Comment créer des outils de travail qui font monter en flèche les performances de votre équipe

Vous cherchez à aider les employés à accomplir leurs tâches mieux et plus efficacement ? Les aide-mémoire sont d'excellents outils de travail qui fournissent aux employés les bonnes informations au bon moment. Lorsqu'ils sont bien rédigés, ils permettent de gagner du temps, d'augmenter la précision et d'améliorer les performances au travail.

Continuez à lire pour apprendre à créer et à améliorer des outils de travail efficaces, même si vous n'en avez jamais créé auparavant.

Qu'est-ce que les aides au travail, exactement ?

Les aide-mémoire sont des instructions simples et claires sur la façon de faire quelque chose au travail. Ils peuvent inclure des feuilles de triche, des aide-mémoire, des pages d'une page, des outils d'aide à la performance, des listes de direction et bien plus encore. Essentiellement, tout ce qui est conçu pour réduire les erreurs évitables au travail peut être considéré comme une aide au travail.

Les outils de travail portent de nombreux noms et sont utilisés dans toutes sortes d'industries comme boosters de performance. Ils sont suffisamment utiles pour que, si les entreprises ne les fournissent pas automatiquement, les employés aient tendance à créer eux-mêmes des outils de travail.

Avez-vous déjà vu des cartes d'instructions 3 x 5 écrites à la main collées au mur à côté d'une imprimante ? Que diriez-vous de notes autocollantes parsemant le périmètre d'un écran d'ordinateur ? Ce sont deux types d'outils de travail informels que les employés ont fabriqués eux-mêmes.

Peu importe s'ils sont payés à l'heure ou au projet, ou s'ils sont salariés, les gens veulent connaître la meilleure façon de faire les choses rapidement et efficacement. Personne ne veut perdre son temps à chercher des instructions.

Habituellement, les aide-mémoire sont des documents imprimés d'une page ou moins. Vous les trouverez près de tous les types de zones de travail, des chaînes de montage aux institutions financières. Ils peuvent être accrochés à un mur ou à une cabine. Il peut s'agir d'une carte plastifiée près de la réception ou d'une affiche près de la réserve. Parfois, les aide-mémoire sont numériques : une image ou un fichier PDF sur un ordinateur, une application pour smartphone ou une courte vidéo.

« Mais nous avons déjà des fichiers d'aide en ligne. Pourquoi ai-je besoin d'un outil de travail séparé ? », vous demanderez-vous peut-être. Les employés ne veulent pas faire défiler plusieurs pages de texte pour trouver ce dont ils ont besoin. Cela est particulièrement vrai lorsque les instructions sont apparemment "enfouies" dans le programme qu'elles utilisent déjà.

Souvent, il peut être préférable d'avoir des instructions claires distinctes du programme lui-même. Alors que les tâches sur le lieu de travail deviennent de plus en plus numériques, même les supports de travail imprimés restent des moyens solides et efficaces de partager des informations précises.

Principales façons dont les outils de travail améliorent les performances

Il existe trois principales façons dont les outils de travail aident les employés à faire les choses plus rapidement (et mieux). Lorsqu'ils doivent :

• Rappelez-vous comment faire quelque chose
• Résoudre un problème
• Savoir quoi faire quand quelque chose change

La formation ne va que jusqu'à présent et ne reste dans la mémoire d'une personne que pendant une courte période. Lorsque la séance de coaching en face-à-face d'il y a quelques semaines est déjà obsolète et que vous entendez « Comment puis-je refaire cette tâche ? », c'est à ce moment-là que les outils de travail brillent. Ils sont disponibles à la demande avec exactement les informations dont les employés ont besoin, quand ils en ont besoin.

Les employeurs et les employés ont des jours meilleurs lorsque les réponses sont disponibles immédiatement. Au lieu d'avoir à pourchasser quelqu'un pour obtenir de l'aide, les employés disposent d'un outil de travail qui leur montre les étapes nécessaires pour mener à bien un processus. Inutile de parcourir plusieurs couches de documentation pour trouver les instructions exactes : une aide au travail se trouve juste à côté de leur poste de travail afin que les employés puissent effectuer la tâche correctement du premier coup.

