La surcharge d'informations est réelle : voici comment la gérer

Vous vous sentez tellement submergé par les e-mails, les messages et les réunions au travail que vous ne savez pas par où commencer ? Vous souffrez peut-être d’une surcharge d’informations.

Tu n'es pas le seul! La moitié des travailleurs estiment que la quantité de communication qu'ils gèrent au travail nuit à leur productivité, selon une récente enquête TechSmith sur la communication sur le lieu de travail.

Le flux constant de communication au travail peut entraîner des problèmes tels que la fatigue décisionnelle, l'épuisement professionnel et le sentiment d'être dépassé.

Dans ce blog, nous expliquerons pourquoi la surcharge d'informations se produit, ses effets et, plus important encore, comment l'éviter.

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Qu’est-ce que la surcharge d’informations ?

Tout d’abord, définissons la surcharge d’informations. Le terme « surcharge d’informations » fait référence au sentiment d’être submergé par une quantité excessive d’informations présentées en même temps. Dans cet état, prendre des décisions ou hiérarchiser les tâches est souvent plus difficile car il y a tout simplement trop de choses à traiter en même temps.

Bertram Gross, professeur de sciences politiques, a inventé le terme. Pourtant, le concept de surcharge d’informations a été popularisé par Alvin Toffler, écrivain et futuriste, dans son livre « Future Shock », en 1970.

Malheureusement, la surcharge d'informations est aujourd'hui courante sur le lieu de travail moderne, où la technologie numérique a facilité l'envoi et la réception de messages à un rythme record.

À mesure que les entreprises adoptent des modalités plus flexibles comme le travail à distance et hybride, le recours aux canaux de communication numériques ne fera qu'augmenter, ce qui rend plus important que jamais de trouver de meilleurs moyens de gérer l'information.

Causes de la surcharge d'informations

La technologie a certainement joué un rôle, mais la surcharge d’informations se produit fréquemment sur le lieu de travail moderne pour diverses raisons.

Augmentation des outils de communication digitale

Même si des outils tels que la messagerie électronique, les applications de messagerie instantanée, la gestion de projet et la vidéoconférence peuvent faciliter la collaboration au travail, leur utilisation excessive peut entraîner une surcharge des messages et des notifications.

Plus nous recevons d’informations via des réunions, des e-mails et des discussions au travail, plus nous risquons de nous sentir dépassés. Trier une mer infinie de messages pour déterminer quelles informations sont réellement essentielles à votre travail peut prendre du temps et être éprouvant mentalement.

Chaque outil, avec son flux d’informations, requiert notre attention et contribue à la surcharge d’informations.

Communication peu claire

Lorsqu'un message est ambigu ou vague, il est souvent nécessaire de répéter des informations ou d'ajouter des éclaircissements. Cela vous oblige à envoyer le même message de base dans différents formats.

Disons que vous travaillez sur une refonte de site Web et que vous souhaitez que le concepteur change la couleur d'un bouton du jaune à l'orange et envoie un e-mail demandant le changement. Cependant, il y a plus d'un bouton sur la page, votre concepteur répond donc en demandant des éclaircissements. Ensuite se posent des questions sur la teinte orange à utiliser, etc.

Une simple demande peut facilement se transformer en un va-et-vient interminable lorsque le message initial manque de clarté. Une enquête TechSmith a révélé que 74 % des travailleurs doivent se répéter ou clarifier des informations au travail, et 67 % sont confrontés à des malentendus en raison d'une communication peu claire.

Données et informations non filtrées

À l’ère du numérique, les organisations peuvent accéder à d’énormes quantités de données, telles que les chiffres de ventes, les commentaires des clients et les indicateurs de performances.

Passer au crible cette grande quantité de données pour trouver des informations pertinentes et exploitables peut s'avérer fastidieux, surtout si vous ne disposez pas des compétences ou des outils adéquats pour organiser les informations de manière significative.

