Comment lutter contre la fatigue des réunions [+ Meeting Detox Playbook]

Alors que nous continuons à naviguer dans le monde du travail à distance, il est devenu évident que l'un des plus grands défis auxquels les entreprises et les employés sont confrontés est de « faire face à la fatigue ». Le nombre de réunions virtuelles auxquelles les gens sont censés assister quotidiennement laisse les employés se sentir dépassés et épuisés.

C'est, dans une certaine mesure, le résultat du changement radical de notre façon de travailler à la suite de la pandémie, un changement qui s'est produit pratiquement du jour au lendemain. Le travail à distance a considérablement augmenté ces dernières années, et avec lui le nombre de réunions virtuelles.

Bien que cela ne veuille pas dire que les gens ne passaient pas beaucoup de temps en réunion avant le COVID, le support dans lequel bon nombre de ces réunions se déroulent a changé. Plutôt que de courir d'une salle de conférence à l'autre, les gens se bousculent pour trouver les bons liens Zoom.

Le besoin apparent de plusieurs personnes de se réunir et de collaborer, de discuter de l'avancement des projets et de surmonter les obstacles reste le même. En fait, le nombre de réunions auxquelles les personnes assistaient chaque jour a augmenté à mesure que les lieux de travail se sont complètement éloignés pendant le pic de la pandémie, une tendance qui se poursuivra probablement à mesure que le travail à distance augmentera.

Selon le «Future Workforce Pulse Report» d'Upwork, 36,2 millions d'Américains travailleront à distance d'ici 2025, soit une augmentation de 90% par rapport aux niveaux pré-pandémiques et de 22% de l'ensemble de la main-d'œuvre américaine.

Cela crée un nouveau problème que les organisations doivent résoudre, car trop de réunions peuvent entraîner un épuisement professionnel, une baisse de la productivité et une diminution de la santé et du bien-être des employés. C'est pourquoi il est important de comprendre ce qu'est la fatigue des réunions, pourquoi elle est nocive et, surtout, comment la combattre.

Dans cet article, nous vous donnerons un guide étape par étape pour remplacer les réunions et vous aider à lutter contre la fatigue des réunions afin que vous puissiez être plus productif et concentré au travail.

Qu'est-ce que la fatigue de réunion ?

Alors, qu'est-ce que la fatigue des réunions virtuelles ?…

Lorsque le travail à distance est devenu plus courant, de nombreuses personnes y ont vu une excellente occasion de faire leur travail avec une plus grande flexibilité et de trouver un meilleur équilibre entre leur vie personnelle et leur travail. Cependant, à mesure que le travail à distance gagnait en popularité, il entraînait un nouvel ensemble de défis, notamment la fatigue des réunions virtuelles.

Les réunions virtuelles devenant le principal moyen de communication, de nombreuses personnes ont commencé à constater une augmentation du nombre de réunions auxquelles elles étaient censées assister chaque jour. Ensuite, le COVID-19 a frappé et le travail à distance est devenu la nouvelle norme.

Ce changement soudain a intensifié le problème de la fatigue des réunions, car les gens se sont retrouvés confrontés à un tout nouvel ensemble de défis, tels qu'un isolement accru, des distractions à la maison et des frontières floues entre le travail et le temps personnel. En conséquence, de nombreuses personnes ont commencé à se sentir dépassées et épuisées par le flux constant de réunions virtuelles.

Qu'est-ce que la fatigue de réunion est vraiment

La fatigue de réunion - ainsi que la « fatigue du zoom » ou la « fatigue virtuelle » - est le sentiment d'épuisement et d'épuisement professionnel qui découle de la participation à des réunions en personne et virtuelles pendant de longues périodes. C'est le résultat de la tension mentale et émotionnelle constante qui découle du fait d'être "allumé" pendant des heures, qui peut être exacerbée par le coût physique de regarder constamment un écran.

Pensez-y : lorsque vous participez à une réunion virtuelle, vous devez rester concentré, prêter attention à ce qui se dit et participer activement à la conversation. Cela peut être particulièrement difficile si vous n'êtes pas dans la même pièce que les autres participants, car il peut être plus difficile de lire le langage corporel et d'évaluer les signaux sociaux.

