Comment gérer la progression des tâches dans Microsoft Planner sous Windows 10 ?

Microsoft Planner appartient à la suite d'applications Office365. Il s'agit d'une application de planification que les équipes et les individus peuvent utiliser pour créer des plans, attribuer des tâches, communiquer et collaborer, et partager des documents, entre autres utilisations. Les tâches peuvent être créées et configurées de manière spécifique et adaptée aux besoins de l'équipe. Le processus est assez simple, mais beaucoup de gens ont des problèmes avec cela.

En fait, la mise à jour de la progression des tâches dans Planner peut être aussi simple que de surveiller la progression des tâches attribuées à chaque individu à des intervalles spécifiques. Cependant, le diable est dans les détails et certaines personnes ne semblent pas comprendre. Si vous êtes dans ce bateau, ce guide est pour vous. À la fin de ce guide, vous aurez appris à gérer la progression des tâches dans Microsoft Planner.

Comment configurer Microsoft Planner

Microsoft Planner est l'outil de gestion des tâches virtuelles de la suite Office 365. Il offre aux équipes un moyen simple de collaborer, de planifier et de surveiller les tâches. Les utilisateurs peuvent également mettre à jour l'état des tâches et partager des informations sur les tâches pour une coordination de projet plus transparente.

Dans Planner, vous pouvez diviser un grand projet en tâches plus petites, avec un calendrier pour chaque tâche, qui constituent collectivement la durée d'un plan spécifique. Au fur et à mesure que les tâches sont traitées, vous pouvez changer leur statut de "Non commencé" à "En cours" et enfin à "Terminé". Vous pouvez même créer des tâches supplémentaires si nécessaire.

Planner comprend de nombreux modèles qui vous permettent de vous lancer rapidement dans des tâches et des projets, ce qui vous fait gagner beaucoup de temps. Vous avez juste besoin de vous assurer que les modèles sont en phase avec les tâches de votre équipe et de les affiner si nécessaire, et vous pouvez aller directement au travail.

Pour commencer, vous devez vous connecter à votre compte Office 365. Accédez à la page Planificateur dans Office 365 et entrez vos informations d'utilisateur. Une fois connecté, cliquez sur Planner dans l'onglet Accueil pour charger l'interface Microsoft Planner.

Ici, vous avez trois façons de procéder. Si vous avez déjà créé des plans, sélectionnez les plus fréquemment utilisés en cliquant sur « Plans favoris ». Si vous voulez voir tous vos forfaits, cliquez sur « Tous les forfaits ». Cependant, si vous souhaitez créer un nouveau plan à partir de zéro, cliquez sur l'option Nouveaux plans.

Dans la fenêtre Créer un nouveau plan, tapez un nom de plan dans le champ donné. Il est préférable d'utiliser un nom qui représente de manière concise l'objectif du plan. Dans la section « Qui peut consulter ce plan ? » groupe, choisissez "Mon organisation" pour la rendre accessible à tous les membres de votre équipe et "Seules les personnes que j'ajoute" pour restreindre l'affichage aux personnes autorisées à y accéder. N'oubliez pas d'ajouter une description du plan et de choisir si les nouveaux membres doivent être automatiquement ajoutés aux e-mails de notification.

Lorsque vous avez terminé toute la configuration, vous pouvez enfin cliquer sur le bouton Créer un plan. Après avoir créé le plan, vous pouvez continuer et ajouter des tâches.

Pour commencer, ouvrez Microsoft Planner, sélectionnez votre plan et cliquez sur le bouton + ou Ajouter une tâche. Ici, vous devez donner un nom à votre tâche. Dans le champ "Entrez un nom de tâche", saisissez le nom de la tâche. Ensuite, choisissez une date d'échéance. Enfin, attribuez la tâche à une équipe ou à un collaborateur individuel.

Cela fait, cliquez sur le bouton Ajouter une tâche pour créer la tâche. Vous pouvez ainsi créer plusieurs tâches et les attribuer à différentes personnes.

Comment mettre à jour la progression des tâches dans Microsoft Planner

L'avancement des tâches dans Microsoft Planner est divisé en trois composants, chacun représentant le chemin parcouru par la tâche.

Pas commencé.

Affecté à une tâche qui n'a pas commencé ou qui n'a été affectée à personne. Il peut également recevoir l'étiquette si la date de début de la tâche est encore dans le futur.

En cours.

Cette étiquette est attribuée aux tâches en cours. Peu importe le pourcentage de la tâche effectuée. Microsoft Planner n'a qu'une seule étiquette pour marquer toutes les tâches en cours, quel que soit le niveau d'achèvement individuel.

Complété. Cette étiquette est attribuée aux tâches terminées.

Ainsi, la mise à jour de la progression des tâches consiste à basculer entre ces étiquettes pour chaque tâche créée, le cas échéant.

Comment mettre à jour manuellement la progression des tâches dans Microsoft Planner

Il existe plusieurs façons de mettre à jour la progression des tâches dans Microsoft Planner.

Notez que chaque étape de progression est représentée par une icône.

Pas commencé.

Un cercle vide.

En cours.

Un cercle demi-coloré.

Complété.

Un cercle entièrement coloré avec une coche au milieu.

Groupes > Progression

• Accédez à Groupes et sélectionnez une tâche.
• Cliquez sur la flèche déroulante Progression.
• Sélectionnez l'option dont vous avez besoin.

Par exemple, si la tâche est terminée, sélectionnez Terminé dans la liste déroulante Progression.

Sélection de symboles

Chaque tâche a un symbole qui représente sa progression. Les tâches terminées ont le symbole d'un cercle complet avec une coche au milieu, tandis que les tâches en cours ont le symbole d'un cercle à moitié plein.

Sélectionnez le symbole à côté de la tâche pour ouvrir un volet de sélection de progression et sélectionnez un autre statut de progression.

Sélection de tâche

C'est une autre façon de modifier l'état d'avancement d'une tâche. Sélectionnez simplement la tâche pour afficher le volet de sélection de la progression. Mettez à jour la progression de la tâche à partir de là.

Comment utiliser Planner avec Microsoft Teams pour gérer les tâches

Étant donné que la création d'un nouveau plan crée automatiquement un nouveau groupe Office 365, vous pouvez collaborer à l'aide des tâches du planificateur dans d'autres applications connectées de la famille Office 365, telles que OneDrive et Outlook.

Vous pouvez également utiliser Planner avec Microsoft Teams pour gérer les tâches créées. Vous pouvez soit collaborer sur des tâches via Planner, soit en ajoutant un ou plusieurs onglets Planner à un canal Teams.

Voici comment créer un canal Planner dans Microsoft Teams :

• Ouvrez Teams et sélectionnez un canal. Dans le canal, cliquez sur le bouton +.
• Recherchez et sélectionnez Planificateur.
• Créez un plan avec les détails corrects et enregistrez-le. Vous pouvez également choisir des plans déjà existants.

Le processus d'ajout d'une tâche, de son attribution et de sa mise à jour est le même que celui expliqué ci-dessus.

Microsoft Planner est utilisé pour créer de petites tâches qui s'intègrent collectivement dans un plan plus large sur lequel une équipe peut collaborer. Savoir comment mettre à jour les progrès de l'initiation à l'achèvement et également collaborer sur une plate-forme comme Microsoft Teams peut augmenter à la fois la productivité individuelle et le travail d'équipe dans l'organisation.

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