Cela peut rendre difficile la compréhension de la pertinence des données ou la manière de les utiliser efficacement, laissant les employés se sentir dépassés ou souffrir de paralysie de l'information.

Conséquences de la surcharge d'informations

Gérer des flux constants d’informations peut présenter des inconvénients importants. Cela peut donner aux individus un sentiment de dépassement, mais également nuire à la productivité au travail. Les conséquences de la surcharge d’informations sont les suivantes.

Diminution de la concentration et de la concentration

Le cerveau humain ne dispose que d’une bande passante limitée ; quand il est surchargé, il est plus difficile de se concentrer. Vous pourriez vous retrouver constamment à basculer entre les tâches sans vous engager pleinement dans une seule – un phénomène connu sous le nom de changement de contexte.

Le ping constant des notifications et des e-mails à parcourir rend difficile la concentration sur des tâches qui nécessitent une réflexion approfondie, réduisant ainsi la qualité et l'efficacité de notre travail.

Pannes de communication

On pourrait penser que plus de communication rendrait les employés plus informés, n’est-ce pas ? Lorsque TechSmith a interrogé les travailleurs sur leurs habitudes de communication, il a constaté que plus les gens se sentaient dépassés par le volume de communication qu'ils traitaient, plus ils risquaient d'être confrontés à des malentendus et de devoir répéter des informations.

Lorsque la quantité d’informations est tout simplement trop importante pour être suivie, nous pouvons survoler au lieu de lire et ignorer des détails importants. Cela peut entraîner des malentendus et une perte de temps à clarifier ou à résoudre les problèmes résultant d’une mauvaise communication.

Lassitude décisionnelle

Lorsque nous sommes confrontés à trop d’options ou à des informations contradictoires, cela conduit à une paralysie de l’information. Fondamentalement, nous sommes tellement submergés par les options que la peur de faire le mauvais choix bloque complètement le processus.

Pensez à ce que vous pouvez ressentir à l'épicerie lorsque vous recherchez quelque chose comme des céréales mais que vous êtes bombardé de trop d'options. Vous pourriez passer plusieurs minutes à lire les étiquettes. Soudain, tous les choix se confondent et vous quittez l’allée avec un panier vide, renonçant complètement aux céréales.

Manque d’équilibre travail-vie personnelle

Je vais être honnête avec vous : j'ai environ 15 messages Slack non lus, et cela me stresse. Nous ressentons une pression pour lire, répondre et gérer toutes les informations qui nous parviennent pendant la journée de travail. La peur de rater quelque chose d’important est réelle.

Ce sentiment d’être « toujours actif » peut permettre au travail de s’immiscer dans notre vie personnelle, entraînant stress et épuisement professionnel. Si l’épuisement professionnel peut nuire à notre productivité et à notre engagement au travail, il peut également affecter notre santé.

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Stratégies de gestion de la surcharge d'informations

La seule chose qui pourrait sembler plus intimidante que de gérer une surcharge d’informations pourrait être de l’empêcher. Voici le problème : il existe de petites mesures que vous pouvez prendre dès maintenant pour éviter la surcharge d'informations et améliorer votre vie au travail.

Fixer les priorités

Toutes les informations ne nécessitent pas une attention ou une réponse immédiate. Se concentrer sur ce qui est important peut aider à réduire le fardeau de répondre constamment à tout.

Bien qu'il n'existe pas d'approche universelle, la matrice d'Eisenhower est une approche populaire de gestion du temps. Fondamentalement, vous divisez vos tâches en quatre zones : les tâches que vous effectuerez en premier, les tâches que vous planifierez plus tard, les tâches que vous déléguerez et les tâches que vous supprimerez.