De plus, le manque de mouvement physique lors d'une réunion virtuelle peut faciliter la sensation de stagnation et d'agitation, ce qui peut encore contribuer à un sentiment de fatigue. Tous ces facteurs peuvent nuire considérablement à votre santé mentale, émotionnelle et physique, ce qui a naturellement un impact sur la productivité et l'efficacité au travail, même s'il s'agit de votre table de cuisine !

Avec tout cela à l'esprit, il est important de reconnaître les signes afin de savoir comment lutter contre la fatigue des réunions virtuelles.

Comment reconnaissez-vous la fatigue des réunions ?

Reconnaître les principaux symptômes de fatigue Zoom, à la fois chez vous et chez les autres, est la première étape pour agir avant que cela n'affecte votre bien-être et votre productivité ou ceux de vos collègues.

Voici quelques symptômes courants de fatigue de réunion que les gens peuvent ressentir :

1. Épuisement : Se sentir fatigué et épuisé après avoir assisté à des réunions virtuelles, même si elles ne sont pas particulièrement longues ou intenses, peut être un signe de fatigue de réunion. Cela peut également inclure un sentiment d'épuisement mental et émotionnel, ainsi qu'une fatigue physique.
   
2. Oubli et difficulté à se concentrer : Si vous avez du mal à vous concentrer lors de réunions virtuelles, vous ressentez peut-être de la fatigue. Cela peut se manifester par un manque d'intérêt pour le sujet discuté ou une difficulté à rester engagé tout au long de la réunion.
   
3. Difficulté à entretenir des relations et à être présent : Si vous avez été au téléphone et en réunion toute la journée, on peut vous pardonner de vouloir du temps pour vous. Cependant, si vous vous sentez souvent éloigné de vos amis et de votre famille, cela pourrait être un signe de fatigue.
   
4. Irritabilité ou agitation : La fatigue peut également vous rendre agité et irritable. Pendant les réunions virtuelles, vous pouvez vous retrouver à gigoter ou à avoir du mal à rester immobile, et en dehors des réunions, vous pourriez vous retrouver facilement irrité par vos collègues.
   
5. Une baisse de productivité : Si vous constatez une baisse de votre productivité ou de la qualité de votre travail après avoir assisté à des réunions virtuelles, cela pourrait être un signe de fatigue Zoom. Cela peut se produire si vous vous sentez dépassé ou épuisé d'avoir assisté à trop de réunions ou si les réunions elles-mêmes ne sont pas engageantes ou productives.
   
6. Symptômes physiques : Avec ce qui est l'un des symptômes les plus graves, la fatigue peut même vous amener à souffrir de douleurs physiques telles que des douleurs musculaires, des tensions et de l'insomnie.

Si vous ressentez l'un de ces symptômes, il est peut-être temps de faire une pause et de réévaluer votre approche des réunions virtuelles. En reconnaissant tôt les signes de la fatigue liée aux réunions, vous pouvez prendre des mesures pour éviter qu'elle n'affecte votre travail et votre bien-être général, ainsi que celui de vos employés.

Pourquoi planifions-nous autant de réunions ?

Malgré un consensus croissant sur le fait que les réunions tuent la productivité, il existe toujours une croyance sous-jacente selon laquelle les réunions sont le meilleur moyen de communiquer et de collaborer avec des collègues.

Voici les faits : les réunions offrent l'occasion de discuter de problèmes complexes, de partager des idées et de recevoir des commentaires en temps réel, ce qui peut être difficile à réaliser par e-mail. De telles interactions sont essentielles pour soutenir la collaboration et la créativité entre les équipes.

Donc, même s'il ne fait aucun doute que nous avons besoin de réunions - parce que les meilleures réunions sont en fait assez géniales - la question est, en avons-nous besoin d'autant ? Et plus important encore, qu'est-ce qui justifie réellement une réunion ?

Nous pensons que certaines entreprises doivent changer leur compréhension du moment où les réunions doivent avoir lieu et ne doivent pas avoir lieu.