Non seulement les aides-mémoire aident les employés à se souvenir de ce qu'ils ont appris lors d'une formation (par exemple, les processus qu'ils n'ont besoin d'effectuer qu'occasionnellement et n'ont pas besoin de mémoriser), mais ils sont également utiles lorsque quelque chose change - pour le dépannage, par exemple, ou pour parcourir les étapes d'un flux de travail légèrement différent de nouvelles versions de logiciels.

Ces gains d'efficacité s'additionnent. Selon Peregrine Performance Group, les entreprises avec lesquelles ils travaillent ont remplacé une formation d'une semaine par une journée de formation plus une aide-mémoire. Non seulement moins de formation est nécessaire, mais la compétence a augmenté de 50 %. Lorsque vous prenez le temps de rédiger un outil de travail efficace, vous pouvez vous attendre à ces types d'avantages :

• Gagnez du temps en exécutant les tâches de travail plus rapidement
• Évitez de faire des erreurs, grâce à des instructions claires
• Moins de stress pour les employés
• Réduisez les allers-retours inutiles des demandes d'aide
• Meilleur contrôle des processus/normes en partageant les mêmes connaissances avec tout le monde à la fois
• Moins de formation et de recyclage
• Meilleure expérience employé et client

De plus, ils sont rapides : les aides au travail peuvent être déployées 75 % plus rapidement que la formation traditionnelle, et à un coût bien inférieur, pour un bien meilleur retour sur investissement.

Comment créer un aide-mémoire (guide étape par étape)

Avec les bonnes étapes, vous pouvez facilement et à moindre coût créer une aide au travail qui fera monter en flèche les performances de votre équipe.

1. Recueillir des informations sur la tâche

Discutez avec les employés qui font déjà ce processus. Comment font-ils pour le compléter ? Quelles étapes suivent-ils et dans quel ordre ? Assurez-vous de parler avec un éventail d'employés - des chevronnés qui ont fait ce travail à maintes reprises, ainsi que des débutants. Comment leurs points de vue diffèrent-ils ? Essayez de faire le travail vous-même et notez les informations dont vous avez besoin.

2. Choisissez une structure

Les aide-mémoire entrent naturellement dans l'une des trois catégories suivantes :

Liste de contrôle

Cela fonctionne quand il y a beaucoup de choses à faire, mais sans ordre particulier. Par exemple, maintenir la cohérence des inspections de l'équipement et des nouveaux documents d'embauche.

Pas à pas

Utilisez-le lorsque les choses doivent être faites dans un certain ordre. Un organigramme (comme celui-ci pour les prestataires de soins de santé) ou un arbre de décision si-alors peut être utile pour présenter le processus de manière logique. Si vous avez besoin que les employés enregistrent des informations au fur et à mesure (par exemple, s'ils notent des températures dans une salle de serveurs ou comptent des produits dans un entrepôt), vous pouvez rendre l'aide-mémoire remplissable ou utiliser une application interactive.

Référence

C'est mieux lorsqu'il n'y a pas d'étapes concrètes et que toutes les informations ne sont pas nécessaires en même temps. Les employés peuvent y jeter un coup d'œil lorsqu'ils ont besoin de trouver un numéro SKU populaire, de partager un numéro de téléphone avec un autre service ou de localiser une installation de stockage sur une carte régionale.

Parfois, un aide-mémoire aura plusieurs sections, chacune avec une structure différente. Ne vous laissez pas embourber par les différents choix. Le meilleur format deviendra évident une fois que vous commencerez à écrire. En fin de compte, personne ne se soucie vraiment de celui que vous choisissez, tant que l'aide au travail aide à accomplir la tâche plus rapidement et mieux.

3. Choisissez un format

Cela vivra-t-il sous la forme d'un papier laminé imprimé 8,5 × 11 accroché au mur ou d'un JPG numérique sur le réseau ? Sera une application interactive ? Choisissez le format tôt pour vous assurer que les informations conviendront. La plupart des aides-mémoire font une page ou moins, ou sont visibles sur un seul écran sans défilement.

Selon une étude de TechSmith et Cebr, les deux tiers (67 %) des personnes comprennent mieux les informations lorsqu'elles sont communiquées avec des visuels. Au lieu d'un mur de texte, remplacez autant que possible les mots écrits par des images - utilisez des images, des graphiques et tout autre visuel adapté à votre format.