Vous pouvez adapter cette méthode pour vous aider à prendre des décisions rapides et efficaces lors de la gestion de la communication au travail. Lorsque vous consultez vos e-mails, votre application de messagerie ou d'autres boîtes de réception, organisez les messages en quatre catégories :

1. Urgent et important : ces messages nécessitent une attention immédiate et sont essentiels pour vos projets de travail en cours, comme les décisions urgentes ou les problèmes urgents. Répondez à ces communications dans les plus brefs délais.
2. Important mais pas urgent : messages importants mais qui ne nécessitent pas de réponse immédiate, comme les demandes de commentaires ou de mises à jour non urgentes. Planifiez une heure précise pour répondre, comme un bloc quotidien ou hebdomadaire sur votre calendrier.
3. Urgent mais sans importance : ces messages peuvent sembler urgents mais ne sont pas directement liés à votre travail. Il s’agit souvent de demandes ou de questions auxquelles un membre de votre équipe peut mieux répondre. Déléguez ces messages à la personne appropriée dans la mesure du possible.
4. Ni urgents ni importants : ces messages ne sont ni urgents ni importants, y compris le spam, les e-mails commerciaux non sollicités et les newsletters d'information. La suppression ou le désabonnement de ces communications peut réduire l'encombrement de votre boîte de réception.

Tirer parti de la technologie à bon escient

Même si les outils que nous utilisons pour collaborer et communiquer au travail peuvent créer une surcharge d’informations, nous pouvons également les exploiter pour contribuer à la prévenir.

Créer des filtres et des règles

Les plates-formes de messagerie permettent aux utilisateurs de créer des filtres/règles pour trier les messages entrants dans des dossiers en fonction de l'expéditeur, de la ligne d'objet ou de mots-clés. L’utilisation de cette fonctionnalité peut vous aider à réduire le temps que vous passez à parcourir les messages.

Personnalisez vos paramètres de notification

Réduisez les distractions en personnalisant les notifications d'application pour vous alerter uniquement des messages ou mentions importants. Cela peut minimiser les distractions liées aux discussions en cours qui ne nécessitent pas votre attention immédiate. Ensuite, vous pouvez programmer des blocs dédiés tout au long de votre semaine de travail pour parcourir les messages les moins urgents.

Ajoutez de la clarté à votre communication avec des visuels

Les visuels peuvent transmettre rapidement des informations complexes, ce qui fait gagner du temps à la personne qui envoie et reçoit le message. Vous n'avez pas besoin d'être un graphiste professionnel pour tirer parti du pouvoir de la communication visuelle au travail. Les outils de capture d'écran et d'enregistrement comme Snagit permettent à quiconque de prendre facilement une capture d'écran ou une vidéo rapide, d'ajouter du contexte et de la partager avec un lien.

Fournir des commentaires clairs et exploitables

Les commentaires sont plus simples à comprendre lorsque vous pouvez afficher exactement ce que vous voyez sur votre écran et les modifications qui doivent être apportées. Il est bien plus rapide de prendre une capture d'écran de ce diaporama et de pointer une flèche sur la faute de frappe que vous avez détectée plutôt que d'essayer d'expliquer avec du texte uniquement qu'elle se trouve sur la diapositive 13 du paragraphe sur ce que mangent les loutres de mer au petit-déjeuner.

Démontrer un processus

Lors de l'explication d'un processus ou d'un flux de travail, un message vidéo peut montrer chaque étape du processus en action sans avoir besoin de planifier une réunion ou de rédiger de longues instructions. Essayez de ne pas vous laisser intimider par la vidéo. Vous pouvez créer des messages vidéo simples en enregistrant votre écran et en affichant les étapes comme vous le feriez lors d'une réunion Zoom.

Avec Snagit, vous pouvez ajouter des flèches et des numéros d'étape à votre écran pendant l'enregistrement pour clarifier le processus. Mieux encore, lorsque cette personne a besoin d’un rappel, elle peut revoir la vidéo si nécessaire sans interrompre votre journée.

Conclusion

Il est plus facile que jamais d’envoyer des messages au travail, ce qui signifie que nous devons réfléchir davantage à la manière dont nous partageons les informations. L’utilisation de visuels tels que des images et des vidéos peut vous aider à transmettre votre message clairement, réduisant ainsi les allers-retours inutiles.

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