Par exemple, si une discussion nécessite la participation de plusieurs personnes, comme une séance de remue-méninges, une réunion est certainement le meilleur moyen d'obtenir des résultats. Cependant, si une réunion est simplement un transfert d'informations à sens unique (plutôt qu'un effort de collaboration), vous pouvez souvent obtenir le même résultat, en moins de temps, avec une vidéo bien faite.

En réévaluant quand une réunion est nécessaire ou non, les entreprises pourraient littéralement économiser des milliards de dollars chaque année. Oui, des milliards !

Une étude sur la surcharge de réunions réalisée par Atlassian a révélé que 45 % des employés se sentent dépassés par le nombre de réunions dans leur emploi du temps et 47 % déclarent que les réunions inutiles sont la première perte de temps sur le lieu de travail. Il est également important de se rappeler qu'une réunion d'une heure avec 10 personnes ne coûte pas qu'une heure, mais 10 heures de temps d'entreprise.

Le rapport d'Atlassian a révélé que l'employé moyen perd 31 heures en réunions improductives chaque mois. Maintenant, multipliez cela par le nombre d'employés de votre entreprise (et essayez de ne pas crier).

Il ne faut pas longtemps pour que tout ce temps s'additionne, car Atlassian estime que les entreprises américaines gaspillent 37 milliards de dollars chaque année en réunions inutiles. Il est grand temps que les entreprises trouvent un moyen plus efficace et plus productif pour le personnel d'utiliser le temps de l'entreprise.

Alors, pourquoi programmons-nous encore autant de réunions ? À vrai dire, nous ne sommes pas sûrs. De nos jours, il existe des moyens de communication beaucoup plus efficaces et nous examinerons quelques exemples dans un instant.

Pourquoi est-ce nocif pour l'individu et l'organisation ?

Alors que les réunions coûtent déjà une fortune aux entreprises, le contexte des réunions virtuelles peut ajouter des couches supplémentaires de complexité pour les individus et les organisations.

De par leur nature même, les réunions virtuelles ne sont pas naturelles. Ce n'est pas nécessairement une mauvaise chose et nous dirions qu'il est bien préférable d'avoir une réunion virtuelle avec des personnes du monde entier que de voyager à travers le monde pour une réunion. Mais la technologie est relativement nouvelle et nous, en tant qu'êtres humains, sommes encore en train de nous y adapter.

Bien que nous sachions déjà que regarder un écran d'ordinateur trop longtemps n'est pas bon pour vous, lorsqu'il s'agit d'avoir des réunions en ligne, il existe des facteurs similaires qui peuvent contribuer à l'épuisement professionnel.

Cela va au-delà des aspects techniques et des effets de choses comme la lumière bleue, car il y a aussi une différence significative dans la façon dont nous interagissons avec les gens en ligne et le coût mental de le faire.

Examinons donc certains des facteurs propres aux réunions virtuelles qui peuvent contribuer à la fatigue des réunions.

Des quantités excessives de contact visuel rapproché sont très intenses

Dans une réunion normale, vous changerez probablement votre attention entre les personnes qui parlent, les personnes qui écoutent, vos notes et votre environnement. Cependant, lors d'un appel Zoom, vous regardez tout le monde, partout, tout à la fois - et c'est intense !

Cette intensité est renforcée par la taille inhabituellement grande des visages des gens et de leurs yeux sur votre écran, ce qui les fait apparaître physiquement plus proches qu'ils ne le sont réellement. Ce n'est pas souvent que nous nous rapprochons autant des visages des gens, et lorsque nous le faisons, c'est généralement le résultat d'un moment intime ou d'une confrontation, qui sont deux situations émotionnellement intenses.

Nos cerveaux sont câblés pour savoir cela instinctivement, donc tout ce contact visuel rapproché lors d'une réunion virtuelle est beaucoup plus intense que nous ne le pensons souvent.