Comment rédiger un aide-mémoire

Lorsqu'il s'agit de créer un outil de travail, moins de contenu, c'est définitivement plus. Nous adorons utiliser Snagit pour les aide-mémoire, car il permet de prendre des captures d'écran et d'ajouter des annotations rapidement et facilement. Voici comment créer un aide-mémoire à l'aide de Snagit :

1. Prenez vos captures d'écran

Ouvrez Snagit et cliquez sur le gros bouton rouge Capturer. À partir de là, vous pourrez sélectionner la zone de votre écran que vous souhaitez capturer. L'éditeur Snagit ouvrira et téléchargera automatiquement votre image. C'est là que le plaisir commence vraiment :

2. Annoter

Si l'aide-mémoire décrit une tâche physique, prenez des photos et marquez-les avec des flèches, etc., pour indiquer ce qui doit être fait. Pour les tâches numériques, prenez des captures d'écran. Snagit vous permet non seulement de prendre et de modifier des captures d'écran, mais vous pouvez également ajouter des formes, mettre en surbrillance et afficher les étapes d'un processus au sein du même programme.

L'outil Step Tool automatise la numérotation - cliquez autour de la capture d'écran pour ajouter des étapes séquentielles.

Si les instructions s'étendent sur plusieurs écrans ou photos, combinez-les dans un seul document et ajoutez du texte autour ou au-dessus des éléments visuels.

Pour un format numérique, enregistrez une courte vidéo (nous aimons Camtasia) avec une table des matières cliquable.

Avoir un look cohérent

Choisissez une palette de couleurs et un style, et respectez-les tout au long de vos aide-mémoire(s). Utilisez des polices, des tailles, des couleurs et une image de marque cohérentes lorsque cela est possible. Les meilleurs éditeurs d'images ont des modèles et des ressources qui vous permettent de garder un aspect uniforme.

Rendez-le multilingue

Un aide-mémoire ne fonctionne pas lorsque les gens ne peuvent pas le lire. Assurez-vous que votre aide-mémoire est localisé dans autant de langues que nécessaire pour vos employés.

3. Testez et révisez

Maintenant que vous avez créé votre aide-mémoire, voyez comment il fonctionne dans la vraie vie. Trouvez un collègue serviable, prenez quelque chose pour prendre des notes et regardez-le essayer de faire la tâche en utilisant l'aide-mémoire.

Ne les guidez pas, asseyez-vous simplement et observez ce qu'ils font naturellement, et si l'aide-mémoire les aide ou non. Prenez des notes, posez des questions de suivi, puis trouvez un autre collègue et répétez. Réécrivez l'aide-mémoire avec ce que vous avez appris.

4. Partagez et enregistrez les commentaires

Une fois votre aide-mémoire perfectionné, placez-le là où il doit être - sur un mur, près des bureaux des gens ou à tout autre endroit qui convient au format que vous avez choisi. Assurez-vous que les employés savent que l'aide-mémoire est là pour eux. Rappelez-leur si nécessaire et encouragez-les à l'utiliser. Si vous avez fait un excellent travail en le créant, les employés seront plus que reconnaissants d'avoir quelque chose qui les aide à faire leur travail plus rapidement et mieux.

Gardez les yeux ouverts pour des résultats à long terme, qualitatifs et quantitatifs. Assurez-vous de vous poser ces questions :

• Entendez-vous moins les questions répétitives des employés ?
• Les tâches sont-elles accomplies avec plus de précision ?
• Qu'en est-il des scores de satisfaction client ?

Utilisez ces informations continues pour évaluer le succès et inspirer les mises à jour pour la prochaine fois.

Bonus : modèles Snagit

Vous ne savez toujours pas par où commencer avec les aides-mémoire ? Laissez les modèles Snagit faire le travail pour vous !

Tout d'abord, cliquez sur le bouton Créer et choisissez Image à partir d'un modèle ou sélectionnez des images dans la barre des captures récentes, puis cliquez avec le bouton droit et choisissez Combiner dans le modèle. Vous pouvez sélectionner les modèles qui correspondent le mieux aux besoins de votre aide-mémoire.

Ensuite, faites simplement glisser et déposez vos images et ajustez-les dans le modèle. C'est si facile! Pour un didacticiel complet sur la création d'un outil de travail avec Snagit, regardez cette excellente vidéo ci-dessous :