présence de son responsable en personne peut offrir un sentiment de confort et de soutien qu'une réunion virtuelle ne peut pas offrir.

6. Créer un espace de brainstorming et de créativité

Les rencontres individuelles en personne offrent un espace unique de brainstorming et de résolution de problèmes, qui peut sembler plus fluide en personne qu'en ligne. Parfois, l’énergie d’être dans la même pièce suscite une créativité qu’une réunion virtuelle ne peut tout simplement pas reproduire.

Pourquoi c'est important

• Environnement collaboratif : les discussions en personne conduisent souvent à des échanges plus spontanés et créatifs, ce qui peut être plus difficile à réaliser lors de réunions virtuelles structurées.
• Tableau blanc et idéation en temps réel : être physiquement ensemble permet de réaliser des activités telles que le tableau blanc ou l'esquisse d'idées en temps réel, ce qui peut accélérer la résolution créative de problèmes.

7. Rétablir la connexion humaine dans un monde éloigné

Dans un environnement de travail à distance, les employés peuvent passer de longues périodes sans interagir en personne avec leurs collègues. Les rencontres ponctuelles en tête-à-tête offrent une opportunité essentielle de renouer sur le plan humain.

Pourquoi c'est important

• Réduire l’isolement : le travail à distance peut entraîner un sentiment d’isolement. Une réunion en personne rappelle aux employés qu'ils font partie d'une équipe et que leur manager est accessible et abordable.
• Remonter le moral : les réunions en personne peuvent revigorer les employés, renouvelant leur sens du but et leur lien avec leur travail.

Conclusion

Même si le travail à distance présente des avantages, la valeur des rencontres individuelles en personne ne peut être sous-estimée. Qu'il s'agisse de bâtir des relations plus solides, d'encourager un dialogue ouvert ou de gérer des conversations sensibles, certains aspects de la connexion humaine ne peuvent être pleinement réalisés que lors d'une rencontre en face à face.

Les rencontres individuelles en personne créent une expérience plus profonde et plus significative qui renforce la confiance, améliore la communication et conduit finalement à un meilleur engagement et une meilleure satisfaction des employés. Les intégrer dans un environnement de travail principalement à distance est un moyen puissant de maintenir le lien humain et de favoriser une plus grande confiance.

Les gens travaillent mieux pour les personnes qu’ils connaissent, qu’ils aiment, en qui ils ont confiance et qu’ils respectent. Prenez le temps de créer une connexion personnelle avec votre manager ou vos subordonnés directs. Que ce soit en personne ou à distance, prenez quelques minutes en tête-à-tête pour discuter de sujets non liés au travail. Voici quelques amorces de conversation pour le lieu de travail de BetterUp pour aider à briser la glace :

• Quelle est la partie que vous préférez de votre travail ?
• Quel a été votre premier métier ?
• Avez-vous des activités ou des projets parallèles ?
• Lorsque vous travaillez à distance, travaillez-vous dans un café ou à domicile ?
• Quelle est la chose qui vous passionne dans votre carrière ?
• Si vous pouviez décrire votre équilibre idéal entre vie professionnelle et vie privée, à quoi ressemblerait-il ?
• Quelle est la chose qui vous motive au travail ?
• Qu'avez-vous appris de précieux au cours de votre carrière ?
• Y a-t-il des projets à venir qui vous passionnent ?
• Avez-vous déjà pensé à essayer une carrière différente avant celle-ci ?
• Qu'est-ce qui vous a donné envie de travailler pour [entreprise] ?
• Êtes-vous allé à l'école pour devenir un [profil] ?
• Avez-vous des conseils pour la gestion du temps ?

En suivant ces conseils, vous pouvez rendre vos réunions individuelles plus efficaces et plus agréables pour toutes les personnes impliquées. N'oubliez pas que l'objectif est de bâtir des relations solides et d'atteindre vos objectifs ensemble.

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