Se voir pendant les chats vidéo constamment en temps réel est fatigant

Vous devez admettre que lorsque vous ne regardez pas tout le monde dans une réunion virtuelle, vous vous regardez probablement vous-même. Ce n'est pas grave, nous le faisons tous, mais voir votre réflexion numérique plusieurs fois par jour est émotionnellement éprouvant.

Des études suggèrent que vous êtes plus critique envers vous-même lorsque vous pouvez vous voir. Cela a du sens, mais regarder constamment votre selfie en temps réel ne fait qu'ajouter à la fatigue des réunions virtuelles.

Les chats vidéo réduisent considérablement notre mobilité habituelle

Avec les réunions en personne, vous vous retrouverez souvent à vous déplacer d'une salle de conférence à une autre, mais vous bougez toujours votre corps. Avec les réunions virtuelles, vous êtes beaucoup moins susceptible de vous lever et de vous promener si tout ce que vous avez à faire est de cliquer sur un lien.

Bien qu'il existe déjà de nombreuses recherches qui suggèrent que rester assis pendant de longues périodes est mauvais pour la santé, de plus en plus de recherches suggèrent que les performances cognitives sont améliorées lorsque vous vous déplacez. D'un autre côté, les réunions virtuelles vous maintiendront probablement assis dans la même position pendant longtemps, ce qui pourrait vous rendre agité.

La charge cognitive est beaucoup plus élevée dans les chats vidéo

Beaucoup de langage corporel est impliqué lorsque vous parlez à quelqu'un en personne, et chaque petit geste ou expression que quelqu'un fait pendant une conversation est crucial pour la façon dont nous, en tant qu'humains, communiquons naturellement.

Le langage corporel nous aide à nous comprendre tout en nous assurant d'être compris. Cependant, ces petits indices et nuances non verbaux sont beaucoup plus difficiles à détecter lors d'un appel vidéo, ce qui nous amène souvent à accorder plus d'attention que ce à quoi nous sommes habitués dans une conversation.

Même le fait de savoir cela sur nous-mêmes augmente la fatigue que nous ressentons, car nous déployons inconsciemment plus d'efforts pour rendre notre propre langage corporel plus clair pour les personnes à qui nous parlons virtuellement.

Devoir travailler plus dur pour envoyer et recevoir les signaux non verbaux sur lesquels nous comptons ne fait qu'ajouter à la charge cognitive d'avoir une réunion virtuelle, et c'est une pression unique qui ne s'applique pas aux conversations en personne.

Guide étape par étape pour remplacer les réunions [Meeting Detox Playbook]

Maintenant, avec une quantité presque écrasante de preuves qui montrent les impacts négatifs d'avoir trop de réunions et le coût de la fatigue des réunions, examinons quelques-unes des façons dont nous pouvons réduire les réunions et soulager les symptômes de l'épuisement professionnel.

Dans cette section, nous allons donner des conseils étape par étape sur la façon dont des outils comme Snagit peuvent aider à atteindre les mêmes objectifs que les réunions bloquant votre emploi du temps, une sorte de Meeting Detox Playbook, si vous voulez.

Étape 1 : Identifiez les buts/objectifs de votre réunion et si vous pouvez les remplacer ou les améliorer

L'un des domaines clés sur lesquels chacun peut travailler pour réduire le nombre de réunions auxquelles il est censé assister est de comprendre quand une réunion est réellement nécessaire, car la plupart du temps — et nous savons que vous serez d'accord — ils sont pas.

La première et la plus importante des questions à vous poser avant d'appeler votre équipe dans la salle de conférence ou d'envoyer une invitation à un calendrier virtuel est : à quoi sert la réunion et avez-vous besoin de l'avis des autres ? Si ce n'est pas le cas, vous pouvez probablement aller de l'avant et partager vos progrès par e-mail.

En revanche, si vous avez besoin de discuter d'un projet avant de passer à l'étape suivante, il est important de vous demander si vous disposez de suffisamment d'informations pour vous permettre, à vous et à vos collègues, de prendre une décision. Vous devez également anticiper s'il y aura beaucoup de questions ou de discussions autour du problème, sinon la conversation pourra peut-être avoir lieu par e-mail.

Il y a quelques autres considérations à prendre en compte lorsqu'il s'agit de savoir s'il faut planifier une réunion ou non. Pour simplifier le processus, nous avons mis en place un organigramme simple pour vous aider.

Lorsqu'une réunion n'est pas nécessaire, Snagit est idéal pour faciliter des communications internes rapides, faciles et efficaces. Par exemple, les commentaires individuels sur un projet peuvent être simplifiés avec un screencast réalisé avec Snagit. De même, les sessions de formation informelles peuvent être rapidement transformées en vidéos de formation.

Mieux encore, en fournissant des vidéos plutôt qu'en planifiant une réunion, vous donnez aux gens la possibilité d'agir ou d'apprendre quelque chose au moment et au rythme qui leur conviennent le mieux, ce qui peut vraiment aider à améliorer l'apprentissage à distance.

Avec Snagit, vous pouvez également enrichir des propositions, des présentations et des brainstormings à l'aide d'aides visuelles et vidéo. La communication visuelle est absolument essentielle lors de la transmission d'idées et d'informations entre les personnes, car elle aide à fournir un contexte supplémentaire et rend les concepts plus faciles à digérer.

En fait, TechSmith a découvert que les entreprises qui incluent des éléments visuels dans leurs communications internes peuvent même économiser de l'argent !

Étape 2 : Enregistrez votre vidéo ! (dans Snagit, bien sûr !)

Avec Snagit, vous n'avez pas besoin d'être Martin Scorsese pour faire une vidéo. Qu'il s'agisse d'une vidéo éducative ou simplement d'un enregistrement de bureau, Snagit est un outil simple et intuitif qui permet à quiconque d'enregistrer et de partager facilement du contenu vidéo de qualité.

En fait, le type de vidéos pour lesquelles Snagit est parfait peut généralement être assez informel et réalisé en une seule prise. Cela dit, il y a quelques conseils à garder à l'esprit la prochaine fois que vous ferez une vidéo avec Snagit :

• Gardez des vidéos courtes et douces . Avant d'enregistrer, notez quelques puces de ce que vous voulez couvrir afin de ne rien oublier.
  
• Incluez votre webcam . La fonction d'image dans l'image de Snagit vous permet d'enregistrer votre écran et votre webcam en même temps, ce qui aidera votre public à capter les indices non verbaux très importants (comme les expressions faciales) dont nous avons parlé plus tôt.
  
• Soyez clair . La fonction de dessin d'écran de Snagit vous permet de mettre en évidence des informations importantes sur votre écran pour aider à diriger le regard et la concentration de votre spectateur.

Avec ces trois conseils simples, non seulement vous pourrez faire passer votre message rapidement et simplement à un certain nombre de personnes, mais ces personnes pourront se référer à vos vidéos si jamais elles ont besoin d'un rappel.

Étape 3 : partagez votre vidéo partout où la conversation a lieu.

En plus de pouvoir facilement enregistrer une vidéo, il est important de disposer d'outils qui facilitent tout autant son partage avec votre équipe. Heureusement, Snagit propose une gamme d'options de partage qui facilitent l'envoi de votre contenu via plusieurs plateformes, notamment Slack et Outlook.

En plus de cela, le bouton Partager le lien de Snagit envoie votre contenu à Screencast, permettant aux téléspectateurs de commenter et de réagir. Cette flexibilité dans les options de partage offre une expérience plus efficace et simplifiée pour vous et votre public.

En plus d'avoir les outils pour faciliter le partage, il existe quelques bonnes pratiques qui peuvent optimiser l'expérience de visionnage et d'apprentissage pour votre public. Par exemple, il est toujours utile de fournir la durée d'une vidéo lors du partage, afin que le spectateur puisse mieux gérer son temps et allouer le montant nécessaire pour interagir efficacement avec votre contenu.

De plus, définir des attentes claires sur comment et quand vous attendez une réponse à votre vidéo peut aider à garantir que la communication reste productive et ciblée.

Conseils pour organiser des réunions efficaces

Peu importe à quel point vous parvenez à réduire les réunions dans votre emploi du temps, elles resteront une partie nécessaire du travail, car comme nous l'avons déjà dit, les réunions peuvent être formidables lorsqu'elles sont bien organisées. Mais là est la clé : faire des réunions correctement.

Donc, si vous êtes sûr à 100 % que la planification d'une réunion est le meilleur moyen de faire avancer un projet ou une tâche, assurez-vous de garder ces conseils de réunion à l'esprit :

Évitez le multitâche

Aussi tentant que cela puisse être d'envoyer ou de répondre à un e-mail lors d'une réunion virtuelle, ce que vous devriez vraiment faire est de vous concentrer sur la tâche à accomplir. Nous comprenons le désir de vouloir en faire le plus possible en un minimum de temps, mais les recherches montrent que le multitâche et le passage d'une tâche à l'autre peuvent en fait coûter jusqu'à 40 % de votre temps productif.

La prochaine fois que vous participerez à une réunion virtuelle, fermez tous les onglets qui pourraient vous distraire et essayez de désactiver vos notifications par e-mail et par chat. Et si vous voyez un e-mail, rappelez-vous qu'il peut probablement attendre 10 à 15 minutes.

Faites des réunions courtes

Essayez de garder la durée d'une réunion aussi courte que possible et soyez clair (et strict) dans l'établissement et le respect d'un ordre du jour. Plus une réunion dure longtemps, plus les gens s'ennuient et s'investissent moins dans la discussion, ce qui conduit finalement à la fatigue de la réunion.

Les réunions sont généralement dépassées lorsque de nouvelles questions surgissent et que les conversations s'écartent du sujet. C'est là que « la technique du stationnement » peut être utile, ce qui signifie essentiellement que tout nouveau sujet ou question soulevé lors d'une réunion (qui n'était pas à l'ordre du jour) est mis dans le « terrain de stationnement » pour être discuté à un autre moment. C'est incroyablement simple, mais cela fera beaucoup pour garder les réunions sur la bonne voie.

Réduire les stimuli à l'écran

Nous avons déjà parlé de la façon dont il se passe beaucoup de choses dans les réunions virtuelles. Avec plusieurs visages (y compris le vôtre) et des arrière-plans à regarder, il est facile pour votre cerveau de devenir surstimulé, ce qui ajoute à la fatigue des réunions virtuelles.

Heureusement, empêcher cela est également assez facile car vous (et vos collègues) pouvez simplement réduire ce qui est sur votre écran. L'une des façons les plus simples d'y parvenir est d'essayer de masquer votre propre caméra de votre écran, ce qui aidera vraiment à réduire les effets de la fatigue des réunions virtuelles.

Vous pouvez même suggérer à chacun d'éteindre sa webcam lorsqu'il ne parle pas, car cela aidera tous les participants à rester concentrés.

Encouragez les participants à utiliser un arrière-plan simple

Pour aller plus loin dans la réduction des stimuli, essayez de faire en sorte que tous les participants à la réunion brouillent leur arrière-plan. C'est une petite et simple étape qui peut avoir un grand impact sur la lutte contre la fatigue.

Cela garantira également que personne ne sera tenté d'essayer de comprendre les titres sur la bibliothèque de tout le monde ! Ces petits détails s'additionnent lorsque votre cerveau essaie de traiter chaque détail visuel dans la salle de réunion - c'est à la fois distrayant et intense !

Passez aux appels téléphoniques ou aux e-mails

Si vous vous sentez un peu dézoomé, il y a de fortes chances que les personnes que vous allez rencontrer le soient également, surtout si c'est tard dans l'après-midi, vers la fin de la semaine.

Dans cet esprit, il n'y a absolument rien de mal à suggérer un appel téléphonique, surtout si vous ne rencontrez qu'une seule autre personne. En envoyant un e-mail poli et amical avant la réunion demandant d'avoir un appel téléphonique à la place, vous pourriez réduire la fatigue de la réunion pour vous deux.

Ils seront probablement aussi soulagés de recevoir votre e-mail que vous le serez lorsqu'ils répondront : "Oui, bien sûr !"

FAQ sur la fatigue des réunions